宝洁公司的观点：在职训练是最好的训练。
白纸黑字
书面备忘录是宝洁公司文化的一环。它是讯息交换及决策的媒介。
当一个想法或建议被书面化后，它将独立存在，分析及批判式思考将支持其存在。
品牌管理部门对备忘录撰写的要求比其他部门高出许多，因为管理上层多数的决策是基于品牌管理部门所提出的资讯及建议。这些备忘录将被严格地批判以确保资讯的正确性及准确度。如果可用5个字表达的意思，绝不用6个字。如果图表可以更有效地沟通，则不用文字叙述。如果实物明示能精确地表达细节，则备忘录须精减。如果形容词无法明确表达含义，则有必要更改。拼字或标号错误将被视为粗心大意，且无法被容忍。宝洁公司的品牌人个个成为找错高手，尤其是打字和运算上的错误。他们得先在自己的备忘录上找错，然后在下属呈上来的备忘录中找错。有些自宝洁公司离职的员工发现新公司的备忘录是相对地草率与粗心。
基本上，备忘录有两种型式：资讯型备忘录及建议型备忘录。资讯型备忘录包括研究分析、店面查核报告、销售及市场占有率摘要、竞争分析、焦点团体观察以及进度报告等。
原始的宝洁公司备忘录是建议型备忘录，也是审查最严格的备忘录。建议型备忘录必须提出一个合乎逻辑且滴水不漏的提案。任何逻辑上的谬误、不实的资讯或无根据的意见，都无法逃过毫不留情的考验。
策略思考的蓝本
备忘录需要具备分析性思考，思考不仅应仔细清楚，而且须符合长期目标。备忘录的格式应将提案与策略基建议型备忘录通常具备以下要素：
目的陈述背景说明方案评估
讨论事项追踪事项物件展示
目的陈述通常是起头性文字，将建议案的目的清楚地呈现出来。（以下备忘录的例子中，本会计年度的额外资金需求将是决策的重点，因此被提及。）
接下来的背景说明也是很重要的部分，而且经常是最重要的。其他公司不是草率为之便是全然忽略。有的公司不太需要做背景说明。比如在管理层级少的公司里，所有干部对事情的来龙去脉都十分清楚，因此不需要特别的说明。但是对大多数公司而言，脆弱的背景说明通常显示对事情的了解不够深入。
1995年2月12日
提案人：查尔斯·戴克
呈：多克斯
主旨：“包替”纸巾西海岸商品计划
本提案主旨为提高“包替”纸巾的西海岸市场占有率，并提出本年度资金需求15 000美元。本提案业经业务代表（杜珍小姐）认可。
·西海岸一向是纸品部门的策略性市场；本区的出货量必须提高方能达到配送之经济规模。纸品部门致力于：（l）提高主要品牌的市场成长率。（2）表现宝洁公司成为市场领导者的决心。本部门在西海岸的市场表现尚未稳定，而且竞争态势激烈。
·“包替”市场成长率在过去4个月中逐渐下滑（市场占有率与出货量请参见附件一）。
·占有率下滑的原因是由于南加州4个区域表现不佳（详细内容请参阅附件二）。
·销售通路不振是“包替”在西裔群集的南加州4个区表现不佳的主因。商品调查指出“史考特”针对西裔的促销活动，对于零售业绩提升效果极佳，并且影响“包替”的销售（附件三）。商店查核证明此点，而且显示出存货不足的情况（附件四）“包替”在西裔区的接受度不高，如下所示（详见附件五）：
1994年10月消费追踪研究（与1993年10月比较）
建议方案
应立即针对西裔区及通路加强广告促销活动。本计划预计成本1995年度17万美元，1996年度23万美元。并纳入400万美元的全国媒体及促销支出。本计划除了本年度15万美元之资金需求外，将经由内部资源分配及计划回收揖助。
说明
·目前“包替”广告活动较不重视西裔消费者。
ABS测试西裔观众对“家庭团员”的广告反应结果指出：有关广告印象、购买意愿以及吸引力的分数偏低（与其他非西裔观众及主要广告相比）。接下来针对西裔消费者进行的一对一定性分析结果指出：（a）基本型“包替”与强化型“包替”的包装容易混淆，以及（b）西裔消费者感觉不到家庭团员与产品的关系。以上缺失已在特别针对西裔消费者发展的新广告计划中获得改善。广告采用动画形式，并透过个别及焦点团体测试。测试结果反映广告易于了解、相关性以及有吸引力的特性（见附件六）。
