本章要点
①了解港口物流信息的基本知识，了解典型的港口物流管理信息系统并掌握其功能原理。
②理解并掌握港口物流信息管理支持技术的基本原理与作用。
11.1 港口物流信息概述
11.1.1 港口物流信息
1.港口物流信息的定义
信息是指通过一定的载体形式反映出来的，表征客观事物变化特性的，由发生源发生，经过加工与传递，可以被接收者接收、理解和利用的消息、数据、资料、知识等的统称。
物流信息包含的内容有狭义和广义之分。从狭义的范围来看，物流信息是指与物流活动有关的信息。从广义的范围来看，物流信息不仅指与物流活动有关的信息，而且包括与其他流通活动有关的信息，如商品交易和购买信息等。
港口物流信息则是指与港口物流活动（如装卸、堆存、船舶代理等）相关的信息。
2.港口物流信息的特点
（1）信息量大
港口物流信息由于港口物流活动以及交易活动的展开而大量发生。随着中国的亿吨大港的不断增加以及由之产生的大量货代、船代业务，促使港口物流信息呈现爆发性的增长。
（2）更新快
港口物流信息的更新速度快、多品种货物的运输、拼箱货物运输以及多式联运使得各种作业活动频繁发生，从而要求物流信息不断更新，而且更新的速度越来越快。
（3）来源多样化
港口物流信息不仅包括港口的物流信息（如装卸、堆存等），而且包括岸上企业的物流信息和政府部门的信息。
3.港口物流信息的作用
港口物流信息是港口物流的功能要素之一。港口物流信息的功能可以从不同的角度进行描述。港口物流信息在发挥港口物流系统整体效能上的功能主要体现在以下几个方面：
（1）港口物流信息是港口物流系统整体的中枢
港口物流系统是一个有规律的统一体。整个港口物流活动的系统决策都要以港口物流信息收集、加工处理后的结果为依据。一旦信息错误，信息系统故障，那么整个港口物流活动将陷入瘫痪。
（2）港口物流信息是港口物流系统变革的决定因素
随着信息技术的日新月异，社会经济的生产、消费系统正在不断地改变。港口物流属于第三产业的服务业。社会经济系统的变革必然要求其随之变革。港口物流信息化既是这种变革的动力，也是这种变革的实质内容。
（3）支持交易系统
交易系统是用于启动和记录个别的物流活动的最基本的层次。交易活动包括记录订舱内容、安排舱位任务、装货程序选择、装船、定价、开发票以及货主咨询等。
（4）支持管理控制
管理控制以可估价的、策略上的、中期的焦点问题为特征，它涉及评价过去的功能和鉴别各种可选方案。港口物流信息系统可以通过其处理过程，鉴别出异常情况。管理控制的例外信息对于鉴别潜在的顾客或订单问题也有不小的作用。
（5）支持决策分析
决策分析主要是集中精力在决策应用上，协助管理人鉴别、评估经比较物流战略和策略后的可选方案。典型分析包括船舶到港停泊计划，港口机械配置等。港口物流信息系统的决策分析趋向于更多地强调系统的有效性。
（6）支持制定战略计划
战略计划决策往往是决策分析层次的延伸，但更加抽象、松散，并且注重于长期。港口物流信息系统的制定和战略层次，必须把较低层次的数据结合进范围很广的交易计划中去，以及结合进有助于评估各种战略的概率和损益的决策模型中去。
11.1.2 港口物流信息管理平台
随着经济的全球化、信息化和网络化发展，作为多种运输方式交汇点的港口，在综合运输体系中发挥着越来越重要的作用。现代物流理念的普及以及现代物流实践的要求，使得现代港口从交通运输枢纽转变为内涵更广、层次更高的综合物流运作的中心环节，其功能也正朝着提供全方位的增值服务方向发展。发展现代物流已成为港口经济新的增长点，给港口带来了更大的发展空间。为了适应现代物流市场的发展，拓展和完善港口服务功能，世界上许多国家都十分重视港口现代物流系统的建设。
港口物流信息管理平台将实现政府、港口、物流企业三方的电子数据交换，为物流信息交换诸多环节中的各种用户提供一个综合的服务操作平台，使港口信息化建设进一步提高。
