无论如何，在信封上写收信人的称呼时，都不能写什么某某老爸收，某某儿子收，某某泰山大人收，此类写法都是不合适的。那么，正确的封文格式是什么样子的呢？
正确的封文格式，中文和外文，汉语和少数民族文字都有着不同的书写方法。我们首先谈一谈中文的封文书写格式。
中文封文的格式，与英文封文的格式有所不同。英文的封文内容是自小而大书写，恰与中文封文的习惯做法相反。我们中国人写信封时往往这么写：河北省保定市、某某区、某某街道、某某人收，我们的收信地址一般都是这样一种格式。英文的封文的书写习惯则相反：某某人、某某街道、某某区、某某市、某某省、某某国，它是个人在整体前，地方在国家前，像这样倒着来的。
下面，谈谈中文封文的标准写法。
根据标准的、中文的、横写的信封文格式，收信人的具体称谓一般要规范的写在信封正面的上方。它应大体包括以下这几项内容：
其一，邮政编码。在信封上写清楚收信人的邮政编码非常重要，这既是为了保证你的信件准确地到达收信人的手中，也是对邮政人员的一种尊重。有人图省事儿不写邮政编码，还有人乱写，那样都会导致信件丢失，或者不能及时地到达收信人的手中。所以，一定要准确无误地把邮政编码写出来，它有助于邮件的合理化、科学化分拣，是必不可少的。
其二，收信人的地址。在封文里，收信人的地址必须予以明确。通常先写省、市、县、区或者乡镇，然后是街道名、门牌号码，这些都要写。有些人写的不明确，就很唐突。比如，有人给我写信，信封上这么写：“北京市人民大学金正昆”。实际上应该写的是“北京市海淀区中关村大街59号中国人民大学”。这样就会更快地到达我手里。特别是快递邮件、特快专递之类的，不写清楚的话，人家还得折腾半天。像人民大学这样的大单位还是比较容易找的，要是小地方就不好找了，因为有些街道名称往往是重复的。像北京的黄庄，有好几个，什么六郎庄，什么八王坟，都有不止一个，所以要写准确，要把街道、号码都写上，大概就不再会有重复的了。仿照惯例，上述两项内容应写在信封正面的左上角。
其三，收信人的称谓。收信人的称谓，即收信人的姓名，一般均应写在信封的正中央的位置。此部分内容具体需要注意三点：首先，写在最中间的是收信人的姓名；其次是供邮政人员或者带信人所使用的、对收信人的称呼；最后，可以写个“收”字，当然，这个“收”字写不写都可以。还有人喜欢写得文绉绉一点，“启”或者“亲启”，后者的意思是不准别人拆看。
封文的另一项是寄信人的落款。其具体内容包括寄信人地址、寄信人姓名、寄信人所在地址的邮编等三项。它们均应写在封文的右下角。寄件人地址跟收信人地址差不多，首先要写：省、市、县，或者乡镇的、街道的号码，然后再写自己所在单位和部门。如果没有特殊原因的话，寄信人的姓名要写全，你不要写什么金寄，或者刘寄，说实话，姓金的和姓刘的都不少。像我们单位，姓金的就有两三个吧，而你的单位可能会有几十个姓刘的，谁知道你是谁啊！万一信件被退回来，姓名不详怎么办呢？所以一定要写全名，尤其是挂号信。挂号信不署全名的话，邮政人员就不会为你进行办理。
在封文里，通常还有一项可有可无的内容：补述语。即在信封上所写的补充、提示之语。没有必要的话，补述语可以不写。尤须注意：在封文上面，补述语一定不要乱写。比如，有些人信文的附问语、补述语没写完，就把信封贴上了。之后猛然想起还有事儿没交待，随手就在信封背面写两句，这是不好的。还有人喜欢写点警示语，什么“内有照片，请勿折叠”，这个还可以接受，但也没什么必要。因为我们现在的邮政从业人员，没有人会去折叠信件的。至于在信封背面再写上一首打油诗，或者写上一个段子，就大可不必了。
从总体上来说，有关书信格式方面的礼仪规范问题就是以上这些内容了。下面，再讲一些通信技巧方面的操作性礼仪规范问题。分两个方面讲述：一是写信者的基本规则；二是收信者的重要须知。
首先，我们来谈谈写信者的基本规则。在国际社会，有一项非常基本的通信法则，即欧美人士概括出来的“五C法则”。“五C法则”实际上主要是提醒人们：书写信件时，有五个跟“C”有关的问题是需要你考虑的。
第一个“C”，注意礼貌。即始终要礼貌--“Courteous”。
第二个“C”，注意清晰。即叙述要清楚--“Clear”。
第三个“C”，注意简洁。即语言要简明--“Concise”。
第四个“C”，注意完整。即内容要完整--“Complete”。
