4.1.1 工作描述的含义
工作描述是对工作岗位本身的内涵和外延加以规范的描述性文件。不同的目的和不同的工作描述使用者，对工作描述的内容具有不同的要求。工作描述的格式有许多种，人们可以根据自己的不同喜好来选择不同的格式，但每种格式包含的基本内容是固定的。
4.1.2 工作描述的作用
1）了解岗位基本情况
通过工作描述，阅读者可以一目了然地知道该岗位的基本特性、工作概述、工作职责、工作环境、在组织中的地位及工作协作关系等内容。
2）作为招聘的资料根据工作描述中的工作职责，帮助招聘人员判断应聘者是否可以承担该岗位。
应聘者也可以根据自己的工作经验，鉴别自己是否满足该岗位的要求。
3）员工的晋升路线工作关系、工作地位对该岗位在组织中的晋升及调配做了详尽的规定，员工可以明白自己在组织中的晋升路径。
4）工作评价的资料来源工作评价中重要的因素就是岗位的工作职责大小、难易程度和工作条件、环境，而这些都可以在工作描述文件中获得。
4.1.3 工作描述的内容
工作描述的内容包括工作标识、工作概要、工作职责、工作权限、业绩标准、工作关系和工作条件环境等。
1）工作标识
工作标识，是用来区别组织中不同岗位之间的标志。就好比商品的标签一样，消费者通过标签就可以大体了解商品的产地、成分、质量、价格等信息，通过工作标识，任职者可以了解工作岗位的概况，获得该工作岗位的基本认识。工作标识有两部分，一是工作岗位的基本信息，二是工作岗位分析的基本信息，其中工作岗位分析基本信息包括：工作分析的时间、工作说明书的撰写人、审批人、审批日期等，设置这些信息有利于对工作说明书的统一管理。这里主要介绍工作岗位的基本信息的内容。
（1）工作名称。工作名称是工作标识中最重要的项目，是指一组在职责、权限、技能要求等方面相近的工作岗位的总称。一个好的工作名称能够恰当地表现其工作岗位的主要内容，并且可以把该岗位与其他工作岗位区别开，阅读者一看就知道该岗位大概干什么。
“知识链接4-1”
怎样确定工作岗位名称工作岗位名称应该准确地反映其主要工作职责。要做到“名”与“责”相符，切忌名不符实。比如，“设备维修员”、“招聘主管”等岗位能清晰地区别于其他岗位，而且看到名称就能够联想到该岗位的主要职责是什么，就是一个很好的工作名称。但令人遗憾的是，在实践过程中，工作名称的设置常常使人产生误解，如某企业办公室设置了一个“行政主管”岗位，该岗位的工作就是登记办公室的打字机、复印机、传真机等的使用情况，显然与“行政主管”工作职责不符，该岗位叫“办事文员”会更贴切。
工作名称要讲究艺术，美化。名称有心理暗示作用，可以增加工作的社会威望，提高任职者的满意度，如“垃圾收集工”就不如“环卫保洁员”听起来让人更喜欢，“家庭理财顾问”比“保险代理”更容易被人接受。
工作名称应该指明工作岗位的相关等级。如“助理工程师”就没有“高级工程师”的岗位等级高，“高级项目经理”就比“项目经理”的岗位等级高。
（2）岗位编码。岗位编码又称工作编码、岗位编号等。设置岗位编号的目的是便于岗位管理，迅速查找出工作岗位的信息，而且能够区分各个岗位的所属部门、所属组织，反映出岗位的上下级关系。组织可以参照《中华人民共和国职业分类大典》编码，也可以根据企业的实际情况自行编码。比如，某职业编码为HR-02-05，其中HR表示人力资源部，02表示主管级，05表示人力资源部员工的顺序号。
（3）工作地位。工作地位也称工作身份，主要包括以下内容。
一是所属部门，即岗位所在部门名称，如“招聘配置主管”隶属于“人力资源部”。
二是直接上级/下级的岗位名称。遵循命令统一原则，一个工作岗位只能有一个直接上级；直接下级指直接受该工作岗位领导的那些岗位，共有几个岗位，相应的有多少人员等。
三是定员人数。工作岗位的人员编制。一个工作岗位可能是一个人员编制，比如酒店客房部经理岗位，编制是一个人，而客房服务员岗位，编制则可能是许多人。
四是工作等级，即组织中存在工作等级分类的情况下，此工作岗位处于哪一个等级。例如，某企业的文员分为一级文员、二级文员等。工作等级部分反映了该岗位在组织中的地位高低。