通过港口综合物流信息服务平台的建设，与港口有关的政府部门可以履行行政管理职能，加速了口岸贸易的通关速度、物流速度，有利于港口城市向外向型经济发展，促进外贸出口的增加，从而带动港口城市整体的经济繁荣。港口物流信息平台将整合港口、船公司、船代、检验检疫局、海关、海事局等用户的信息资源，建立“一站式”对外信息服务窗口。建立面向全球的物流信息服务网络，为货主、船公司、贸易伙伴等客户提供优质、全面的信息服务。同时，将进一步提高海关的通关效率、降低交易成本、增加贸易机会，大大促进港口经营环境的改善。
11.2 典型的港口物流管理信息系统
11.2.1 货运代理信息管理系统
国际货运代理协会联合会对货运代理的定义是：根据客户的指示，为客户的利益而揽取货物的人，其本人并非承运人。货代也可以凭这些条件，从事与运送合同有关的活动，如储货、报关、验收、收款等。
我国国际货运代理业管理规定实施细则的定义是：国际货物运输代理企业可以作为进出口货物收货人、发货人的代理人，也可以作为独立经营人从事国际货代业务。
国际货代企业作为代理人从事国际货运代理业务，是指国际货运代理企业接受进出货物收货人、发货人或其代理人的委托，以委托人或自己的名义办理有关业务，收取代理费或佣金的行为。国际货运代理企业作为独立经营人从事国际货运代理业务，是指国际货运代理企业接受进出货物收货人、发货人或其代理人的委托，签发运输单证，履行运输合同并收取运费和服务费的行为。
国际货运代理管理信息系统（international freight forwarder management information system，IFFMIS）是对托运单、操作（订舱、派车、报关）、提单、财务结算、EDI的信息数据进行分析和处理的管理信息系统。
1.国际货运代理系统的目标
（1）能够实现规范化的操作流程
应用系统的规范化操作，可以使分析报告和内部信息能够在一定范围内共享；提供详细准确的业务数据，及时为客户提供高水平的咨询服务。
（2）能够自动进行数据采集
除了系统提供采用代码帮助输入方式和资料复制功能外，主要能够自动进行数据采集和处理。灵活的出口明细单和提单复制功能，能使输入人员方便完成明细单或提单的输入。输入内容包括：
①输入出口明细单和订舱资料后，自动生成场站收据、提单、预配清单。
②输入每票货的装箱时间、地点后，自动生成每天的装箱计划表。
③输入实际装箱资料后，自动生成出运表。
④科学的费用管理。系统可以让用户自己定义客户费用计算方案，并根据预先定义好的方案自动计算费用，费用输入后，自动打印发票，生成未达账报表和未付账报表。
⑤传真和E‐mail的自动完成功能。能够把提单或其他单据送到传真服务器上，自动分发传真，显示传真状态，传真还可以在夜间无人值守的情况下自动发送，节约通信费用。自动E‐mail功能可以实现任意报表（如托单、提单等）的发送，节约时间。
⑥提示和全程监控的功能。操作可以每日提示、每周提示，提高了服务水平，能对单证的流转实现全程监控。
（3）能在安全的权限管理下对往来账进行控制管理
输入费用后，经审核费用，软件自动调出全部往来单位的未达账清单和未付账清单，或某个往来单位的未达账清单和未付账清单。
①费用计算。输入船名、航次后，系统能列出这个航次的所有票货，根据列出的业务资料采用用户计算费用输入功能并自动计算费用。
②费用审核。费用计算后，审核人员输入船名、航次后，系统列出这个航次的所有票货以及每票货的往来费用。审核人员可以对照业务资料和列出的费用，检查是否正确。
审核后的费用不能再修改。
③应付款处理。船公司、卡车队或其他单位将账单送来时，财务人员只要输入公司代码和日期，或船名、航次，系统自动列出应付该公司的账单，财务人员只要将发票上的金额和系统列出的资料比较，在列出的费用上打钩确认。财务人员准备付款时，输入付款申请，经管理人员审核后即能自动付款。
④应收款处理。系统可以根据欠款单位打出某个单位的欠款，或根据业务员打出某个业务员的所有客户欠款，或一次打出所有公司的欠款，催账人员可以根据这些未达账清单向客户催款。收到应收款后，财务人员在往来账上标记。
