电子邮件又叫电子信箱、电子邮政，英文名是electronic mail，简称E-mail，被人们昵称为“伊妹儿”。它是一种用电子手段提供信息交换的通信方式，我们可以用极其低廉的价格和快速的方式与世界上所有网络用户联系。电子邮件的内容既可以是文字，也可以是图像、声音等。
在现代职场中，电子邮件已成为人与人之间沟通交流的一种重要方式。无论是与同事、上司，还是与客户的交流中，电子邮件都必不可少。如果不懂得与“伊妹儿”亲密“接触”，会被人们视为一种笑话。那么，我们使用这种沟通方法时，应掌握哪些技巧呢？
——了解沟通对象
假如一位客户由于工作原因经常到各地出差，没有时间去收发邮件。我们给他发一封需要立即回复的邮件，能取得沟通效果吗？
再如，对方年纪较大，计算机操作不熟练，打字速度非常慢，我们与他用电子邮件的方式沟通合适吗？
由此可见，虽然电子邮件沟通方便、快捷，但会受到个人习惯、环境条件等因素的影响，并非所有人都愿意或能够使用电子邮件进行沟通。因此，我们在选择这种沟通方式时一定要提前了解对方。
——确认收信对象
发送电子邮件之前，一定要检查收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。如果要将信件同时转送相关人员以供参考时，要将人数降至最低。否则，传送与复本转送的用途将混淆不清，也会产生一大堆“垃圾”。
——确认收件人地址
正确填写收件人地址是邮件能够送达收件人的根本保证。如果收件人地址填写错误，就会造成邮件的误投或者退信，从而导致沟通不畅。因此，在发送邮件前，务必要对地址栏的内容进行检查确认。尤其是给多人发送邮件时，还要注意按相关的要求在各地址之间填入间隔符号，并且注意区分半角和全角符号，务必保证每个收件人都能收到邮件。
——称呼准确有礼貌
称呼能够体现出我们对收件人的尊重和礼貌。如果在称呼上出现差错，如将先生称为小姐、将总经理称为主任，除了失礼，也表明我们不了解对方，甚至还可以说做事浮躁、不踏实。这样会给对方留下不良印象，妨碍后续的沟通。
——标题明确且具有描述性
每一封电子邮件中最重要的部分是标题。随着每天接收电子邮件数量的增加，标题的重要性更加明显。它应该如同新闻报纸的头条，具有提纲挈领的作用。尤其是现在垃圾邮件数量增多，许多人都根据标题来决定是否继续详读信件。所以，邮件标题应明确且具有描述性，对方一目了解，一看便知。
——不可重复发送同一信息
将相同的信息发给相同的对象，不仅会降低网络的传输速率，也会占用对方的信箱容量。此外还会浪费对方的时间，这也是一种不礼貌的表现。
——邮件内容简洁明了
使用网络与人沟通一定要讲究时效，因此电子邮件的内容应力求简洁明了。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在电子邮件中均可以省略，最好坚持“一个邮件、一个主题”。如果在邮件中要表达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；如果需要对方配合解决，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因讯息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或采取错误的解决办法。
——避免使用太多的标点符号
有些人喜欢在电子信件中使用许多标点符号，尤其是惊叹号的使用。其实这样做会让对方觉得我们大惊小怪。如果需要强调，应该在用词遣字上下功夫，而不应使用太多不必要的标点符号。
——发送邮件后要进行确认
我们说沟通是表达、接受和反馈的过程，没有反馈的沟通是不完整的。不要认为邮件发送之后就万事大吉，我们还应该进行发送后的确认。一般可以采取两种确认方式：一是发第二封邮件。这种方法通常用于沟通内容不重要或不需要对方立即回复的情况，因此确认的时间也应在第一封邮件发出至少48小时之后，否则会有频繁骚扰对方的嫌疑。二是打电话。如果电子邮件的内容非常重要，或者需要对方及时予以回复，这种情况下应立即打电话与收件人沟通，以确认是否收到。
——尊重他人的知识产权
日常生活中的行为准则对于网络沟通仍然适用。虽然利用电脑窃取、复制或篡改他人的作品非常简单，但必须尊重他人的知识产权。凡是引用或改编他人文字、图绘作品时，要对原作者与原作品的出处详加注明，以示尊重。
——经常检查计算机系统的时间与日期
传送电子邮件时，系统会以所用计算机的设定日期与时间来标示信件发送的时间。为避免给对方带来不必要的误会，我们应定期检查计算机系统时间与日期设定是否正确。
无论采取哪种方式进行沟通，作为信息的接收者，都要对接收到的信息予以反馈。因此，当我们收到电子邮件后，应仔细了解邮件信息，在充分理解之后，针对邮件内容及时予以回复。回复邮件与发送邮件一样，也要掌握一定的微沟通技巧。
——设定自动接收功能
如果我们没有及时收到邮件，自然会影响双方的沟通效果。然而，如果人为地频繁去查看收件箱，又会浪费时间，影响自己的工作。为了解决这个问题，我们可以设置自动接收电子邮件的功能。
——不要在情绪激动时回复邮件
一个人在情绪激动的状态下，容易以偏激、片面的眼光看待问题。这时回复邮件，会掺入太多的主观意愿，如果言辞激烈，表述不当，往往会冒犯对方，甚至引起不可预期的纷争。所以应在心情平静后再看一遍，恢复正常理智时，再以从容的心态回复邮件。
——回复要及时
收到他人的邮件应及时回复，一般不超过24小时。这不仅是一种微沟通技巧，更是一种礼仪。如果无法及时回复，要提前告诉对方原因以及以后可能回复的时间。这样就会让对方感到我们非常尊重他，而且还能防止对方因我们迟迟不回复邮件而产生诸多猜疑，从而增强沟通双方的信任感。
——确认将回复的对象
这一点与发送邮件同样重要。如果弄错回复对象，不仅达不到有效沟通的目的，而且容易泄露自己的隐私或机密。
——慎将信件转给第三人
对于发信人来说，邮件内容是针对收信人所撰写的，一般不希望第三人看到。如果我们有必要把邮件转发给第三人，必须征得发信人的同意，否则就犯了网络沟通的大忌。
——对于发送、抄送多人的邮件要全部回复
如果发信人将邮件发送、抄送多人，这属于群体沟通。发件人当然希望其他人也能了解事情的进展情况。这时我们有义务回复全部的人，不仅要让发件人看到回复内容，同时也要让其他参与成员看到我们的回复。这样就能够保证多人沟通畅通无阻，避免其他沟通成员产生误会，从而提高沟通质量和效果。
——针对来信主题进行回复
回复他人的电子邮件时，必须扣紧主题，并提出相关的实证予以说明，尽量不要发表与主题无关的言论。因为网络沟通具有“八卦”传播的特性，如果不小心发表了与主题无关的言论，容易变成他人嘲弄或攻击的话题。
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