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第2章 对时间进行计划

也许有人会问,任何人都拥有时间,可是为什么有的人纵横四海,而有的人碌碌无为?为什么有的人事业辉煌,而有的人一事无成?为什么有的人腰缠万贯,而有的人家徒四壁?究其原因,就是因为他们利用时间这笔财富的方式不同:善于利用时间的人会使自己神通广大,财富增值;不会利用时间的人只能使自己平平庸庸,坐吃山空。

成功的富翁都能精于计划自己的时间,使时间的浪费减少到最低限度。认识并计划你的时间,是每个人只要肯做就能办到的,这也是一个人走向富翁之路的有效方法。

要想合理地利用自己的时间,就必须要首先学会计划自己的工作时间。会不会利用时间,不是单纯地看工作时间内是否充满了各种工作。有很多人从早忙到晚,不仅在工作时间内挤满了各种工作,即使在工作时间以外,还要寻找时间继续工作。单纯从这个现象看,并不能表明这个人会利用时间。他的工作精神固然是好的,但他还不能称得上是善于利用时间的能手。

要有效利用自己的时间,就需要对时间进行计划,如某年某月某日要做什么事;哪些事先做,哪些事后做;哪个时间内以哪些事为重点;安排哪些时间内做什么事等等。

美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普年轻时曾向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。艾维·利看了看舒瓦普说:“我给你一件东西,能让你的公司在10分钟内将业绩提高50%。”舒瓦普觉得非常神奇。然而,艾维·利却只递给舒瓦普一张空白纸,对他说道:“请你在这张纸上写下明天你将要做的6件最重要的事。”舒瓦普只用了5分钟就写完了。

艾维·利接着说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”舒瓦普这次又用了5分钟。

艾维·利说:“好了,现在你可以把这张纸放进口袋了,明天上班后,第一件事就是把这张纸条拿出来,然后按照上面的计划做第一项最重要的事情。记住,不要看其他的,只看第一项,并认真办完,然后再用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完了第一件事,没有关系,那说明你总是在做最重要的事情。”

艾维·利最后说:“每一天都要这样做,你刚才看到了,你只用了10分钟时间就完成了第二天的计划。当你对这种方法的价值深信不疑后,你还可以让你公司的员工也这样去做。这个试验你喜欢做多久就做多久,然后给我寄张支票来,你认为值多少就给我寄多少。”

一个月以后,舒瓦普给艾维·利寄去一张3万美元的支票,还有一封信。信中说,那是他一生中最有价值的一课。

5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂,当然这与当年艾维·利提出的建议是密不可分的。

现代管理学大师彼得·德鲁克指出,时间是一种独特的资源。在一个企业的主要资源中,金钱可以是相当充裕的,因为限制经济增长和活动的是资本需求,而不是资本供给;人才我们可以雇用,虽然很难雇用到足够优秀的人才。但是,我们却租不到、雇不到也买不到时间,也不能用其他办法获得更多的时间。每个人所拥有的时间都是一定的,不管对时间的需求有多大,时间的供给都决不可能增加。它最容易消失,也无法储存,一旦过去,永不复返。因此,时间的供给只能是极其短缺的,也完全没有替代品。在某一限度内,我们可以用一种资源替代另一种资源,如资本替代劳动等;我们可以拥有更多的知识或更多的体力,但惟独时间没有替代品。所以,要充分利用时间创造价值,创造财富,就必须学会计划时间,让时间为我们工作,为我们创造最大财富量。

但是,有计划地利用时间,并非要求你把用来工作的时间全部填满工作内容,计划时间,主要是合理地安排最主要的工作和最关键的问题。这些工作和问题,只要安排得适时和得当,就会像机器的主轴带动整个机器运转那样,促使其他的事情按时完成。

一位富翁的一生成就卓著,当晚年人们问起他:“你怎么能做那么多事呢?”“您看看我的时间表就知道了。”他的作息时间表如下:5点起床,规划一天事务;上午8点至11点和下午2点至5点,工作;中竿12点至1点,阅读、进餐;晚6点至9点,晚餐,谈话,娱乐,总结一天的工作。

虽说时间就是财富,但是只有那些学会合理支配,对时间进行计划的人,才能充分利用好时间这笔最宝贵的财富。

前任惠普公司的总裁格拉特总是喜欢把自己的时间计划得清清楚楚,他每天会花20%的时间和客户沟通,35%的时间用在会议上,10%的时间在电话上,5%的时间在看公司的文件上,剩下的时间就用在和公司没有直接或间接关系,但却有利于公司的其他活动上。另外,他每天还要给自己留下一些空档的时间来处理那些公司的突发事件。

由此可见,真正会计划时间、让时间来创造财富的人,不是把大量时间都花于忙乱的工作中,而是用在拟订计划中。一个能干的经营者,会用很多时间去周密地考虑工作计划——确定工作目标的手段和方法,预定出目标的进程及步骤。他不但在年初这样做,在动手做每件事以前也这样做。就是说,在这些想致富的人看来,大目标有大计划,中等程度的工作有中等程度的计划,小的工作则有小的计划。总之,不论大事小事,都会事先周密考虑。一旦做出完整的计划,执行起来就很顺利,财源自然滚滚而来。表面看来,做计划和考虑问题的时间占用得多了,但实际上,从总耗用时间量来计算,却节省了许多宝贵的——即压缩时间的流程,充分利用了每个单位的时间,使每一分钟每一秒钟都得到了充分的利用。

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