一名优秀的员工懂得如何把重要而紧急的事情放在第一位，控制自己，防止自己变成一位“工作狂”，他们懂得如何授权他人，如何减少干扰，如何集中注意力，利用好精力充沛的时间，因为他们养成了一个良好的思考习惯：做事分清轻重缓急。
把事情按照重要程度和紧急程度分为四个层次：即重要且紧急的事；重要但不紧急的事；紧急但不重要的事；不紧急也不重要的事。
重要且紧急的事情
这类事情对你来说是最重要的事情，而且是当务之急，有的是实现你的事业和目标的关键环节，有的则和你的生活息息相关，只有合理高效地解决完，你才有可能顺利地进行别的工作。这种事情紧急而重要，你必须尽快把它们处理好，不能拖延。
重要但不紧急的事情
这类事情不是最重要的，但是关系到你的长远发展。
对这些事情的处理好坏，从一定角度反映了一个人对人生目标和进程的判断能力。因为这些事情是生活中经常会遇到的重要而又不是必须立即完成的事情。
这些事情的最大特点是没有规定的期限制订计划，如果没有被其他人催促或有现实因素的刺激，可能将被永远搁置下去。
紧急但不重要的事情
可以说，每个人都会遇到这样的事情。这一类事情表面上看起来是极需要的，而且要立刻采取行动，但是如果客观地来审视这些问题，我们就应把它列入次优先的事项中去。
大凡低效能的员工，他们每天80%的时间和精力都花在了“紧迫的事”上。也就是说，人们平常的习惯是按照事情的“缓急程度”决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。
按照这种思维，他们经常把每日待处理的事区分为如下的几个层次：
今天“必须”做的事（即最为紧迫的事）。
今天“应该”做的事（即有点紧迫的事）。
今天“可以”做的事（即不紧迫的事）。
但在多数情况下，重要的事却不紧迫。比如长远目标的规划等，往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事无限期地延迟了。而优秀员工懂得做要事而不是做急事。
既不紧急又不重要的事情
在生活中，我们会遇到很多这样的事情——不需要即时处理，甚至不需要处理的事情。如果把精力放在这些事情上面，纯粹是浪费时间。
但在实际生活中，所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同。现实中，可以用下面的乘式来解决做事的优先顺序：用重要性乘以紧迫性。即：
优先顺序=重要性紧迫性
根据这两个维度，我们可以将工作分成四类。
第一类：紧急、重要的事情（位于第Ⅰ象限）
第二类：不紧急、重要的事情（位于第 Ⅱ象限）
第三类：紧急、不重要的事情（位于第 Ⅲ象限）
第四类：不紧急、不重要的事情（位于第 Ⅳ象限）
紧急不紧急重要Ⅰ事情：危急紧迫的问题；限期完成的会议或工作。
Ⅱ事情：准备工作；预防措施、计划建立、维持人际关系；寻找新机会。不重要 Ⅲ事情：造成干扰的访问；临时插入的事；电话、信件、邮件、报告、会议；直接而紧迫的问题；许多迫在眉睫的急事。Ⅳ事情：琐碎而忙碌的工作；某些电话；消磨时间；娱乐活动。
在现实生活中，你能分清每件事情所处的方格吗？你把大部分时间花费在哪个方格了呢？
如果是Ⅰ，说明你总是忙于应付那些无穷无尽的紧急事。被一个又一个的像大浪一样向你涌来的问题，弄得焦头烂额、狼狈不堪。你始终忙忙碌碌却效率低下。要总是这样的话，迟早有一天你会被击倒、压垮。
如果是 Ⅱ，说明你有着“做要事而不是急事的良好习惯，这正是优秀员工的思考方式和行为模式——把大量的时间用在重要的事情上。这些事情虽不紧急，但它却决定了我们的生活质量、受教育程度、工作业绩等。有了这个良好的习惯，你会凡事制订计划，按时工作学习，坚持锻炼身体，这样你就能避免不必要的紧张和慌乱，始终保持良好的状态。
如果是 Ⅲ，说明你的工作自主性与效率都不高。你盲目地追随繁杂的事务，而不考虑它对你是否有益。你会发现自己的时间根本是不自由的，你已经被紧紧束缚在别人的议事日程上。如果不努力改变做事风格，你的生活和工作都将陷入被动局面。
如果是 Ⅳ，说明你是一个很情绪化的人，既没有工作效率，也没有工作效能。你把大量的时间花费在毫无价值的事情上面，长此以往，你将一事无成。
工作是要有章法的，分清事情的轻重缓急，一步一步地把事情做得有节奏、有条理，才能达到良好结果，不能眉毛胡子一把抓。优秀员工在处理一年、一个月或一天的事情之前，总是按分清主次的办法来安排自己的时间。