五是工作地点，或称工作场所，指工作的地理位置。一般可以用工作所在的部门、分部门、工作小组的名称定义；对于特定的岗位，如地区销售专员，则需要找出其在组织中的工作地点特征标准。
六是工资水平。工资水平是经工作评价后该岗位相对价值的大小，一般只是确定该岗位的工资范围，代表一个工作等级，工作岗位和工作等级之间一一对应。
以上工作地位包含的信息可以根据不同的分析目的，内容上有所删减。工作名称、岗位编码和工作地位组成了工作标识的基本信息。
2）工作概要
工作概要也称为职务摘要、工作摘要等，是指用简洁的语言表述设置工作岗位的目的、主要职责和工作完成目标，通常浓缩为一句话，就能够帮助阅读者快速了解工作岗位的总体性质和中心任务。
撰写工作概要时，具体可从以下几个方面思考：为什么需要这个岗位？岗位为公司整体目标承担什么？岗位对公司独一无二的贡献是什么？岗位的中心任务或中心职责是什么？岗位承担了部门的哪些指标？
撰写工作规范常用的动词有：全面负责、主管、主持、推动、从事、实施、提升、确保、保证、完成、实现、达到等。
撰写工作规范可以采用“工作行动+工作对象+工作目的”或者“工作依据+工作行动+工作对象+工作目的”等模式。例如，人力资源部经理的工作概要可以描述为“主持制订、实施公司的人力资源计划和人力资源管理制度，推动、提升公司的人员招聘、培训、绩效管理、薪酬管理等工作，力求塑造一支结构合理、敬业、高效的人力资源队伍，为实现公司的经营战略目标提供充裕的人力资源保障”。办公室主任的工作概要可描述为“全面负责公司行政和党委的日常事务管理，协助公司领导处理各方面工作；主管公司会务、外事接待、信息工作，为领导决策提供依据，为企业创造良好的外部环境，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行”。供应部经理的工作概要可描述为“根据销售预测数据，密切注意原材料市场供应信息，确保及时采购到价格合理、质量优良的原材料，达到公司对原材料成本控制的要求”。
3）工作职责
（1）工作职责的内涵。工作职责是工作描述的主体，是指组织中存在的岗位需要承担哪些具体的工作责任和任务，以及需要达到什么样的成果。工作职责也是对工作概要的细化。
（2）工作职责梳理。工作职责不是简单地把现任者的工作活动归纳和总结，而是来自于岗位对战略目标贡献的高度提炼，是对岗位目的的现实翻译说明。从工作分析调查实施活动中获得信息只有经过认真分析、判断、加工和整理，才能构成真正意义的工作职责。
工作职责分析的具体步骤是：
第一，确定岗位目的。根据组织战略及部门的职能职责定位，确定岗位需要达成的目的。例如，我们确定某企业人力资源部经理岗位的目的。首先，确定该公司的战略目标是，在1-3年内成为本行业在华东地区的最大产品供应商；在3-5年内成为全国范围内的具有优势竞争力的产品供应商；在5-8年内培育一家上市公司。其次，根据公司战略目标，分析人力资源部应该完成的目标，近期人力资源部的目标是：吸引、保留、激励与优化配置公司的人力资源，确保人力资源支持组织目标；进行组织优化和管理变革，以提升竞争力，并满足上市要求。由于人力资源部经理全权负责部门工作，所以，人力资源部的部门目标就落实到人力资源部经理岗位上，成为人力资源部经理部岗位的目标。
第二，根据岗位目的，确定工作任务，划分职责模块。通过分析岗位目的，将岗位需要完成的工作任务归类，形成实现岗位目的必须做的几个任务族，即职责模块。比如，人力资源部经理岗位目的分解成职责模块为：部门预算、人力资源规划、招聘配置、培训开发、绩效管理、薪酬管理和员工关系管理等七个模块。
第三，确定职责模块的目标。因为职责的描述是要说明这项职责主要做什么，以及为什么做。因此，从成果导向出发，应对职责模块进一步明确要达成的目标，并且所有职责模块的目标必须与岗位的整体目标之间是部分与整体最优的关系。
第四，确定达成职责目标的行动。对行动的确定，主要是依靠对访谈和问卷调查中所获得岗位任职者行为、活动信息进行归纳与提炼得到。具体表达方式可采用“行动方式+具体对象”的形式。
