登陆注册
18783200000040

第40章 领导的会议艺术(2)

我们开会往往是因为没有找到向人们传递信息和解决问题的更好的途径。正因如此,会议是为实现某种目的服务的一种重要形式,要有明确的议题和清晰的程序。会前把你要讲的事情列成提纲,保证会议沿着你的思路一步步进行下去,这实际上就是会议进程的程序。要牢记你希望大家会后知晓的思想或中心议题。你的主持要围绕这一主题。有些领导人为了死死控制住会议的进程,要求秘书为自己写稿子,拉条目,会上拿着讲稿一字一句地读,照本宣科,显得机械呆板。记住,念稿子是场灾难,不要照着念。列出发言提纲,发言时再详细讲,既不脱稿,又有离稿讲话,把讲稿上的内容变成自己的语言,才能令听者觉得亲切自然而非味同嚼蜡,才不至于让人觉得你生拉硬套,不顾会议实际情况只会埋头读稿子。有一年,谭震林同志在湖南攸县蹲点,在一次县社干部会议上,发言的人都是捧着稿子念,枯燥乏味,与会者不是打哈欠,就是抽烟。又一个人讲话念稿子了,念得磕磕巴巴。谭震林打断他,问?你的稿子是谁写的?被问者吱吱唔唔地承认,是别人帮助起草的。谭震林从衣袋里摸出自己的讲稿说?今天的讲话是你讲,还是别人讲?我都不敢像你那样,三页半的稿子,还要秘书给起草。他接着批评道官,越当越懒讲十几分钟的话,都要别人替你写个稿子,这样,不脱离实际才怪为了给被批评者下台阶,他又说我打断你的话,很有点不礼貌,为了倡导一种风气,我就要这么做。就是要你知道,这样干是不行的。谭老犀利的话语批评了在某些领导干部中存在的官僚主义作风,同时也告诫我们,要想不照本宣科,就要身体力行,作最充分的准备,保证心中有数。

第四,控制节奏,紧扣主题

会议的时间有其限度。一般会议的时间以2小时为限度,是从考虑人的生理以及心理的条件而来的。超过2小时以上拖拖拉拉、松松散散的会议,只会增加疲劳而不会产生好的智慧。为了保证在有限的时间获得满意的结果,作为主持的领导者有责任控制会议的节奏,有张有弛,既使与会者充分交流意见,又要避免发生互相扯皮的现象。

有些发言者话太多。他们喜欢自己说话,似乎要利用每次会议来垄断讨论。对于这种情况,主持人出于对发言者的尊重,一般不应当面直说,而应寻找机会作出巧妙的暗示。如果他发言了,给他适当的时间,然后说,“你提出的几点很好。现在让我们听听其他人的。”以此打断他。如果这一招不灵,就限定时间,比如,每人发言两分钟。若是任由这些口若悬河者不着边际、没完没了地宏篇大论,结束讨论怕是要“等到花儿也谢了”。

有的人不愿在大庭广众之下发表自己的意见而习惯于与周围的人窃窃私语,这往往会干扰会议的正常进行。如果交谈达到必须加以制止的程度时,你可以通过直接提问来试着打断交谈者,也可停止发言,等着他们安静下来。如果这也不管用,你可以对他们说?“如果你们有什么要说的,请大声说出来,好让每个人都能从你们的讨论中获益。”

与会者在针对某个问题展开讨论时,由于各自的学识、背景、素质、经验与价值观不同,看问题的角度不同,作出的判断、提出的解决方案也不尽相同,与会者往往会各持己见,据理力争。这是讨论深入的表现。但如果意见已趋向集中,这时主持人就应适时终止争辩。否则,针锋相对的双方互不相让,争得面红耳赤,既浪费了时间,又妨碍会议下面议程的进行。在一些情况下,会议或许会成为发泄私人恩怨的最好场合,有人会利用它来给部门、单位的工作制造麻烦。作为领导,很可能会成为恶语中伤的对象,遭到攻击,你可能会恼羞成怒,大发雷霆,站出来和对方理论,这实际上已经偏离了会议的主题,不知不觉中正中对方下怀。他的目的就是要让你狼狈不堪,在众人心目中留下一个坏印象。作为会议主持,要保证会议完成既定目的,巧妙的语言技巧,可以使你从不利境地中从容地走出来,避免一场无谓的争吵。

