现在人们利用电话交谈的机会越来越多了。面对面的交谈,有表情、有手势,能更明晰地表达我们的思想、情感。可是,通过电话来交谈,只有靠语言了。因此,在电话中说话一定要讲究说话的艺术。可能有人会说:“打电话,谁不会?”我们这里所说的当然不是拿起听筒这个最简单的动作,而是这一动作所连带的一系列的充满人情味的东西。所以说哪怕是“打电话”这个“最低版本”的动作,其中也有许多礼仪要学。
人们往往以为,在电话里与对方讲话,谁也看不见谁,讲起话来就不注意带表情、带动作。电话是机械,我们拿起电话的时候,我们面对的是机械,因此,我们打电话的时候,受这种物质条件的影响,我们自己往往也会机械化起来了。
其实这是不对的。在电话里与对方说话也应该带表情,激动时还可以带上动作,因为你没有表情时讲出来的话往往是干涩而没有感情的,对方一听就能想象出来。对方想象到你毫无表情地与他谈话,心里也就没有热情了,这样就中断或阻隔了两人的感情交流,没有感情上的共鸣,语言的交流也就没有多大意义了。
如果你现在不高兴或正在思考一个难题,你很不乐意有人来打搅你,可此时突然有你的电话,那你在接过电话之前,一定要稳定一下情绪,使自己高兴起来,不要把自己烦恼和不高兴传染给对方,更不能因对方在不合适的时候打来电话而生气、发怒。因为对方打电话时不知道你在干什么,他打电话或许是为了让你高兴,或是为了告诉一件很重要的事。你若一说话就带出一股不欢迎或不耐烦的情绪来,对方马上就会感觉到,他会很扫兴,想说的也就不说了。
当然,也不排除,有些时候对方是不可能从他的电话中看见我们的微笑的。也许我们真是很诚恳、很热情地在微笑呢,可是对方从电话中听到我们的声音也许是平淡的、呆板的,甚至是不愉快的。
所以,我们打电话时第一件事,就是用声调,表达出你的友善的微笑来。正是因为对方不能从电话中看见你的笑容,所以你的声调就要负起全部的责任来,你的声调要充满笑意,比平时高兴的时候更多的笑意。
你的声调有笑意吗?有温暖吗?若没有,你就得加以训练,直到你能将你的友好与真诚灌进你的声调中去。
此外,使用电话交谈,声音是你唯一的使者。所以,传到电话那端的必须是一个清晰、生动、中肯、让人感兴趣的声音,首先音量要适中,更要注意发音和咬字要准确。
一般人在打电话时喜欢加大音量,尤其是在打长途电话时,非得大喊大叫不可,好像因为距离远,怕对方听不清。电话是一个很现代化的通讯工具,是很敏感的,你完全没有必要大喊大叫。因为你大喊大叫时,对方听了会极不舒服,但又不好意思让你声音小点,只好在那里受罪。当你大喊大叫时,还会影响到其他人的工作,也是极不礼貌的。所以说,不论是多远的长途电话都不要大喊大叫,都要想着你现在是对着对方的耳朵说话。当然如果电话里有杂音或者其他毛病,对方听不清楚,他会告诉你声音大点,你可以适当加大音量。
同时,不要忽略了声音通过电话会改变音调的事实。现在最好的电话也还不能够把你的“原音”传递给对方。因此,你在电话中谈话,不能完全根据你平时说话的习惯。你要运用一种特殊的适合打电话的节奏与速度。你的音量也要加以调整,太轻太重都使对方听起来不清晰。
一般地说,你的嘴要正对着话筒,咬字要清楚,一个字一个字地说。数目、时间、日期、地点等等,要特别注意,最好能重复一遍,并且确知对方已经完全听清楚了为止。
如果你能在电话中声调非常愉快悦耳,而你的每一句话对方都听得非常清楚,那你才算是充分利用了这种传话机械。
在电话里交谈,带着表情是很重要的,它能让你充满人情味,这种人情味不仅能让对方感到愉悦,同时也会显示出你良好的修养和亲和力,并使你受益。
在一所大学宿舍里,两种完全不同的接电话方式,或许能带给我们一些启示。
小A总是很忙,半步也不停歇。宿舍电话铃响后,她抓起话筒后总是急匆匆地问:“你找谁?不在!”然后就“啪”地挂断。
小B则迥然不同,总是很热情,也很有耐心。她接电话就好似小提琴与钢琴的协奏曲,你在轻轻拉,我在轻轻和,第一句通常是:“请问你找谁?”柔和的意境,有如静谧清幽的小树林,其间有山泉微溅。如果对方要找的人不在,她的第二句便是:“请问有什么事需要我转告吗?”有时她甚至会惊喜地说:“哦,您是阿姨(叔叔)啊!XX上自习了,等她回来,我就让她给您打回去。对,北京下过一场雪了,但不太冷,据说今年是暖冬……”她接到别人的电话总是跟接到自己亲人的电话一样欣喜,还兴致勃勃地跟人家的爸爸妈妈聊天。
其实,小B并非时间多得没处打发,她只是觉得,应该充分体谅父母的心。如果接到电话匆忙地说声“不在”,对方的心没准儿就在千里万里外七上八下,“我闺女没跟寝室同学吵架吧?怎么同学的语气这么生硬、不耐烦……”
四年来,电话大使小B始终保持着这样亲切优雅的“接线员”习惯,她特意准备了一个秀气的小本本,搁在电话机旁边,清楚写着:“×××,几月几日有人来电。”有她在宿舍,舍友总会很安心。
大家都认为这不过是一个良好的个人习惯而已。谁知道,这个不起眼的习惯,竟帮她毕业后找到一份“总裁助理”的工作。总经理对她说:“我打电话到你们宿舍,本想找另一个同学的,你第一声‘你好’听起来非常舒服和职业,当我要找的同学不在时,你加问一句‘有什么事情需要转告吗’,让人感受到你的细心和周到;当我无意中说起,周末要来你们学校开招聘会时,你主动介绍了行车路线,提醒我西门容易堵车,最好走东门……尽管你在其他方面并不具备绝对优势,但接电话时却展现了超出一般大学生的良好修养和亲和力。你们宿舍另一位同学,则显得过于急躁了……”
感悟
我们以为打电话就是语言交谈,其实不仅仅是这样。在打电话的时候,我们应该带着表情,比如向着电话微笑,这种表情对方是可以体会到的。运用改变音调、音量等方式打电话,对方也可以“看到”我们的表情。