对购进的所有原料进行验收是保证食品质量、控制食品成本的关键，无论有多么好的质量标准，多么完整的采购规程，如果做不好验收管理，那么所有的采购控制都不会达到预想的效果。由于采购的数量、质量和价格未必与订购单一致，有时送货量多于订购量，有时价格会高于市场报价，有时原料等级或高或低。所有这些动态情况都决定着验收工作的必要性。验收就是要核实原料质量标准是否与订购单一致，送货量和价格是否与发货单一致。因此，验收工作不仅需要完善的验收体系，也需要严格的验收程序和验收方法。
一、验收体系
（一）验收部
大型饭店有专门的验收部，而中型的饭店或独立的餐厅只设验收员就可以了，小型餐厅的验收工作由厨师或经理兼任。无论如何，餐饮实体应根据自身特点，设计和建立验收体系，发挥验收的作用，控制好成本和原料质量。
餐饮实体的总经理应给予验收部或验收员一定的自主权，在企业组织结构图或岗位职责中应明确规定验收员与采购员、厨师的制衡关系，使之具有相对独立的职责，这样才能排除干扰，严格执行落实验收规定。
（二）验收员
验收员的选择不可忽视，一名合格的验收员，应具备以下素质：
（1）验收员必须有很强的责任心，对验收工作感兴趣。
（2）验收员必须诚实可靠，热爱集体，对领导忠心。
（3）验收员应具备较丰富的食品原料知识和核算技能。所以最好从库房职工、餐饮成本控制人员或厨房工作人员中选择。
餐饮实体应制定培训计划，对所有的验收人员进行培训，以提高他们的业务素质和品德修养。同时，也应使验收员懂得，未经上级主管同意，任何人都无权改变采购规格，遇有特殊情况需向上级主管汇报请示，不得擅自行事。验收员应经常和厨师、仓储人员、餐厅经理及采购人员接触，虚心学习，以丰富自己的知识和经验。另外，验收员在工作时不应受厨师长和采购人员的干扰，验收员的相对独立可以对整个采购工作进行有效的监督和控制。
（三）验收设备与工具
大型餐饮实体应设验收办公室，并尽可能设在离验收处和仓库附近的地方。有些餐饮实体的验收员办公室正面墙壁是由玻璃制成，这样，验收员就能从办公室观察到入口处至储藏室的有关活动。
验收部门应备有足够的验收工具。既要有称重物的磅秤，也要有称小件物品的天平秤。各种秤应定期校准，以保持精确度。此外，验收办公室还应有温度计、起钉器、纸板箱切割工具、榔头、剪刀等工具以及验收单、验收标签、收货单、验收工作手册、采购食品原料的质量标准等单据、材料。
二、验收操作规程
尽管不同的餐饮实体在对进货验收的具体程序和方法上有差异，但对收货控制的程序有三点是相同的，即：
（1）盘点数量。
（2）检查质量。
（3）核实价格。
具体讲，进货验收规程如下：
（1）凡是以重量计量的食品原料，一定要逐件过秤，记录正确的重量。
（2）凡以件数或个数计量的食品原料应逐一清点，并正确记录个数或箱数。
（3）对照随货交送的发票和发货单，检查原料数量是否与实际数量一致，检查发货单上的原料数量是否与订货单上的原料数量一致。
（4）根据采购食品原料的质量标准，检查进货质量是否符合质量标准要求。
（5）抽样检查箱装、盒装或袋装原料，检查原料是否足量并符合质量要求。
（6）根据订购单或供货商报价单核对发货票上的价格，看是否一致。
（7）填写进货验收单，正确记录供货单位名称、收货日期以及各种原料的重量、数量、单位和金额。
（8）所有发票或发货单必须加盖收货章，验收员在规定的地方签字。如果有些货物没有发货票，如蔬菜类，验收后，应填写无购货发票收货单，以便于财务入账。
（9）如果分量不足，质量不符合订货标准，或价格提高而又没有通报给采购部，那么验收员有权拒绝收货。在退回食品原料时，填写原料退回通知单，并取得送货人签字，将通知单连同发货单副本退回供货单位。
（10）在货物包装上应注明发货票上的信息。标明收货日期，有助于先进先出原则的贯彻；标明购价，在存货计价时就不必再查看验收日报表或发货票。
（11）所有食品原料一经验收，应立即送到各自的储藏室或使用部门，以免引起质量下降或丢失。
（12）填写验收日报表或其他报表。
（13）将所有发货单、发票或有关单据及进货日报表及时送交财务部门，由财会人员核对和记录发货票金额，并与供货单位结算。
三、验收工作所涉及的几种表格
（一）验收日报表
填写验收日报表的目的并不仅仅在于记录所验收原料的名称、单位、数量和价格，而在于区分当天验收的所有食品原料有哪些是直接发入厨房，哪些进入仓库，哪些是食品原料以外的其他物品。直接发料一栏的合计就是当天直接发入厨房的食品成本，是当天食品成本的一部分。成本控制员将每天从仓库发料的食品成本与当日直接发料成本合计，便为当天生产成本。因而验收日报表的主要目的是成本统计。
（二）发货票
所有送货都应有发货票，随货到达的发货票应一式两联，送货人将发货票交验收员，验收后盖章签名，第一联由验收员留下上交财务部门，第二联由送货人带回供货单位，证明原料已经被订货单位验收。
（三）验收章
食品原料验收完毕后，餐饮实体应在供货商的发货票第一联盖验收章。
验收章的主要作用有：
（1）日期栏有助于日后检查该项原料是何时验收的；
（2）验收员签字表明是谁负责验收的，而且也表明他对原料数量、质量和价格的认同；
（3）管理员签字表明他已经知道收到订购的食品原料；
（4）单价及小计表明审核人员已经认可应付款项的正确性；
（5）同意付款栏由总经理或总经理指定的负责人填写，表明他已经同意付款，采购过程正式结束。
四、验收控制
验收工作虽然是由验收员来完成的，但作为餐饮实体的总经理、厨师长或仓储部主管等应按时到验收处走一走，一方面表示对验收工作的重视；另一方面履行对验收员的督查。为防止验收工作出现问题，餐饮实体应做到：
1.指定专人负责验收工作，不能谁有空，谁负责。
2.验收工作和采购工作必须分开，由不同的人担任。
3.对于兼做其他工作的验收员，验收时间应与其他工作时间分开。
4.验收要在指定的验收场所进行。
5.货物一经验收，应立即入库，不可在验收处停留太久，防止丢失和变质。
6.尽量减少验收处进出人员，以保证验收工作的顺利进行。
