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第37章 管理好自己的时间

时间如同金钱,愈是懂得利用的人,愈感觉它的价值;愈是贫穷的人,愈感觉它的可贵。《淮南子·说林训》中说过:“圣人不贵尺之璧,而重寸之阴。时难得而易失也。”意思是说:圣人不会因为璧玉珍贵而去很珍惜,而对时间却分秒都很珍惜。金钱是宝贵,可更宝贵的是时间。

美国著名的管理学大师杜拉克曾说过:“不能管理时间,便什么也不能管理。”“时间是世界上最短缺的资源,除非严加管理,否则就会一事无成。”

每个人都应该管理好时间,把它当成一种资产来进行管理,把时间当成是个人的资产,在最短的时间里创造最大的效益。把时间管理好,就是要利用自己最有限的时间来做出无限的事情。

人一生总会浪费很多东西,其中最大的浪费,就莫过于时间了。爱迪生经常对他的助手说:“人生太短暂了,要多想办法,用极少的时间办更多的事情。”

拿破仑和奥地利公主玛丽亚·路易莎结婚后,曾到卢森堡一所学校视察。这所学校在各方面都很出色,得到了拿破仑的赞美,可是拿破仑还想赠送一些鲜花给这所学校,让学校变得更美。

由于当时还是夏季,没有那些好看的花,这让拿破仑的承诺只能到第二年春天才能实现。但是紧接着,拿破仑就组织军队与俄国打仗,渐渐把这件事情给忘了。

20世纪末,卢森堡要求法国实现当年拿破仑说过的话,并且还说如果法国不支付这笔鲜花的费用,那就说明拿破仑是一个言而无信的人。

一笔鲜花的费用对于法国来说还算不上是一件难事,而且法国人也不会因为区区一笔鲜花的费用让自己的祖先背上言而无信的名声。所以,法国人几乎没有考虑就答应支付这笔费用了,可是结果却让人震惊,当年那笔微不足道的鲜花费用,经过几百年的利息滚动,如今已相当于法国全年的教育经费!

法国人无可奈何,只好请求卢森堡放弃利息,并承诺以后卢森堡在教育事业方面遇到困难就会给予帮助。

一笔鲜花的费用之所以导致一笔巨额资金,就是时间上没有算计好,从这个故事中你体会到了什么?大家要学会控制自己的时间,不要随随便便向别人承诺什么,要知道你向别人说出了“好”这个词语,就意味着要浪费掉你大量的精力、财力以及时间,打扰你的时间模式。

“好”这个词说起来很简单,但要去实现它,却不是那么简单。所以不要轻言承诺,一旦承诺必须况兑现。

你在管理时间的过程中,首先要不断地对时间作记录,了解新时期你所要执行的任务。把事情按急与不急,重要与不重要分类。

其次,在工作的时间努力地工作,玩的时候尽情地玩。如果把两者搞混了,你就会被时间控制,生活也会变得一团糟,你如果在工作的同时去玩,就会失去完成一件漂亮任务后的快乐和纯粹休息所带给你的全身心放松的感觉。

我们许多人总在上班的时候,想自己什么时候能放假,上哪去玩。真到放假的时候呢?可能还是哪儿都没去。结果呢?上班的时候没能认真工作,休息的时候又没能尽兴地玩。可见若是不能合理地控制好自己的时间的话,就会造成休息、工作两耽误。真的是得不偿失。

几乎所有的英语学习爱好者都听过这样一句话:“一年的零碎时间,足以攻克英语!”这是“疯狂英语”创始人李阳常挂在嘴边的一句话。

李阳在中学的时候的学习成绩很不理想。高三时甚至因为对学习失去信心几次想要退学,高考很勉强才考入兰州大学工程力学系。到了大学,一二年级的时候李阳还多次要补考英语。

李阳为此感到很难过,为了能彻底改变英语学习一直很差无法提高的窘境,他开始了奋力拼搏的过程。

李阳给自己制作了很多小纸条,纸条正反两面都写上一些英文句子,他把纸条随身携带,只要有时间,哪怕是非常零碎的时间,例如在去食堂吃饭的路上,他也会拿出纸条大声地背诵那些句子,丝毫不顾及其他人投来的诧异的目光。

生活中永远不可能避免忙碌,那么,那些零碎的时间从哪里来呢?一日三餐前后,上下班的路上,上厕所的时候,倒水的时候……很多很多,不需要用嘴的都是可以利用的零碎时间。

李阳先生说:“我特别喜欢堵车,因为一堵车,我别无选择,只有拿出小纸片来背上两句。我特别喜欢排队,因为再长的队,我都没有感觉,好像一会就轮到我了。”

李阳经过四个月的艰苦努力,终于在大学英语四级考试中一举获得全校第二名的优异成绩。大学毕业之后的李阳,被分配到西安西北电子设备研究所当一名助理工程师。他在这个岗位上待了一年半的时间,在这一年半中,他每天都坚持清晨在单位的九楼楼顶大声喊英、法、德、日语,把“疯狂英语”进一步实践和完善了。

现在李阳正在进行“向世界传播中文”的事业。广大英语学习者称他为“英语播种机”。

时间被李阳分成了很多小块,他把英语深入到了他所有的时间里。在李阳的身上充分体现了对时间的尊敬,他对时间的利用可谓发挥到了极致。

ACCA会计师公会曾经在上海组织了一个模拟求职训练营,对500多名复旦、交大、同济、上外、财大的应届毕业生的时间管理能力等进行了测试。这道时间管理的测试题是:

