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第26章 搞清楚团队内部的组织结构

每个团队内部,都有一个组织体系,无论人员如何流动,但是组织结构不会有大的变动,正所谓“铁打的营盘,流水的兵”,所以我们在进入任何一个团队之后,都要先搞清楚他的组织结构、人员构成、人员分工等。也就是说,我们不光要知道这个团队内谁是总负责人,谁是下面各个部门的负责人,还要知道组织结构,知道整个组织是怎样分工,怎样运转的,这样我们才可以明确知道我们自己在这盘棋中的具体位置,我们该如何去接洽工作,如何去协同工作。

传统的团队组织结构,是金字塔式管理模式,所谓金字塔,就是从上到下,逐级管理。金字塔结构中,目前较为推崇的是矩阵式管理模式,即为了使不同部门之间的配合和交流得到加强,随着项目的开始和结束,机动灵活地成立或解散矩阵式项目小组,使得组织能适应变化的外界要求。而且一个人可以同时参加多个项目,能大大提高人员利用率。

相对于那种传统的一维式管理而言,矩阵式管理又称系统式或多维式管理。当人们为了工作,各个部门的人员集合在一起时,会形成一个为完成专门任务而出现的横向系统。该横向系统和原来的垂直领导系统构成了一个矩阵,因此这种管理模式被称为矩阵管理。也就是说,矩阵管理中的员工呈现的是双向报告的模式。他们有两个领导者,一个是流程上司,主要负责员工日常考核和任务完成程度,一个是专业上司,主要负责员工的晋升和任免。

要提升现代企业的管理水平,就要从意识上提高对矩阵管理的认识。当企业发展壮大到一定程度,产品就会变得多元化,市场逐渐扩大,变得更加分散。各部门之间进行分工,出现分支机构和运营多线业务时,无论我们是否喜欢,也无论是主动选择还是被动采纳,都需要及时调整企业结构,用更灵活的矩阵管理来代替单一的垂直管理体制。设立跨职能部门,强化信息的流通,灵活、有效地协调各项业务的发展。事实上,任何企业只要具有一定规模,就应该认识到矩阵管理的必要性,并且要发挥矩阵管理在现代企业管理中的积极作用,提升组织的矩阵管理能力。

l993年之前,IBM的管理结构是典型的金字塔模式,公司众多的销售事业部之间,几乎没有横向联系。公司前CE0艾克斯只注重业绩成长,对于其他的市场需求一概不知。他的这种管理模式导致IBM饱受“金字塔之殇”,公司连年亏损,其额度创下了华尔街历史纪录。

1993年,为了改变连年亏损的状态,IBM公司进行了一次大转型,也就是著名的“矩阵革命”。IBM进行了重大人事变动,郭士纳临危受命,出任CE0,对公司进行管理改革,开始实行矩阵式管理。他重组各事业部,整合成以产品类、业务类各自为主的两支团队,让他们既竞争又合作。缩减金字塔的层数,将决策权收归总部,各地业务分别由当地总经理、地区总经理与美国总部的产品类、业务类总经理共同管理。

通过郭士纳的这种矩阵革命,IBM公司迎来了重大胜利。1996年,经过公司员工的不懈努力,失去联系已久的全美前10大计算机买主--美国保德信人寿公司回到了IBM怀抱。当初,因为IBM管理体制的落后,致使产品质量急速下降,保德信决定离开IBM,转向其对手购买硬件和软件。但自从1993年郭士纳对IBM进行改革,重组企业的事业部后,专门组织了软件实验室,协同开发数据管理新软件。这才使得保德信重回IBM怀抱。

在这个案例中,IBM在改造前是典型的金字塔管理模式,无视客户的需求,对市场变化反应缓慢,最终导致市场份额下降,造成企业亏损。进行改革后,资源被充分整合,部门间横向和纵向结合紧密,对市场需求的反应速度增加,企业的竞争力明显增强,这是矩阵管理促进企业发展的一个典范。

目前,还有一种极受推崇的团队组织结构,那就是扁平化管理。Thomas L·Friedmall在他那本风靡全球的著作《世界是平的》中谈到:“我们坐在屏幕前就可以和纽约、伦敦、波士顿、旧金山的合作伙伴一起进行实时对话……我们发现世界正在变得扁平……”在当今激烈的市场竞争中,传统的“金字塔”式管理方法已经不适应现代社会的发展,因此,扁平化管理应运而生。扁平化管理是一种新的管理模式,它的管理特点是减少企业管理层次而增加管理幅度,把原来的“金字塔”管理形式变成扁平化管理形式。

传统层级结构的组织管理形式,由于传递时间长,经常出现信息传递失真的问题,不适应现代化的企业管理。最有效的解决办法就是在企业内部实行扁平化管理。当企业规模扩大时,传统的解决办法就是增加管理层次,而现在的解决办法是增加管理幅度。这样,层次减少,幅度增加,塔状的管理模式自然被“压缩”成为扁平状的管理模式。

在如今的管理过程中,越来越多的企业正试图简化组织结构,让企业变得越来越“扁平”,应变速度越来越快,以适应新的市场环境。

某老牌汽车配件生产公司为了适应市场环境,也面临着管理结构扁平化。这家企业有着半个多世纪的历史,下属有许多分公司,产品包括汽车、拖拉机、轮船、内燃机等在内的十多个品种。

