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第26章 高效率做事,忙要忙到点上(2)

到了下一个星期,他就把老师的话实践起来。只要有5分钟的空闲时间,他便坐下来写作100字或短短几行。

出乎他意料之外,在那个周末,他完成了有相当数量的稿子了。后来他用同样的方法积少成多,创作长篇小说。他的授课工作虽然十分繁重,但是每天仍有许多可资利用的短短余闲。他同时还练习钢琴。他发现每天小小的间歇时间,足够他从事创作与弹琴两项工作。

利用短时间,其中有一个诀窍,你要把工作进行得迅速。事前思想上要有所准备,到了工作时间来临的时候,立即把心神集中在工作上。

卡尔·华尔德先生对于杰克的一生有极为重大的影响。由于他,杰克发现了如果能毫不拖延地充分利用极短的时间,就能积少成多地供给你所需要的长时间。

向时间要效益,合理利用时间就是与时间争夺宝贵的生命。然而,懒惰永远是人类难以克服的恶习。因此,一旦有了闲暇的时间,人们很容易想到的是休息和娱乐,而不会去主动地工作,但差距往往就产生在闲暇的时间当中。

无规矩不成方圆,没有很好地安排时间,怎么能自如地应对繁杂的事务呢?

著名数学家华罗庚在他的《统筹法》里举过这样一个例子:想泡壶茶喝,但当时的情况是:开水没有,水壶要洗,茶壶、茶杯要洗。火生了,茶叶也有了,该怎么办?

有三种办法。

办法一:洗好水壶,灌上凉水,放在火上,在等待水开的时间里,洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶,等水开了,泡茶喝。

办法二:先做好一些准备工作,洗水壶,洗茶壶、茶杯,拿茶叶,一切就绪,灌水烧水,坐待水开了泡茶喝。

办法三:洗净水壶,灌上凉水,放在火上,坐待水开,水开了之后,急急忙忙找茶叶,洗茶壶、茶杯,泡茶喝。

办法一总共要用16分钟,而办法二和办法三都需要20分钟,办法一的做事顺序很适当,节省了时间,是最好的办法。

这个例子能够给我们很多的启发,尤为重要的一点是,只要合理地安排好了做事的顺序,你做事就会省时省力,而且又快又好,还能有时间去从容应对其他事情。

刚步入社会的年轻人,可能你对事业还没有头绪,对未来还没有规划,整天会有数不清的小事向你涌来,那么你该怎么办呢?制订一个顺序表是必要的,把自己想做的事情和自己必须做的事情放在时间表里,排出顺序,这样就不会被那些小事所困扰,也可以从容地处理自己应该做的繁杂事务。

有这样一则寓言:一个哲人看到一个农夫在砍树,每一斧都只能砍下一小块树皮——斧头实在是太钝了。于是,哲人问农夫:“你为什么不把斧头磨快了再砍呢?”

农夫回答说:“我没有时间磨斧头!”

这个寓言故事说明的也就是我们通常所说的磨刀不误砍柴工的道理。其实,这也是一个关于时间安排的问题。在这个寓言里,农夫没有安排好事情的顺序,事实上,磨快了斧头不是可以更好地砍树吗?但农夫很急,他要马上砍树,以便更早地砍倒大树。

由此可以看出,有的事情并不是早做就可以先完成。因此,制订一个好的顺序表是必要的。以下几项原则,或许能够给你制订一个合理的时间表提供一些有用的参考。

重要且紧急的事情应该放在第一位

这些事情由于它的重要性和紧急性,所以应立刻或者在近期内做好。如果它的紧急性是由于拖延造成的,那就不能再拖延了。这些事情在时间表上应该排在第一位。

重要但不紧急的事情应该放在第二位

举个例子,考一个高级会计师证书对你来说是重要但不紧急的事情,但你却被一个紧急的小事给影响了,没有及早安排好复习时间,导致了高级会计师资格证书没有考到,损失的是近十万元的年薪,而那件紧急的小事给你带来的收益只不过是几十元而已。这种不紧急但重要的工作对生活和事业都会有很大的影响,如果你不及早采取行动,它们就可能被无限期地拖延下去。

紧急但不重要的事情放在第三位

很多事情有时需要做适当的调节。如果有人要你去主持会议或者发表演讲,或者去参加会议,一般你会把这些事情作为次优先级别来考虑,但如果有人当面请求你去做,而你当时想不出婉拒的理由,就得马上去做了。

不紧急也不重要的事情放在第四位

因为既不重要又不紧急,虽然可能是很容易完成的工作,但必须放在紧急和重要的事情的后面。如果你坚持先做简单的小事,那你就会发现自己的时间都被小事给占据了,重要的事情和紧急的事情则被耽搁了,这是得不偿失的。

