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第23章 公关活动的仪式(1)

公关活动种类繁多,形式各异。在一些重大的、比较正式的专题活动中,除了有一定的礼仪要求之外,人们往往还要举行各种仪式以示重视和纪念。如剪彩仪式、开业典礼、升旗仪式、就职仪式、颁奖授勋仪式、庆祝典礼、签字仪式、迎送仪式、婚礼仪式、丧葬仪式等等。

剪彩仪式

剪彩仪式一般用于意义较大的项目的首尾,如工程完工或开工,有时候也用于开业、展览、展销活动。

剪彩仪式起源于开张。据说美国人做生意保留着一种习俗,即一清早必须把店门打开,为了使人们知道这是一家新开张的店铺,还要特地在门前横系上一条布带。因为这样做既可以防止店铺未开张前闯进闲人,又起引入注目、标新立异的作用。等店铺正式开张时才将布带取走。1912年,美国的圣安东尼奥州的华狄密镇上有一家大百货公司将要开张,老板威尔斯严格地按照当地的风俗办事,在早早开着的店门前横系着一条布带,万事俱备,只等开张。这时,圣安东尼奥十岁的女儿牵着一只哈巴狗从店里匆匆跑出来,无意中碰断了这条布带。这时在门外等候的顾客及行人以为正式开张营业了,蜂拥而入,争先恐后地购买货物,真是生意兴隆。不久,当老板的一个分公司又要开张时,想起第一次开张时的盛况,又如法炮制。这次是有意让小女把布带碰断。果然财运又不错。于是,人们认为让女孩碰断布带的做法是一个极好的兆头,因而争相效法,广为推行。此后,凡是新开张的商店都要邀请年轻的姑娘来撕断布带。后来,人们又用彩带取代色彩单调的布带,并用剪刀剪带代替撕,有的讲究的用金剪刀。这样一来,人们就给这种做法正式取了个名“剪彩”。剪彩的人也逐渐被一些德高望重的社会名流甚至是国家元首代替。

剪彩仪式上有众多的惯例、规则必须遵守,其具体的程序亦有一定的要求。剪彩的礼仪,就是对此所进行的基本规范。

从操作的角度来进行探讨,目前所通行的剪彩的礼仪主要包括剪彩的准备、剪彩的人员、剪彩的程序、剪彩的做法等四个方面的内容。

剪彩的准备

与举行其他仪式相同,剪彩仪式也有大量的准备工作需要做好,其中主要涉及到场地的布置、环境的卫生、灯光与音响的准备、媒体的邀请、人员的培训等等。在准备这些方面时,必须认真细致,精益求精。除此之外,尤须对剪彩仪式上所需使用的某些特殊用具,诸如红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红色地毯,仔细地进行选择与准备。1.红色缎带,即剪彩仪式之中的“彩”。按照传统做法,它应当由一整匹未曾使用过的红色绸缎,在中间结成数朵花团而成。目前,有些单位为了励行节约,而代之以长度为两米左右的细窄的红色缎带,或者以红布条、红线绳、红纸条代替,也是可行的。一般来说,红色缎带上所结的花团,不仅要生动、硕大、醒目,而且其具体数目往往还同现场剪彩者的人数直接相关。

2.新剪刀,是专供剪彩者在剪彩仪式上正式剪彩时所使用的。必须是每位现场剪彩者人手一把,而且必须崭新、锋利而顺手。在剪彩仪式结束后,主办方可将每位剪彩者所使用的剪刀经过包装之后,送给对方以资纪念。

3.白色薄纱手套,是专为剪彩者所准备的。在正式的剪彩仪式上,剪彩者剪彩时最好每人戴上一副白色薄纱手套,以示郑重其事。在准备白色薄纱手套时,除了要确保其数量充足之外,还须使之大小适度、崭新平整、洁白无暇。有时,亦可不准备白色薄纱手套。

4.托盘,在剪彩仪式上是托在礼仪小姐手中,用作盛放红色缎带、剪刀、白色薄纱手套的。在剪彩仪式上所使用的托盘,最好是崭新、洁净的。它通常首选银色的不锈钢制品。为了显示正规,可在使用时上铺红色绒布或绸布。就其数量而论,在剪彩时,可以一只托盘依次向各位剪彩者提供剪刀与手套,并同时盛放红色缎带;也可以为每一位剪彩者配置一只专为其服务的托盘,同时使红色缎带专由一只托盘盛放。后一种方法显得更加正式一些。

5.红色地毯,主要用于铺设在剪彩者正式剪彩时的站立之处。其长度可视剪彩者人数的多寡而定,其宽度则应在一米以上。在剪彩现场铺设红色地毯,主要是为了提升其档次,并营造一种喜庆的气氛。有时,亦可不予铺设。

