我们所强调的时间观念和节奏观念，都是为了提高办事效率，如果一个小时就把需要两个小时办的事情办完了，其效率就提高了一倍。将更多的事情安排在有限的时间里完成，这多么有意义！时间在鲁迅先生的笔下被比作海绵里的水，挤，便会有。做事情只有快，却不懂得“挤”时间，也是不圆满的。一名高效能执行者要养成一种敢于挤、善于挤的精神。养成挤时间的良好习惯，对于学习是非常重要的。那么你如何在快速的生活节奏和繁忙的工作中挤出时间呢？我们要提高时间的利用率，就要学会化零为整，善于把时间的“边角料”拼凑起来，加以利用。
吴华和朋友新开了一家公关咨询公司，一年接下约130个案子，她每年旅行各地，有很多时间是在飞机上度过的。她相信和客户维持良好的关系是很重要的。所以她常利用飞机上的时间写短签给他们。一次，一位同机的旅客在等候提领行李时和她攀谈，他说：“我在飞机上注意到你，在2小时48分钟里，你一直在写短签，我敢说你的老板一定以你为荣。”吴华平静地回答“我就是老板。”可见，我们不仅做事业上的老板，还要学会做时间上的“老板”。
在实际生活和工作中不管你多么有效率，总是会发生一些意外情况：你可能错过公车、地铁、飞机，碰上出其不意的中途休息。你也许已经尽可能地小心计划每一件事，但是你可能意外地被困在机场，平白多花费3个小时。而所有成功人士在这种情况下所做的事是：“我带本书；我写东西；我修改报告。我们可以在这样的时间里做任何的工作。”这样，你不但有效利用了时间，而且你也向成功者的行列迈近了一步。
3.善于利用假日
按照中国的有关规定，每个人每年节假日的休息时间为10—11天，再加上周末的时间，一年就会130天左右的假期。如果你把这段时间巧妙地加以利用，也会有一定的收获。
总之，时间就在我们身边，就看你怎么利用它。
工作要简化，不要简单化
工作标准不可以简单化，但工作程序可以简化。
一般说来，领导交代我们某项任务时，如何才算不折不扣地完成，自有他的考核标准。这个标准就是最终的要求，执行时不能简单化。但是，我们在执行时却可以将工作程序简化。
因为这样既降低了工作的难度，有效地节省了在工作中的资金和时间投入，也极大地提高了工作的效率，会得到事半功倍的效果。
相反，我们在平时的工作中，经常看到这样一种人，明明是很简单的一件事情，却把它复杂化，结果迷惑于纷繁的现象中，深陷其中走不出来，又忙乱又被动，办事效率极低。
如果说四两拨千斤是中国功夫最高境界的话，那么，化繁为简就是实践的最高境界。一旦你拥有化繁为简的智慧，你自然就会进入一个自己都意想不到的广阔天地。记得美国太空署曾遇到过一个难题：怎样设计出一种笔，它能够帮助宇航员在失重的情况下，方便地握在手里，书写起来流利，且不用经常灌墨水。在绞尽脑汁都想不出解决问题的方法后，太空署只好求助于社会公众。最后，最有效的方法来自于一位小女孩，她的建议是：“试一试铅笔吧，如何？”结果问题就如此简单地解决了。
在当今这个日新月异的新经济时代，用简化工作的方法提高效率，对于加速自我成功的步伐，具有十分重要的意义。
假如你能够将一切事务简化，生活必然会轻松很多。不幸的是，当需要在简化和复杂的做事方法之间进行选择时，我们中的大部分人往往会选择那个复杂的方法。如果没有什么复杂的方法可以利用，有些人甚至会花时间去发明这样的方法。
发明家爱迪生在发明白炽电灯时，想要知道灯泡的容量，但由于手上工作太多，便让他的助手帮助他量一下一个没有上灯口的玻璃灯泡的容量。过了很长时间，爱迪生已经把自己手上的工作都做完了，助手还没有把灯泡容量的数据送过来。于是，他便来到助手的实验室。
一进门，爱迪生看见助手正在桌子旁边忙碌地计算着，桌上堆满了很多演算用的稿纸。爱迪生便问他在干什么。助手回答：“我刚才用软尺测量了灯泡的周长、斜度，现在正用公式计算呢。”爱迪生笑了笑，然后对助手说：“你可以用简单的方法。”说着，他便向灯泡里注满了水，然后交给助手说：“你把灯泡里面的水倒在量杯里，这样就可以知道灯泡的容量了”。
其实，任何问题都没有必要把它复杂化，处理这个问题的最简便的方法往往也是最有效的。爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简化，直到它不能更简化。”
美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问3个“能不能”：
（1）能不能取消它？
（2）能不能把它与别的事情合并起来做？
（3）能不能用更简便的方法去做？
根据这三个原则，我们就可以对每件事情做出分析，并力求简化。下面介绍几种简化工作的方法，即可以单独使用其中的一种，也可以互相配合使用。
（1）综合。即在同一时间内综合进行多项工作。我们说，办事要有顺序，并不是说同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时综合进行几项工作。就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低；反之，如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。
（2）结合。即把若干步骤结合起来。例如有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处、互有联系，实质上又是服务于同一目的的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一并研究解决，自然就能够省去重复劳动的时间。