浪费时间的事情放在最后

事后觉得没必要做的事情就等于浪费时间。确定一件事情是不是浪费时间是需要经验的,这要求我们要在时间管理上时常总结。

上面的几条规律不是一成不变的,要根据实际情况做些调整,因为每个人的具体情况都是不一样的。

只要你不断地总结和反思,然后把自己的时间表制订得尽可能完善和合理,那么你就会发现你的工作效率提高了很多,自然你也就能在与他人的竞争中处于主动和优势的地位。

远离穷忙、瞎忙的陷阱

现在大家见面的第一句话往往是:“最近怎么样啊?忙不忙?”很多时候回答是这样的:“呵呵,忙啊,就是瞎忙。”是的,看起来大家的确都挺忙的,看看每天早上地铁站人们匆忙的脚步就知道一二了。这是一个快节奏的社会,人人都在为自己的目标也好,生存也罢,而在奔波劳碌着。

然而忙归忙,真要问起具体忙了什么,能说得清楚的人还真不多。这正说明现在很多人正处于一种瞎忙的状态,往往注重了工作的数量而有意无意地忽略了工作的质量。这种穷忙、瞎忙的状态也说明了工作的盲目性。

没有明确的目标,这样下去,实际上是一种毫无意义的堆积,可能根本就不会达到自己的预期目标,即使能达到也会走很多弯路。跟穷忙、瞎忙说“拜拜”,就是要追求一种高效率的做事方法,而不要一味追求时间的保证和数量的堆积。下面这个故事就是一个很好的例子。

小李和小张同在一家公司的技术部门工作,两人的学历、技术水平都差不多。有一次,老板给了他们难度相当的两个项目,要求在一个月之内拿出方案来。其间,小李表现得相当卖力,几乎每天都是第一个来到公司,最后一个离开。而小张则表现得轻松得多,每天按时上下班,并没有任何不同于往日的忙碌。但是,最终的结果却出人意料,小李的方案没有得到老板的肯定,而小张的方案却顺利通过了。

在后来与同事的沟通中,小李道出了其中的原委。他每天是很忙碌,但是很多时候,并不知道忙碌的目的是什么,自己的努力没有什么针对性,时间保证了,却没有得到相应的结果。这就是效率方面出了问题。而小张则不同,他把整个工作分成几块,每天集中精力完成自己的计划,每天都能看到自己的工作在一步一步地进行着,这样的高效率自然会得到高质量的结果。

正因为小张注重了效率,保证自己的每一步工作都不是穷忙、瞎忙,才在同样的时间内完成了高质量的工作。

然而,能够做到高效率的人并不是很多,有很多人的工作就是在时间的流逝中做着毫无意义的堆积。这样的后果是,你会慢慢地失去对工作的热情,工作会成为你的负担,而不会有任何乐趣可言。久而久之,你的自信也会慢慢溜走。

形成高效工作的思维,会让你的工作变得简单,而且有乐趣。把自己的工作进行有计划的分割,不要把努力浪费在与自己的工作目标无关的地方。长此以往,你会发现,在通往成功的路上充满了乐趣,自己也会变得越来越自信。

在实际工作中,我们要注重的是有效的工作。不能总是计算自己做了多少工作,而要计算做了多少有效的工作,即做了多少能获得收益的工作。毫无结果的工作只是一个浪费人力和财力的过程,是得不到别人的肯定的。下面这个故事同样说明了这个道理。

在圣安尼奥马刺队和新泽西网队的一场篮球比赛中,双方在场上的火药味很浓。本来马刺队是一只伟大的球队,不过这场比赛他们发挥得并不理想。

比赛从第二节开始,马刺队就好像失去了开场时的耐心,他们每次进攻都仓促地在十几秒内完成(一次进攻的时限是24秒)。仓促出手之后球总是和篮筐差得很远。

即使马刺队拼命地抢下篮板球,但有效的进攻依然组织不起来。而网队则打得有条不紊,运球,妙传,过人,投篮,球又进了。到第四节结束时,网队98比87取得了全场胜利。

赛后的技术统计显示,马刺队比网队多组织了25次进攻,而命中率则是对方的64%,也就是说有近一半的进攻是毫无成效的。这是他们失利的最主要原因。

实际上,我们为实现自己的梦想所做的事情不正是像组织一次次进攻吗?我们花时间和精力在上面,目标就是完成进攻,实现得分。如果光注意高效率,把有效性扔在脑后,那么效益何来?我们需要的不是简单地去完成任务,而是要把工作做到点上,让我们每一次的辛苦努力都没有白费。

要明白,不注重有效性的工作是毫无效率的工作。那么,怎样才能提高我们的工作效率呢?首先,要自我总结并向“高效能”人士学习。不要盲目地低头傻干,至少在每月做一个工作总结,看看本月的工作量和工作效率是否达到了自己的预期目标,看看周围同样忙碌的同事,是否比自己在相同的时间里完成了更多的业绩。通过了解自己的缺点和优点,做好下一个月的工作计划,争取在下一个工作阶段获得更高的效率,取得更大的成绩。

另外,跟穷忙、瞎忙说“拜拜”,关键在于形成良好的习惯。要注重质量而不是一味追求数量,逐渐形成追求高效能工作的思维之后,你会发现自己比原来轻松了很多,但是收获却比原来更多。

