2．年度计划。当最后一页日历被撕下，新的一年钟声敲响的时候，应当回顾上年的时间利用和事业进展情况，作出新的年度计划，以便更有效地使用一年的时间。
3．月份计划。机关或部门的工作常常是以季或月为单位的，人的生理变化也呈现出月周期现象，体力、智力，情绪处于最佳状态时为高潮期，其次是过渡期和低潮期。每个人都可以根据本单位的工作和自己的生理月周期，来安排自己一个月的活动，把难度较大的重要工作和学习任务安排在高潮期，其他时间则可以安排相对容易的内容。
4．周计划。有许多工作是按周来安排的，把月计划分解到每周里面，便于分步骤实施。
5．日计划。在前一个工作日接近终了时编好第二天的计划，有助于克服紧张忙乱的现象，避免丢三拉四，顾此失彼。有这样一个故事：一天，美国管理效率专家艾维·李来拜访伯利恒钢铁公司总经理施瓦布，对他说：我同你手下的每个经理交谈15分钟，就能使你们公司的效率提高，销售额增加。如果奏效，三个月后你给我一张支票；如不奏效，则分文不取。总经理同意让他试验，于是他就分别找下面的经理谈话，教给他们一个提高效率的办法。这个办法很简单：在每天下班前列出第二天非干不可的六项工作，并按其重要程度排出一二三四五六，第一件事干完后即用笔勾掉，然后再干第二件、第三件……如果当天有一两件事没干完，那就列入第二天的计划。
三个月之后，施瓦布送给这个专家一张3．5万美元的支票。为什么呢？因为他下面的经理照这个办法干了之后，工作效率大大提高，销售额大幅度上升。
由此可以看出，工作有没有计划性确实大不一样。因此，每个领导者对于每段时间的工作，应该尽量做到有条不紊。这样也便于其他领导和下级建立正常的工作秩序。不然，心血来潮，一会儿找这个谈工作，一会儿找那个办事情，既乱了自己，又乱了别人，弄得大家都手忙脚乱，无所适从。
领导者怎样科学运筹时间？
时间，是领导者最宝贵的财富。凡是有成就、有作为的领导者，都有强烈的时间观念和运筹时间的本领。每个人一天都只有24小时。但有些人能够在有限的时间里多做一些事情，就是由于在时间的使用上十分讲求效益。下面介绍科学使用时间的十二个技巧，供领导者参考：1．强迫自己每天都要有所成就。有一位名人给自己立了这样一条座右铭：“不教一日空过。”有了这样一个强制性命令，就会自觉地珍惜每一小时，每一分钟，使每天都在紧张的追求中度过，使第二天在前一天成果的基础上和新的追求中开始。齐白石在85岁那年的一天上午，连续画了四幅画，并在上面题道： “昨日大风，心情不安，不曾作画，今朝特此补充之。”原来他在用第二天的加倍工作来弥补前一天的损失。有了这种精神，何愁时间不为我所用？
2．做好时间消耗记录。要想科学地运用时间，首先必须善于检查自己的时间使用状况。办法是在做完每一件事的 “当时”，立即记下所耗的时间，每天一小结，连续记两周或一个月，然后进行一次总结分析，看看自己的时间究竟用到了什么地方，从中找出浪费时间的原因。据专家研究证明，凡是这样做的人，对于节省时间、提高效率收效甚大。如果能抓住大量容易溜掉的时间，就能按时完成更多的工作。
3．当日事当日毕。检查时间消耗的目的是为了更好地利用时间。昨天已经过去，明天只是带有一定概率的可能，只有今天，才是我们可以采取行动的惟一时间。世界上所有的成就都是 “今天”所创造的。所以，从现在做起，从今天做起，当日事当日毕，应该成为一切领导者的行动准则。今天的事不要等到明天，上午的事不要拖到下午，白天的事不要延至晚上。某项工作一旦开始，就要一鼓作气地完成它，完成一项，然后再做下一项，这样会使你加快速度，并不断享受到完成任务的喜悦。事实表明，精力在成功之中更新，而在拖延之中衰竭。如果一个领导者在上班伊始就拖拖拉拉，不在乎什么上午下午、今天明天，那就绝不会作出什么令人瞩目的成就。
4．善于从工作的反复中节约时间。对领导者来说，有许多工作是周期性地反复出现的，如阅文、开会、会客等。这些反复性的工作占用了领导者的大部分时间。如果是有心人，在每一次循环中都能节约点滴时间，那么就会通过多次反复比别人多赢得大量时间。比如，一周开三次会，每次都准时开始，而不是每次都迟开15分钟，那么一年就可以节省39个小时！反之，在每次反复中都不自觉地浪费一些时间，加起来就是一个很大的数字。
5．敏捷地捕捉时机。无数事实表明，善于抓住时机，是最大的节约，最高的效率。农民只有不违农时，才有丰收的希望；军队只有抓住战机，才有胜利的可能。办任何事情，都有一个最佳时机问题。抓住了这个时机，办得及时，就省时省力，事半功倍；错过时机，费力费时，事倍功半。
