微软是通过建立学习型组织来解决这个问题的。进入20世纪90年代以来，比尔·盖茨非常强调不同的产品组要有相互学习的态度，每个产品组都要学会如何使自己成为公司完整系统中一个有机成员，而不再是任意行动的“原子”。微软对集成的、功能丰富的产品，如Office和Windows95，越来越强调要用系统化方法来设计界面、分享构件，并在项目进度安排和产品质量方面提高一致性。
微软各产品组相互学习所要达到的目标是：设计整齐化，构件共享化，功能标准化。核心是构件共享。这种“以构件为基础的整齐化设计”方法，和微软早期的“主要产品各成一体设计”的方法是相对立的。
说得具体一些，所谓设计整齐化，就是设计以构件为基础，这样设计和代码就可以重复利用，而且也必须重复利用。
所谓构件共享化，就是制造若干单个构件，不同产品通过诸如动态链接库或对象链接和嵌入的机制予以利用。
例如应用软件产品，尤其是Office，必须重复使用共享型构件（如工具条、绘图工具、窗口框架等）；这种重复使用的结果，既向用户提供了一个稳定的用户界面，也减少了向单个应用软件添加新的兼容性的任务。
所谓功能标准化，就是不同产品中的同一功能（例如在Word、Excel、PowerPoint中，都具有复制、粘贴的功能），必须按同样的标准设计、显示、操作等。这样，就可以减少由于不同产品中相似功能的操作略有不同而需要向客户提供支持服务的诸多麻烦。
一个公司，从内部各个组互不相干，到学会相互学习并共享资源，这不可能一日而成。微软采取了一系列措施，花了几年的时间，才完成了这个学习任务。微软的主要措施如下。
1、建立共同操作协调组
这个组建立于20世纪80年代末至90年代初。当时它和Excel组、Word组一起开展工作，但被领导指定为“第三派”。其任务是：如果Excel组与Word组之间，就如何设计一个普通功能而意见冲突或陷入僵局，就要由共同操作协调组来做判决性决策。判决性决策的原则是：对于任何两种产品之间的任何功能，如打开文件、关闭文件、复制、粘贴等，只要是在这两个产品上都能见得到的功能，就必须以完全相同的面孔出现。假定都有一个打开的对话框，那么对话框就要完全相同，对话操作的控制也要一模一样。
共同操作协调组强调的一致性，是从最终用户的角度来看的一致性，并非指代码重复使用意义上的一致性。Excel组的开发员也好，Word组的开发员也好，可以用各自不同的方式给同一个功能编写代码，但这个功能在两种程序中必须以相同的面孔出现在消费者面前。正因为具有相同的面孔，消费者就不至于被五花八门的外观搞糊涂，这也就是协调组的作用所在。如果没有这个共同操作协调组，那么各产品组生产出来的用户界面将会千差万别；因为，各产品组的工作重点，往往是放在如何使本产品在同类中出类拔萃上，而不是放在如何使本产品与同类产品完全一样上。
2、筛选出常用的核心功能，生产出相应的共享构件
1993年，共同操作协调组通过研究分析，发现在微软当时的全部产品中，大约有350种功能。如果这350种功能，都实现标准化和一致化，不仅要花去大量的人力、物力和财力，而且边际收益会迅速下降。因为其中的许多功能，绝大多数客户都不经常使用，而对它们搞一致化，是没有收益的。
于是，共同操作协调组致力于精心筛选。结果发现在总数为350种的功能中，大约只有10％，即只有35种主要功能，是85％的用户经常要用到的。这些常用功能的核心系列，包括工具条、复制—剪切—粘贴、字体、打印对话框和各种菜单等。微软人正确地认识到：只要抓住了这35种功能，只要抓住了全部功能中的这10％，也就抓住了85％乃至90％的用户实践。这样花出去的钱收益就会很大，若去盯着那些使用频率不高的功能，收益就会急速下降。当时由此得到的结论就是：使这些常用功能标准化和一致化，使它们实现共享，是微软必须尽早完成的任务。
为了早日顺利完成这个任务，微软新创了一种办法，那就是“让功能对应专门知识、让专门知识齐全的特定产品组承担重任”的办法。显然，就文本处理功能来说，Word组的专门知识齐全；就数学计算功能来说，Excel组的专门知识齐全；等等。于是，每一个专门知识齐全的特定产品组，被要求用OLE（对象链接和嵌入）来建构某个相应的功能，并尽可能加以简化。一旦完成，其他各组就必须采纳这些OLE界面，并且能够而且必须把相应的功能作为一个“标准”或“构件”，并入自己的程序。这就既提高了编程效率，又实现了构件共享，更体现了所有小组都向专门知识齐全的特定产品组学习的精神。