根据过去8个品牌的经验指出：针对西裔市场所做的广告，其效果通常提高2～4倍，而且也对业绩提升有正面影响。
零售买卖受西裔市场左右，因此针对西裔市场的营销通常回收较大。西裔市场对南加州区零售业具有很大影响力。业务代表（沙隆）指出：“沃尔玛”、“幸运”以及“塞福威”等零售商都对“包替”的业绩感到忧心，并且声称如果业绩再没有起色，将有可能停售“包替”产品。他认为这些零售网路对西裔区的广告与促销有正面的助益。
本计划预计于28个月内回收。前提是计划将使“包替”产生与西海岸同样的成长率，而不任由通路与销售情况恶化（见附件七）。
本计划可应用于其他西裔市场。为南加州市场所制作的电台与电视广告——以及相关的商品资料——可以选择性地运用于加州以外的西裔市场（例如得州、新墨西哥州以及纽约市与南佛罗里达州），如此制作成本将更有效分摊并且加强各区的西裔市场。各区西裔市场的差异性也将纳入考虑。
零售通路的巩固必须尽快执行，以避免产品被停售。本计划经呈准后，零售商简报将于3月底进行，第一波电台广告将于4月15日开始，接下来5月初播放电视广告。选择户抽样调查预定于6月底第一波广告活动后执行，同时段将在零售通路进行样品展示。计划细节、时程表以及追踪事项详述于附件八。
请钧长核示
背景说明主要有两项功能。第一，它将备忘录欲表达的建议和品牌或者公司的策略目标相结合。第二，它点出备忘录所欲解决的问题。宝洁公司对背景说明的审查相当严格。有时审查者甚至会因为背景说明不清楚而退回备忘录。如果审查者对问题架构存疑的话，更别谈解决方案了。
下一个部分是建议方案，主要在于提出背景说明所点出的问题解决方案。再就是方案评估部分，将提出相关的论证及理由。然后是讨论事项，针对审查者可能的疑惑或者存疑、风险评估、其他可选择方案评估，或者对建议案之细节进一步提出说明。最后是追踪事项及附带物件的展示。
完整的备忘录对像宝洁公司这样的企业是很重要的。由于企业的品牌活动繁多，为了使决策合乎公司长期策略，资讯及过去的经验便成为主要的基础。
透明呈现好与坏
宝洁公司的备忘录是以一种逻辑的、按顺序的方式来呈现思维。由于其书写的方法本质上是一致的，因此其架构是不陌生的而且令人感到舒服的。这种舒服感会因为文章的缺乏连接性而打折扣。如果背景说明无法自然地引导至所提建议，或者结论没有强有力的论证支持，那么缺陷将明显暴露出来。反之如果所有的连接性都做到了，这份备忘录将无懈可击。
如果建议不能解决问题或提高品牌的策略性利益，其与背景说明的因果关系将大打折扣。假如建议案没有经过仔细的思考，风险或其他方案评估也没有被妥善考虑，备忘录的架构会明显呈现出来。
反之，当所有的点都被连接起来时，这种思考才是自然而且完美的。对宝洁人而言，它是一种美。有的时候，备忘录本身比所表达的想法更受重视。吉恩·普朗梅兹回忆起在Dancer-Fitzgerald-Sample广告公司担任助理业务专员时，有一回品牌经理召唤他并嘉许他写的一份备忘录时，他说道：
“经理当时对我说，‘备忘录写得非常好！’而不是说‘你的想法很好！’这种对备忘录的重视程度与宝洁公司相去不远。”
吉恩·普朗梅兹推测道：
“宝洁公司似乎认为假使资讯的架构有一定的规范，则人们容易了解，而想法的优劣也会明白显现出来。我想这就是宝洁公司的成功之道。宝洁公司总是能防患于未然，并因此减少失败的次数。也正因为如此，宝洁公司的成功率较高。”
学会思考的方法
宝洁人对备忘录狂热的原因之一，是他们相信一个不好的备忘录反映了智能上的缺陷。一个沟通技巧不好的品牌经理人将无法获得什么升迁的机会。而写作备忘录是沟通技巧的极致表现。
备忘录不只是决策及资讯交换的基础，也是基本的教学工具——教导营销人员如何思考。就算对一个普林斯顿英语系高材生，同时也是哈佛大学企管硕士而言，备忘录写作仍是一个严酷的挑战。他在学术生涯中因为长篇博学的文章而获得奖赏，但是，那种写法是不同的。宝洁公司备忘录的目的不在于展现作者的博学，而在于展现作者如何将论证以清楚、简单及具有说服力的方式表达要点。