随着该公司事业越做越大,各种问题随之而来。外部机构离决策层越来越远,日常办公的速度也越来越缓慢。每天都有大批信息从各部门及分支机构提交过来,但是却不能及时利用,以致公司难以根据市场需求尽快做出决策。而且公司内部系统的应用和管理不能整合,各分公司的系统五花八门,缺乏统一的身份认证和管理,致使非法入侵事故频发,许多内部机密信息流失,引发各种安全隐患。不仅如此,员工的办公环节杂乱无章,缺乏统一的管理流程,办事效率低下,严重影响了公司发展。

企业领导在管理过程中逐渐意识到这些问题,于是开始实施“扁平化”

管理。公司计划建立一个协同平台,将不同层面的员工组织起来,拉近他们之间的距离,通过有效的信息沟通和共享来实现扁平化。经过一年多的反复研究和实践,一个多功能、承载多任务的协同平台终于建立了。该公司的“扁平化”管理得到了进一步发展,员工们也从“扁平化管理”中获得了有效的交流和信息。

扁平化管理模式对组织的改变远不止此,实施组织结构的扁平化管理后,人们能从公司的任何一个员工那里获取想要的信息,而不必关心对方究竟属于哪个分公司。这种改变让信息的获取更加便利,彼此的沟通也更加及时……

在确定自己在团队中的正确位置时,一定要弄清楚团队内部的组织结构,在搞清楚团队的组织结构之后,你才可以放手工作,驰骋职场。

在这一段开头,我先跟大家共享一个有趣的故事,这个故事,跟猴子有关。

公园里生活着一群猴子,它们在首领威克的带领下,过着悠闲的日子。一天,有位游客在观赏猴子时,不慎把表掉在了笼子里,被猴子拾到交给了威克。聪明的威克很快搞清了手表的用途,它开始模仿人类,为猴群制定了休息和游戏的时间。所有的猴子都要问它具体时间,威克的领导地位也进一步得到了巩固。

尝到了拥有手表的好处,威克开始不满足这一块手表,希望能拾到更多的表。后来威克真的又拥有了第二块、第三块表,但让它感到烦恼的是,每只表的时间都不同,究竟哪只表才是准确的呢?威克拿不准主意.当下属来问时间时,它也不再像过去那样自信,支支吾吾答不上来,于是猴群的作息时间变得混乱。后来,猴子们起来造反,把威克推下了猴王的宝座,手表被新猴王据为已有。但很快,新任猴王也面临了同样的困惑。

这个故事有趣吧?事实上,在职场里,我们也会面临猴子威克所面临的困境,不同的人会告诉我们不同的工作方法,不同的部门会有不同的核算标准,这些不同,就像一块又一块手表,让我们无所适从,于是,正确处理团队内部的不同信息,就显得格外重要。

在团队中,我们要学会处理各种信息,其实,任何选择都有机会成本的损失,所以取舍要非常谨慎。通用电气前总裁杰克?韦尔奇曾经说过这样一句话,“我对公司最大的贡献是拒绝了至少l000个看上去很值得投资的机会。”正确取舍正是他作为管理者智慧的体现,也是通用一步步走向辉煌的重要原因。对于个人来说也一样,要学会选择,如果来自团队的任何信息你都兼容并收,那么最后的结果,你必然什么都做不好,什么都不敢做。

举一个非常有名的案例。美国在线和时代华纳的合并,曾是史上金额最大的并购案,曾被视为互联网繁荣时期的“终极象征”,但是十年后,两家企业却最终分道扬镳,正如时代华纳CEO杰夫·比克斯所言,这样的解脱对双方来说都是最好的结果。这桩并购案的最终失败,有很多原因,其中最重要的一个原因就是两家企业在企业文化上的冲突和新旧企业之间的“代沟”,这种“代沟”,给两家企业带来了不同的信息,让两家企业的员工都无所适从。

作为传统企业,时代华纳的员工认为网络并不是一个新世界,在他们眼中,网络只是一个新市场,如果开发得好,可以为现有的媒体业务增加收入。而作为网络新贵的美国在线一方的员工却认为,时代华纳有线电视、电影公司、音乐集团等创造的产品不过是他们进军互联网的基础而已。这两种冲突的观念并没有得到及时调整,最终以对峙的形式表现出来。时代华纳的员工对美国在线的同事不拘形式的工作作风非常抵触,美国在线的员工也认为时代华纳的同事过于刻板保守。二者之间合作,就像一位西装笔挺思想保守的老人和穿牛仔裤的年轻人共同生活,是很难协调一致的。

在合并之前,两家企业对于未来的前景都有非常乐观的预期:电脑、电视、音乐、杂志以及电影等媒体都可以通过网络平台为用户共享,但是这一切在两家企业无法调和的企业文化和企业目标的冲突下最终成了海市蜃楼。在这两种企业文化和行为准则的影响下,集团内部的决策能力大大下降,集团难以进行及时有效的经营调整,从而业绩一步步下滑。在这样的恶性循环下,世界上最大的并购案最终成为了世界上最大的并购失败案。

当团队内部的不同信息,听起来完全相悖时,作为员工,我们很难正确判断到底哪一种信息才是最真实的,这个时候,我们到底该怎么办?

这里,我提供两种甄别方法,仅供读者参考。

第一种,看看哪一种信息更符合团队的整体目标和整体氛围。

第二种,比较信息来源,然后等待一段时间,搜集更多的信息,再做出最后的方向性判断。

现在社会是信息社会,信息是最珍贵的,然而,信息多了也麻烦,我们一定要根据团队的整体目标和相关信息,确定正确信息,只有这样,我们才能在职场中做好位、排好队,才能更顺利地工作,更顺畅地走向职场成功。

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