1.自我激励技巧
1）为自己设立一个“跳一跳才能摘到的桃子”
自己所定目标不要太小，也不能太大。假如太小，会使自己失去动力；假如太大，又会使自己感觉实现目标遥遥无期，失去斗志。因此，合理的目标很重要，真正能激励你奋发向上的，是确立一个既宏伟又具体的远大目标。许多人惊奇地发现，他们之所以达不到自己的目标，是因为他们目标太小，而且太模糊，使自己失去主动力。如果你的主要目标不能激发你的想象力，目标的实现就会遥遥无期。
2）热爱自己的工作
如果你坚信大多数工作是有价值的，而且努力工作会使人愉快，工作绝不仅仅是获取薪水的手段，更是你获得归属感、自我实现的载体。这就要求我们从被动工作转变到积极、主动工作，最终你会在工作中得到极大地激励和成就感。
3）提高自我期望水平
乐观、自信也是一种有效地自我激励方法，不断适当地提升对自己的期望，会使你精力充沛、信心十足。这是一种积极地心理暗示，“我行，我能！”你相信自己会成功，于是，你真的成功了。
4）寻找能够获得自我激励的工作
每种职业都有不同的能力要求，而我们每个人的性格特征、兴趣、思维方式也是不同的。只有当个人的兴趣和所具备的能力与我们所承担的工作的要求相吻合的时候，我们才会得到更多的自我激励。这要求我们首先要了解自身，了解工作，尽可能地找到能够获得自我激励的工作。当然，有时由于受到各种条件的限制，我们对工作没有太多的选择权，那么就设法尝试对工作的具体内容尽可能做些改变，以得到你希望得到的回报。
5）提高与目标相关的技能
不断地学习与实践，提升为了实现你的目标所需具备的相关技能，这样会减少挫折感，成功的预期也会相应的提高，自信心足了，激励作用也就增强了。
6）对自己的行为进行矫正的技术
人生的棋局应该由自己来摆布，不要希望从别人的身上找寻自己，应该经常自我反省并塑造自己，通过有针对性的正强化和负强化措施来激励自己。
7）把握好情绪
人开心时，体内会发生奇妙的变化，从而获得一种新的动力，令开心之事在自己身上找到，不要总想在自身之外寻找开心，要多让自己情绪高涨并不断激励自己。
很多人希望自己过富有意义的生活，但生活不能仅仅梦想于未来，越是认为自己有充分的时间去做想做的事情，越会让绝妙的机会悄然流逝。因此，只有重视今天，面对现实，不断地自我激励，我们前进的力量才会无穷无尽，我们前进的步伐才会沉着坚定，成功才会离我们越来越近。
2.哈佛的幸福课
出人意料，哈佛大学最受欢迎的选修课是“幸福课”，听课人数超过了王牌课《经济学导论》。教这门课的是一位名不见经传的年轻讲师，名叫泰勒·本·沙哈尔。
“我曾不快乐了30年。”本·沙哈尔这样说自己。
他也是哈佛的毕业生，从本科读到博士。在哈佛，作为三名优秀生之一，他曾被派往剑桥进行交换学习。他还是个一流的运动员，在社团活动方面也很活跃。但这些并没有让他感到持久的幸福。他坦言，自己的内心并不快乐。沙哈尔坚定地认为：幸福感是衡量人生的唯一标准，是所有目标的最终目标。
“人们衡量商业成就时，标准是钱。用钱去评估资产和债务、利润和亏损，所有与钱无关的都不会被考虑进去，金钱是最高的财富。但是我认为，人生与商业一样，也有盈利和亏损。具体地说，在看待自己的生命时，可以把负面情绪当作支出，把正面情绪当作收入。当正面情绪多于负面情绪时，我们在幸福这一‘至高财富’上就盈利了。长期的抑郁，可以被看成是一种‘情感破产’。整个社会，也有可能面临这种问题，如果个体的问题不断增长，焦虑和压力的问题越来越多，社会就正在走向幸福的‘大萧条’。”
一项有关“幸福”的研究表明，人的幸福感主要取决三个因素：“遗传基因、与幸福有关的环境因素以及能够帮助我们获得幸福的行动。而积极心理学，可以帮助人们活得更快乐、更充实。幸福，是可以通过学习和练习获得的。”
为了更好地记住“幸福课”的要点，沙哈尔还为学生简化出10条小贴士：
1）遵从你内心的热情。选择对你有意义并且能让你快乐的课，不要只是为了轻松地拿一个A而选课，或选你朋友上的课，或是别人认为你应该上的课。
2）多和朋友们在一起。不要被日常工作缠身，亲密的人际关系，是你幸福感的信号，最有可能为你带来幸福。
3）学会失败。成功没有捷径，历史上有成就的人，总是敢于行动，也会经常失败。不要让对失败的恐惧，绊住你尝试新事物的脚步。
4）接受自己的不如意。失望、烦乱、悲伤是人性的一部分。接纳这些，并把它们当成自然之事，允许自己偶尔的失落和伤感。然后问问自己，能做些什么来让自己感觉好过一点。
5）简化生活。更多并不总代表更好，好事多了，也不一定有利。你选了太多的课吗？参加了太多的活动吗？应求精而不在多。
6）有规律地锻炼。体育运动是你生活中最重要的事情之一。每周只要3次，每次只要30分钟，就能大大改善你的身心健康。