有效地控制会议的进程,很重要的一点就是使各项活动尽可能地依照事先预定进程推进,不要轻易加以变更。在有限的时间内,围绕主题展开充分讨论,那种天马行空的“座谈”,只会使会议脱离轨道,进程缓慢。作为主持人,可以采用下面的方法来纠正离题。你可以说“这是个颇有意思的意见。这对讨论我们的问题适用吗?”这样可能会使对方觉察到离题了,从而回到正轨上来。

第五,打破沉默,积极引导

如果把会议搞成一言堂,主持人在上面唱独角戏,就失去了集思广义、各抒己见的本意,也不利于充分发扬民主。领导的水平并不体现在以个人权威将自己的意图强加于人,虽然要有“惟我独尊”的威仪,但在方法上要注意灵活多变。在会议上要善于提问,积极引导,使会场呈现出一种生动活泼、毫不拘谨的局面,才有可能从各种不同角度、不同侧面发现问题、提出问题、分析问题、解决问题。

与活跃的讨论形成鲜明对照的是无人发言或一部分人毫无反应的现象。无人发言可能是人们对某个问题还似明非明,难于发表看法。你不妨以这样的话语加以点拨“这个问题正面一时看不清,假如反过来看呢?从它究竟有多少弊端的角度看,是否应下决心解决呢?”

对于沉默不语的人可以试试激将法“老黄,您今天一言不发,看来是想‘金杯漱口了’”旁边可能会有人接口“老黄向来能说会道,今天怎么会甘拜下风呢?”这样一激,老黄还能不一吐宏论吗?或者你可采用迂回方式引他开口“老黄,你一直保持沉默,是不是身体不舒服?”对方可能会予以反驳,你正好顺水推舟“那你就是有不同意见了,说出来让大家听听吗?”有时也可以就某人的发言因势利导,引导大家顺此深入讨论“老郑认为我校提高教学质量的关键,不在于严格考勤、考试上,而在于联系实际改进教学方法,说得很有道理。大家对此议论一下吧”对老郑是个鼓励,大家讨论也有了方向,会议就会深入一步。

主持人打开局面,引导会议进行的技巧水平取决于他的认识水平和良好的思维能力。主持人要能够洞察现场情势,抓住众人共同关心的话题,广开言路。可以身先士卒,带头发言,为他人作好铺垫也可以语调亲切,言语诙谐,吸引与会者的注意力,使那些持漠然态度者也能积极投入也可以层层设问,启迪思考,借助“头脑风暴”倾听更多意见。会议局面的展开有赖于领导者的引导能力,但在根本上还在于领导者应具备较好的素质。

第六,善始善终,不留蛇尾

做什么事情务求善始善终,成功的会议总结方式也很重要。“虎头蛇尾”会令与会者有草草收场之感,该明确的认识还模模糊糊,该布置的任务也没有落实,结果大家觉得无所适从,一切照旧。通过会议要收到的预想效果没有实现,白白浪费时间做了无用功。好的总结方式可以起到画龙点睛的作用,强化与会者的记忆,统一认识,并再次鼓动大家的情绪,有效提高会议讨论的质量,巩固讨论业已取得的成果。

可以用总结归纳的方式把会议的主要成果提纲挈领地概括出来,加深与会者的印象。如说“今天我们学习了×文件,主要收获是……,弄清了以下问题……。现在,方向已经明确,路子已经找到,让我们今后在各自的岗位上大显身手吧”这恐怕是最简单、最普遍的总结方式,清楚易懂,对与会者给予有效的指导。

想要一次解决所有问题是大不可能的,也可以用在本次会议中提出而还未得到解决的问题作启发,为下次会议作铺垫。如说“今天大家提出不少问题,其中‘为什么乱摊派之风屡禁不止?’提得很及时很深刻,只是限于时间,今天没有充分讨论。请大家会后广泛收集材料,深入思考,以便下次再议。”解决原有问题,发现新问题,力求工作中更进一步。

选择符合会议气氛和参加者心理的总结方式,或以豪言壮语鼓舞人心或感同身受坚定信念或语意激昂痛陈利弊,这些都有助于强化会议精神,引起与会者的共鸣。如在一次救灾总结讨论会上,主持人最后说“世上总是好人多,天灾无情人有情,这次抢险救灾中,真正体现了一方有难,八方支援一家受灾,千家关怀。这次讨论交流,大家畅谈了许多感人的事迹,使我们体会到了许多崇高思想。愿这种精神进一步发扬,愿我们的社会更加美好同志们,希望大家都能有所思,有所悟。散会”