剪彩人员的选择

在剪彩仪式上,对剪彩人员必须认真进行选择,并于事先进行必要的培训。

除主持人之外,剪彩的人员主要是由剪彩者与助剪者等两个主要部分的人员所构成的。以下,就分别来介绍一下对于他们的主要礼仪性要求。

1.剪彩者。即在剪彩仪式上持剪刀剪彩之人。根据惯例,剪彩者可以是一个人,也可以是几个人,但是一般不应多于五人。通常,剪彩者多由上级领导、合作伙伴、社会名流、员工代表或客户代表所担任。

按照常规,剪彩者应着套装、套裙或制服,并将头发梳理整齐。不允许戴帽子,或者戴墨镜,也不允许其穿着便装。

若剪彩者仅为一人,则其剪彩时居中而立即可。若剪彩者不止一人时,一般的规则是:中间高于两侧,右侧高于左侧,距离中间站立者愈远位次便愈低,即主剪者应居于中央的位置。需要说明的是,之所以规定剪彩者的位次“右侧高于左侧”,这是一项国际惯例,剪彩仪式理当遵守。2.助剪者。指的是在剪彩者剪彩的一系列过程中从旁为其提供帮助的人员。一般而言,助剪者多由东道主一方的女职员担任,即礼仪小姐。

具体而言,在剪彩仪式上服务的礼仪小姐,又可以分为迎宾者、引导者、服务者、拉彩者、捧花者、托盘者。迎宾者的任务,是在活动现场负责迎来送往。引导者的任务,是在进行剪彩时负责带领剪彩者登台或退场。服务者的任务,是为来宾尤其是剪彩者提供饮料,安排休息之处。拉彩者的任务,是在剪彩时展开、拉直红色缎带。捧花者的任务,是在剪彩时手托花团。托盘者的任务,则是为剪彩者提供剪刀、手套等剪彩用品。

礼仪小姐的基本条件是,相貌姣好、身材颀长、年轻健康、气质高雅、音色甜美、反应敏捷、机智灵活、善于交际。礼仪小姐的最佳妆束应为:化淡妆,盘起头发,穿款式、面料、色彩统一的单色旗袍,配肉色连裤丝袜、黑色高跟皮鞋。除戒指、耳环或耳钉外,不佩戴其他任何首饰。有时,礼仪小姐身穿深色或单色的套裙亦可。但是,她们的穿着打扮必须尽可能地整齐划一。必要时,可向外单位临时聘请礼仪小姐。

剪彩的程序

一般来说,剪彩仪式宜紧凑,忌拖沓,所耗时间愈短愈好,少则一刻钟即可,长则不宜超过一个小时。

按照惯例,剪彩既可以是开业仪式中的一项具体程序,也可以独立出来,由其自身的一系列程序所组成。剪彩仪式通常应包含如下六项基本的程序:1.请来宾就位。在剪彩仪式上,通常只为剪彩者、来宾和本单位的负责人安排座席。

2.宣布仪式正式开始。在主持人宣布仪式开始后,乐队应演奏音乐,现场可燃放鞭炮,全体到场者应热烈鼓掌。此后,主持人应向全体到场者介绍到场的重要来宾。3.奏国歌。此刻须全场起立。必要时,亦可随之演奏本单位标志性歌曲。

4.进行发言。发言者依次应为东道主单位的代表、上级主管部门的代表、地方政府的代表、合作单位的代表,等等。其内容应言简意赅,每人不超过三分钟,重点分别应为介绍、道谢与致贺。

5.进行剪彩。此刻,全体应热烈鼓掌,必要时还可奏乐或燃放鞭炮。在剪彩前,须向全体到场者介绍剪彩者。6.进行参观。剪彩之后,主人应陪同来宾参观被剪彩之物。仪式至此宣告结束。随后,东道主单位可向来宾赠送纪念性礼品,并以自助餐款待全体来宾。

进行正式剪彩时,剪彩者与助剪者的具体做法必须合乎规范,否则就会使其效果大受影响。

当主持人宣布进行剪彩之后,礼仪小姐即应率先登场。在上场时,礼仪小姐应排成一行行进。从两侧同时登台,或是从右侧登台均可。登台之后,拉彩者与捧花者应当站成一行,拉彩者处于两端拉直红色缎带,捧花者各自双手手捧一朵花团。托盘者须站立在拉彩者与捧花者身后一米左右,并且自成一行。

在剪彩者登台时,引导者应在其左前方进行引导,使之各就各位。剪彩者登台时,宜从右侧出场。当剪彩者均已到达既定位置之后,托盘者应前行一步,到达前者的右后侧,以便为其递上剪刀、手套。

剪彩者若不止一人,则其登台时亦应列成一行,并且使主剪者行进在前。在主持人向全体到场者介绍剪彩者时,后者应面含微笑向大家欠身或点头致意。

剪彩者行至既定位置之后,应向拉彩者、捧花者含笑致意。当托盘者递上剪刀、手套,亦应微笑着向对方道谢。在正式剪彩前,剪彩者应首先向拉彩者、捧花者示意,待其有所准备后,集中精力,右手手持剪刀,表情庄重地将红色缎带一刀剪断。若多名剪彩者同时剪彩时,其他剪彩者应注意主剪者的动作,与其主动协调一致,力争大家同时将红色缎带剪断。

