公共管理系统及时了解、把握并解决与外部环境要求的矛盾冲突，适时调整自身的职能、结构、方式，增强适应力、创造力，这是履行与外部环境协调的着力点。其协调机制主要有三种：
①行政管理信息反馈机制。即公共管理系统把外界输入的情况加以转换分析，通过制定政策或提供服务等方式反作用于外部环境，再根据外部的变化对自己的政策和行为加以调整，以达到管理目标。公共管理信息反馈是调节公共管理系统与外部环境关系的首要机制，若公共管理信息反馈不畅通，则公共管理系统便会僵化甚至解体。
②职能调整机制。这是公共管理系统为适应外部环境、社会需求，实现公共管理目标而对职能的增减和转变。我国为适应社会主义市场经济的发展，公共管理职能的转变主要表现在政府职能向外部转移，即向企业、事业、市场、社会中介组织转移。这既增强了公共管理系统自身的适应力，又增强了社会各主体的活力。
③行政管理参与机制。这是为满足社会需求，实现公共管理民主化的重要机制，也是协调分散的社会利益与公共管理决策意向保持一致的重要途径，即由政府召开各种专题调查会、论证会、听证会，通过吸引公民和各种社会组织，经由各种渠道和形式，直接或间接介入公共管理行为，来协调分散的社会利益与公共政府之间的不一致，从而实现公共管理与社会的统一。
（2）内部纵横向的协调及其机制
公共管理系统为适应外部环境、社会需求，必须协调好内部纵横向权责关系。
①纵向垂直关系的协调机制。关键是解决好事权与财权、人事与决策的配制。当前，事权及其决策权要适度下放、分权，财权及人事权要适度上收、集权，以确保宏观调控目标的落实。
②横向平行关系的协调机制。关键是解决好分工与合作的机制。当前，要充分发挥专门议事协调机构与职能部门、政府与行政首长、政府与公共事业单位的协调作用。
（3）行政管理运作过程各环节的协调及其机制
一位行政学家曾说：“如果说市场经济是一艘大船，那么政府就是掌舵者，而不是划桨手。”为此，关键是逐步解决好“掌舵”与“划桨”、决策与执行、公共服务的提供与生产等职能、角色的分离机制，甚至包括党政军不办企业、“脱钩”、“收支两条线”等机制。当前，要加大工作程序化、行为规范化、职责法定化的力度，并加快改革的速度。
（4）行政管理运行阶段的协调及其机制
行政管理运行过程包括若干阶段，行政运行亦分为不同阶段的协调，据此，行政运行协调机制也可分为准备性协调机制、运行中协调机制和善后性协调机制。
①准备性协调机制（运行前协调），是指一个新的行政运行阶段开始前的协调。这是行政运行过程得以协调的基础和前提，其目的是将可能造成今后行政运行不协调的因素减少至最少。
②运行中协调机制，指对行政运行过程中出现的不协调现象加以协调。
③善后性协调机制（运行后协调），特指行政运行主体变更后的协调、具体的行政运行目的、方式、程序后的协调、某行政运行阶段结束后的协调。
4．行政协调的基本原则及方法途径
（1）协调的一般原则
①统筹兼顾。首先，将协调的具体事项放在全局、整体系统中来思考，从大局出发，着眼全局。协调的结果绝不应影响全局及整体目标的实现。特别是在处理全局与局部利益的关系时，尤其要处理好国家利益、地区利益和部门（单位）利益的关系。其次，由于协调的事项涉及有关部门、有关单位的实际利益，因而协调时要站在政府的立场上，兼顾各部门、各单位的实际利益，不能厚此薄彼。协调中为解决某个突出问题而对某个部门的适当倾斜，同厚此薄彼有本质区别，但须通过双方充分协商，以取得对方的理解和支持。
②依法办事。不论是宏观协调还是微观协调，都应该依法办事。在宏观协调方面，我们制定各种规划、计划，下达各种指示、决定，必须依据法律、法规和规章。目前正处在建立市场经济体制的过程中，法制还不完善，但应当做到：有法律具体规定的，按法律的具体规定办；没有法律具体规定的，要依照法律的基本原则和基本精神办。在微观协调方面，必须认真规范微观协调行为。要克服协调活动中的主观随意性。协调所定事项，不得与法律具体规定相抵触。协调中允许“变通”，但要把握适度。
③随机决断。协调中要处理和解决矛盾，必然有一个决策的问题，特别是具体事项的协调，由于多采用现场方式，即在一个较短时间内解决问题，因而这类协调的决策不可能按部就班，按常规办事，而常常是非常规性的。这就要求领导者要调动自己的知识、经验积累，充分发挥主观能动作用，对事情迅速做出分析、判断和决定。为此，在协调过程中，要在充分掌握事实的基础上，弄清事物内部的矛盾及其有关关系，分清主要次要、轻重缓急，利用有利因素，避免不利因素，捕捉时机，随机应变，果断决策。优柔寡断，议而不决会贻误时机，影响协调。
