（5）受赞助单位代表发言。发言者一般应为受赞助单位的主要负责人或主要受赞助者。发言的中心应当集中在对赞助单位的感谢方面。
（6）来宾代表发言。根据惯例，可邀请政府有关部门的负责人讲话。内容主要是肯定赞助单位的义举，同时亦可呼吁全社会积极倡导这种互助友爱的美德。有时该项议程亦可略去。
此后，宾主双方可稍事晤谈，然后来宾即应一一告辞。在一般情况下，东道主大都不为来宾安排膳食。如确有必要，则至多略备便餐，不宜设宴待客。
依照常规，一次赞助会的全部时间不应当长于一个小时。因此赞助会的具体会议议程，必须周密紧凑。
5.对参与赞助会的评估
在赞助会结束后，尤其是在一项赞助活动告一段落之后，赞助单位有必要对其进行一次系统的评估。主要是指在对赞助活动进行综合分析和系统总结之后，对其社会效果所进行的科学分析与评价。赞助活动的评估工作，一般应由赞助单位的公关部牵头负责。在评估完成之后，应形成书面报告，提交本单位的决策机构以及各位主要负责人，以供对方参考。根据一般规律，进行赞助活动的评估工作，必须集思广益、广开言路、深入调查、反复研究、善于听取正反两方面的不同意见善于去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里。这样做，才能够掌握真正的实际情况。
茶话会
1.主题的确立
茶话会的主题，特指茶话会的中心议题。在一般情况下，大致可分为如下三类。
（1）以联谊为主题。以联谊为主题的茶话会是为了联络主办方同应邀与会的各界人士的感情。在这类茶话会上，宾主通过叙旧与答谢，往往可以增进相互之间的了解，密切彼此之间的关系。
（2）以娱乐为主题。以娱乐为主题的茶话会，指在茶话会上安排了一些文娱节目或文娱活动，并且以此作为茶话会的主要内容。与联欢会所不同的是，以娱乐为主题的茶话会所安排的文娱节目或文娱活动，往往不需要事前进行专门的安排与排练，而是以现场的自由参加与即兴表演为主。
（3）以专题为主题。以专题为主题的茶话会，指在某一特定的时刻或为了某些专门的问题而召开的茶话会。它的主要内容是主办方就某一专门问题收集反映、听取某些专业人士的见解或者是同某些与本单位存在特定关系的人士进行对话。
2.来宾的确定
一般情况下，茶话会的主要与会者，大体上可分为下列情况。
（1）本单位的人士。具体来讲，主要是邀请本单位的各方面代表参加，亦可邀请本单位的全体员工或某一部门、某一阶层的人士参加。
（2）社会上的知名人士。所谓社会知名人士，通常是指在社会上拥有一定的才能、德行与声望的各界人士。他们不仅在社会上具有一定的影响力、号召力和社会威望，而且还往往是某一方面的代言人。此类茶话会，可使加深对方对主办方的了解与好感，并且便于主办方倾听社会各界对主办方的直言不讳的意见或反映。
（3）合作伙伴。合作伙伴，在此特指与主办方存在着一定联系的单位或个人。以合作伙伴为主要与会者的茶话会，重在向与会者表达谢意，加深彼此之间的理解与信任。这种茶话会，有时亦称联谊会。
（4）各方面的人士。有些茶话会，往往会邀请各行各业、各个方面的人士参加。这种茶话会，通常叫做综合茶话会。
3.时空的选择
（1）茶话会举行的时机。通常认为，辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等，都是召开茶话会的良机。
（2）茶话会举行的时间。根据国际惯例，举行茶话会的最佳时间为下午四点钟左右。有些时候，亦可将其安排在上午十点钟左右。需要说明的是，在具体进行操作时，不必墨守成规，而主要应以与会者尤其是主要与会者的方便与否以及当地人的生活习惯为准。
（3）茶话会时间的长度。茶话会往往是可长可短的，关键是要看现场有多少人发言，发言是否踊跃，大都讲究适可而止，一般在一个小时至两个小时之内。
（4）举办地点、场所的选择。按照惯例，适宜举行茶话会的大致场地主要有：主办方的会议厅，宾馆的多功能厅，主办方负责人的私家客厅、私家庭院或露天花园。在选择举办茶话会的具体场地时，还需同时兼顾与会人数、支出费用、周边环境、交通安全等问题。
4.座次的安排
根据约定俗成的惯例，目前在安排茶话会与会者的具体座次时，主要采取以下四种办法。
（1）环绕式。环绕式排位，指不设立主席台，将坐椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，让与会者在入场之后自由就座。
（2）散座式。散座式排位，多见于举行于室外的茶话会。它的坐倚、沙发、茶几的摆放，可以自由地组合，自行调节，随意安排。
（3）圆桌式。在茶话会中，圆桌式排位通常又分为两种方式：一是仅在会场中央安放一张大型椭圆形会议桌，而请全体与会者在其周围就座。二是在会场上安放数张圆桌，而请与会者自由组合就座。当与会者人数较少时，可采用前者；而当与会者人数较多时，则应采用后者更方便。
