一个部门中从工作的计划到操作、监管、结束和总结是一个有序的、不可或缺的链条，缺少了哪一个链节，部门的工作都不可能是完美的，因此，主管对本部门的工作总结也是不可缺少的，而且，在一个部门的工作完成一个循环后，很多经验教训都须经过总结来提示，或倡导或纠正。一名部门主管只有善于不断地总结工作，从以往的工作实践中找出经验规律，并运用这些经验规律，才能够实现对部门工作的有效领导。
一、部门主管进行工作总结的必要性
部门主管进行工作总结，不但是工作本身的需要，而且也是实现自我能力和水平不断提升的需要。它有下面几个重要的意义。
1.总结能够揭示工作规律
部门主管只有注意经常总结工作，才能使感性认识深化为理性认识，从而发现主管工作中的规律。总结经验的过程就是对以往工作实践中的感性经验进行分析综合、研究提炼的过程，它能使零星的、表面的感性认识上升到系统的、本质的理性认识，从中揭示出若干规律性的东西。不善于总结，头脑中就永远是一团乱麻或是一堆杂物，有价值的东西就永远清理不出来。
2.总结能够更好运用规律
部门主管只有注意总结经验，才能更好地运用客观规律，实施科学的领导。发现规律不是目的，目的是通过掌握和运用规律把工作做得更好。不通过总结经验，就不知道哪些事情是按客观规律办事，所以成功了；哪些事情违背了客观规律，所以失败了，也就是说在工作过程中所出现的诸多问题和矛盾，都是缘何而起的？用什么方法才有效控制和解决的这些，都是通过总结工作揭示出来的，离开总结，主管就认识不到这些情况，就不会在原来的基础上提高领导能力。
3.总结能够提高领导能力
部门主管只有重视总结工作，才能切实提高部门主管的领导水平。有些人从事领导工作多年，实践经验也不算少，却十分平庸。其中一个很重要的原因就是不善于把实际工作经验加以条理化。哪些事做对了，为什么对？
哪些事做错了，为什么错？在他那里是一笔糊涂账，当然他更找不到使自己的领导能力“更上一层楼”的“楼梯”。所以，主管既要考虑问题于事前，又要注意总结经验于事后。从某种意义上讲，只有当好“事后诸葛亮”，才能成为“事前诸葛亮”，因为这次的事后正是下次的事前。不愿在事后下功夫总结经验教训的人，永远不会成为“事前诸葛亮”。
二、部门主管总结工作的技巧
无论是部门主管自己，还是他所领导的部门，需要总结的东西都很多。
每次总结必须从具体情况出发，根据实际需要，选取那些最有用的、最基本的东西来总结，不要“眉毛胡子一把抓”。要重点总结那些符合时代特点、有开拓意义的新经验，以便在新形势下更好地解决新矛盾，处理新问题，不要总在老题目上做旧文章。在总结经验时，要把那些偶然性的、表面性的东西舍去，抓住那些带有必然性的、能够说明本质问题的东西，加以总结提高。
1.尽量自己独立完成总结工作
部门主管自己的工作经验当然要自己总结，别人不能代替。对于单位的工作总结，主管最好也亲自动手，不要让秘书或助手代劳。因为这样可以使主管对做过的工作进行重新整理，加深自己的感受和认识，使思想得到升华，同时对其分析能力和写作能力也是一个锻炼。对于一些大型总结，如部门主管本人因事实在不能亲自动手写，也要做到“三管”：一管总结的开始，明确总结的目的、要求、方法、步骤，指定人员，提出设想。二管总结的过程，随时掌握进展情况，广泛听取各方面意见，重大调查要亲自参加，重要的汇报和座谈会要亲自听。三管总结的结束，把自己的认识与大家的意见进行归纳和概括，形成一个高质量的、有指导意义的总结。那种为总结而总结、一切由“秀才”关门干的办法，完全是自欺欺人，对于提高领导能力、改进工作毫无帮助。
2.总结正反两方面的经验
正面的、成功的经验固然需要，但从反面错误和挫折中总结出来的经验往往更为宝贵。“失败是成功之母”，“吃一堑，长一智”，一个聪明的主管，应当既重视从成功的经验中学习，又善于从失败的教训中学习。
3.总结不能脱离实际
既要看到成绩，又要看到缺点，一是一，二是二，好就是好，不好就是不好，对成绩不夸大，对缺点不回避，既报喜又报忧，切忌好大喜功，搞虚假浮夸。同时，要注意这些经验与当时当地主客观因素的联系，研究它们的背景环境和具体条件。这样就可以明确，哪些经验在什么条件下可以继续沿用和推广，哪些经验则不能；哪些经验虽然在其他条件下可以运用，但要做哪些改进等等。这样，可以少犯主观主义的错误。
4.总结不能一劳永逸
工作在不断前进，事业在不断发展，情况在不断变化，新的课题需要人们去实践，新的经验教训需要人们去总结。所以总结经验不能一次完成，一劳永逸。一个部门主管，既要善于有计划、分阶段地总结经验，又要善于随时随地总结经验。只要工作过了，就要总结，古人有“吾日三省”就是对自己每天生活的总结，有总结就会有收获、有提高，总结不是工作的终结。