④及时协调。不及时协调，问题会越积越多，矛盾会越来越复杂，小问题会酿成大问题，局部的问题会上升为全局性问题，继而增加尔后协调的工作量及难度。及时协调则会避免这类问题的发生。从实际情况看，未能及时协调，不少是由于有关部门工作不主动，不认真履行部门职责，或相互推诿造成的。这就要求我们要不断增强事业心和责任感，本着对党、对政府，对人民高度负责的精神，及时处理下面反映的问题，同时主动发现问题及时处理。
（2）协调的艺术方法
解决矛盾，处理问题，协调关系，要讲求技巧和方法。得法者事半功倍。协调不可能有统一、固定的模式，需要从实际情况出发，具体情况具体对待，具体情况具体分析，从中寻求合适的处理方式乃至最佳处理方式。通常协调的方式有：
①让步协调方式。这是协调双方彼此让步，获得共识的一种方式。协调某一具体事项时，对方常常提出过高的要求。要协调好关系，达成一致的意见，就要做好缩短双方要求上的差距的工作。缩短双方要求上差距的最常用办法，就是通过沟通，促使双方彼此让步。沟通时，要引导双方认识矛盾和冲突的消解比存在更为有利，能够获得某些利益，比没有利益或失去利益更为合算。要消除矛盾、冲突及获得利益，就不能固执己见，而应明智地采取合作的态度。以合作的态度为基础，双方就不会斤斤计较得失了。
②分步协调方式。协调关系、解决问题有一个过程，这个过程或长或短，但都是一步一步进行的，如同瓜熟蒂落。比如，有的矛盾转化为冲突、纠纷，协调时，先制止冲突、纠纷，再协商解决具体问题较为妥当；有些具体问题的解决，在正式协商前做些个别沟通能打下较好的基础；一些事项的处理，必须依照一定的管理程序，时间周期较长，要求多次协调；有的协调，可以先定一些原则，具体事项再进行协调等等，这些都是分步协调方式。需要分步协调解决的问题，不能急于求成，否则欲速则不达。
③迂回协调方式。这是一种非直接的“绕道走”的协调方式。迂回协调包括对事和对人的迂回协调。如某个纠纷是由某种矛盾引起的，纠纷双方“公说公有理，婆说婆有理”，如就纠纷解决纠纷，难断是非，而且也不利矛盾的解决。处理这类纠纷，常常在无大碍的原则的情况下，将它作模糊调解，而集中精力用来解决纠纷的根源即双方矛盾。又如，协调某一关系，由于条件所限，直接同对方打交道难以解决问题，有时甚至会把问题弄成“夹生饭”，这时，通过能起决定作用的“第三者”出面作个别沟通，就能使问题迎刃而解。应当指出，协调活动是丰富多彩的，协调的艺术也是千姿百态的。协调的实践是协调艺术产生的源泉。只要我们重视和投身实践，同时做出积极的思考和总结，就会不断增强我们的协调艺术，提高我们的协调水平，从而把政府的各项工作做得更好。
（3）搞好协调要坚持两个“结合”
①坚持原则性与灵活性相结合。协调工作必须坚持原则，立足全局，平等公正，才能达到预期目的。但是，在具体协调过程中，常常会遇到有些单位从自身的情况和利益出发，强调自己的困难，维护小部门的利益，因而出现协调梗阻，影响协调目标的实现。这时，就要在维护大局的前提下，把原则性和灵活性有机地结合起来，采取灵活机动的协调办法，达到协调目的。第一，换位思考，求同存异。要静下心来，站在被协调者的位置上进行思考，而不是简单地强调自己的意见，强行灌输自己的思想，以免出现僵局。
第二，以诚待人，晓以利弊。要站在大局的立场和高度，广泛听取各方面的意见，从中汲取合理的意见和要求，进行综合平衡。不能硬性协调，而要通过深入细致的思想工作说服、感化各方。
第三，灵活多变，敢于创新。正确利用被授予的协调权，准确把握领导意图，积极探索新的协调方法，达到协调目的。
②坚持协调内容与协调方法相结合。协调工作的内容纷繁复杂，有关系协调、会务协调、文件协调、计划协调、领导活动协调、督办检查协调等等，在工作中必须结合实际，根据不同的内容和具体情况来使用不同的协调方法。
一是会议协调。对一些重要任务部署、重大活动安排：重要文件的起草及其他重要情况，需要多个部门共同参加和办理的，可以采取召开协调会的办法，把有关部门召集到一起，进行当面协调，共同商定落实意见。
二是电话协调。对一些时间紧、要求高的事项，还需要进行电话协调，力求节奏快、办事实，完成迅速。
三是定期协调。为了准确掌握工作的总体规划和进展情况，定期向有关单位传达上级的指示，通报有关情况和信息，则应采取定期协调的办法。
5．行政协调的前提条件——有效沟通