（4）主席式。主席式排位并不意味着要在会场上摆放出主席台，而是指在会场上，主持人、主人、重要来宾应被有意识地安排在一起就座。
5.茶点的准备
茶话会不安排主食，不安排品酒，而是只向与会者提供一些茶点。
选择茶叶时，应尽力挑选上等品，同时要注意照顾与会者的不同口味。对中国人来说，绿茶老少咸宜。而对欧美人而言，红茶则更受欢迎。
在选择茶具时，最好选用陶瓷器皿，并且讲究茶杯、茶碗、茶壶成套，千万不要采用玻璃杯、塑料杯、搪瓷杯、不锈钢杯或纸杯，也不要用热水瓶代替茶壶。所有的茶具一定要清洗干净，并且完整无损，没有污垢。
在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或地方风味小吃。需要注意的是，在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃，品种要对路，数量要充足，并且要便于取食。为此，最好同时将擦手巾一并上桌。按惯例，在茶话会举行之后，主办单位通常不再为与会者备餐。
6.茶话会的一般程序
在正常的情况之下，茶话会大体程序如下。
（1）主持人宣布茶话会正式开始。在会议正式宣布开始之后，主持人还可对主要的与会者略加介绍。
（2）主办方的主要负责人讲话。其讲话应以阐明此次茶话会的主题为中心内容。除此之外，还可以代表主办方，对全体与会者的到来表示欢迎与感谢。
（3）与会者发言。为了确保与会者在发言之中畅所欲言，通常不对发言者进行指定与排序，也不限制发言的具体时间，而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言。
（4）茶话会上，主持人要引导与会者的发言，并且有力地控制会议的全局。在众人争相发言时应由主持人决定孰先孰后。当无人发言时，应由主持人引出新的话题，就教于与会者；或者由其恳请某位人士发言。当与会者之间发生争执时，应由主持人出面劝阻。在每位与会者发言之前，可由主持人对其略作介绍。在其发言的前后，应由主持人带头鼓掌致意。万一有人发言严重跑题或言辞不当，则还应由主持人出头转换话题。
与会者在茶话会上发言时，表现必须得体。在要求发言时可举手示意，但同时也要注意谦让，不要与人进行争抢。
（5）主持人略作总结。随后，即可宣布茶话会至此结束并散会。
远程会议
运程会议是运用现代通信技术召集相距遥远的不同地点的人员举行的会议，常用的有远程电话会议和现代化远程电视电话会议。
1.远程电话会议实务
（1）发出会议通知。当会议的内容和时间确定后，秘书先分别通过电话向各参加单位发出通知。电话通知除了一般会议通知的内容外，还要特别说明是否需要设分会场并强调必须准时到会。
（2）分发会议书面材料。如果在电话会议中要对某些文件进行讨论，可事先将文件通过传真传给与会各方。文件上应标明讨论的顺序编号和标题。会议进行中还可补充传送有关文件。
（3）安排会场。远程电话会议的会场分为主会场和分会场。召集方设主会场，其他参加会议的单位设分会场。分会场应装有扩音设备和话筒，并与电话机连接良好。人数较少或单个人参加会议，可直接使用带有免提扬声器的电话机。
（4）接通电话。所有参加会议的人员应当至少提前5分钟进入会场，做好充分的准备。会议时间一到，由召集方以主叫的方式接通与会各方。接通的办法和操作程序因电信局推出的各项电话会议服务业务而有所不同。电话全部接通后，会议主席宣布会议开始，要求各方相互通报姓名、职务。
（5）做好会议记录。用录音电话系统记录会议，会后整理成书面记录归档保存。
2.远程电视电话会议实务
远程电视电话会议是运用全像电视电话系统召集的远程会议。摄像机拍下各会场的镜头，连同声音一起通过通信线路传送到其他各分会场。
（1）发出通知。通知的形式和要求大致如电话会议通知。
（2）分发文件。需审议的文件应会前通过传真或电子邮件传给与会各方。
（3）安排会场。远程电视电话会议一般都在固定的会场举行或者向通信公司租借专门的会场。
电视电话会议一般都要设分会场，每个分会场都要配备全套电视电话双向传输设备，既能将主会场的画面和声音传给各分会场，又能把各分会场的信息反馈给主会场。
会场的环境应当安静、清洁；主会场和分会场都要悬挂会标。
会场内可以配备高速传真机，以便同时传送文件；场内会议设备要落实专业技术人员调试、检测。
（4）准时开会、准时散会。因会议费用较高，故必须准时开会、准时散会。为此，对会议讨论的事项一定要在会前通过其他方式进行有效沟通，成熟之后再在电视电话会议上通过。
（5）先集中、后分散与汇总情况。为了减少租用通信线路的时间，在议程安排上，都先集中开大会，然后由分会场各自举行会议。
（第三节）常见仪式实务类举
签字仪式
签字是对特定的书面意见表示确认的行为。会谈中产生的正式文件只有经过会谈各方的签字才能生效。因此，会谈的最后文件一般都要举行签字仪式正式签署，以示确认并据此生效。
