第66章 知照性公文(3)

会议内容。是会议记录的核心部分，主要包括：主持人发言，会议的报告或传达，与会者的讨论发言，会议的决议等。

（3）结尾

正文结束，要另起一行空两格写“散会”字样。如中途休会，则单独一行空两格写“休会××分钟，×时×分复会”字样。

4.会议记录的写作要求

会议记录的写作要求如下：

（1）真实准确

要如实准确地记录会议基本情况和内容，不添加，不遗漏，不篡改。对于与会者的发言，必须忠实地记录下原意，不得添加自己的观点、主张，不能断章取义，会后要请发言人过目认可，以保证内容的真实性。尤其是会议决议这样的重要内容，更不能有丝毫出入。

（2）重点突出

会议记录的详与略，应根据会议情况而定。一般来说，会议记录应该突出会议中心议题及围绕中心议题展开的有关活动，会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解，权威人士、代表人物的发言或发言中提出的新观点，会议开始时的定调性言论和结束时的总结性言论，会议的决议等。要注意认真听取发言，根据会议主题选择内容，重点内容详细记录，一般性会议或一般性情况说明可择其要点记录，重复的可略记。

（3）条理清楚

根据会议议程的先后来确定记录的顺序，做到条理清晰，眉目清楚。凡发言都要把发言者姓名写在前面。先发言的先记录，后发言的后记录。

（4）快速完整

快速是为了保证会议记录的全面完整，因此，尤其在做详细记录时更体现出对记录速度的特殊要求。记录时要精力集中，跟上会议发言的速度，必要时可采用速记法，也可以使用录音、录像等辅助手段，待会后再整理出文字材料。

（5）清楚规范

如果是手写，应使用碳素或蓝黑色墨水书写，要注意字迹清楚，易于辨认。使用专门的记录本或专用记录纸做记录，既规范，又便于保存和保密。会议结束后，要由会议主持人和记录人签字。

【范例】

××省气象局安全工作会议记录时间：2005年1月12日上午9：00—11：00

地点：东楼第二会议室

出席人：杨××（保卫科科长）、李××（局长办公室主任）及各处室安全工作负责人

缺席人：刘××（外出开会）

主持人：王××（副局长）

记录：张××（局长办公室秘书）

一、情况通报

保卫科科长杨××通报一年来治安状况。（略）

二、决议

（一）要求公车集中停放，有突发事件与保卫科联系。

（二）大门严格实行门卫制度，进门发证，出门收证，各单位要自觉遵守。出门时，不认识的人一律不放行。

（三）各单位立即开展一次安全检查，重点检查防火设备、电源等情况，注意防火、防盗。

（四）注意行车安全，严禁酒后驾车。

（五）春节期间，严禁在二环路以内燃放烟花爆竹。

（六）各单位春节值班表尽快上报到局长办公室。

三、文件学习

由王副局长组织学习省办公厅文件（安全问题）

散会。

主持人：王××（签名）

记录人：张××（签名）

（二）会议纪要

1.会议纪要的概念及作用

会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要要求与会单位共同遵守、执行，它是对会议（包括座谈会、会谈）的重要内容、决定事项，亦即主要观点、结论，进行综合、整理、归纳、摘要而形成的一种具有纪实性、指导性的公文。会议纪要一般可简称为“纪要”。

会议纪要既可上呈又可下达，主要作用是：传达会议精神、沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作。

2.会议纪要的种类及特点

会议纪要的种类：

从性质分，主要有日常例会纪要和专题会议纪要。

从内容与作用分，主要有决议性会议纪要、研讨性会议纪要、协调性会议纪要。

会议纪要的特点：

◆纪实性

要求严格忠实于会议内容和精神，真实地记录会议的内容和反映会议的成果。

◆概括性

要求在会议记录的基础上进行归纳总结，突出要点与主要精神。

◆段首用语的特殊性

通常在段首采用特定称呼，如“会议认为”、“会议提出”、“会议要求”、“会议号召”、“与会代表一致同意”等。

3.会议纪要的结构

会议纪要的写作一般包括标题、导言、主体、结尾和落款等部分。

（1）标题

会议纪要的标题一般由会议名称和文种（纪要）组成，如《市政府第××次常务会议纪要》，《关于教育工作有关问题的会议纪要》。另外，也有用正副式标题，正标题揭示会议主要内容或精神，副标题由会议名称和文种组成，如《以精神为指导，开创新局面——会议纪要》。这类标题多见诸于媒体。

