在会务工作中不少内容涉及文字工作，比如会议通知、会议报告、会议记录、开幕词、工作总结、会议简报、闭幕词，以及会议纪要、会议总结等。这里着重就几种文字材料撰写的基本要求作一些介绍。
一、会议开幕词
一般比较隆重的大型会议往往需要开幕词，如各级党代会、人代会、工会代表会、团代会、妇代会，以及表彰大会、劳模大会等。开幕词一般安排在会议的开始，通常由主要负责人宣读。
一般开幕词大体上分为四个部分。第一部分是标题。会议开幕词的标题有三种形式：一种是只写“开幕词”；另一种是在“开幕词”的前面加上会议名称，如第×届全国人民代表大会第×次会议开幕词；还有一种是将“会议开幕词”作为副标题，而在前面加一个能够反映会议宗旨的题目作为主标题。致开幕词的领导人的姓名放在标题的下方。第二部分是开头。开头一般以简洁的语言介绍大会召开背景和与会人员的范围。第三部分是主体部分。主要介绍会议的重要意义，会议的目的、任务和会议的指导思想、会议的主要议题和会议的开法等。第四部分是结尾。可对与会人员提出开好会议的要求，对完成会议任务提出希望。
开幕词为会议正式文件的组成部分，其文稿应在开会之前经领导讨论决定。
二、会议简报和会议报告
1.会议简报
会议简报的任务是交流情况、指导会议，并向上级报告会议进展情况。会议简报的写法与一般简报有许多相似的地方，但又不完全相同，有其自身特有的程式和规范。简报一般分标题、导语、主体、结尾四部分，有时也可将结尾部分省略。
编写会议简报应遵循实、新、简、快等原则。实，所反映的情况必须绝对真实，绝不能任意夸大、歪曲和虚构事实。新，要力求反映新情况、新问题、新经验。要有新意，要能给人以启发、借鉴。简，文字要简洁，内容力求简明扼要。快，要有强烈的时效性，力求迅速及时地反映会议情况。
通常第一期简报都是反映预备会的情况，如没有预备会，则简要反映会议开始的时间、与会人员范围、会议的目的和会议要解决的问题，也可以反映一点与会人员的情绪或要求的内容。会议开始以后，简报应着重反映与会人员的讨论情况，可以按专题编发综合性简报，也可以对一些特殊的见解或典型的长篇发言单独发简报。
2.会议报告
会议报告是会议的主体和核心，在整个会议中占有举足轻重的地位。有一个好的会议报告对开好一个会议具有决定性的意义。从内容来讲，会议报告是一个机关、一个单位在某种会议上就一个时期的工作情况和下一步的打算安排所作的报告。会议报告要求写明就某一阶段、某项工作的进展情况、主要成绩、存在问题、经验教训和下一步工作指导方针、主要任务和相应的措施等，以提交会议讨论。会议报告具有总结性和指导性，意义重要。因此，撰写报告文稿，需要事先进行广泛的调查研究，反复讨论，反复修改。在报告内容方面，讲工作情况既要全面，又要突出重点；讲成绩和存在问题要恰如其分；讲任务要明确具体，而且要有完成任务的切实可行的措施，力求能起到统一思想、提高认识、明确任务、振奋精神的作用。
三、会议总结和会议记录
1.会议总结
会议总结的形式因会议种类的不同而有所不同。
对于大中型会议来说，一般都有专门的会议总结，而且是作为会议的一项重要议程安排的，是会议正式文件之一。会议总结的内容，主要是对所讨论问题进行归纳概括，提出决策性意见，提出指导性的方案和要求。
对于小型会议来说，会议主持人的结论性意见就是会议的总结，如党政机关的各种工作性例会。这类会议都是在与会者充分讨论，认真发表意见的基础上，由主持人将大家的意见加以集中、归纳、概括、总结，最后得出结论性意见。主持人的这种带结论性的意见就代表了会议总结。这种总结不需要会务工作人员准备文稿，只要如实记录下来，并以此为依据整理纪要就可以了。