3、细心搜集常用功能的数据
经过一段时间的学习，微软人认识到，不能仅仅关心让这个功能或那个功能一致起来。因为，一种功能，有没有必要让它一致起来成为共享构件，取决于它是否被经常使用。那么“它是否被经常使用”又根据什么来确定呢？究竟哪些功能应该包括在“常用组”里面呢？这不能凭主观印象来确定，而要用客观数据来说话。究竟应该怎样来获取客观数据呢？微软人总结出三种方法：
第一，与用户讨论，面对面地向用户调查；
第二，利用相应软件的工具版，以搜集相关功能的详细使用情况，并自动记下有关的频次数据；
第三，对“基于顾客行为而制订的计划”作进一步的考查，以补充某些信息。这种方法之所以必要，是因为除了已经进入市场的“功能”，还有尚待进入市场的新的功能。如果说，对于已经进入市场的“功能”，其是否经常被使用，完全可以通过与用户讨论，以及根据工具版的记录来确定。那么对于尚待进入市场的新的功能，其是否会被经常使用，该不该做成“共享构件”，既无法通过与用户讨论来解决，也没有工具版的记录资料可查。唯一的办法，是考查将新功能纳入计划时，它是根据哪些顾客行为确定下来的。
利用以上三种方法，微软人得到的结论是：“用户在产品间转移数据相当频繁，并将常用的剪切、复制、粘贴操作、字体的保存以及产品之间的其他格式化的重要性放在显著位置。用户还想建立混合式文件，包括文本、数据和图表。”这个结论，肯定了产品组之间相互学习、共享资源的大方向，是和用户的需求相一致的，是完全正确的。
4、通过软件集成，提高公司构建共享代码的能力
构件共享，是一个公司具有减少重复劳动、降低成本、取悦用户的智慧的表现。构件共享向前发展一步，就是软件集成。构件共享的前提，是仍然存在着好几个不同的软件，只不过它们有许多共同的构件。软件集成，是许多不同的软件融合成为一个软件，好几个不同的软件同时存在这个前提已经消失。构件共享是在不同的软件之间寻求共同点；软件集成则是为不同的软件融合成为一个软件提供更多的基础结构。
微软推出的Office，其实就是把主要应用软件集成为一个统一的办公软件。从构件共享到软件集成，微软经历了提高智商的磨难。
最初，整装在Office中的应用软件产品并没有额外加以集成，相互之间也没有合作，每种产品保持本色，各自为战。这可以称之为Office的“机械捆绑阶段”。这个阶段上的Office，对用户来说的唯一附加价值，是一次性全部购买所带来的方便与廉价。如果说这里也体现了微软的智慧，那是销售策略的智慧。
接着，共同操作协调人员力主大幅度提高Office组合中的共享与集成程度。他们根据自己的常用功能研究，对Office的构建设计施加影响。比尔·盖茨也一直非常强硬地向各产品组推行标准化。结果，在1993年10月推出的Office4、0中，用户界面就有了一致性，不同应用软件之间有了一致性外观；在9个高层次菜单条目中，有8个是完全相同的。这可以称之为Office的“外观一致化阶段”或“构件共享阶段”。
终于，共同操作协调组不再是Excel组和Word组的“第三方”，而是直接命名为Office产品组，有24名专职开发员。Office组的任务，不再是物色专门知识齐全的产品组，以便委以开发共享构件的重任；而是自己就构造共享构件，自己就为各种应用软件，既包括Office以内的如Excel，Word，PowerPoint等，也包括Office以外的如Publisher和Works等，提供基础结构。这可以称之为Office的“软件集成阶段”。
虽然，Excel和Word小组起初对Office的观念加以抵制。因为它并不一定有助于Excel成为一种更好的表格程序软件，或使Word成为更出色的文本处理软件。但微软的Office，为用户提供了更为一体化的应用软件。客户们踊跃购买Office，而不购买独立的Excel或Word软件，用美元投了Office的赞成票。于是Excel和Word小组妥协了。Excel和Word的开发员们，认识到Office的一个主要的技术优势，在于比单个软件减少了内存的占用。这既能空出更多内存用于其他更多的特定目的，也节省了用户做出操作反应的时间。当然，Office集成的一个更加重要的意义，在于它标志着微软公司智商的提高。