1.文本的准备
（1）定稿。定稿即通过讨论和磋商确定正式文件的文字内容，这是文本准备的前提。如果是涉外谈判，还要对不同文字的文本内容及具体表述进行磋商，达成共识。双方并列缔约或在用本国文字写成的文本中并提双方国名或领导人姓名时，本国的国名和姓名列在前面。
（2）文字。
（1）缔约双方如使用不同的语言，签字文本应当用两种文字写成；按主权平等的原则，两种文字文本具有同等效力。除了用双方的语言制作文本外，还可以用双方共同熟悉的第三种语言增加一种文本，三种文本具有同等效力。一些技术性较强的专门文件，经双方同意也可只用某一国际通用语言写成。多边谈判文件的起草，可使用一种或几种国际通用语言。
（2）签字的文本如用各签字国的文字同时印制，应将各方的本国文字置于各方自己保存的文本的前面（从右向左竖排文字则在右侧）。比如，中美双方签字，中方保存的文本，中文在前，英文在后；美方保存的文本，英文在前，中文在后。多边签字缔约，则以英文国名的顺序确定各国文字的次序。
（3）各方签字的位置应当安排在各方自己保存的文本签字处的前面（从右向左竖排文字则在右侧），如果双方签字的位置是左右并排，则安排在左边。但如果双方的名称用“甲方”、“乙方”等表示顺序的词、词组或字母来简称，则一般按其顺序签字。
（3）校印。文本排版后，必须经过严格的校对，确认无误后，才能交付印刷、装订。
（4）制作正本和副本。签字文本分正本与副本，正本签字后由各方各自保存。双边签字，双方各保存正本一份。有时为了方便工作，也可以印制若干副本。副本的数量由双方根据实际需要协商确定，也可在条款中加以说明。多边签字，正本也可以仅制作一份，各方签字后，由东道国（方）或发起缔约的组织保存。
（5）盖章。一般在举行签字仪式前，先在文本上盖上双方的公章，这样，文本一经签字便具有法定效力。外交方面的签字文本需事先加盖火漆印。
2.确定参加人员
（1）签字人员。签字人可以是双方参加谈判的主谈人，也可另派更高级别的领导人作为签字人。确定签字人要考虑以下几方面的因素。
（1）签字人必须具有代表一级政府或组织的法定资格。企业之间的合同签字，必须由法人代表签字或者由法人代表所委托的人员签字。委托签字必须出示委托人亲笔签署的委托书。
（2）各方签字人员的身份应当大致相等。
（2）领导人。为了表示对谈判成果的重视，签约各方也可以派出地位较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。
（3）见证人。见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应当大致相等。有时也可邀请保证人、协调人、律师、公证人员参加。
（4）助签人。助签人主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明需要签字之处。由于涉外签字的文本由中外文印成，各方签字的位置不一，一旦签错，文本就会失效。故助签人必须参加文本的整理、起草和制作工作，且非常熟悉业务。双边签字时，双方助签人的人选应事先商定。多边签字时，也可由主方派一名助签人，依次协助各方签字。
3.会场布置
（1）签字桌椅。双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色台呢。桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位。如签字方较多，则加长桌子，增加座位。多边签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅子，由各方代表依次签字。涉外双边签字仪式的座位按主左客右的惯例摆放，即客方的座位安排在主方的右边。多方签字则按礼宾次序，各方签字代表的座次按英文国名当头字母的顺序排列，排在第一位的居中，第二位排在其右边，第三位排在其左边。
签字桌上可放置各方签字人的席卡。席卡一般写明签约的国家或组织的名称、签字人的职务及姓名。涉外签字仪式应当用中英文两种文文字标示。
各方保存的文本置于各方签字人座位前的桌子上。
（2）参加人员位置。双边缔约，参加签字仪式的人员按主左客右的惯例分成左右两边站立于签字人员的后面，各方身份最高的领导人并排站立于中间，其他人员按双方高低向两侧顺排。人数较多时，可分成若干排站立于前低后高的梯架上。有时，也可在签字桌的对面或前方两侧摆放座位，供参加人员就座。多边签字仪式，各方领导人按礼宾次序排列。
签字仪式开始后，助签人应站在各自签字人员外侧协助签字，不要在站在中间，以避免挡住后排领导人的视线。
（3）讲台。如果签字仪式还安排各方领导人致辞，可在签字桌的右侧摆放讲台或放置落地话筒。
