1.不以事小而不为。小事,对办公室主任来说,不存在该不该抓的问题,只有抓的角度、力度的区别。对举轻若重的小事,就应一抓到底,但又不能沉湎于琐碎的事务工作中,或者说要既能入手其内又能出手其外。抓小事,要做到:
第一,知大知小。办公室主任要胸有全局,用大局的天平来运筹谋划办公室的工作,分清主次、深浅、难易,有的放矢地制订对策,确定工作目标。这样,才可避免指挥一盆浆,工作一团麻,结果一片糟。第二,小中见大。小事中孕育着大事,这是办公室工作的显著特点。如值班、会议通知、座次安排、后勤服务、接待等,不能不说是小事,但稍有不慎就会捅大娄子,若出现疏忽就会引起麻烦和非议。因而办公室主任必须增强宏观把握大局、洞察事物本质的能力,做到政治敏感、头脑冷静、眼光锐利、小中见大、以大带小和以小促大。第三,举轻若重。对有些看似小事的经常性工作,要建章立制,写在纸上,贴在墙上,记在心上,抓在手上,形成规矩。同时,还要注意从中找出规律性的东西,高屋建瓴,举一反三,抓一项带动几项,管原则不管具体,督结果不变细节,使老工作有新意。
第四,默默无闻。做办公室工作要求具有奉献精神,抓小事更是不显山、不露水,做好了没人知道,有了失误谁都可以指责。
因此,办公室主任除了要 “俯首甘为孺子牛”默默无闻地奉献外,还必须具备较强的 “受过忍责”的心理素质。
2.不以事杂而乱为。办公室工作头绪很多,任务琐碎繁杂。要避免东一榔头西一棒槌,办公室主任头脑里必须有一张清晰、规则的运行图。哪个该为,哪个不该为,哪个重点为,哪个次重点为,须小葱拌豆腐——一清二白,不能乱为。
不乱为,就要知重知轻。避免 “来者都是客”,力量均衡使用,重要工作没抓住,没干到点子上;次要工作用力过了劲,使劲过了头,出力不讨好。
不乱为,就要知上知下。领导意图不了解,是盲人骑瞎马,干不好还会南辕北辙。吃透了上情,办事才有方向,才有主心骨。下情不掌握,就会脱离实际,有悖事理。摸透了下情,办事才会有的放矢,迎刃而解。
不乱为,就要知规知矩。没有规矩不成方圆。办公室主任更应成为讲规矩的楷模。不管事情再多再杂,采用什么方法解决,都不能忘了规矩,该请示的要请示,该当家的要敢拍板,该反馈的不截留。切勿忘乎所以,授人以柄。
3.不以事急而盲为。办公室固定式、程序化的工作多,但意外的、突发性的事情也会随时出现,特别是加大重要情况及时反馈报告力度以后,办公室主任成为急事和突发性事件的第一知情者,位于处置的第一道工序。在这种情况下,办公室主任必须敏感、冷静,不能盲为。一是要泰然处之,切忌慌了手脚。不管事情多么突然,多么紧急,首先要冷静地进行分析,根据上级要求和平时掌握的情况,及时提出解决预案,呈送领导。
二是要沉着应付,切忌丢三落四。在处置急事和突发性事件时,要边请示,边按领导要求协调相关单位,边组织力量进行处置。三者要有机结合,穿插进行,不能丢三落四,使问题复杂化以致妨碍问题的解决。
三是要有主见,切忌唯唯诺诺。面对急事或突发性事件,不能退缩,要大胆地往前站。但必须胸有主见,既不能乱表态、乱许愿,又不能唯唯诺诺、态度暧昧,避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。
4.不以事难而怕为。在应付处置事务中,会出现一些超出预见、超出职责、难以料理的事情。对这些事,一个称职的办公室主任,一个胜任参谋、助手作用的总管,就必须坚持做到:不回避矛盾,敢于冲在前面,不怕丢面子,个人受点委屈也在所不辞;不怕得罪人,将自己的荣辱名利抛于脑后;不怕麻烦,跑断腿、磨破嘴、饿扁肚也心甘情愿。能否做到这些,还得用以下标准来衡量和要求自己:一是讲职责,义无反顾。办公室主任是干啥的,职责是什么,心里要始终清楚,遇到的事件不管多难,都应义无反顾,挺身而出。二是讲品质,身先士卒。办公室主任就是领导的延伸,在关键时刻,就应该代领导冲锋陷阵,替领导分忧解愁,这是职责义务,更是对办公室主任品质优劣的检验。三是讲艺术,左右逢源。要带有感情做工作,大道理要讲,小道理也不可不说,既讲原则,又讲灵活,因人因事施法。四是讲精神,敢碰硬茬。办公室主任处事要讲究柔中有刚,当好人是对的,但不能当 “好好先生”,特别是原则问题面前,要敢于碰硬茬儿。否则,一味追求 “和为贵”,别人不把你当回事,协调苍白无力,处事优柔寡断,那就什么问题也解决不了,什么事也办不成。
什么领导者要锻造务实作风?