6．善于处理轻重与缓急的关系。也就是重要性与紧迫性的关系。事实表明，重要的事不一定都紧急，紧急的事也不一定都重要。如果总习惯于先办紧迫的事，就常常使一些重要的事情流产，而且会经常处于紧急应付的状态之中。所以领导者在一般情况下，应先考虑事情的轻重，然后再考虑事情的缓急。首先是先办重要而又紧迫的事；其次是重要的但不紧迫的事；再次是紧迫但不重要的事；最后是既不重要又不紧迫的事。这也符合 “重要的少数与次要的多数”的原理。日常生活中常常可以体会到，80％的看报时间往往花在20％的版面上；80％的看电视时间集中在20％的节目上；80％的教师辅导时间用在 20％的学生上；领导者工作效果的80％，往往集中在20％的重要事情上。这就是领导时间的 “二八律”。如果有十件事，完成了头两件最重要的，即可收到80％的效果。所以，领导者要学会把有效时间的80％，集中在那些重要工作上，兼顾其他。这样做，效益较高。
7．凡事应做好准备。有无准备，做起事来效率大不一样。有准备，就会使工作一开始就进入 “重负荷运转”，减少 “空运转”时间。所以对每个时期的工作应有预见性，走上步，看下步，免得 “现上轿现扎耳朵眼”，消极被动，贻误时间。每天的工作也是这样。如果头一天做好计划，当天又能提前一会上班，不仅能为下级和群众树立良好榜样，还可以对当天的安排进行思考，使一天的工作处于主动状态。再如，领导者要在办公室里尽可能多准备一些必需的手册、参考资料和各种工具书，以便在需要时随手拈来，减少时间上的浪费。
8．设法保持时间利用的连续性。根据心理学家的研究，当人专心做一项工作或思考某一问题时，最好能够一气呵成，不要间断，因为被中断的注意力通常需要很长时间才能恢复。有人曾在上班时间对25位经理作过调查，发现大多数经理几乎无法持续工作一小时以上而不受干扰。所以，当需要集中精力。专心致志地思考重要问题或处理关键工作时，事先要估计到可能出现的干扰，预先安排出一段相对集中的、不受干扰的时间，以保证其相对连续性。
9．养成快速准时的习惯。领导者要提高时间利用率，必须缩小时间计算单位。用 “分”计算时间的人，比用 “时”计算时间的人，效率要高得多。做每项工作都要给自己定出一个时间限度，何时起，何时止，能用半小时办完的，绝不扯到一小时。开会和约见要准时，要养成开短会、说短诗话、写短文的良好习惯。同一位健谈的人商量工作时，最好能站着谈，迫使他开门见山，免得口若悬河，没完没了。
10．养成随时记录的习惯。当有好的创意、设想和观点时，应立即记录下来，以便需要时随时利用。开会、听汇报、谈话、讨论中的要点也要注意记录。有些事件、人名、数字以及下面的要求、意见等，最好随时记在本子上。有个 “备忘录”在手，处理问题就快多了，时间也就大大地节约了。
11．学会 “暂停”休息。在做一件复杂的工作时，如果一头扎进去，毫不间断地一直干下去，效率不一定高。如果能在 “百忙”中暂停一下，拿出点时间冷静思索，瞻前顾后，暂时中断原来的思路，探索一下新的途径，常常会收到意想不到的效果。从生理上讲也是这样，拼命干，连轴转，效率往往很低。只有适当进行调节，用片刻休息 （抽支烟、喝杯茶甚至伸个懒腰）把工作间隔起来，高度紧张的状态就会得到缓和，新的精力就会从这片刻休息中焕发出来。这是在有限的时间里提高工作效率的一个重要方法。
12．摸清自己一天中的最佳工作时间。人在一天中的精力就像大海的潮水一样，有高潮也有低潮。只是因每个人生理素质不同，高低潮的时间有很大差异。有的人早晨精力最充沛，有的人晚上能动性最高。领导者要留心摸清自己的精力涨落规律，把一天中最重要的事情放在最佳工作时间里办，而把一些较简单的事情放在其他时间处理。
怎样抓好中心工作？
抓好中心工作，用中心工作去带动全局工作，推动全局工作的开展，也是一项很重要的领导艺术。
1．尊重中心工作的客观性。在纷繁复杂的工作中，哪个是中心工作，不是人为地随意规定的，而是由客观事物发展本身的规律决定的。抓中心工作，决不能随心所欲。列宁说：“你要抓住整条链子，就必须抓住主要环节。决不能你想抓哪个主要环节就故意抓哪个环节。”中国共产党找到现阶段人民日益增长的物质文化需要同落后的社会生产力之间的矛盾这一主要矛盾，把工作的重点转到以经济建设为中心的社会主义现代化建设上来，经历了相当长的一段时间，付出了很大的代价。不仅全党，就是一个地区、部门或单位，都同时有许多工作要做，这里面哪个是中心工作，哪个是非中心工作，往往也不是一眼就能看出来的。一般地说，必须运用马克思主义的基本领导方法，经过深入细致的工作，才能找准主要工作、抓住主要工作。