（2）导言

导言要写明召开会议的根据、会议主要议程、会议的主要成果、主持人、会议时间、地点、参加人员等，要高度概括，给读者一个总印象。

（3）主体

主体是会议纪要的中心部分。要围绕中心议题写作，一般要写出会议讨论问题的意义，当前工作情况，与会者发言的重要内容，今后的具体措施和指导思想以及对工作的安排等。在撰写过程中，往往通过概括、综合、归纳的办法，用“会议讨论了”、“会议认为”、“会议强调”、“会议的主要精神是”、“会议指出”等程式化较强的句式把会议的精神集中阐述出来。

（4）结尾

提出希望和要求，或发出号召，让有关单位认真贯彻会议精神。

（5）落款

一般由会议名称和纪要形成日期组成。日常例行会议纪要一般无落款，也可署机关名称或用“（机关名）办公室整理”代替。发文日期（即纪要形成日期）可置于标题之下，加圆括号，也可置于文末。纪要可不加印章，如需盖章的，由主办单位盖章。

4.会议纪要的写法

会议纪要在格式上主要有综述式、条目式、摘录式三种写法。

◆综述式

综述式是把会议内容和情况按性质分为若干部分，然后分段逐一写出。各段之首，常冠以“会议认为”、“会议要求”等称谓语。大型、重要会议多采用此法。

◆条目式

条目式即把讨论的问题和决定的事项分条款进行表述。日常例行会议纪要多用条目式。

◆摘录式

摘录式即直接摘录会议上的发言要点，按内容性质归类或发言顺序编排。这种写法要先写出发言人姓名并注明其单位、职务，然后记录其发言要点。一个方面的问题或情况讨论完后，可以用一段文字做一小结。座谈会、学术研讨会纪要常采用这种方式。

5.会议纪要写作的注意事项

一是准确把握会议要点，概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。

二是综合提炼会议结论。表述上做到重点突出，条理清晰，文字简练。

【范例】

××市委常委会议纪要

〔19××〕×号时间：19××年××月××日下午至××日

地点：市委主楼208会议室

主持人：×××

出席：××、×××、×××

列席：××、×××、×××

议定事项

一、会议认真学习了省委19××年××月××日《关于进一步统一认识，坚决搞好治理整顿》的通知，对我市前段治理整顿的情况和一季度形势逐项进行了分析和深入讨论，进一步统一了思想，明确了当前和今后治理整顿的任务和工作重点。

会议认为，半年来我市在贯彻中央治理整顿方针的过程中，态度坚决，工作扎实，初见成效。但对成绩不能估计过高，要看到思想认识的差距和治理整顿任务的艰巨，要按照中央精神，进一步统一思想，认真抓好治理整顿的各项工作。

会议决定在省委传达中央工作会议精神后，召开市委工作会议，通过传达中央工作会议精神，分析我市治理整顿的形势和任务，提高认识，统一思想，动员广大党员一心一意搞好治理整顿。会议定于4月底召开，由市委办公室做好会议筹备工作。

二、会议听取了××同志关于19××年庆祝××立功竞赛表彰大会准备工作的报告，原则同意“立功办”提出的大会方案及具体的召开时间，原则同意市级劳模及文明单位的名单，责成“立功办”根据市委常委意见进行调查，并做好大会准备工作。对有些需要进一步研究的问题由“立功办”再做准备，向书记办公室汇报。

（三）会议记录与会议纪要的比较

会议记录与会议纪要同属会议文件，都是会议的直接产物。但由于它们产生的方式和各自的作用不同，又有以下一些区别：

1.会议记录是对会议详细过程的原始记录，是会议纪要写作的客观原始材料之一，经过筛选、整理的会议记录才能写入会议纪要；会议纪要是对会议记录的整理、提炼和摘要，是会议记录内容的集中和提高。

2.会议记录是存档备查用的内部材料，不具有运行性和周知性；会议纪要是外发公文，具有多向运行性和周知性。

3.会议记录是按会议进程依序记载；会议纪要则按总分等逻辑顺序安排材料。

§§§第六节函

一、函的概念及作用

（一）函的概念

作为公文的函称公文函或公函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。主要内容常用标题揭示。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。函是平行文。虽然上下级也常用函行文，但多数用于不相隶属机关之间。

（二）函的作用

“函”虽属行政公文中的一种，但其分类中的部分文种格式与其他行政公文又有区别。“函的形式”是公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。有时上级机关对下级机关询问一般性问题也可用函。由于函只用来陈述情况、告晓事项，因此，除了上级机关发下的函在业务上有指导作用外，一般不具有指导作用，而具有纽带、记载或凭证的作用。