第五，形成初步的职责描述。通过将上述几个步骤得到的职责目标与行动相结合，就可以确定岗位基本职责的初步描述。
第六，确定最终的工作职责。按照工作业务流程的逻辑关系，对罗列的工作职责，以及行动中重叠的、真空的、错位的工作职责予以合并、删减、整合，最终确定工作职责。
（3）工作职责描述的原则与格式。
工作职责描述的原则包括：①穷举、互斥原则。涵盖所有的工作内容，但相互之间不重叠。②按照业务流程关系的顺序。如电视台编辑职责可按照“选题策划-采访编辑-节目录制-后期制作-节目反馈”这一节目生产流程描述。③根据职责的重要性排序。④包含其他项。其他项指领导交办的其他工作，以保证临时性工作的顺利开展。
工作职责描述的格式为“动词+内容（+结果）”。宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容；结果表示完成此项工作所要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。例如，“负责组织公司内部技术交流与培训”、“制订行政部年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施”、“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划，保证公司的发展战略得到有效的人力资源支持”等。
（4）工作职责的量化。工作职责的叙述应贯彻细化原则，尽可能做到表述准确、到位。如果能够量化，一定要量化；如果不能量化，也一定要尽量详细地给出定性的描述。例如，某供电公司“线损管理”的职责权限中，用“编写节能管理、线损管理的长期规划、中期规划以及年度实施计划”，这显然比“编写节能管理、线损管理相关计划”要明确具体得多。
在实际的工作分析中，常用的职责量化信息表达方式有三种：各种职责所花费的时间的百分比、各项职责的重要性排序、各项职责的复杂程度等。这些信息通过与在职者进行访谈获得，一般在工作职责的后面列出。
（5）撰写工作职责注意的问题。工作职责是整个工作说明书的核心部分，撰写时应注意以下几个方面：
其一，工作职责表达的是该岗位要完成什么，以及为什么。不涉及完成的过程。
其二，工作职责应当表述的是岗位所取得的关键成果。
其三，在职责条款的排列形式上，要遵循重要性原则，即按照重要性的大小逐条列出，一般可根据一项工作的重要程度和消耗的时间来考虑。
其四，工作职责仅仅包含岗位稳定的工作内容，而不包含模糊、不确定、上级临时授予的、动态的工作内容。
工作职责的量化
示例职责1：总经理办公室日常工作占工作时间的百分比：60%具体工作内容：频率（1）协助总经理处理日常事务日常（2）承担经理办公会以及与各部门间的具体上传下达任务日常（3）负责跨部门临时性工作的衔接和协调日常（4）负责处理重要的公司与外部的往来文电日常（5）负责建立并维护好公司与重要社会关系的沟通渠道日常（6）协调各级领导来访的组织接待工作经常（7）负责完成公司领导日常交办的大量事务性。工作日常职责2：战略规划管理工作占工作时间的百分比：20%具体工作内容：频率（1）协助总经理对公司战略规划的制定、实施、控制与修改日常（2）深入理解国家有关大政方针，把握国家及行业的政策导向日常（3）负责组织人员收集行业发展信息、掌握行业发展动态、积极收集其他公司的资料，为总经理提供外部企业（尤其是主要竞争对手）在经营管理上的动态和经验日常（4）督促有关人员综合分析收集到的信息，运用现代科学手段制定公司的中长期发展战略，为公司的战略决策及调整提供理论和运作上的依据日常（5）负责撰写公司重大投资项目的可行性分析报告、实施计划根据需要职责3：企业文化及公司形象宣传工作占工作时间的百分比：10%（1）负责促进公司企业文化建设工作的不断发展日常（2）负责督促有关人员做好企业形象设计工作日常（3）负责监督指导VI（视觉设计）要素的应用工作日常（4）负责督促公司内部、外部网站的策划、设计和管理工作日常职责4：部门员工工作指导及管理占工作时间的百分比：10%具体工作内容：频率（1）与本部门员工进行经常性的工作探讨，对其工作目标及方法进行指导日常（2）对本部门员工进行绩效管理季度其五，一项工作职责指向唯一的工作成果，不允许有重叠和交叉。