7）保证充足的睡眠。虽然有时“熬通宵”是不可避免的，但每天7到9小时的睡眠是一笔非常棒的投资。这样，在醒着的时候，你会更有效率、更有创造力，也会更开心。
8）慷慨。现在，你的钱包里可能没有太多钱，你也没有太多时间。但这并不意味着你无法助人。“给予”和“接受”是一件事的两个面。当我们帮助别人时，我们也在帮助自己；当我们帮助自己时，也是在间接地帮助他人。
9）勇敢。勇气并不是不恐惧，而是心怀恐惧，仍依然向前。
10）表达感激。生活中，不要把你的家人、朋友、健康、教育等这一切当成是理所当然的。它们都是你回味无穷的礼物。记录他人的点滴恩惠，始终保持感恩之心。每天或至少每周一次，请你把它们记下来。
3.每日自省表
4.说话简洁的技巧
下面有一些指导原则，可以帮助你在说话，书写信件、备忘录和电子邮件时行文更流畅，意思更明确。
1）能用主动语态，尽量不用被动语态
当宾语在主语前出现时，理解说话者的本义就会比较困难，句子的主语难于辨认。
例：张经理提出的销售方案已经被证实由公司通过了。
这是许多人写文章时最容易犯的毛病，他们根本不考虑读者在阅读时是什么感受。现在大多数人没有时间和耐性去仔细阅读，他们希望用迅速简便的方式获取信息，想马上就知道所看的东西对他们有什么影响。他们想通过跳跃式的阅读方式搜索他们认为重要的信息，同时避免看过多对自己无用的信息。因此，你在写文章的时候要时刻考虑你的读者，这样可以确保他们正确快速地理解你文章的用意所在。如果将上面这句话改成主动语态，阅读起来就容易让人明白。
改：公司已经通过了张经理提出的销售方案。
2）能用肯定句式，尽量不用否定句式
“不”、“不是的”、“没有”以及其他带有否定含义的词汇会在读者心中产生疑虑。
例：事情不划分优先次序就不会对我们有利，而且会不幸招致失败。
如果把这句话改为肯定句式就好多了。
改：将事情划分优先次序会帮助我们取得胜利。
3）能用短句，尽量不用长句
一位语言学家说过：“如果你不能一口气说完一句话，那么这句话就太长了。”
例：这是一台结构紧密、功能完整、拥有许多可以管理你的商务活动和个人生活的现代化功能的个人管理器，它同时还具备方便携带的特点。
改：这台管理器结构紧密、功能完整，它能够以多样化的功能管理你的个人和商务活动，它同时还具备一个优点：方便携带。
4）论述要详细具体
语意含混不清会造成词不达意或句意不完整。
例：关于我安排给你的工程请尽快与我进行商谈。
如果说得详细一点，意思就会简单明了。
改：请于明早9：00与我商谈舍宾工程的预算一事。
5）巧妙使用字体字号
使用破折号、数字、项目符号、粗体字、下划线、斜体字和标点符号组织你的文章。很多时候，人们没有耐性通篇阅读完整的商务文书。为你的读者简化文章有两点好处：一是使读者对内容的理解程度实现最大化；二是帮助你整理自己的思维。
例：为安全起见，我们应该建立一种任何人不得在任何情况下划拨资金的机制，除非这个人是副董事长、经理或主管。
改：为安全起见，我们应该建立如下机制：任何人不得在任何情况下划拨资金，除非这个人是：
①董事长；
②总经理；
③主管。
5.时间管理的十大关键
关键1：设立明确的目标
时间管理的目的，是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标。你必须把今年的目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划。你的关键就是依照计划进行。
关键2：对目标进行切割
1）年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；
2）季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；
3）每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；
4）每天晚上把第二天要做的事情列出来。
关键3：20/80定律
用你80%的时间来做20%最重要的事情。因此，你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。谈到时间管理，有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情？当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解决的问题。当你天天处理这些事情时，表示你时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生产力的事情。然而，一般人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。
