一、工作减负艺术
在办公室里经常会遇到同事拜托你处理一项紧急事务，但在此同时，领导又吩咐你办另外一件工作，这时，你该怎么办呢？
首先必须判断哪一方的事情比较重要或紧急，假使同事的委托并非十分重要，不妨请他找旁人代劳。相反地，如果需要你亲自处理，而又刻不容缓，则应该向领导坦白说明实际情形。
万一自己无法作出正确判断，就向领导表明你的难处，由他来决定一切。
总之，先衡量自己的能力能否同时应付两件工作，千万不可一味地逞强，反而砸了自己的招牌。
二、请人帮忙艺术
我国有句古训，叫“万事不求人”。它有两层含义：一是告诫世人要自立、自强，自己的事情自己做，不应寄希望于别人的同情与施舍；二是请人帮忙在一些人眼中是件不大光彩的事，多少显示了自己的无能，大丈夫是应该万事不求人的。
人应该自立、自强，这无疑是值得倡导的，现代人尤其推崇这种品性。但求助于人绝不应被看做无能的代名词。人是社会的一员，与周围的人有着千丝万缕的联系。当社会化的大生产代替了简单、落后的手工作坊式的劳动，自给自足的小农经济逐渐成为历史时，人与人之间的联系变得更加广泛。也许可以说，社会越进步，科学越发达，人作为个体，力量就越显得微不足道。你在服务他人、服务社会的同时，也享受着社会、他人对你的服务。一个人单靠自己的力量，别说想成就一番事业，就是生存也是不可能的。因此，从这个意义上说，“万事不求人”是不现实的，每个人都不可能真正做到事事靠自己、万事不求人。认识到这一点，再开口请人相助时，就不会背负那么沉重的心理负担了。
人总会认为请人帮忙，给别人增添了麻烦，常常会有一种愧疚的感觉。其实，这只是问题的一个方面。请人帮忙，被帮助的人自然会受益。而帮助别人的人也会感到自己的价值被他人、社会所认可，从而得到某种心理上的满足，人与人的关系也会在相助中得到巩固与升华。
找人帮忙，你自然会选择自己熟识、又有能力办成此事的人，但即使是至爱亲朋，如果你做得不妥当，也会一事无成。下面向你介绍的是请人帮忙时应注意的两点：
（1）要选择好讲话的场合。应避免在大庭广众中向对方提出要求。因为有许多相识或不相识的外人在场，对方也许会为保全自己的面子而答应他根本做不到的事；或者为减少麻烦，避免旁人也为此类事来找自己，即使能办到的事情，他也会找借口推辞。所以，请人帮忙时，最好是选择只有你们双方在场的情况下提出。
（2）语气恳切还要坚决。以诚待人、以诚感人的重要是不难理解的，但同时也要记住，语气的坚决与否也是决定成败的重要一环。“你能不能帮我办成此事”就远不如“你一定要帮我办成此事”收到的效果好。因为，语气坚决不仅表明你对他此方面能力的充分信任，激发他的好胜心和责任感，而且使他感到没有推辞的余地，从而全力以赴。
三、助人磨己艺术
在办公室里由于分工合作的制度，往往只能接触有限的工作范围。因此，当别人拜托你为他分担事情的时候，也就等于为你提供了一个最佳的学习机会，使你能够介入以往没机会接触的事情。
即使是一些微不足道的小事，也可能令你获益。譬如领导要你查一个专业名词的含义，这时候，除了查阅该名词之外，也可顺便找出相关用语，作成一览表，或浏览那些参考书籍，无形中可获得不少新知。
虽然这些事情全是以工作为出发点，但是对于不惜花费心力帮助他人的人而言，再小的情报或构想，都可能发展为一番大事业，并不断产生新的计划。
四、认错为勇
承认过失，就应弥补过失。可是如何弥补呢？
（1）不要企图遮掩。切记，要想人不知，除非己莫为。办事中出了差错，不管大错、小错，不要强调客观，想法掩盖，而要设法补救。出差错之后，要很快向领导报告，以便及时地得到指示。千万不要悄悄“私了”，那样很可能会“越描越黑”，小错铸成大错。
（2）不要自以为是。要欢迎别人的批评，“诤友如明镜”。有的事自己办错了还不清楚，或者虽已知道错了，但对后果的严重性估计不足。当别人指出后，应诚恳地接受，虚心地听取批评意见，以改进工作。一位领导说过，大批评大进步，小批评小进步，不批评不进步。作为领导身边的秘书，要把这句话当成座右铭。