尤须强调：一封书信一定要内容完整。该说的事儿没说，不必要说的事儿说了，这样就不大好了。举个例子：你兄弟姐妹四个，你在外地，老家还有其他三个兄弟姐妹。你写封信给大哥，让大哥问候二姐、三姐比较好。否则，你给大哥写信，只问候三姐，把二姐给落掉了就不妥当。再比如，你给我写信，你说：“金教授，你的来信我收到了。”你收到的是哪封信啊？你应该跟我说清楚：“金教授，今年5月2号的来信我收到了。”这样就比较完整了。
第五个“C”，注意正确。即书写要正确--“Correct”。不要写错别字，不要写别人看不懂的字。比如说，繁体字、自造字，或者自己随便写的字，都不该使用。有些同志写的信亦中亦洋，有的人不会写某个字，就胡乱找个字代替，还有的人用汉语拼音代替，诸如此类，都不大好。
以上这五个问题，应该是我们书写信件时需要注意的问题。与此同时，发信时要注意的问题亦不可忽略。
其一，要遵守基本的邮政规则。比如，超重之后需要增加邮资；不能夹带的东西不要装进去，例如，现金、贵重物品，等等。丢失的话，需要后果自负。
其二，信纸放在信封里一定要折叠整齐，不要乱塞。比如，你把信纸塞到信封里去，折成一叠也好，两叠也罢，离前后两端都要留一点距离，否则对方在拆开看时，就有可能把信撕坏。我们有时往往会收到这样的信，信纸与封口粘到一块儿去了，拆开后的书信就不完整了。另外还要注意，不要把信纸叠得太艺术性。有人折信的技巧太复杂了，拆启的时候比较麻烦。
其三，邮资一定要贴足。邮信前必须搞清楚：十克是多少钱，二十克是多少钱，五十克是多少钱，一百克以上又是多少钱。一定要注意，否则寄出去的信又会被退回来，会耽误事情的。还应注意：寄到本市的信件与寄到外地或海外的信件邮资有别，平信与挂号信、航空信、明信片的邮资通常也相差甚大。
其四，邮票要粘贴到位。一般来说，我国的标准信封，邮票邮资是要贴在信封的右上角的。一定要把它端端正正地贴好，表示你做事认真。有人歪着贴邮票、斜着贴邮票，还有的同志一大排的邮票都贴到信封后面去了，甚至有人倒着贴邮票，显然都不合适。邮票要贴在规定的地方，实际上也是为了方便邮政人员处理邮件。否则人家还得翻过来找，无形中会给对方增加了很多不必要的麻烦。
其五，信封要封闭严紧。交付邮寄的信件，事先一定是要封好的。托人携带的信件可封可不封：我托你带信，是出于对你的信任，故此可以不封口。当然，要是情书之类，或者信里有不想让人家知道的事儿，最好还是不要让人家带。有一天，一位老兄让我帮他带信。信封两边都封着胶带纸，然后还画上那种防止拆启的勾儿。这种做法，会令人产生既被信任又不被信任的感觉。
接下来，谈谈收信者的重要须知。即收信时所要注意的一些问题。
第一，要遵守法律。国家保护公民通信自由，是写进我国宪法里的，所以不能无故扣压别人的信件。过去一些人缺乏这样的常识和法制观念，经常有老师扣压或者私拆学生信件的事件发生。还有一些朋友只是为了开玩笑，就把人家的信件拿走了，想了解人家恋爱的内幕。玩笑没有这么开的，公民通信自由是受到国家法律保护的，我们都要具有这样的法律意识。
第二，要收到即复。有来有往，礼仪之道嘛。收到别人的信之后，要及时回别人的信。通信，也讲究来来往往，有来有往。一些人认为自己收到的信越多越好，自己要回的信则越少越好。有些人写信骗对方说：“收到你的信很久了，一直想回信给你，但是没时间啦，现在这封信是在开会时写的呀。不好，领导向我走过来了，就写到这吧。”其实你只要晚上少吹个牛，少看会儿电视，抽时间写一封回信好像并不难啊。所以，收别人的信一定要尽早回复。其内容可长可短，但一定要及时回复别人。实在来不及的话，先回上一个短信息，发个E-mail也可以呀。
第三，要认真阅读。收到别人来信后，务必认真地进行阅读。别人所托、所要求的事情，能办就办，不能办也要及时给对方一个回复。此外，别人的信件要认真妥善地收藏。需要保留的，就保留起来作为资料。不需要保留的，可以用碎纸机处理，或者通过其他的方式处理掉。不要乱扔别人来信，不要当成破烂卖掉。还要注意：出于对发信人的一种尊重，别人信中所言及的内容，不要进行公众传播。举一个简单的例子：比如，你是一个小姑娘，人家小伙子追你，这实际上是对你的一种爱，一种友善，至少也是一种尊重吧。你可以接受他，也可以不接受他。不接受他的话，也没必要广而告之：谁谁追我了，谁谁说了什么啦。如果对方知道了，会觉得很受伤害。
第四，忌公布于众。人家给你写的私人信件，未经对方允许，不宜当众传阅，尤其不允许公开发表。别动不动就把人家给你写的一封私人信件写到自己回忆录里面去了，或者在小说里面引用了。那样做，必然是对发信人的一种不尊重。上述这几点，都是我们收信时要注意的问题。