关键4：预留“不被干扰”时间
假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。
关键5：和你的价值观相吻合
你一定要确立你个人的价值观。假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。
关键6：每一分钟都做最有效率的事情
你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间把它做好。
关键7：充分地授权
列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来。然后，开始找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。
关键8：同一类的事情最好一次把它做完
假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。
关键9：做好“时间日志”
你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来。每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。
关键10：向顶尖人士学习
千万要仔细选择你所接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，他花了40年时间才成功，你跟10个这样的人在一起，你不就浓缩了400年的经验么？
6.时间管理原则
1）将事项按照重要性原则加以排序
新一周的工作可以在前一周周末排好先后顺序，一天的工作可以在前一天晚上或者一天工作开始之前排好先后顺序。按照重要性原则排好顺序，你就清楚了应该先做什么，后做什么；应该如何合理分配时间，有所侧重地开展工作。
2）每天早晨提前一段时间开始工作
你可以提前半小时来到办公室，好好计划一下即将开展的一天工作。工作有一个从容的开始，接下来的工作都会变得顺畅、有条不紊。
3）在开始工作之前将需要用到的工具、资料全部准备好
你可以将这些工具和资料放在办公桌上，确保需要用到它们的时候，你可以非常方便地取用它们，不再需要花费时间到处寻找而耽误时间、延误工作。
4）购买专业书籍、指导手册等，尽可能地储备知识
你需要在知识储备上做必要的投资，不要将空闲时间全部用来玩乐，多花些时间用来学习，增强知识和技能的储备，并合理地加以运用，工作效率会大大提升。
5）从最困难的事情做起
马克·吐温说：“每天早上起床后，你应该做的第一件事情就是生吃一只青蛙，这样你就会十分开心，因为你知道在接下来的一整天里都不会发生更糟糕的事情了。”“生吃青蛙”是你最大、最困难、最棘手的工作，在做其他事情前开始动手并完成这类工作，你将会十分开心，因为你知道在余下的一天里大部分事情都将进展顺利。
6）将构想、概念、凭据、资料等存放在档案里
“好记性不如烂笔头”，在会议、讨论和重要谈话之后，立即记录下来，放在特定的档案里保存，这样，即使时过境迁，也不会丧失记忆，需要取用的时候，仍然十分方便。
7）迅速阅读
你可以购买一些指导类的书籍或请教别人，提升自己的速读能力。事实上，很多文字所包含的信息量是有限的，完全没有必要一字一句地阅读，只要方法得当，将阅读速度提升2-3倍是完全可以实现的。
8）上班时间杜绝闲聊
让那些上班时间找你东拉西扯的人知道，你愿意和他们聊天，但必须在下班之后。
9）利用空闲时间
你可以利用空闲时间来处理例行工作。例如，来访者因故迟到，在等待的空闲时间里，你可以收发电子邮件、查看传真件、复印文件、整理办公桌等。利用闲暇时间处理例行工作，不仅起到放松和变换工作频道的作用，而且有效利用时间，可以腾出整块的时间用来处理重要的工作。
10）给文件分类
将文件分门别类地放进文件柜中，自己心中知道文件在什么位置，当需要调用某文件时，不至于翻箱倒柜才能找出来。
11）果断地摆脱琐事
你可以将琐事全部放下，将它们集中到一个你效率不高的时间段来处理；或者委托给助理和秘书来处理，或者赶紧做完。你需要腾出时间专心致志地从事更具价值、更富创造性的工作。
12）将电话当作商务谈判的工具使用
现代人似乎难以摆脱电话，电话占用的时间实在很多很多——接连不断的推销电话，太太或者朋友的传话筒，你根本不知道你的电话会在什么时候响起，也无法预知一个陌生号码背后究竟是什么人。为了节省不必要的时间浪费，你需要将电话视为商务工具，它只是你传递信息的工具，绝不能本末倒置，将自己变为电话的奴隶。还有，在拿起电话前，先准备好接听电话需要用到的东西，如纸、笔、相关资料等。