会议结束时下达指令,作出工作布置,往往能令与会者心悦诚服地接受,并在会后立即付诸实施。因为会议讨论的过程,就是一个化解分歧逐渐求得统一的过程。人们对现状有了更为全面、清楚的认识,对问题的解决方案达成了一致意见,领会吸收会议精神也就顺理成章了,领导者在总结中要直陈胸臆,当机立断。这时就不能还讲求含蓄委婉,支支吾吾,或以试探的口气“你看这么办行不行?”你是领导,决策要由你作出,不要给下属留下优柔寡断,做事拖泥带水的印象。

还有的领导喜欢在会议结束时说些“你好我好,大家都好”之类的话,以为这样就维护了上下和气的团结局面或是夸大其辞,说什么开了一次团结的会、胜利的会,上下一致,绝无二心或是动辄上纲上线发一通什么对组织的前途命运具有决定意义之类的陈词滥调,这些只会让人觉得你不实事求是,招致反感,久而久之,对浮夸之风推波助澜,不利于好的会风的形成。其实,在总结时只要从实际出发,有成绩讲成绩,有问题讲问题,不但不会破坏组织团结,还会唤起员工的责任感、使命感,关心组织的存亡发展,形成更为强大的凝聚力。

即席讲话的艺术

与主持人的角色不同,领导者有时会以参加者的身份被邀请作即席讲话。应当说这是大家出于对领导的信任,准备认真地听一听你的意见。千万别把它看成是“赶鸭子上架”,恰恰相反,这是领导与群众之间交流思想,传递信息和沟通关系,体现领导者随机应变能力与分析总结问题水平的大好时机。精彩的发言,可以收到“一石激起千层浪”的效果,令听众动容,同时树立起领导者的个人威信,令下属生出由衷的钦佩之情。

第一,有备而来,胸有成竹

有些领导认为即席讲话就是临场发挥,不要作什么准备,一上来便先“啊”一阵儿,然后便是“今天我本来不打算讲,既然让我说,我就随便讲几句话。”然后便是全国形势、本地区形势、本行业形势,侃侃而谈,既无话题,又无观点。简直就是没话找话说,短话长说。人们会问“他到底在干什么?”虽然是即席发言,仍可以做些准备。一般来说会议的议题会事先通知领导,某些相关资料也会发到其手上,这些都为发言划定了一定范围,对要讨论的内容心中有数,就不至于闹出南辕北辙的笑话。

例如一个机关,派出了一支抢险队参加抗洪抢险的战斗。队员们在汛区为保护当地群众和国家财产的安全,奋不顾身,连续作战,圆满地完成了任务。他们胜利返回时,受到了机关全体工作人员的热烈欢迎。在这种场合下,由一位领导同志出面讲几句表扬和慰问的话,然后抓紧时间让队员们休整休整,一定会使抢险队员深深地体会到领导的关怀。令人遗憾的是,这个机关的大小七位领导,无论有无准备,轮番上台,唠唠叨叨说起来没完没了。更有甚者,有位领导毫无准备,却还是上台凑趣,便从抢救队员们夜以继日地鏖战,连续几天顾不上洗脸谈起,竟然扯到他小时候一年才洗一次澡,扯到他当年打日本鬼子时如何英勇奋战,说得大家心里直冒火,烦躁不安。

同类推荐
  • 创业型老板

    创业型老板

    本书运用作者首创的对称方法与“五度空间”方法与模式,以知识经济与人类二次创业为背景,以主体与客体相对称、主体性与科学性相统一为基本原则与基本线索,指出创业不仅是企业形成的一个阶段,而且是管理的一种模式;而创业型老板,既是与时代要求相对称的新型老板,也是与时代要求相对称的老板新的素质结构。创业型老板,是以领袖的心态经商的,人格型、创新型、学习型、合作型、和谐型老板。创业型老板的素质建设是一个系统工程。本书提出了这一系统工程的基本框架。本书夹叙夹议,深入浅出,逻辑严密,文笔流畅;把理论阐述和案例分析、学者的分析力度和畅销书的写作风格结合起来。
  • 开店必读手册

    开店必读手册

    本书内容包括:店铺老板的必备素质,开店前的准备工作,店址的选择和店铺的装潢设计,商品的进、存、摆,商品价格的管理,促销谋略,服务艺术。
  • 最经典的管理思想

    最经典的管理思想

    管理思想的发展是和生产的发展以及生产组织方式的变化紧密相联系的。时代的发展决定了管理思想的变化。尽管理论形式千差万别。但是研究的主题仍有着共同的特点:即管理学是研究管理与被管理之间关系以求最优化实现其目标的科学。管理涵盖着人、思想、观念、行为、方法和方式。本书系统梳理了管理思想的100年脉络,即从最早的“科学管理思想”谈到当前的“企业流程再造”并涉及不同时期的数十位管理学大师。
  • 局