好的编辑即是好的思维
被接受的第三次版本并不是突然从全知的脑海里蹦出来的，这是在撰写前两次版本的努力后所逐渐建立的。
宝洁公司备忘录重写的次数很少低于3次。对一个新上任的副经理而言，备忘录经过15～20次的重写是正常的。即使品牌经理那一关过了，往上呈递过程中还是有许多重写的机会。因此，即使是经验老道的品牌经理，也不断地接受公司高层干部的思考及思考书面化的训练。
许多人认为重写备忘录是多余的，但是却没有人后悔经历过这一段。保罗·卡丹在获得企管硕士学位后，从事品牌管理工作达3年。他有段典型的评论：
“就算是相当简单的议题，也会被上司改上10次才准上呈。这是一个思考训练的过程。在当时会感到十分痛苦，好像是浪费时间。事后回想起来，这段时光的确非常充实。现在我的思考模式都依循书写备忘录的顺序。逻辑论证要比文字内容重要许多。当谈论某个商业主题时，‘文字经济（economy ofwords）’将深深地主宰我的思维，这也是严格纪律的反映。”
在编辑备忘录的过程中，必须尝试站在读者的角度来审读，以发现某些较弱的连接点。如：将解决方案和问题与论证连接起来，将替代方案与论证连接起来；如此建议方案才发生、强化或改变。好的想法可以变得更好，而不好的想法则被扔到垃圾桶，或通过编辑改头换面一番。
上层主管也做同样的工作。当宝洁公司的高级主管接到一份备忘录时，通常会顺手拿起一支铅笔，然后做起编辑的工作。他们不会只在空白处写下评论或问题，也会插入一段话或一些字，以澄清某些重点。作者有权接受、反对或再编辑。然而，用铅笔审查备忘录不仅是批判或回应备忘录，它更是读者与备忘录的思维进行互动与了解的过程。
一页摘要的谜思
人们所激赏的宝洁一页摘要，一直是个谜。品牌经理。品牌副经理层级，起初所准备的备忘录大约有3～4页长。它们是简明扼要的。赘字、无关紧要的议题，以及有效但不连贯的论证已被除去。
封面摘要通常是一页或更少。它包含了备忘录的概述及概述的摘要，也是上呈的主要文件。通常越是资深的经理，摘要的分量就越少。这是一个非常有效率的沟通方式，每个经理只提供上级应该知道的部分。如果上级认为有必要，原始的备忘录将以附件并呈。
给妈妈的信
以下是在宝洁公司广为传阅的两封对比信件，据说是一位刚到任的品牌副经理所写的。它不仅开了宝洁公司备忘录的玩笑，也显示遵循宝洁公司的格式。
亲爱的母亲：
我现在已经到了辛辛那提，我不确定是不是辛苦，因为我的国语一向不太好，数学也一样。
明天我将开始到宝洁公司上班……我想以我的商学院背景应该是游刃有余。我等不及想知道我将来会到哪一家小公司当总经理。
妈，我不是住在面试的饭店。他们要我想办法找住的地方，而且没有人带我去吃晚餐，我认为一定有人粗心大意把我给忘了。我相信他们一定会被臭骂一顿！
孩儿哈洛德
寄件人：哈洛德
收件人：妈妈
主题：生活记事
谨向母亲禀报近日生活记事。
背景：在您生下我24年后，我进入宝洁公司工作。自那时起，我每天累积3.2项经验（和去年相比，指标已到670）。
目前状况：
1.健康：还不错，但是有些疲劳。
2.社交活动：与上周相比降低50%。
3.备忘录写作：上司认为我已逐渐抓住要领。追踪事项：早日捎信。
——哈洛德
好的备忘录是透明化的
虽然备忘录受到重视，但是一个好的备忘录不能孤芳自赏。最好的备忘录是简单、直截了当，而且不能影响所要表达的想法。备忘录的想法通常存乎阅读者中。
宝洁公司鼓励员工以口语书写备忘录，使得内容更自然，易读而且引人入胜。在早期，他们被鼓励以口述的方式叙述草稿。现在，他们则自己打印备忘录。由于他们精通文字处理软件，而且长久浸染在电子邮件及网络聊天的书写风格之下，口语化的表达方式是相当容易的。草稿完成后的编辑过程，可以确保备忘录符合精减但又不失口语化风格。