13）将需要做的事情全部记录在记事本上
把它放在桌上，随时翻看，以免遗忘。
14）开会时间最好选择在午餐或下班以前
你会发现，在这段时间里，每个人都会很快做出决定。
15）当你遇到一个健谈的人来访，最好站着接待他
你用站立的姿势暗示他，时间真的很宝贵，这样他就会打开窗户说亮话，很快就道出意思了。
16）休息片刻
不要等到在办公桌前坐得腰酸背痛眼睛涩才起身活动，定时地离开办公桌，走动走动，喝杯咖啡或茶，甚至只是伸个懒腰，你就会觉得精神抖擞了。
17）自省和总结
无论有多忙，必须每天花一段时间反思一天的工作，总结经验和教训，并记录在纸上，这样可以寻找出各种增进工作的方法。
7.培养紧迫感
1）设定激励式目标
你的目标是你渴望实现的吗？你是否愿意不惜一切实现目标？
为自己设定最渴望实现的目标，所有的动机都要求具有“激励作用”。效率低下、成果寥寥的主要原因，在于没有设定让人渴望实现的目标。
因为你并不想做现在所做的事情，所以，你总是找借口拖延和推迟。你可以将目标作为动力。你的目标越多，你就不可能在实现目标所需完成的任务上拖拖拉拉。你将发现自己的行动更加迅速，工作更有效率。
2）积极的自我肯定
借助积极的自我肯定的力量，在每个任务开始时，告诉自己“马上动手”、“我一定可以圆满完成任务”。
积极的自我肯定，通过使用重复性的建议，你可以培养任何你期望拥有的心理习惯。在某种意义上，这些积极暗示作为新的指令被你的潜意识所接受，并成为新的操作原则。你很快便会发现，带着紧迫感采取行动将成为像呼吸一样自然的习惯。
3）设定截止日期
为自己所做的所有工作设定清晰的截止日期，将自己说过的话备案，告诉其他人你将在某个特定的时间完成工作。你将发现，向别人许下承诺可以激励自己。我们都会非常努力地实现承诺，以免让其他人失望。通常，与向自己承诺相比，向他人承诺在某个时间完成某事将更能激励你。
设定清晰明确的截止日期还能将目标置入潜意识中，你将发现某些内在因素激励着自己去完成某些工作。当你为自己设定了截止日期时，你的潜意识将自动帮助你克服拖拉的恶习。
4）不找借口
似乎所有拖拉都存在合理性。合理性的最佳定义为：“试图对不被公众接受的行为做出解释，以便获得公众的支持。”
合理化就是为无效率的行为进行辩解并寻找借口，拖拉的人总是自以为有充足的借口可以让自己松懈。别让自己制造冠冕堂皇的借口，规定自己必须在某一时间内完成特定工作，为自己断绝后路。不要考虑无法完成工作的可能性，也别为无法完成工作找理由和借口。
5）承担全部责任
对按时完成任务承担全部责任，通过这种方式让自己克服拖拉的恶习。只靠自己，只凭自己的能力。无论有什么障碍，都要下定决心想办法翻越或克服障碍。别给自己找借口。
为结果承担全部责任，永远不要给自己编造冠冕堂皇的理由，这无异于破釜沉舟、背水一战。当你扔掉做事拖延的诸多借口和理由时，你将完成更多任务，这将让你感到惊奇。
8.克服拖延
1）把事项写在纸上
在开始行动之前，将工作分解为一系列行动步骤，逐条写在纸上，简单地写出所有细节并事先做好准备。
2）准备好所有的资料和工具
在你坐下来工作或开始处理一件任务时，要确保手头备齐了所有物品。这样，在工作完成之前你就不必起身或到处走动。做好充分准备是使你坚持完成工作的有力促进因素。
3）从小事做起
任务最开始的20%通常会为整个任务贡献80%的价值。孔子说：“千里之行，始于足下。”一旦采取行动，哪怕只是一小步，你也能发觉自己不停地在为完成任务而努力。
4）将任务分成若干环节
“一口吃不成一个胖子。”不要一开始就试图承揽所有工作。有时完成主要工作的最佳方法，是从中选出并完成某个环节，就像你取一小片腊肠并把它吃掉一样。选出一部分工作，督促自己将这部分工作完成。这种做法总能给你动力，并帮你克服自身的惰性和拖拉的恶习。
5）逐步完成任务
你的任务看上去好像很艰巨，但是，如果把它看成一个又一个小的组成部分，你会发现，你的任务变得非常容易实现。修建万里长城，即使在现代人眼中，依然是一项令人恐惧的任务。它绵延上万里，工程量浩大，但如果让你修建其中的万分之一，你一定就觉得不那么困难了。
而将许多个这样的万分之一组合在一起，就成了万里长城。
例如，如果你想写一篇文章或一本书，就把这个任务分解成若干部分，明确完成每个部分所需花费的时间，一有机会就处理该工作，一次只完成一部分。许多作家在写作时，都是一天只写一页。如果你正在做研究工作，你可以每天阅读一篇文章。许多人在飞机上写完了一本书或在其他活动的间隙中获得了大学学位。如果你每天写一页，一年下来，你就将写出一本365页的书。
6）完成你最害怕的任务