如果你是一个农产品贸易公司的中层管理者,早晨8:30上班,中午休息1小时,下午5:30下班,今天需要处理7件事情:第一,处理当天紧急事情,需要1小时;第二,有公司的产品有质量问题的谣传,处理投诉需要2小时;第三,和公司总监沟通需要4小时;第四,和总经理一起吃工作餐需要1小时;第五,编写下一年度的预算报告需要2~3天时间;第六,处理前一天的未处理完毕的事宜需要1小时;第七,准备下午开会的材料需要30分钟。你会如何安排自己一天的工作流程?

测试结果显示,九成大学生将一天的工作流程安排到深夜12点,尽管如此,他们还没有处理完一些重要的事情。这说明毕业生不会合理管理时间。专家指出,这可能会导致毕业后工作效率低下。大多数人没有很好地利用时间,也因此就产生了人与人之间的差别。你要知道如果有件事你每天要花30分钟时间去做,在你一生当中那就是一年!现代管理大师彼得·德鲁克有这样一句名言:“时间是最高贵而有限的资源,不能管理时间,便什么都不能管理。对时间的管理直接关系到工作效率的高低。”为什么说“人是被自己打败的”,其道理就在这儿。

如果你整天在办公室忙忙碌碌,走来走去,书桌上各种公文及资料堆积如山,似乎每天都有忙不完的工作。实际上你是在对时间的管理上产生了偏差,由此造成工作效率的低下。你不是忙得没有时间,而是没有管理好自己的时间。我们不应被动地被时间牵着鼻子走,而应主动地掌控时间,让有限的时间发挥更大的效用。

一个不会管理时间的人,他生命中的许多时光处在一种浪费状态中,并随时可能会浪费他人的时间。一个会管理时间的人,总能泰然自若地待人处世,将应处理的事、应完成的事在自己规定的时间内完成,非常有效率。学会管理自己的时间,在某种程度上可以说,这也是为了更好地享受有限的人生。

你可以适当运用各种针对自身的管理工具。如果学会更有效地使用多种管理工具,将会在同样多的时间里使自己的工作更加富有成效。下面的几个时间管理工具或许对你非常有用:

(1)记录下自己的时间分配情况。要有效地管理好自己的时间,做到真正卓有成效,首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。分析自己的时间,也是系统地分析自己的工作,鉴别工作重要性的一种方法。

(2)划分工作时区。将一天的时间分成几块来处理某些固定的事情,以免被其他事情所扰。比如,在特定的时间段阅读和回复电子邮件,在特定的时间段处理文件、答复客户的要求、打重要的电话等等。这样的安排,可以帮助你更快地完成工作。

(3)能够很快地找到你要的东西。有关机构对美国200家大公司职员作调查时发现,公司职员每年都要把六周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着,他们每年要损失10%的时间。对此有一条最好的原则:不用的东西扔掉,不扔掉的东西分门别类保管好。

(4)工作最好一次完成,不可时断时续。研究发现,造成职员浪费时间最多的是时断时续的工作方式。因为重新工作时,需要花时间调整大脑活动及注意力,才能在停顿的地方接下去做。

(5)事前有准备。偶发延误是最浪费时间的情况,避免这种情况出现的唯一办法是预先安排工作。事前有准备,你能把本来会失去的时间化为有用的时间。

(6)不要拖拖拉拉。有些人花许多时间思考要做的事,担心这个担心那个,找借口推迟行动,又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里,其实他本来能完成任务而且应转入下一个工作了。

(7)有策略地安排开会的时间。如果是由你主持召开会议,将开会时间安排在上午11:00比较合适,告诉每一位与会人员会议将在中午12:00结束,这样就不太可能拖延。人们在肚子饿时,会比较迅速地切入正题。

(8)改进工作方法。简单事情处理改进的余地不大,但一些复杂事物的处理,多动动脑子,往往可以找到减少处理时间的办法。

(9)充分利用零碎时间。实际工作中,你会发现有很多没有工作任务的小时间片段,时间长了,这些小的时间片段累计起来很可观。因此你要学会利用时间片段,做一些有用的事情。这样,在相同的时间内,可能你所做的事情比别人多很多。

(10)注重劳逸结合。计划不要排得满满的,一是要安排适当的休息时间,二是要留有一些余量,因为一项工作到底要多少时间你不一定能准确计算。不会休息就不会工作,适当的休息反而有助于提高整个工作效率,减少工作中的差错。

人的一生绝大部分时间都是在工作,我们必须想方设法掌控好自己的工作时间。当你在有限的工作时间内,将所有预定的工作全部做完而且井井有条,不再觉得有许多忙不完的事,不再觉得工作纷繁复杂,还需要经常加班加点,不再会遗忘某些重要事情,那么,恭喜你,你已经有效地掌控了自己的时间,成了时间的主人。

随时警惕你的“时间窃贼”,切记珍惜时间就是珍惜生命。时间来得匆匆去得也匆匆,要想使自己的生活更有意义,就应该珍惜属于自己短暂的时间。并把这些时间用在工作上,这样一来你一定会大有收获。

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