一个好备忘录的关键在于引起阅读者的兴趣，和其他有效率的沟通一样，备忘录必须掌握阅读者的喜好，或者提供易了解及被接受的背景资料。问题或保留必须加以说明，因为阅读者难免会想到，主要目的是让备忘录通过层层关卡获得采用。思维必须让它自然流露，就像是阅读者思维一般。
汤姆·韦格曼（Tom Weigman）仍记得首次了解与阅读者连接的重要性，当时他是品牌副经理的身份。有一次在和几位同事一同喝酒聊天时，其中一位同事聊起他目前准备的备忘录，说到该如何把一段话以最好的方式表达出来。汤姆·韦格曼说起这段故事：
“布鲁斯·米勒当时说：‘等一下！加里会这样写。’然后他立即模拟品牌经理加里·史提贝尔的笔法写下一段话，而且也模拟同部门其他两位品牌经理的写法。这番表现深深吸引在座者的注意，因为他模仿得非常像。这就是为什么他会成为我们中间最红的品牌副经理，他的备忘录写得好极了。我们这才知道不管他的上司是谁，他都有本事模仿上司的写法，难怪他的上司会赞叹道：‘我的天啊，这真是完美的作品！’因为他的写法与上司如出一辙。”
将会议当做备忘录处理
宝洁公司的会议次数不像其他公司那么多。就资讯交换或制定决策而言，会议通常被认为是相对地无效率且无有效的方法。
会议对于脑力激荡、制定决策及追踪事项、讯息交换，或协调跨部门团队是有其功用的。但是宝洁公司的会议比起其他公司具有较高的目的性而且较有组织。如同精心雕琢的备忘录般，它是一个非常有效率的资讯沟通及行动方案建议工具，会议的运行也应采用相同的组织性及精确度。
宝洁公司的离职员工到其他公司上班时，首先要适应的事情恐怕是无止尽的会议及缺乏书面沟通。通过备忘录，他们可以仔细研究是否每个步骤具关联性，但是会议便不行了。前任的宝洁人也觉得简报的形式（从图表展示到简报者的个人风格）容易令人分神。
创意审查会议（广告商向品牌群简报新制作的广告）可以展现宝洁公司的会议形式。如同备忘录般，会议以连接各个部分为目的而组合起来：目的概述、背景说明、建议以及论证。
典型的会议
典型的创意审查会议，一开始便由品牌经理说明本次会议计划达成的目的，然后由品牌经理或副经理进行创意目的及策略的审查。品牌经理的对等窗口，即广告商的客户服务专员，将说明广告与策略的发展过程及其相关性。
接下来创意总监或广告文案撰写人，个别或同时进行广告简报。他们充满热情及活力的简报让人期待即将呈现的会是一个旷世杰作。
之后是一阵肃静。品牌经理、副经理及其上司营销经理皆忙着作笔记。
品牌副经理首先回应。他将针对简报资料是否确实执行品牌的广告策略进行评论——而不是他对此广告的好恶。然后他将运用在宝洁广告文案学院（Copy College）所学的广告评价技巧来提出相关的评论。广告商可以回应并解释广告是如何诠释品牌之广告策略。
接下来是品牌经理表达赞同或反对品牌副经理的意见，并加上一些个人的看法。广告商也提出相对回应。然后是营销经理针对先前的讨论，提出过去宝洁公司的广告经验及一些个人主观的评价。同样地，广告商也提出回应。如果营销经理是最资深的与会者，他将做最终的定夺，然后品牌经理总结会议结论及追踪事项。
受过训练的宝洁人能够体会创意过程的独特本质，而不会率性批评创意成果。然而，会议的根本架构是客观的并有目的性的，会议的焦点将不断地锁定广告目标、策略及其终极目的。
会议的基本原则
在美国，许多会议是草率规划并执行。根据估计，这些会议的效率及效果只有30%。无论你是否以宝洁公司形式举行会议，有些原则是放之四海皆准：
确认会议任务。
确认谁是参与者及参与目的。
准备会议议程，并在会前发出。
请与会者提出对议程的看法，并在会前更改确定。
会议一开始先审查议程、会议目的及相关背景。
维持会议焦点。
鼓励与会者适度参与讨论。
建立追踪事项：谁（who）、什么（what）、如何（how）及何时（when）。
通过严谨的议程规划，会议一开始的目标设定，以及赋予特定人维系会议进度之责任，会议的效率将大幅提高。