实现目标的过程中，总存在你最害怕的障碍。通常，这与克服失败或被别人拒绝的恐惧有关。在销售环节中，它可能与预期有关。在管理环节中，它可能与培训或解雇员工有关。在人际交往中，它可能与不愉快的个人境遇有关。
在通常情况下，如果先处理给你带来最大压力、最让你恐惧的事情，你将更有效率。这种做法可以帮你在工作中打破僵局，解脱心理和情感上的束缚，让你能够完成其他所有任务。因为你连最害怕的困难都克服了，那么，剩余的困难都不在话下了。
7）从处理最棘手的问题开始一天的工作
克服并完成最棘手的问题，相比之下，在余下的时间完成的其他所有工作，就会显得更加容易了。
近期的一项研究对两组人进行了比较。第一组在早上实施练习计划，第二组在晚上下班后实施练习计划。研究人员发现：在早上练习的人在6个月后依然坚持练习的可能性更大。与把事情拖延到更容易制造借口和拖拖拉拉的晚上相比，在早上进行练习更可能养成定期练习的习惯。
8）思考没能处理或完成该任务会有什么负面影响
如果工作没有按时完成，将发生什么事情？恐惧对人类的行为有着巨大的激励作用。想一想如果没能完成工作将发生什么事情，产生什么消极后果。有时，你也可以通过这一方式激励自己采取行动。
9）想一想在处理和完成任务的过程中你能获得多少好处
为什么按时完成任务会对你有所帮助？将所有原因全部写下来。你完成任务的理由越多，你开工的欲望和完成工作的内在激励效果就越强。
如果完成某一个工作只有一两个理由，你将获得普遍的激励。但如果你有10个或20个理由完成某一工作，你获得的激励就将显著提高。毅力和自律的情况与此类似。
10）给自己预留15分钟
预留一段时间——例如，早上10点到10︰15，或者从下午2点到2︰15——只需要下定决心专心工作15分钟，不要担心其他事情。这一技巧将让你投身于任务中，这样，完成任务的可能性就更大了。
为了从这一技巧中获得更多成果，你必须为自己确定一段时间并将其写下来。然后，在既定的时间里把工具和资料备齐，开始工作15分钟。15分钟后，你可能还想继续工作。但如果你没有这种想法，就把工作放到一边，在其他时间再预留15分钟用于工作。
11）培养完成工作的紧迫感
一旦开始工作之后，除非工作完成，否则就不要停下。训练自己在开始处理主要任务时要一直坚持到完工为止。当你养成这一习惯后，你就为持续一生、充满目标的工作奠定了基础。强迫自己完成最后5%的工作，它将让你获得无比的满足。
很多人克服了拖拉的恶习并开始着手工作，但他们永远无法坚持把工作做完，这令人感到惊讶，也让人失望。随着工作收尾阶段的临近，他们会找到越来越多的借口和理由来拖延最后5%或10%的工作，这就是大部分学生没能完成硕士和博士论文的原因。某人可能在大学里学习数年却拿不到学位，因为他没能继续完成最后5%或10%的学业。
只有将工作完成后，你才能享受到成功的喜悦和满足。当最后一个细节完成时，你会感到异常轻松并充满成就感。
12）保持快节奏
快节奏是成功的关键，下决心在工作中保持轻快的节奏。迅速走路，迅速移动，迅速书写，迅速行动。坚持工作，有意识地加快所有习惯动作。
当你加快行动步骤而不是维持平常的节奏时，你将完成更多工作，这令人感到惊奇。事实上，如果你继续强迫自己更努力、更迅速地工作，你将开始感受到“神驰体验”的魔力。当你进入这一“神驰”状态时，你将更加自信，并觉得自己更有能力。与过去相比，你将在更短的时间内完成更多工作。
有目的地规划你的生活、工作和节奏，以便你能经常处于“神驰”状态，这是获得巨大成功的关键。所有真正有效率的人都会定期体验到这股神秘力量，通过自觉地加快工作节奏并保持轻快节奏来激发这股力量，直到自己像旷野的飞机一样起飞为止。
9.让会议更有效率
一个残酷的事实是，对于基层员工和中间管理层而言，30%的工作时间用在了会议上，而高层领导开会的时间自然就更多了。
没有清晰的议程，没有明确的目标，自然也就不会有任何实质性的会议成果。一家顶级的企业咨询公司曾经做过一项研究，其结果显示，我们在会议席间度过的40%的时间都不能带来任何产出。这无疑是一种对员工时间和公司资本的浪费。
1）会议有必要吗
回顾一下便可知道，许多会议是无关紧要的。为了实现同一目标，你还可以使用其他方法。有时，你可以传递备忘录、召开电话会议，或者单独与人沟通，你甚至还可以把事情推迟到其他会议中或在其他时间给予解决。如果没有必要，就尽量不要召开会议。如果需要开会，就问问自己：“我有必要参加这次会议吗？”如果答案是“没有”，那就不要参加。如果其他人也不必要参加会议，就一定要让他了解这一点。
2）写下议程
如果你确定有必要召开会议，就应该为会议设定清晰的目标并写下议程。写下一段文字陈述会议的目标。从“我们召开本次会议是为了实现这一特定目标”的这个句子开始写起，然后再写出会议的目标。