（3）不要硬干干不好的事。有的人常常在某项工作上出现习惯性的差错，教训经常重复。当一时还找不到原因纠正，当事人在遇到同样事情时，应主动回避，请领导安排别人去干。
（4）不怕暴露自己的弱点，主动请别人监督。人在事中迷，就怕没人提。在办事过程中，若感到在某一个环节上还没有把握，或者在那个环节上曾经出过错，应主动请同事在那个环节上给予帮助或监督。
（5）不固执己见，勇于“悬崖勒马”。金无足赤，人无完人，事无十全。话说错了，赶快更正，不要吞吞吐吐。文件发错了，赶快收回，不要迟迟疑疑。事办错了，及时补救，不要马马虎虎。
办事难免出差错，一旦出了差错，就要勇于承认，及时纠正。在不影响工作效率的情况下，把损失减少到最低程度。
五、重新开始
秘书工作中也常有这种情况：本来要办某件事（达到的目的也有），可是办来办去，离办成那件事（目的）不仅越来越远，而且越办越复杂，甚至到了没法办的程度。在这种情况下，最好的办法就是停下来，重新开始，另起炉灶。
重新开始，不是把原来怎么办的再重复一遍，而是通过反思，另找出路。关于反思，以下几点可供参考。
（1）想一想办事的“目的”。目的若不正确，干脆停下不办。若目的正确，但客观上不具备条件，那就暂且放下，以后再办。
（2）想一想是否符合政策规定精神。不少情况下事情办不通，是因为政策规定不熟悉，领会不深造成的。因此，当事情办得不顺时，看一看有关文件，把精神吃透了再办。
（3）想一想是否符合领导的意图。秘书常常是“奉领导命令行事”，若是把领导的意图领会错了，事情就会越办越糟。遇到事情不好办时，最好停下来，请示一下领导，进一步弄清意图。某机关就发生过这么一件事：几个部门办一件事，半年过去了，还没办成。领导一查问，原来秘书把领导的意图传错了。有关部门把领导的意图弄清后，事情很快就办妥了。由此可见，领会领导的意图，对秘书工作效率的提高是多么重要。
（4）想一想谁主办合适。机关各项业务都有自己的主管部门，不少事情办得不顺，就是因为非主管部门积极，主管部门消极造成的。因此，遇到难办的事时，要想一想谁主办好。自己若是主办部门的人，就应负责到底，积极去办。若是非主管部门的人，那就应痛快地“另请高明”，请领导交给主管部门的人去办，千万不能爱面子，硬撑下去。
（5）想一想办事的渠道是否对头。凡办事都有一定的渠道。应该通过某个渠道办的，如果从另一个渠道走，必然走不通。办事出了差错时，要学会“赶快掉头”，以防影响到工作效率。
（6）想一想办事的时机对不对。什么时间办什么事，是受客观规律制约的。就像排球队员拦网一样，早一点晚一点都不行。若是事情办坏了，就要考虑是不是时机选择得不对，看一看还有没有另外的机会。
六、刨根寻底
让我们先看一例子。
某甲骑了一辆自行车，下坡时因闸不灵摔了一跤。甲站起来检查了一下自行车，原来是链条断了，于是就到附近车铺把链条接好重新骑上走了。走了一段路又遇上了一个下坡，某甲想着这一次没事了，大胆地往下骑去，没想到闸又不灵了，直向下冲去，好在坡下行人车辆不多，只摔了一个小跟头，没有酿成大祸。
事后，经过详细检查，原来是飞轮中的闸扣坏了，不是链条断了造成闸不灵，链条断则是因为车摔倒后链卡脱了而致。而飞轮不好，是产品质量问题。最后换了飞轮才从根本上解决了问题。
某甲通过两次摔跟头吸取了一个教训，不管干什么事，出了漏子之后，一定要找到真正的原因，才能接受教训。类似某甲这种“两摔跟头”的例子，在工作和生活中是屡见不鲜的。其根本原因就是出事之后，没有“刨根寻底”，找到问题的主导原因，所采取的措施，必然也不能做到“对症下药”，“手到病除”。
怎样做到“刨根寻底”呢？
（1）不要停留在表面现象上。某甲车闸不灵，他粗粗一看是链条断了，于是接上链条就以为没事了，实际上不是那么回事。这就告诉我们，出问题之后，不要光停留在问题的“瓜”上，要顺着“瓜”摸到“藤”，再摸到问题的根上。
（2）不要顾此失彼。某甲不仅是只看到表面现象，还犯了顾此失彼的错误。因为车闸失灵可能有各方面的因素，设计、生产、维修、使用等哪个环节上有问题都会造成车闸不灵，因此出问题之后，要从多方面考虑，才有可能找到病根，单从一个方面想，很可能把重要的忽视了，按下葫芦起来了瓢。某甲最后终于找到了产品质量上的问题，就是从多方面考虑的结果。