    本书选录了在商业史上的十五场商战实例,包括纯黑色的较量、360度激斗贩卖、运动赛场龙虎斗、拖延就是胜利、胜者成就规则、胜者制定规则、天空的主宰等。
  • 卓越管理者的365堂必修课

    卓越管理者的365堂必修课

    本书是为每一位有志成为管理者或正在任职的管理者量身打造的管理成功教程,从管理者内在的素质到外在的形象,从用人、授权到激励、协调,从决策、战略到危机、创新等,由浅入深地阐述了每一位管理者从平凡到优秀、从优秀到卓越的365堂必修课,并总结了中外著名企业经典的管理案例,提炼出世界一流管理者的管理箴言,提供了管理过程中可能遇到的各种难题的解决方案。通过本书,你可以使你的管理生涯更富有活力,极大地提升你作为管理者的人格魅力,迅速提升自己的管理能力,从而在最短的时间内成为一名卓越的管理者!
热门推荐
  • 异界魔逍遥

    异界魔逍遥

    死亡,不过是梦醒;重生,不过是再度沉睡。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
  • 凯源玺宇的神秘女友

    凯源玺宇的神秘女友

    四个中情重意的女生,一个冷漠,一个忽冷忽热,一个卖萌,可爱,另一个更是稀里糊涂,对于爱情,她们放的下手,和王源,王俊凯,易烊千玺,刘志宏又会发生什么呢?
  • 霸道追妻:冷清总裁的宠溺

    霸道追妻:冷清总裁的宠溺

    无耻渣男将一张孕检报告甩在她脸上,骂她不知脸耻,心机女。却被她聪明的戳穿,是因为劈腿,想和情人双宿双飞而诬陷她,反搞得无地自容。看着渣男在自己面前和情敌晒恩爱,气死她了。最郁闷的是,新工作的公司的老板,竟然还偏袒她的情敌。努力的工作,还比不上那不要脸女人的一个媚眼,靠,男人都太不要脸了,我不干了。第一次见面的时候,他就差点没被她勒死,从此,性格中有点小气有点睚眦必报的他,就琢磨着怎么折磨一下她,看出她不喜欢新来的漂亮女职员,他就偏对那个女人好,每次看她生气,他都无比开心。结果她竟然敢跑,他急了,各种计谋纷至沓来,把她追回来。
  • 科技娱乐系统

    科技娱乐系统

    呃。。。头好疼。感受着脑袋快要炸开的痛苦。陆文从床上坐了起来。环顾四周。陆文有点懵逼,“我这是。。。在哪?“看着周围熟悉而又陌生的环境,”这不是我十几年前的家吗?难道。。。我穿越了“陆文起身穿好衣服,注意到自己的身体恢复到了十六七岁的状态。根据陆文从小看到大的网文,这肯定是穿越了,只是不知道是就穿越了时间,连位面也穿越了。接下来就是要确认下,这个世界到底是不是我记忆中的那个世界了。
  • 带着机甲去修仙

    带着机甲去修仙

    这是一个帝国上将和她的机甲在修真界努力修炼、力求回家的故事。(注:本文无男主)
  • 都市大富翁系统

    都市大富翁系统

    林千佑偶遇宇宙主宰获得大富翁系统,目标:世界首富做生意无所畏惧,商场就是战场,打拼为将来。大富翁系统一共有九个等级,淘金者、神算盘、大掌柜、员外、财主、富豪、商储皇帝、今世朱陶、无双财神。
  • 空管局

    空管局

    这个占时扔了,把另一个完成再管它。另一个的外传。
  • 花月镜

    花月镜

    花月镜在一次偶然下救了一个呆萌的书生,从此,相继之后喈笑非啼的江湖之旅开始了…PS:本书不定时更新,如果喜欢请收藏或者投票。
  • 我们的青春时光

    我们的青春时光

    她们都是平凡的女孩,在这个残酷的社会里,她们经历了太多不平凡的事,她们分分合合,遇见了他们,在岁月时光里改变了自己,她们最终能守住自己的心吗,年华老去,她们可是得到了幸福?爱,在我们的青春里,在我们的时光里,从未停止。悲剧亦是喜剧。
  • 庄周梦起始篇

    庄周梦起始篇

    我本是一个不善于文字的人。但是我觉得有必要把这一件事情记录一下。虽然那很有可能只是一个梦。庄周梦!庄周梦蝶~蝶梦庄周。