为会议涉及的全部内容制定议程、列出清单，在每一项的旁边写上你期望能够解答该问题的人的名字。如有可能，至少提前24小时把该议程分发出去，让每个人都清楚他被期望做出什么贡献，以及会议的目标和即将讨论的内容。在你与老板、下属、客户、供应商以及其他人单独会面时，也可以应用这一方法。
成功会议的重点之一就在于一份结构分明、重点突出，并且包括合理时间预算的议程安排。以下就是你在制定议程时需要注意的几个重点：
这次会议的目标是什么？
这次会议将涉及哪些日常工作问题？
其中哪些问题属于重点议题？
整体的时间预算是怎样的？
会后如何衡量这次会议的成败？
整个会议的秩序，就是依靠这份议程维持下去的。如果把会议的过程看作一次长途旅程，那这份议程就相当于一张详尽的行车路线图。会议的召集者除了要在开会之前就制定出一套合理的方案以外，还必须保证全部与会者在会议的全过程中始终能够看到这张指导性的会议流程图。要做到这点，你可以把整个流程打印在海报大小的一张白纸上，悬挂在会议室的墙上，也可以把它做成幻灯片，投影在大屏幕上。
需要特别注意的是，如果选择了这两种方式，就请你在会前的几天事先把这份议程通过邮件分发到每位与会者的手中。此外，还有一个最有效的方法：你可以事先把议程打印在纸上，和会议通知一同分发给所有的与会者，让大家在会前做好准备，在会议期间也能够清楚地看到这项重要的议程安排。
3）按时开始，按时结束
设定会议开始和结束的时间。如果会议要从8点开到9点，就要在8点整开始，在9点整结束。在特定时间开始，却不知何时才能结束的会议是非常糟糕的。
如果时间计划难以执行，再合理的议程也会落为一纸空谈。最典型的例子就是迟到问题：几乎每次开会都会有几个人因为这样那样的原因迟到十几分钟。即使这样的时间不长，对于那些准时到场的人来说也是不公平的，他们不仅要在会前百无聊赖地等待，会议结束的时间也不得不相应推迟。
请你事先将准确的开会时间通知到每一位与会者，并且明确说明“过时不候”。到了开会的那天，即使与会者还没有来齐也准时开始，不要等迟到的人。假设迟到的人根本不会来参加会议，不在既定的时间开始开会，对准时到场的人是不公平的。许多公司制定了这样的政策：在会议按时召开后就把会议室从里面锁好，迟到的人不许入内，这样他们下次就一定不会迟到。
时间计划除了包括开始的时间以外，当然还应该涵盖会议过程中的流程控制。如果在会议进行的过程中就发现剩下的时间不够完成所有的议程安排，也请你不要擅自将散会的时间延后。在这种情况下，最好的方法是征求大家的意见。如果所有人都同意，那会议自然就可以继续进行下去；否则，就请所有人当场约定下一次继续会议的时间。
4）先说最重要的事项
在拟定议程时可以应用“80/20法则”。规划好议程，先讨论重要性排在前20%的项目。如果时间不够用，那么，这种方法就可以让你在会议结束前解决具有80%价值的事项。
5）概括总结
在讨论会议议程的每一件事项时，先对讨论的内容进行概括和总结。在每一事项上达成共识，并在其完成后再讨论下一事项。将决定的事项重述一遍并达成共识，然后再继续讨论其他事情。
6）分配具体的责任
如果你做出了决定，就要为达成共识的具体行动分配责任、设定截止日期。记住，没有分配责任并设定截止日期的讨论和共识只是一纸空谈，必须明确各自的职责和任务完成的时间。
7）做好会议记录并相互传阅
缺少记录的会议是绝对不可能成功的！因为只有拥有一份内容翔实的会议记录，领导者才能掌握会议的讨论结果，并且在会后持续监督其实施效果。对于那些议题复杂的长时间会议来说，委托一位或两位专门的记录员就显得更加重要了。他们需要在整个会议的过程中始终参与其中，并且在必要的时候记录下重要的讨论结果与会议进程。
做好精确的记录，并尽量在24小时之内传阅会议记录，这是从会议中获得最大效率的关键。事先准备好议程，不久后再准备好会议记录，确保每个人都清楚自己的职责以及工作的截止日期。
当然，最终整理得出的会议记录并不需要包括全过程的所有细节。会议记录的目的，只是让没有参与到会议中的人和监督实施工作的人清楚地了解整个会议的重点所在。
8）与会者
参与会议的人越多，就越难得出一个统一的结论，讨论的效率也就越低。有时，我们甚至还会发现一种最糟糕的情况：会议室里坐着一大群人，七嘴八舌地讨论不停，但最有分量的那几位领导却偏偏不在场，无法做出相应的重要决策。因此，要想让会议达到理想效果，你首先就要认真地选择出合适的与会者：
这次会议的内容涉及哪些具体人员？
哪些人只需要参与一部分的议程，哪些人根本不需要到会？哪些重要的决策者是必须在场的？
是否需要邀请一些相关的专家参与讨论并提出专业意见？
此外，为了让所有的与会者预留出充分的准备时间，你还需要尽早发出会议通知，向大家说明这次会议的具体内容以及每项议程所需的大致时间。