拖延是效率最大的杀手

拖延是一种坏习惯,一个人如果总是做事拖延,不求效率,那他就成不了一个好员工,更无法成为成功人士。做事拖延,还不只是时间问题和效率问题,有时候,因为你做事拖延,会带来无法预料的后果。

克里·乔尼是一位火车后厢的刹车员,因为他聪明和善,常常面带微笑而受到乘客们的欢迎。

一天晚上,一场暴风雪不期而至,火车晚点了。克里抱怨着,这场暴风雪使他不得不在寒冷的冬夜里加班。就在他考虑用什么样的办法才能逃掉夜间的加班时,列车长和工程师接到报告:火车发动机的汽缸盖被风吹掉了,不得不临时停车。这是一个十分严重的问题,因为几分钟后,将有一列快车要从这条铁轨上驶来。唯一的自救办法就是红灯示警,让那列快车停下来。于是列车长赶紧跑过来命令克里拿着红灯到后面去。克里心里想,后车厢还有一名工程师和助理刹车员在那儿守着,便笑着对列车长说:“不用那么急,后面有人在守着,等我拿上外套就去了。”列车长一脸严肃地说:“一分钟也不能等,那列火车马上就要来了。”

“好的!”克里微笑着说。列车长听到他的答复后又匆匆忙忙向前部的发动机房跑去了。

但是,克里没有立刻就走,他认为后车厢里有一位工程师和一名助理刹车员在那儿替他扛着这项工作,自己又何必冒着严寒和危险,那么快跑到后车厢去。他停下来喝了几口酒,驱了驱寒气,这才吹着口哨,慢悠悠地向后车厢走去。

他刚走到离车厢十来米的地方,才发现工程师和那位助理刹车员根本不在里面,他们已经被列车长调到前面的车厢处理另一个问题了。他加快速度向前跑去,但是,一切都晚了,在这可怕的时刻,那辆快速列车的车头撞到了自己所在的这列火车上,受伤乘客的嘶喊声与蒸汽泄漏的咝咝声混杂在一起。

后来,当人们去找克里时,他已经消失了。第二天,人们在一个谷仓中发现了他。此时,他已经疯了,在凭空臆想中叫喊着:“啊,我本应该马上就去……”

他被送回了家,随后又被送进了精神病院。

习惯性的拖延者,总是为了没有完成某些工作而寻找借口,或者为了自己的工作没有按照计划得到实施而编造理由,蒙混公司,欺骗管理者。更重要的是,他们的这种行为,其实就是在不断地进行自我欺骗,自我折磨,把自己弄得疲惫不堪。当然,这样的人不可能成为合格的员工,更不可能成为优秀的员工,美好的人生离他们也会显得那么遥远,那么可望而不可即,甚至连望都望不到。

可以说,没有任何公司对拖延成习的员工抱有什么希望,那些人终其一生,都不会找到发挥才能的机会。这是商业时代企业效率所必然的要求。效率低下的员工自然会影响到企业的效率,而在当今的时代,效率就是企业的生命,没有一个企业会拿自己的生命开玩笑。

美国石油企业的霸主,2003年度全美企业利润额的第一名——埃克森·美孚石油公司就是一个视效率为生命,时刻警惕拖延的危害的典型例子。

2003年,埃克森公司的利润为215亿美元,比2002年增长9l%,股东回报达到115亿美元。在2004年4月5日《商业周刊》评出的50家标准普尔表现最佳公司中,埃克森·美孚排名第23位,并在《财富》评出的全球500强中排名第二。

当然,2003年埃克森·美孚收入的激增与油价上涨有关,与公司董事会主席兼首席执行官李·雷蒙德有关,也与这家公司秉持的“决不拖延”理念有重大关系。

“决不拖延”是这家公司员工行为的重要准则之一。这一准则的执行,使其所有的工作都可以做到“没有延误哪怕半秒钟的时间”。

这家公司的前身,也就是成立于1866年的美孚公司,曾经在1903年为怀特兄弟创造人类历史的早期飞行提供过油料,而以上的效率“奇迹”更加引起了所有企业的关注。

他们在“决不拖延”的理念指导之下组建了效率速度部。这一创意来自于一级方程式车赛,而这一世界顶级赛事几近完美地诠释了什么叫做真正的高速,什么叫做真正的“决不拖延”。创意人约翰·丹尼斯先生在提出这个方案的时候曾经说过:每场F1比赛吸引10亿多人次的观众,可以说是见证了高效率几近无敌的魅力,也论证了推行“决不拖延”观念的现实必要性。

约翰·丹尼斯先生的办公室的全数字电子白板上就有着这么几行文字——决不拖延!如果我拖延下去,我将会怎么样?如果将工作拖到以后再去做,那么会发生什么?

正是这种时时刻刻告诫自己绝不拖延的工作态度,使得埃克森公司能够在激烈的竞争环境下,屹立于商界一百多年不倒,而且能够一直焕发出生机和活力。试想,如果一个企业凡事都拖延,养成了拖延的恶习,那么它也就只能跟开始的例子中的青蛙一样,在慢慢变热的温水中死去。

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