领导干部的领导绩效高低,除了受领导角色意识是否明确、领导工作方法是否对头等因素的影响之外,领导作风是否务实也是一个至关重要的因素。领导作风不扎实的一个典型表现是热衷于搞形式主义。当前,存在于各级领导工作中的形式主义,可谓纷然杂陈,不胜枚举,就其主要表现形式或特征而言,可以归纳为以下几点:
1.官样文章、空有其名。作报告、讲话,长篇累牍,堂而皇之,却极少实际内容,多是陈词滥调、套话空话。制定规章制度,事先不认真调研,事后不付诸实施。
2.搞花架子,忽视实务。热衷于组织各种庆典和仪式,陶醉于热闹的表面效应,而不是在生产、经营和具体业务上扎实下功夫,努力创造过硬的业绩。
3.只走过场,不求实效。做许多事情不注意真实和实效,只求形式过得去,正如群众批评的那样:“认认真真走过场。”
4.照抄照传,照存照旧。接到上级批示计划之类的文件之后,不是结合实际作认真研究,形成切合本单位实际的具体方案,采取有力措施付诸实行,而是满足于照本宣科地传达,然后依样画葫芦地制作所谓自己的文件,实际上照抄上级文件的内容,略作改头换面而已。接着传达自己的这份文件,最后连同上级文件一起存档了事。
5.开会作戏,失去本意。一些会议的主持者,为会议的 “安排”煞费苦心,如同导演戏剧一样,预先编好了节目,约定诸多首长贵宾讲话和某些代表发言,并按某种内容的基调,预先筹划设计或炮制。虽身份各异,而内容雷同,令人厌倦。这样会议就失去了可以集思广益的本意。有些学术讨论时间则一再压缩,整个会议成了逢场作戏,完全改变了学术会议应有的宗旨。
6.废实存形,粉饰太平。评比、鉴定、考试、汇报、总结,其原有的实质内容被废除,只保存着它们的表面形式。所谓评比,不是依据正确的原则和标准,实事求是地进行,而是相互拉拢,相互吹嘘;所谓鉴定,不是严肃、全面地分析说明所鉴定对象的真正的优缺点,而是专讲好话,不讲缺点;所谓考试,不是用以了解参考人员的实际成绩和存在问题,给以公正评价,而是听任抄书报,普遍获高分;所谓工作汇报与总结,也不讲真实情况,而是虚夸成绩,编造经验,掩盖缺点和问题。以上一些失去原本实质的形式,被一些人用来作为粉饰太平的工具。
形式主义是一种藏污纳垢的东西,在形式主义种种表现形态下掩盖着各种思想政治污垢和心理污垢:掩盖着主观脱离客观、认识脱离实践的主观主义;掩盖着脱离群众、脱离实际、浑浑噩噩、无所用心的官僚主义;掩盖着放弃原则、丧失原则、丧失党性的自由主义和机会主义;掩盖着以蒙混欺骗为特征的市侩意识;也掩盖着各种惰性和无所作为的心态。形式主义对我们的事业危害甚大:一是腐蚀我们党政机构、企事业组织应有的革命精神与求实精神;二是腐蚀人们的灵魂,为某些人提供了苟且偷生的环境;三是损害了党的形象,破坏了党群关系;四是破坏了社会主义的勃勃生机。
要克服形式主义,就必须努力锻造务实的作风。一是要在决策上务实,吃透 “上情”、摸清 “下情”,把握好 “结合点”,把对上负责与对下负责结合起来,把领导决策与群众参与协调起来,保证政策、措施符合客观实际和群众利益。二是要确立长远的发展观点,把力量较多地投放到打基础、增后劲上来,减少急功近利的做法,增强 “为长远着想,为今后铺路”的意识,只要是功在国家、利在群众的事,都要积极去做,要甘当 “铺路石”和 “种树人”。三是要说实话、办实事、求实效,使说的、做的与 “实”的要求更合拢。关键是要经常深入实际,体察民情,了解群众疾苦,倾听群众呼声,抓紧办好群众迫切要求的实事。四是要坚持实事实办,把狠抓落实放在突出位置。要把目标 “实化”,使之易于操作,要使决策系统与执行系统搞好衔接;要强化督察,认真纠正已出现的偏差,保证按时、按质、按量地完任务。