沟通和协调是同一过程相对的两个方面。沟通是协调的前提，是求得思想上的一致；协调是沟通的结果，是求得行动上的一致。有了思想上的统一，才能有行动上的一致。所以，行政协调的前提条件是有效沟通。
（1）沟通的涵义：行政管理的沟通即信息沟通，指的是行政管理体系与外界环境之间，行政管理体系内部各部门之间、层次之间、人员之间凭借一定的媒体和通道传递思想、观点、情感、交流情报信息，以期达到相互了解、支持与合作，谋求行政管理体系和谐有序运转的一种管理行为或过程。公共管理沟通是公共管理协调的前提条件。它包括如下几层涵义：
①公共管理沟通实质上就是信息的传递和处理过程，包括输入、分筛选、储存、作用、输出、反馈等环节。这里所指的信息是广义的信息，它不仅包括文字、数据、图像、言语等有形的信息，而且也包括个人情感、行为信息等无形的信息。
②公共管理沟通把公共管理过程看成一个系统，而系统中的信息沟通则是其“神经”。系统内部进行着上下、平行的信息交流，同时整个系统又和外部环境进行着信息、能量的交换，这种交流和交换是通过沟通这条“神经”管道来进行的。
③公共管理沟通要达到的目的是统一思想，进而有统一的行动。沟通是协调的方法，协调乃是沟通的结果。沟通在求思想上的共同了解。协调在谋行动上的协同一致。通过沟通统一思想，还能增强公共管理工作人员的集体意识，提高服务精神和工作效率。
④公共管理沟通过程中包含有沟通信息的发送者、接收者传送的信息、传送渠道和传送的环境等五个因素。整个沟通过程也就是这五项因素的相互作用过程。
（2）沟通的种类：公共管理沟通按照沟通渠道不同，可以划分为正式的沟通与非正式沟通两种类型。
①正式沟通指通过公共组织的正式渠道所进行的沟通。正式沟通按照信息流向的不同，又划分为以下三种：
A．下行沟通：指按照公共组织层级节制体系自上而下的信息传递，目的是实现“上情下达”，包括下达有关工作指示和决策。
B．上行沟通：指按公共组织节制体系由下而上逐级反映情况、意见，其目的是实现“下情上达”，包括对上级工作指示、决策的意见和建议等。
C．平行沟通：指处于平行关系的府际、部际、组际或者同事之间的横向沟通，多以协商、协调为主，其目的是实现相互理解、相互支持、彼此促进。
②非正式沟通是通过正式规章制度和正式组织程序以外的各种渠道进行的沟通或者是组织内成员之间的沟通。
（3）行政沟通的前提——获取并掌握丰富的行政信息。
行政信息是反映行政管理活动和行政对象特征及其发展与变化情况的消息、情报、数据、资料的总称。它具有客观性、流动性、广泛性、可开发性、共享性等特点。获取和掌握丰富的行政信息是行政沟通的前提。行政信息在行政管理中具有重要的作用：
第一，行政信息是行政决策的基础。
第二，行政信息是行政沟通的脉络和纽带。从横向上讲，信息可以协调行政管理运行的各个环节，保证各部门的协调一致；从纵向讲，信息可保证中央和地方、上级和下级之间的目标一致、精神一体。
第三，行政信息是行政监督、控制过程，实质上就是行政信息的反馈过程。
第四，行政信息是提高行政效率的一个关键性因素。行政管理主体若能准确、及时、全面、有效地收集、加工、使用信息，就能促使行政机构高速、灵活地运转，提高行政效率。在现代行政管理中，大量信息的获得是由专门的机构、人员负责的，即行政信息系统来完成的。建高效运转的行政信息系统是现代行政管理的必然要求。目前，我国各级政府中的信息系统已基本形成，但是还不够完善，信息处理的技术、方法、手段还比较落后，在信息处理上还存在着慢、粗、乱的问题。慢，表现在对实际变化情况反映不及时；乱，就是缺乏科学地管理信息的方法，信息管理混乱；粗，就是反映实际情况的信息比较粗略，精确度不高。所以，为提高我国的行政管理水平和行政管理效率，就必须建立、完善我国的行政信息系统。保证我国的行政信息系统实现：
①信息收集制度化。从制度上保证信息系统中的信息充足、系统。
②信息形式标准化。主要是信息载体形式和信息表达方式的标准化。
③信息内容系统化。即信息内容前后连续、衔接、全面、互补。准确反映各个方面、各个时期或某一事件的真实情况。
④信息存贮档案化。即对加工后的信息、使用过的信息或未使用过的信息要分门别类归档存贮，以有利于有关部门从存贮的大量的信息中找到所需的信息，服务于行政管理。
（4）行政沟通机制：
①刚性机制：指不以行政沟通参与者的意志为转移的、有形的、具体的制度规定，它是行政沟通必须遵循的约束规则。完善沟通的刚性机制需要做以下几点。