对于一些比较隆重的大型会议，如各级党代会、人代会、劳模会等，因为有闭幕词，就不需要专门会议总结。这类会议的闭幕词就代替了会议总结。
无论是采用哪种形式，会议总结都要求能够对会议精神进行科学的归纳，对会议所议事项提出正确的指导性意见和切实可行的措施，有的还要对如何贯彻会议精神提出要求。这样才能使其对于贯彻会议精神、落实会议决议发挥重要的作用。
2.会议记录
会议记录也属于会议文字工作的范围，也是会议文件的组成部分。
会议记录主要包括两个方面的内容：一个方面是记载会议的组织情况，这里应写明会议名称、届次、时间、地点、主持者、出席者，以及记录人的姓名。另一个方面是记录的主体，这是记录的主要部分。这里要将会议讨论问题、与会人员的发言和会议议定的事项详细记载，特别是对主持人的结论性意见必须详细、真实、一字不漏地加以记录。
做好会议记录，一方面要求有一定的书写技能，另一方面还要求记录者要熟悉会议所涉及的内容，更重要的是要求记录者有认真负责的精神。记录的内容力求真实、准确、完整，不得歪曲发言人的原意，更不能掺进自己的想法和观点。
四、会议纪要
会议纪要是根据会议议程，将议事要点用简明扼要的文字记录下来所形成的文件。会议纪要是解决问题、指导工作的依据。常见的会议纪要大致有以下三种：
（1）例会纪要，即各种常委会、常务会、办公会纪要。各种工作性例会议定的事项，一般都需要贯彻执行，因此需要形成纪要，以利于有关部门贯彻执行。
（2）座谈会、协调会纪要。座谈会，特别是协调会往往是为解决某一项重要问题而专门召开的，这类会议也需要形成纪要。
（3）联席会纪要。联席会议一般是为组织某项大型活动或讨论某些涉及几个部门、单位的事项，需要几个不相隶属的部门或单位共同协商而召开的。这类会议有时也需要形成纪要，以便各方共同执行。
会议纪要一般都有一定的格式，其结构大体可以分为三个部分：
（1）标题。例会纪要的标题，只要在“纪要”前面加会议名称即可。座谈会、协调会纪要的标题，一般是把会议讨论的问题简要地标出来。
（2）开头。纪要的开头主要写会议的概况，包括会议的时间、地点和主持者、出席者、列席者名单。有的还需写明召开会议的目的，以及主要领导人在会上的活动。
（3）正文，即纪要的主体部分。这一部分主要写会议讨论的问题和议定的事项。
工作性例会，一般直接列出讨论的议题和议定的事项即可。在写议定事项时，一般以“会议认为”或“会议议定”作为开口语。如果是一次讨论若干个问题的会议，纪要可以一、二、三、四……将会议讨论问题和议定事项分别列出。座谈会或协调会纪要，则应将与会人员的发言综合几种意见或几个问题摘要列出，属于专门解决某项问题的会议，纪要应有情况分析，应将与会人员的一致意见和不同意见加以记载，还应写明解决问题的方法和措施。
撰写会议纪要应遵循两个原则：“纪实”和“扼要”。就是说会议纪要应忠实于会议实际，但它又不同于会议记录，除纪实之外，还要求简明扼要地概括提炼会议的宗旨和基本精神，提纲挈领地反映会议的主要成果。
写好会议纪要，文字表达能力固然重要，但更为重要的是要了解会议宗旨，领会会议精神。这就要求会务工作人员应自始至终参加会议，认真作好会议记录，并注意从会议文件和发言中搜集材料。
会议纪要由秘书办公室会务工作人员负责拟写，一般由会议主持人或办公室负责人审定签发。
五、会议闭幕词
一般比较隆重的大型会议在会议结束前都有闭幕词，闭幕词通常由主要负责人来宣读。
除动员会、誓师会、发奖会等一些特殊性会议外，一般工作性的会议都需要有会议总结。所谓会议总结，是会议组织者在会议结束时对整个会议的评价和概括，是对会议讨论的问题、交流的经验、决定事项的结论性意见。大型会议的总结即为闭幕词，它是与开幕词相对而言的。
闭幕词为会议正式文件的组成部分，其文稿应在开会之前经领导讨论决定。