二、函的种类及特点

（一）函的种类

按性质和格式，可分为公函和便函两种。

◆公函

公函主要用于上下级机关、平行机关或不相隶属机关之间的行文。公函比较郑重，其格式按正式公文要求，要编号归档。

◆便涵

便函主要是不按正式公文格式行文的一种信件。它用来处理某些一般性的事项。使用的范围比公函要广。不一定用公文纸，不一定要有公文编号。可以个人署名，也可以加盖公章。一般不归档。

按行文方向，可分为发函（去函与来函）、复函。

按适用范围，可分为商洽函、询问函、答复函、请求函。请求函主要用于向有关主管部门请求批准，故又称请批函，同时还用于不相隶属机关之间请求帮助、配合等。

（二）函的特点

◆简便灵活

不受作者职权范围与级别层次高低的制约，也不受内容繁简轻重的严格限制。一般一文一事，行文简便。

◆使用广泛，种类多

方便用于公务联系的各领域和各级别层次，有多种类别的函，可以适合各类公务活动的需要。

◆具有公文的法定效用

正式公函为正式公务文件，它可用于商洽公务、询问答复问题、向有关部门请示批准等。它代表法定作者的意见与权威，传达发文机关的决策与意图。

三、函的写作及范例

（一）函的写作要点

函的写作一般包括标题、主送机关、正文和落款等部分。

1.标题

有三种构成方式，一是由“发文机关+事由+文种”构成，多用于“文件式”公函，如《国务院办公厅关于四川大学和华西医科大学合并组建新的四川大学的复函》；二是由“事由+文种”构成，多用于“信函式”便函，如《关于商洽选派人员参加在职研究生进修班的函》；三是由“发文机关+事由+收文机关+文件”构成，如：《国务院办公厅关于悬挂国徽问题给湖北省人民政府的复函》。

2.主送机关

函属于专发性的行政公文，其主送机关只有一个，一般不抄送。

3.正文

正文由函告缘由、函告事项和结语构成。函一般是一文一事，正文力求简短，其行文要求简洁明快，开门见山，直陈其事，落笔入题。

（1）函告缘由。主动去函，则要写明函告的缘由和目的，即表明商洽工作、询问问题或请求批准的理由；被动复函，则扼要写明复函的依据，其写法同批复的开头。

（2）函告事项。这是函的核心。这部分要具体写明所商洽、询问或请求批准的事项。如果内容较多，则应分条列项地表达，使受文者一目了然。如是复函，则针对来函所提出的问题、要求写出明确的回复意见。如是对请求批准的函的回复，则一般要写明同意、批准或者不同意、不批准的有关政策、法规依据，使受文者信服。

（3）结语。写明发函的目的和希望对方答复的要求，如“特此函达，即希函复”。复函的结尾常用“特此函复”，也可不用结语。

4.落款

在右下角署上发文单位全称，并于其下写明年、月、日。

（二）函的写作要求

一是重要的公函应严格按公文格式制作，并标明“文头”、“文尾”中有关项目。一般性公函可用首部印有机关全称（不带“信笺”、“文稿纸”等字样）的公函专用首页纸，于红色横隔线下居中列出标题，标题之下靠右标注发文字号。

二是一函一事，主旨集中单一，开门见山，直陈其事。

三是表述明确、具体，语气得当，掌握好分寸。上行时用语要谨慎、谦恭，平行时要诚恳、平和，下行时要严肃而不失宽厚。

【范例】

国家环境保护总局

环函〔2005〕412号

关于同意将××省列为全国生态省建设试点的复函××省人民政府：

你省《关于将我省列为全国生态省建设试点的函》（×政函〔2005〕3号）收悉。经研究，现函复如下：

一、××省提出创建生态省，符合我国实施可持续发展战略和建立循环经济体系的要求。生态省建设有利于提升××省可持续发展能力，改善生态环境质量，促进生态经济发展和产业结构调整；有利于保障××、××两大城市用水安全和生态安全；对促进××地区经济社会与生态环境的协调发展，走出一条生产发展、生活富裕、生态良好的文明发展道路，具有重要的示范作用。因此，我局同意将××省列为全国生态省建设试点。

二、按照全国生态省建设试点管理的有关要求，请你省成立由省政府领导牵头、省有关职能部门负责同志参加的生态省建设试点领导小组，并设立办公室，负责日常的组织、协调和监督管理工作。

三、《××生态省建设规划纲要》已于2005年9月1日通过专家论证。请按照论证意见将纲要修改完善后，尽快报省人大批准、颁布。

二〇〇五年九月二十九日

主题词：环保××生态省试点复函

抄送：××省环境保护局