其六，岗位的若干职责之间有内在的逻辑关系，而不是任务的简单拼凑和组合。
4）工作权限
工作权限是根据权、责、利对等原则，赋予工作岗位完成任务的权力，这个权力不是完全自由的，有一定的限制，仅仅适用于履行工作职责的活动。任何只强调工作职责而没有相应权力的观点都是片面、不客观的。工作权限可以帮助管理者明确工作职责的边界，防止工作中相互推诿现象的发生。
通常工作的权限可以分为三类：业务权限、人事权限和财务权限。
5）业绩标准
业绩标准是在工作职责细目确定的基础上，对每项工作任务完成情况的规定。
在以考核为导向的工作描述中，业绩标准是必须包含的关键内容。工作职责的考核涉及考核指标与考核标准两个方面，考核指标考虑的是应该从哪些方面衡量工作职责，从工作职责细目中抽取、提炼获得，而考核标准则是这些指标必须达到的最低要求。业绩标准有两种，一种是正向业绩标准，从正面的角度考察该职责是否完成，以及完成的效果，如目标完成率、计划执行质量、准确性、及时性等；第二种是反向业绩标准，是从反面的角度考察职责的完成效果，如差错率、失误率、客户投诉率、矿工率等。
设定的业绩指标和标准必须满足SMART原则。S（specific）代表具体，考核指标必须具体，不能太笼统；M（measurable）代表可衡量，考核指标必须能够衡量出来；A（attainable）代表可达到性，设定的标准要具有挑战性，而且要能够实现；R（relevant）代表相关性，指标必须与工作职责相关，反映工作职责的完成情况；T（time-limited）代表时限性，考核标准要有一定的时间期限。
6）工作关系
工作关系是指任职者与组织内部、外部其他人之间的关系，确定岗位在组织中的位置。其主要包括：该项工作受谁监督；此工作监督谁；此工作可晋升的岗位、可转换的岗位以及可迁移至此的岗位；与哪些部门或者外部单位、个人发生联系等。
7）工作条件和环境
工作环境是指工作的物理环境和心理环境。一般情况下，工作描述中所讨论的工作环境多指工作所处的物理环境。比如，工作可能在户外进行（建筑），可能在低温中进行（如冷库中），工作也许长时间的持续（如银行出纳员），或有强烈的气味、噪音（如机床操作工）、压力（如急救室护士）等。具体来说，工作条件和环境包括以下几点：工作场所、工作环境的危险性、职业病、工作的时间、工作的均衡性、工作环境的舒适程度。工作环境对于工作分析对人体造成危害与不舒适的研究具有决定性的作用，也是劳动保障的重要依据。
（1）工作地点。工作地点分为在室内、在室外两类，并且要用频度副词加以描述，其中频度副词从下列词语中选择：主要、经常、有时、偶尔、从不，这些词语表示的频度依次降低。
（2）工作危险性。工作危险性是对有可能发生的工作伤害的必要提醒。工作危险性描述分两种情况：有或无，如果有，体现在哪些方面。比如，供电局线路检修岗位有三个危险点：高空坠落、触电、坠落物砸伤。提醒从事本岗位注意这三个危险点。
需要指出的是工作危险性是指与某些特殊岗位的工作要求和特点决定的工作伤害，而不是所有从业员工都可能会遇到的普遍伤害，如电脑辐射、腰椎劳损、交通事故等都不必列入工作危险性。
（3）职业病。可参照国家法定职业病填写。
（4）工作均衡性。工作均衡性指工作的忙闲状态。
“实践练习4-1”
请做下面的判断题：
1.工作说明书中涉及的内容越多越好。（）
2.工作名称可以不与实际的工作内容一致。（）
3.工作概要只需列出主要的工作活动和功能即可。（）
4.工作关系只需说明组织内的联系。（）
5.基于工作职责的客观的业绩考核体系比基于对任职者工作的主观评价更为有效。（）
6.工作说明书中可以隐瞒存在危险性的工作条件。（）
参考答案：
正确的是：3、5错误的是：1、2、4、6