（3）不要单凭自己的主观想象。注意采取先进手段进行分析。出了问题之后，有时单凭自己的经验，很难找到问题的症结，特别是一些专业技术性比较强的事。遇到这种情况时，最好请专门的机构或专门人员运用科技手段进行分析。像某甲的车闸不灵，如果一开始就请一个高明的师傅看一看，后面的跟头就不会再摔了。
七、不失时机
一件事情，一项工作，进行的过程中，难免出现差错。怎样及时采取补救措施呢？
（1）宁快勿慢。问题发生后，一般都是向坏的方向急剧转化，每拖一小时，有的甚至是几分钟，事情的恶化程度就加剧一分。因此，必须抓紧时间，就像消防队听到火警那样。在掌握这一原则时注意采用先进手段（技术）。
（2）宁紧勿松。问题发生后，当补救措施确定后，就要“紧锣密鼓”地进行。如果松下来就可能前功尽弃。
（3）宁狠勿软。矫枉需要过正。为了制止问题的恶性发展，在法规允许的范围内，应采取果断措施。如果“心慈手软”，必然制止不住事态恶化。在日常工作中，当遇到一些突然、意外、棘手的事情时，尤其需要硬着手腕干下去。
作为秘书，一定要记住：出错之后，要不失时机，想法补救。
八、找到“事源”
工作当中遇到事故时，必须尽快找到“事源”。
（1）找当事人。凡事都是人办的，办的过程中出了漏子，“解铃还须系铃人”，谁承办的还要找谁去堵漏。
（2）找知情人。在找不到当事人的情况下，也可以找一找经手人、目击者、闻听者。比如一台机器发生故障，若找不到设计者，不妨找一找维修者或使用者，找到了熟悉情况的人，就可能找到解决问题的办法。
（3）消除动力。“射人先射马，擒贼先擒王”，就是消除动力。动力消除了，局面才能得到控制。就像一台飞速转动的机器，把油门或电门关了，机器就转不起来了。救火切电源，防洪断水源，道理均在于此。办事也是这样，当事情变得不好收拾时，不妨先找到“事源”，把“源”消除了，事情也就止住了。当然，有时找到“源”也不是一件容易的事，有物的因素，有钱的作用，但最根本的还是人。找到人为的因素，就可能制止事情的恶化。
因此，当问题正在发生的过程中，要制止事态进一步恶化，就必须想办法找到“事源”。
九、防患于未然
实际工作中，我们经常遇到这种情况：出事之后，一检查，似乎处处不是，哪个环节上都有问题。如果当初任何一个环节上注意了，问题就可以避免发生了。
为了避免上述情况的发生，在办事的时候，有以下几点需要注意。
（1）选择最佳方案。不管大事小事，办的时候，都应有个方案，小事有个“腹案”即可，大事不妨在纸上列几个方案，进行比较，从中选择最佳的。
（2）下三步棋。方案定了之后，该方案每一步怎么走，像下棋一样，起码要考虑三步，不能“骑驴看唱本”走着瞧。否则稍有不慎，就可能出漏子。
（3）从最坏处着想。办事前，对事情的结局要有所考虑，分析几种可能，找出最坏的一种，回过头来看“开始”和“过程”中的环节上如何避免。实践证明，不想到事情的“后果”，“开始”和“过程”中很难做到谨慎从事，按章办事。例如，你开车，就要想到可能会出车祸，从而提醒自己不酗酒，不开英雄车，遇到紧急情况时怎么处置等。
（4）订好“堵漏”措施。针对办事过程中可能出现的问题，事先订好堵漏措施，以免措手不及。当然，在很多情况下，“计划不如变化”，情况发生变化后，原来的措施很可能用不上了，还要临时采取对策。但实践证明，有无堵漏措施大不一样。有了措施，起码在出事后精神上就不紧张。即使还需制订新的措施，有原来的措施做基础，新措施也便于制订。
（5）留好“预备队”。办事和打仗一样，总有一些不可知因素，因此，事先要在人力、物力、时间等方面留好“预备队”，以备急用，就像汽车一样，总是拉着一个“备份胎”。
（6）掐断萌芽。办事过程中，发现有问题的苗头，就要立即抓住，把隐患消灭在萌芽之中，就像开车一样，发现刹车不灵，马上停车检修。如果凑合着开，十有八九要出问题。
做“防患于未然”的工作，往往因为看不出“成绩”而被人们所忽视。实际上，把事情顺利地完成了，就是最佳成绩。从补事术来说，防患于未然是最高明的一种。