2．分清中心工作的差异性。不同事物矛盾的差异性，决定了不同部门，不同地区、不同单位工作的差异性，全国有全国的中心工作，各省各部门各单位都有自己的中心工作。当今，就全国来讲，全国人民的中心工作是进行社会主义现代化建设，就各部门、各单位来讲，中心工作则有所不同，学校是搞好教学，科研部门是搞好科研，文化部门是搞好文化建设。因此，抓中心工作，不能上下一般粗，左右 “一刀切”。
3．注意中心工作的从属性。就是要处理好本部门、本单位中心工作同全局中心工作的关系。各部门、各单位自身的中心工作，要服从于全局的中心工作，为全局的中心工作服务。例如，教育事业要为四化建设培养人才，科学研究要为四化建设多搞发明创造、推广科技成果，等等。
4．掌握中心工作的可变性。中心工作并不是凝固不变的。在不同的时期、不同的阶段、不同的条件下，中心工作是有所变化的。随着时期、阶段、条件的变化，中心工作必须及时变化。要及时进行中心工作的转移，必须注意主要矛盾的解决状况。一个主要矛盾解决了，一个中心工作完成了，又一个新的主要矛盾就会出现，新的中心工作也会客观地提上日程，这时中心工作就得转移。
5．对中心工作要抓紧。抓紧中心工作，首先要集中精力，集中人力、物力、财力于中心工作，要排除枝节问题的干扰。其次，要制定切实可行的计划、措施，贯彻落实中心工作，排除一些部门的不适当的干扰。
怎样处理公文？
公文是传递信息、实施领导的重要工具。通常公文处理中的主要弊端是：文件越发越多，简报越写越繁，文字越来越长，周转越来越慢，落实越来越差。这样一来，不仅使得领导人苦于案牍，而且浪费了大量人力财力，影响工作效率，败坏了领导机关作风，滋长官僚主义，严重影响社会主义现代化建设。解决的办法是：
1．控制发文。领导者和办公室负责人对于发文必须严格把关，切实控制发文频率、发文数量和发文范围，并努力提高发文质量。凡内容空洞、要旨不清的不发；可用口头或电话传达的不发；质量低劣的不发，打回去重新起草；对于那些下边抄上边、层层搞 “转发”的文件尽可能少发或不发；对于那些穿靴戴帽、四平八稳、无关痛痒、动辄数千言甚至上万言的所谓 “简报”，更应坚决禁绝。对于什么部门可以办简报，什么部门不必办，领导机关要统一掌握，做到少而精，防止滥办滥发，空耗工作人员和领导的精力。必要的文件和简报也要讲求质量，开门见山，直截了当，言简意赅。对篇幅也要有个限制，譬如简报或一般请示报告可否以千字为限，长者不予受理或不予签发。公文的发放范围也要严格控制，该发到哪一级就发到哪一级，该发给哪些有关部门就只给哪些部门，无关的一律不送，不要不管什么内容，都发至 “各厅局、各县区”或 “各乡镇”。
2．筛选来文。凡是来文，应该让秘书或助手先行阅办，让他们从大量来文中筛选出重要的文件，再送交领导者批阅。对于篇幅过长而又必须了解的材料，应让秘书将其重点标出，或经过综合整理，摘要编写成简短的情报，再提供领导者参阅。有人作过统计，一个市长每周用于审批各类书面报告的时间是20小时左右，平均每天3个多小时。根据目前通行的文件格式，如果把开头结尾的 “靴子”、“帽子”都删去，那么每周就可以节省看文件时间5小时；如果秘书能给搞成摘要，则可以节约10小时，一年就节约480小时，按8小时工作制计算，合两个月的时间！真是一个可观的数字！
3．快速阅文。领导者每天一上班，总是有一大堆文件和材料等着批阅，一般都有数万字甚至更多。如果都—一阅读，一天8小时都搭上也不够用。怎么办？有一个办法：可以按文件的性质、内容和轻重缓急程度，采取精读、粗读和翻阅几种不同阅文方式。翻阅就是只看看标题，在脑子里挂个号，一旦处理与其有关的工作时，再拿出来细看；粗读就是看个主要精神和大概意思，有个基本了解就可以了；只有那些内容很重要、政策性和时间性又很强的来文，才仔细地看，反复地研究。下级来的请示报告，一般先由办公室主任提出处理办法，然后领导再看。另外，看文件也不一定非得用完整的时间。会前会后和间歇时间、处理问题和谈话的空隙时间、等人等车时间等，都可以用来看材料阅文件，这样可以把完整的 “黄金时间”腾出来处理更重要的事情。
