办文、办会、办事是国家行政机关公务员日常工作的三项基本任务。办文离不开公文,办会、办事也离不开公文,因为公文是各级行政机关工作运行最重要的载体和工具。但是,我遇到许多公务员,尤其是从院校刚刚毕业就踏进机关大门的莘莘学子,常常为写不出满意的公文而发愁,甚至因公文达不到领导要求而心情沮丧。怎样写好公文,就成为公务员格外关注的一个问题。笔者认为,无论做什么工作,要想达到预期目的,必须按照严格的科学方法和程序去做。公文写作也不例外,公务员必须掌握正确的思维方式,才能写出符合要求的公文。
公文写作在思维方式上,同作家搞文艺创作、科学家写学术报告、记者采写新闻及私人文书写作活动有重大区别,一方多为个人“有感、有思而发”,一方则必须是“遵命行事”。换言之,公文不是为了记叙个人的见闻,也不是为了阐发个人的见解,而是秉承领导旨意,根据工作需要而撰制的。这里所指的领导,并非单纯指某个领导个体,而是包括集体领导在内的,如会议决定事项、上级来文贯彻等内容的领导行为。撰稿者的职责就是通过文字表述,充分体现领导的指示意图、思想意图。因为公文是“遵命文章”,所以写公文就必须首先领会领导意图,这是公文撰制的基础。
从领导者的角度讲:一些重要文件要亲自动手起草,不要一切由秘书代劳。即使是需交秘书人员或专业人员执笔起草的公文,领导者也应该认真研究,拿出一个起草该公文的基本意见来。时间和条件允许的话,领导者要与撰稿人员一起,就公文的目的要求、主旨以至具体的层次和观点,等等,进行讨论研究,做出明确交代。在实际工作中,领导者交代得越具体、越明确,公文撰稿人就越容易领会领导意图,越能保证提高公文的质量。反之,领导者交代得很简单、很随意,不提要求或确定基本内容,撰稿人员就很难下笔,即使勉强写下去,也往往与领导的意图相去甚远。
在相当多的情况下,由于各种原因,领导意图往往交代得不十分明确。在这种情况下,撰稿人要认真思索,反复琢磨,仔细整理,把领导的意图变成比较系统的思想、观点和意见。一般应做到这样四点:一是积极扩展领导意图。把领导简单、分散的意见,扩充为比较全面、系统的公文内容。二是善于挖掘领导意图。顺着领导的思想脉络,进行开掘研究,弄清楚领导要求写什么,为什么要写,要达到什么目的。三是努力完善领导意图。撰稿人要善于将领导不集中、不完整的意见,加以提炼概括,慎重、恰当地处理,合理地加以吸收、集中、补充或剔除。四是及时捕捉领导意图。文秘人员有经常接触领导的方便条件,要做一个“有心人”,了解领导的思维方式、工作特点,及时掌握领导的思想脉搏和工作意图。
公务员接受公文写作任务之后,有一个思维切入过程,也就是构思准备的过程。这是公文写作的关键程序,撰稿人一定要在构思上下功夫。这个功夫下得越深,文稿写起来就越顺利。在构思过程中,要掌握三个基本环节:首先,提炼确定公文主旨。要从党和国家的根本利益出发,从全局出发,从实际出发,采用科学的方法,提炼确定主旨,确保公文“一文一旨”的正确性、鲜明性、新颖性和一致性。其次,合理安排结构。主旨确定之后,就要考虑对公文的内容和形式做出合理的安排,即安排公文的“框架”结构。最好先拟个提纲,有了提纲,有助于写作时把握全局,避免丢三落四,前后重复,内容混乱。当然,不同文体的公文提纲也有粗细之分,一些大型的工作报告、总结报告、调查报告、法规文件等,由于篇幅较长,容量较大,就应写出比较详细的纲目提纲。一些小型的公文,比如工作计划、工作要点之类,提纲可以粗一些,有个大框架就行了。还有一些要求急、容量小的公文,如简报、信息、通知,等等,下笔之前有个腹稿就行。再是,精心选择材料。文稿动笔前,要围绕反映公文的主旨,充分占有材料,包括正面的和反面的、点上的和面上的、具体的和概括的、典型的和一般的、直接的和间接的、现实的和历史的材料。但是不能简单地占有材料,拥有了材料以后,还要对材料进行筛选、整理和加工。经过一番去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的加工整理后才能使用。需要注意的是,加工整理材料不能违背原意,断章取义,要尽量保持材料的本来面目。对一些重要的事实和数字,要加以核实再予加工整理,不能随意处置。
原载于2003年第7期《中国行政管理》
提高会议效率和质量
目前,国家行政机关工作的通病是会议效率低、质量差。造成这一问题的原因,除了主持人的技能和艺术外,会议的组织工作对于会议活动来讲有着特别的重要性,并有一些特别的工作原则,需要每一个公务员切实掌握好。
会议议题要明确 会议议题是提交会议讨论和拟决定的问题,属会议活动的基本要素之一。会议议题是和会议主办者和会议召集者的管理活动直接相关的问题。会议议题的确定反映了会议主办者和召集者的管理对象、管理幅度和单位时间内的工作重点,是会议活动在准备阶段的一项重点工作。在确定会议议题的过程中必须遵从以下三个原则:(1)必要性。(2)明确性。(3)规范性。必须召开的会议就开,可开可不开的会议一定不开,可用文件和电话等形式代替的会议也不开。
会议方案要周详 制定会议方案就是根据会议要解决的问题和会议目标,对计划召开的会议所做出的总体性规划。制定会议方案的工作,通常由承担会议前期准备工作的部门办理。会议方案属会议工作文书,一般仅涉及会议活动的一些最基本的内容,如会议因由、会议目的、会议方式、会议议程、会期、与会人员的身份特征、计划与会人数、会议预计总费用和开支办法等。制定会议方案应遵循如下两个原则:(1)合理原则,即会议主办者对会议方式、规模、会期、会议经费的数量和开支办法的确定必须合理、合法,合乎实际;(2)节俭原则,即在满足会议活动的基本需要的同时,尽可能减少会议投入,少花钱,多办事,杜绝各种铺张浪费。
会议准备要充分 会议活动是由多人(有的甚至是成千上万的人)共同参加的一种群体性活动。会议组织的所有工作都是直接和同时面对许多人的,若出现纰漏常常都是当场“曝光”,除了直接影响到会议的正常进行不说,还往往会产生难以挽回的影响。因此,任何会议无论规模大小,都要做好会前准备工作。会议材料的撰制是会议组织当中的一项重点工作。会前应将整个会议过程中所需要的有关文字材料,如会议开幕词、闭幕词、领导讲话、会议文件等,组建起草班子或指定起草人员起草的文稿,提交会议领导机构或负责人审阅、提交会议。