⑤成本利润表。随时可以看任何时间的成本利润表，输入日期范围后，列出这段时间内每票货的业务资料、收入、成木及利润。
⑥方便的查询功能。随时可以按船名、航次或运输编号或提单号查看任一票货的业务资料、应收应付、实收实付，方便快捷。
（4）与其他软件无缝连接
能够与不同财务系统、EDI无缝连接；能提供与物流系统中的车队管理、仓储管理、分销配送等的衔接；能够与企业自身的电子商务平台实现信息的实时互动，实现货物动态跟踪，提高客户服务的即时度和满意度。
（5）能够完全无纸化办公
实现无纸化办公后，出口明细单输入后，除了给客户的提单和发票需要打印外，其他的单据（如计算费用的单据）、报表都不需要打印，管理人员打开计算机就能看到最新的报表和资料。无论是业务资料还是费用情况，系统都能提供查询功能，当客户来查询某票货的处理进度或对费用有所疑问时，系统立即可以查出详细的资料，回答客户。
2.国际货运代理系统的功能
主要功能模块功能说明：
①资料管理。对多项标准代码项目的维护管理，如客户、国家、港口、运输方式、运输条款等基本资料信息，自动提供标准的代码项目。
②价格管理。对合作公司的底价管理及对客户采用多式联运的对外报价管理。
③接单管理。对托运单信息的维护管理，确定业务模式（如出口或进口）及确定服务条款和增值服务内容，系统可根据对外报价自动生成应收／应付费用，确认。
④业务处理。向船公司订舱管理、委托派车、委托报关、委托仓储，并自动生成各种单证。
⑤单证管理。主要是提单的维护管理。
⑥财务结算。对应收／应付账、对账单和发票（D／N，C／N）、结算单（收／付款）、财务核销的管理。
⑦统计分析。对业绩、经营的统计分析报告。
⑧EDI。通过EDI向船公司、海关等合作公司进行数据交换。
3.国际货运代理系统的应用
下面以深圳市汇骤科技有限公司的软件产品——货代管理信息系统及解决方案为例。其产品和解决方案重点为向船东、船代、货代、第三方物流企业、运输企业、仓储企业等提供服务，并延伸至货主企业的物流部门（包括制造业、供应商和零售商等）。提供面向企业业务全过程的供应链管理的纵向平台和面向企业一体化运作的资源整合的横向平台。
国际货运管理系统按系统逻辑功能模块可以分为用户管理、资料管理、客户服务、海运操作、空运操作、财务结算、统计分析七大功能。
11.2.2 水路运输管理信息系统
水路运输通常表现为沿海运输、近海运输、远洋运输和内河运输四种形式。其主要优点有：运量大，能够运输数量巨大的货物；通用性较强，客货两宜；越洋运输大宗货品，海洋运输是发展国际贸易的强大支柱；运输成本低，能以最低的单位运输成本提供最大的货运量，尤其在运输大宗货物或散装货物时，可采用专用的船舶运输；可以取得更好的技术经济效果、劳动生产率高和平均运输距离长。其缺点有：受自然气象条件因素影响大。由于季节、气候、水位等的影响，水运受制的程度大；营运范围受到限制；航行风险大；运送速度慢，准时性差，在途中的货物多，会增加货主的流动资金占有量，增加经营风险；搬运成本与装卸费用高，装卸作业量大。
水运主要承担以下作业任务：大批量货物，特别是集装箱运输；原料、半成品等散货运输；远距离、运量大，运货负担能力相对较低的货运任务。
1.业务流程和系统目标
海运出口运输工作，在以CIF或CFR条件成交的情况下，由卖方安排运输，其主要业务流程如下：
①审核信用证中的装运条款。为使出运工作顺利进行，在收到信用证后，必须审核有关的货运条款，如装运期、结汇期、装运港、目的港，是否能转运或分批装运以及是否指定船公司、船名、船籍和船级等，有的要求提供各种证明，如航线证明书、船籍证等。
②备货报验。根据出口成交合同及信用证中有关货物的品种、规格、数量、装等的规定，按时、按质、按量地准备好应交的出口货物，并做好申请报验和领证工作。在我国，凡列入商检机构规定的“种类表”中的商品以及根据信用证、贸易合同规定由商检机构出具证书的商品，均需在出口报关前，填写“出口检验申请书”申请商检。