9）会议主持
冗长的发言，不合理的责任分摊，没有合适的人选控制讨论的时间，得不出任何有用的结论——大多数会议的失败都是由这几点原因造成的。究其根本，其实就是缺少了一个有魄力的会议主持。
会议主持是一项十分讲究技巧的工作。一位成功的会议主持应该在正式开会之前就向大家解释清楚整个会议的流程，在会议的过程中有目的性、有针对性地控制会场气氛和与会者的情绪，而且还不能显得过于专制和刻板，抑制了讨论者的创意和发言的积极性。此外，他还需要在必要的时候对讨论的结果做出精炼的总结，并且借助电脑投影或写字板来展示这些要点。这点非常重要，因为它能够在很大程度上提高会议讨论结果之间的关联性，避免与会者之间的误解，并且始终让与会者清楚地知道自己正在干什么、接下来应该干什么。
10）长话短说
在召集会议之前，身为领导的你一定要首先考虑清楚：这次会议需要涉及哪些问题和哪些人员？他们解决这些问题通常需要多长时间？有没有其他更加节省时间的办法能够达到相同的目的？
通常情况下，如果你需要解决的只是小问题，那就可以把相关的内容直接打印出来，让大家在部门内部相互传阅，然后在通知背面写出自己的意见或建议，而你只需要批阅这些成文的回馈就可以了。
此外，如果你认为简单的通知并不能彻底解决问题，还有另一个方法：“站谈会”怎么样？找一个小会议室或是咖啡间，让所有的与会者都站着开会。因为大多数人都不喜欢站得太久，所以，大家就会自觉地长话短说，尽快找出解决问题的办法。在这种情况下，整个会议通常不会超过半小时，效率都会比传统的“座谈会”高出很多。
10.提高工作效率的方法
1）简化工作用语
在处理事务的过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片夹存档。像这样将经常使用的工作用语简略化，在交代工作的时候，可以不必在口头上一一指示，得以省去不少麻烦。不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可以加以简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺”等等。如此可以大大提高拟稿的速度，很快就可以交给秘书去打字了。
2）参考书籍复印出所需资料后，要立刻归位
书架乱七八糟，找一本着急需要的书都得花上大半天时间，当然会导致工作效率降低。书架要以自己的方式随时整理得有条不紊，如此，工作才能顺利地进行下去。整理的要诀在于——尽快将使用过的书籍归位。通常，工作前所需的资料，在一本书中顶多占两三页左右，因此，不管搬出多少本书，应只把必要的章节印下来，随即把书籍放回书架。这么一来，书架才能保持有条不紊，过后也不必为了找寻书籍，而浪费许多时间。在整理与检索上，都是非常有效率的，实在是一举两得。
3）编制“专属用书”
写一两章稿件，往往就需要查阅好几本参考书，在这种情况下，一本本翻阅查询，就是有再多的时间也不够用。一般来说，专门书籍大多是很厚重的一大本，要在这么厚重的书中找出一小段参考资料，真如大海捞针，要浪费不少心力。因此，从必用的参考文献中，事先印下认为需要的资料，编成一本“专属用书”。先将资料整理成一册，高效率地进行工作。
4）随时随地地记下备忘录
喜欢打高尔夫球的人应该都知道，高尔夫球的记分卡上附有铅笔，大小正好可放在上衣口袋，在球赛进行中，无论打到哪，都可立即记下分数。除了一般的笔记本外，也应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录。这么一来，即使身边没带公文包，也能立即记下备忘录。
5）经常备有文具目录
经常在办公室中备有文具目录，对自己来说，能够提高工作效率的才是真正便于使用的文具。不过，由于文具的种类实在太多了，即使到大型的文具专卖店，也不见得能够找到自己想要的东西。这时候，如果手头有一本目录，就能马上找到自己想要的东西，并且知道正确的商品名称。想要目录，只要向厂商索取，他们就会寄来，或是向附近的文具店索取一两年前的旧目录也可以，包括中小型厂商，备有两三家以上的目录，当然能有效迅速地找到适用的文具制品。
6）事先决定文具的“购买库存量”
要提高工作效率，从笔记本到邮票等文具用品，永远都不能缺少，必须源源不断地供给，所以实施文具库存管理，是非常重要的。因此，事先决定“购买库存量”，再根据这个标准加以补充。
7）在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”