Office的成功集成，表明微软掌握了一系列不同的“共同操作”协调机制，包括对象链接和嵌入（OLE），以及动态链接库（DLL）。
对象链接和嵌入使得一种应用软件能从另一种软件上获得一项服务（比如“绘出这个图表”或“把这个文本格式化”），然后它能把新得服务的结果，嵌入到原应用软件并输出。用户还能利用OLE建立混合型文件，包括文本、数据和表格。
动态链接库提供了另一种通用的共享技术。一个DLL文件就是软件的一个“添加”条目，当软件运行时，操作系统能自动将之装入内存。然后，不同的应用软件程序就能把它作为一种服务进行分享。不同的应用软件能分享的DLL服务有：拼写检错、特殊设备驱动器、外国语言界面以及许多其他的载入内存或持续进入的各种构件。动态链接库的主要优势在于：在任何既定时间里，它们都能最大限度地减少一个应用软件所需占用的内存量。
失败中积聚经验
微软开发的第一个应用软件“多元计划”失败了。这不过是微软以后许许多多失败中的一个。在每一次失败面前，微软都没有气馁，而是认真从失败中找原因，得出有益于今后继续前进的经验教训。
一、“微软文字”在夺冠连连失利中摸爬滚打
早在微软确立产品多样化战略的那一年，即开始编写“多元计划”的1981年，微软就做出了开发文字处理软件的决定，它由西蒙尼负责。原来打算比照“多元计划”（Multiplan），给这个新软件命名为“多元文字”（Multiword）。但经过查询后，发现这个名称已被别人抢先使用了。几经斟酌，最后比尔·盖茨采纳了宣传部门的提议，采用“微软+领域”的命名法，命名为“微软文字”（MS-Word）。
文字处理软件又称文字处理系统（WPS）。美籍华人王安创办的计算机公司，于1976年6月在纽约市的一个交易会上首次推出了世界上第一个文字处理系统。该系统实现了计算机和打字机的“嫁接”，能在屏幕上直接显示文字，能用键盘快速录入、修改文稿，能像普通打字机和印刷机那样印制文件，从而引起了办公方式的革命性变化。不过，它并不是一个可以在个人计算机上通用的文字处理软件，而是软硬件结合在一起的专用的文字处理机。很可惜，由于王安坚持“垂直封闭型”的计算机生产模式，拒绝把这个软硬件结合的系统发展成为能在各种个人计算机上运行的、通用的、独立的软件系统，结果铸成大错，优势逐步丧失，大好的发展机遇被别的公司夺走。正如比尔·盖茨所说：“如果王安早些意识到兼容性应用软件的重要性，今天可能就没有什么微软了。我可能就在某个地方成了一位数学家或一位律师。”
世界上第一个文字处理软件，是微普洛（MicroPro）公司创始人鲁宾斯坦于1979年推出的“文字之星”（WordStar，WS）。它具有强大的编辑功能，受到用户欢迎。它本是在8080处理器上用汇编语言写成的，运行在CP／M操作系统的平台上。不久，鲁宾斯坦就顺应IBM-PC潮流，不失时机地改编“文字之星”，推出了适应于PC及其兼容机的新版本，极大地提高了市场占有率。1982年，“文字之星”的销售量超过100万套，微普洛公司也因此进入享誉全美的大型软件公司行列。
像当时运行的其他各种软件一样，“文字之星”也有它的不足之处。它的多数操作必须同时按几个键才能完成，人们至少要记住30～50个组合操作键，要熟练掌握复杂的排版规则，才能熟练地输入和编辑文本。所有使用“文字之星”的人，一般都得准备一本手册，放在计算机旁不断地翻阅。美国一家著名的软件杂志，甚至指责这种操作“有害于思想自由”。
比尔·盖茨、西蒙尼给“微软文字”设定的目标是：功能超过“文字之星”，取代“文字之星”，成为市场占有率最高的字处理软件。经过开发员的努力，“微软文字”在功能上确有许多吸引顾客的新特性。
这些特性包括增加了一个图形用户界面、“所见即所得”（WYSIWYG）以及比尔·盖茨坚持要加载的一个激光打印机驱动器。“微软文字”还设计出一种功能，可以阅读和修改原先用“文字之星”编写的文档，为广大用户从使用“文字之星”转到使用“微软文字”打开了方便之门。
对于“微软文字”的推出，比尔·盖茨也作了精心的安排。它的首次登台亮相，选择在1983年的计算机销售商博览会（Comdex）上。因为正是在上一年的这个展览上，“莲花1-2-3”使得“多元计划”黯然失色。比尔·盖茨要在同一个展览上，消除“多元计划”失败的阴影，树立微软的成功形象。“微软文字”在展览上的演示，效果的确很好，成千上万的观众被“微软文字”的新功能所倾倒。