（3）重新排列。即改变步骤的顺序，也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理。要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。例如一天工作下来很疲乏，晚上又要上夜校，那么就应该把休息时间提前，从床上移到其他地方，如在公共汽车上趁机闭目养神，可保证晚上学习精力充沛。
（4）变更。即改变工作方法。改变工作的方法大体有两种。一种是“分析改善方式”，即对现行的手段、方法认真仔细地加以分析，从中找出存在的问题，即找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标的要求相适应；另一种是“独创改善方式”，即不受现行的手段、方法的局限，在明确的目的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。
（5）穿插。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战。如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。
（6）代替。即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周面访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话代替面访。
（7）标准化。即用相同的方法安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性的询问，事先可准备好标准答案。
总之，在执行中面对纷繁复杂的问题，做事的思维和方法应该从简切入，以简驭繁，化繁为简，避免陷入繁中添乱、漫无头绪的窘境。做事的全部奥秘就在于越简单越好。简单的东西，往往是最有力量的。
孰先孰后，孰轻孰重，头绪要理清
在执行中要分清事务的轻重缓急，按照事务的重要程序来安排，这是提高执行效率的不二法门。
在美国财富杂志曾经有一个报道高级主管是如何分身有术的例子。高级主管的一天时间是十分忙碌的，一个接一个的会议，电话不断，很多的研讨会，甚至于吃饭时也有人来作汇报。这些高级的主管们，既要有宏观的眼光思考公司的长远大计，又要聚精会神地盯着公司的各类琐事。他们是怎样轻松高效地执行工作的呢？
答案就是：分清哪些事情重要，哪些事情不重要，区分轻重缓急，做好分工协调，依照“要务优于急务，选择优先速度”的原则，排定日常工作的优先顺序。美国东南航空公司的最高执行长官凯勒赫，授权他的法律秘书每天给他一张待处理事项的单子，里面的事情分成两类，一类立刻完成，一类是最迟可以延长到明天早上完成的。这个效果非常神奇。
有效的管理是要先后有序。在决定哪些是首要之事以后，时刻把它们放在首位。工作中要分清事务的轻重缓急，按照事务的重要程度来安排。
一天，有一位公司的老板来拜访卡耐基，看到他干净整洁的办公桌感到很惊讶。他问：“卡耐基先生，你没处理的信件放在哪儿呢？”卡耐基说：“我所有的信件都处理完了。”“那你今天没干的事情又推给谁了呢？”老板又追问。“我所有的事情都处理完了。”看到这位公司老板困惑的神态，卡耐基微笑着解释说：“原因很简单，我知道所需要处理的事情很多，但我的精力有限，一次只能处理一件事情，于是我就按照所要处理的事情的重要性，列一个顺序表，然后依序处理。”
“噢，我明白了，谢谢你，卡耐基先生！”几周以后，这位老板请卡耐基参观其宽敞的办公室，对他说：“卡耐基先生，感谢你教给了我处理事务的方法。过去，在我这宽大的办公室里，我要处理的文件、信件等等，都是堆得和小山一样，因此得动用三张桌子。自从用了你说的法子以后，一切都改变了，你瞧，再也没有没处理完的事情了。”
这位老板就这样找到了处理事务的办法，现在他已成为美国社会成功人士中的佼佼者。为了个人事业的发展，为了工作任务的完成，我们在执行时也一定要考虑事情的轻重缓急，这样就会更有利于我们向自己的目标前进了。
所以，当你面前摆着一堆工作要做时，应问问自己，哪些最重要，对它们做优先处理。如果你听任自己让紧急的事情左右，你的工作中就会充满危机。
判断工作的轻重缓急，合理安排工作的优先顺序，在执行时可分为四个层次：
（1）最重要但不紧急。我们工作之中，大多数真正重要的事情都不是急的，可以现在或稍后再做。实际上我们却往往把事情无休止地拖延下去。对这类工作的注意程度，可以分辨出一个人执行有没有效率。正确的方式是：把这类工作作为第一优先的事情。只有当你把主要精力用在“最重要而不紧急”的事上，你才能从容应对。记住一个原则：把最重要的事做到最好，不值得做好的事，就不值得去做！
（2）重要又紧急。这些事情看上去比任何事情都要优先，似乎必须立刻去做。而这样的结果是：你会嗜急成瘾，永远忙忙碌碌。其实，最好的时间管理，就是让这类事越少越好。
（3）不重要但紧急。这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情，但客观而冷静地分析一下，我们就可以把它们列入次优先工作中去，或者，让别人去做。