在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”，为工作用到的资料、书籍等提供随时可用的空间。刚刚开始着手一项新工作时，资料不会太多，但是随着工作的进行，有时资料会一直增加，或是内容发生变化。预先为此保留应用的空间，纵然资料一点一点地增加，也能加以集中整理。
8）将处理完毕的笔记页即刻抽出
经常使用便于抽换的活页笔记，随意把第二天的预定工作或一定要处理的事项记在笔记本之后，将已处理完毕的事项用红笔划掉。而且，在全部事项完成之后，将这一页从笔记本中抽出移至保存的档案。由于每天反复这个流程，有时候在笔记本上，还留有一两年前的笔记页，当然上面记载的全是悬而未决的问题。这么一来，即使是成年累月的事项，也可在笔记本上一目了然，想到的时候，就可对其深思一番，以谋求解决之道。
9）在活页纸上写标题
活页式笔记本都划有标线。其使用方法是，在最上面写大标题，其下写中标题。如果记载事项无法全部写在一张纸上，则在另一张活页纸上同样地写下大标题、中标题并且按顺序编上号码。这么一来，即使笔记散乱无序，只要看到标题就可以了解其内容。
10）在加上新活页纸的同时，顺便做整理淘汰的工作
使用活页式笔记本，其最大优点在于能够自由地插换页数，必要时可以重新插入，不要的可以丢弃。这样活页夹中的资料，其正确性与精密度都会增加，并且越来越充实、丰富，这种自由伸缩的优点，正是活页纸的魅力所在。所以，在活页夹上加上新的活页纸的同时，除了插换页数之外，也顺便浏览一下前后的内容，一发觉有不要的东西即撕下丢弃，借此使笔记得以保持精简、易读，而且也可以大幅度地缩短检索时间。
11）写报告时，先将问题列在纸上，事后再一并查阅
在写报告时，即使中途有疑问或不了解之处，只要它不是个影响巨大的问题，都不用马上去翻查资料或文献。所以，一旦有必须查阅的事项，可先将其列在纸上，最后再一并去查资料。此外，列在纸上的问题也可以交代他人去查，自己也不必停下手上的工作。
12）写报告时，根据思路先打草稿，然后再加以修改
如果一开始就想写出完美的作品，终究只会写一字涂一字，写一张撕一张，所以，不如随着思路先打个草稿，然后再加以修改。
13）增强工作意念
将平常该做的事情列成一张表，做好之后就用红笔划掉。因为这么一来，每划掉一项就可以确认“这项工作已经完成”，当时心中的成就感与满足感，即成为下回工作意念的来源。如此看来似乎没有什么意义，不过，在工作无甚进展的情况下，多半原因都在于工作流于单调、冗长。大部分的工作都是由小作业累积而成的，由于这样很容易造成琐碎，所以可以用列表方式来处理。此外，采用这个方式还可以免于遗漏某项工作。
14）自己整理办公桌
自己的办公桌一定要自己动手整理，以保持自己最方便使用的状态。如果任由他人收拾，等到自己开始工作时，很容易找不到自己所要的东西。为了保持随手取来，工作顺畅迅速的状况，办公桌上的一切，最好能亲自处理。从这个意义上来说，就是要使办公环境保持在合乎自己使用习惯的状况下。
15）将内容固定的文章格式化
能够统一某种格式的内容，尽可能准备专用表格。这样一来，即可减少处理的时间与精力。这也可以应用于一般商业业务工作，比如对象不同内容却大同小异的文书，可分别准备不同的基本表格，然后再视情况的需要稍加修改，即可应用，如此可大幅度地缩短工作时间。
16）抽屉整理尽可能细分化
如果不注意整理的话，抽屉越多麻烦也会越多。抽屉如果不整理得有条不紊的话，实在很难搞清楚哪个抽屉中装的是什么东西，所以抽屉的整理尽可能细分化。分开放好回纹针、铅笔等等文具用品，自是当然的事，连文件也得分门别类地放在不同位置，这样开抽屉找东西时，就可一下子找到。
17）圆珠笔之类的文具，要经常保持在三支以上
一般而言，随身所携带的圆珠笔最好经常保持在三支以上。这固然是为油墨用完、遗失等临时状况而准备的，不过另有其他用意。比如，写字写到一半，就外出办事，把笔忘在桌上，即使如此，也不会有所不便。而回来之后，在中断的状态下，只要有纸有笔，就能马上集中精神继续工作。别小看这么一点点小事，对工作效率却是有助益的。
18）文具用品要放在伸手可及的范围内
依各人个性的不同，办公桌上也呈现不同的风貌。有的人不加整理杂乱无章，也有人一丝不苟整理得有条有理，究竟哪一种好，不可一概而论。不过，平常使用的文具用笔虽不一定要放在桌上，但最好尽可能放在手边。比如处理文件时，要伸手拿支笔就得特地移动身子或站起来，这样会影响工作的专注。基于此，文具用笔最好放在伸手可及的范围之内，避免无谓的时间浪费。
19）文具分成“家里用”、“办公室用”和“随身用”
备有三套不同的用笔，以便在不同的场所使用。如此一来，随时随地都不会缺少必要的文具用笔。在家里或上下班的车上看书时，想要在书中重要字句下划线，或想要记下突来的灵感，如果手上随时有笔的话，效率会非常的高。从效率投资的观点来看，三套用笔的花费并不算贵。