按照惯例,剪彩以后,红色花团应准确无误地落入托盘者手中的托盘里,而切勿使之坠地。为此,需要捧花者与托盘者的合作。剪彩者在剪彩成功后,可以右手举起剪刀,面向全体到场者致意。然后放下剪刀、手套于托盘之内,举手鼓掌。接下来,可依次与主人握手道喜,并列队在引导者的引导下退场。退场时,一般宜从右侧下台。待剪彩者退场后,其他礼仪小姐方可列队由右侧退场。

开业仪式

开业仪式,是指在单位创建、开业,项目完工、落成,某一建筑物正式启用,或是某项工程正式开始之际,为了表示庆贺或纪念,而按照一定的程序所隆重举行的专门的仪式。有时,开业仪式亦称作开业典礼。

开业的礼仪,一般指的是在开业仪式筹备与运作的具体过程中所应当遵从的礼仪惯例。通常,它包括两项基本内容:其一,是开业仪式的筹备;其二,是开业仪式的运作。

筹备工作

筹备开业仪式,首先在指导思想上要遵循“热烈”、“节俭”与“缜密”三原则。所谓“热烈”,是指要想方设法在开业仪式的进行过程中营造出一种欢快、喜庆、隆重而令人激动的氛围,而不应令其过于沉闷、乏味。所谓“节俭”,是要求主办单位勤俭持家,在举办开业仪式以及为其进行筹备工作的整个过程中,在经费的支出方面量力而行,节制、俭省。所谓“缜密”,则是指主办单位在筹备开业仪式时,既要遵行礼仪惯例,又要具体情况具体分析,认真策划,注重细节,分工负责,一丝不苟。力求周密、细致,严防临场出错。

具体而论,筹备开业仪式时,对于舆论宣传、来宾约请、场地布置、接待服务、礼品馈赠、程序拟定等六个方面的工作,尤其需要事先做好认真安排。

1.要做好舆论宣传工作。

常规工作有:一是选择有效的大众传播媒介,进行集中性的广告宣传。其内容多为:开业仪式举行的日期、开业仪式举行的地点、开业之际对顾客的优惠、开业单位的经营特色,等等。二是邀请有关的大众传播界人士在开业仪式举行之时到场进行采访、报道,以便对本单位进行进一步的正面宣传。

2.要做好来宾约请工作。

开业仪式影响的大小,往往取决于来宾的身份的高低与其数量的多少。在力所能及的条件下,要力争多邀请一些来宾参加开业仪式。地方领导、上级主管部门与地方职能管理部门的领导、合作单位与同行单位的领导、社会团体的负责人、社会贤达、媒体人员,都是邀请时应予优先考虑的重点。为慎重起见,用以邀请来宾的请柬应认真书写,并应装入精美的信封,由专人提前送达对方手中,以便对方早作安排。

3.要做好场地布置工作。

开业仪式多在开业现场举行,其场地可以是正门之外的广场,也可以是正门之内的大厅。按惯例,举行开业仪式时宾主一律站立,一般不布置主席台或座椅。为显示隆重与敬客,可在来宾尤其是贵宾站立之处铺设红色地毯,并在场地四周悬挂横幅、标语、气球、彩带、宫灯。此外,还应当在醒目之处摆放来宾赠送的花篮、牌匾。来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料等等,亦须提前备好。对于音响、照明设备,以及开业仪式举行之时所需使用的用具、设备,必须事先认真进行检查、调试,以防其在使用时出现差错。

4.要做好接待服务工作。

在举行开业仪式的现场,一定要有专人负责来宾的接待服务工作。在接待贵宾时,需由本单位主要负责人亲自出面。在接待其他来宾时,则可由本单位的礼仪小姐负责此事。若来宾较多时,须为来宾准备好专用的停车场、休息室,并应为其安排饮食。

5.要做好礼品馈赠工作。

根据常规,向来宾赠送的礼品,应具有如下三大特征。其一,是宣传性。可选用本单位的产品,也可在礼品及其外包装上印有本单位的企业标志、广告用语、产品图案、开业日期,等等。其二,荣誉性。要使之具有一定的纪念意义,并且使拥有者对其珍惜、重视,并为之感到光荣和自豪。其三,独特性。它应当与众不同,具有本单位的鲜明特色,使人一目了然,过目不忘。

6.要做好程序拟定工作。

从总体上来看,开业仪式大都由开场、过程、结局三大基本程序所构成。开场,即奏乐,邀请来宾就位,宣布仪式正式开始,介绍主要来宾。过程,是开业仪式的核心内容,它通常包括本单位负责人讲话,来宾代表致词,启动某项开业标志等等。结局,则包括开业仪式结束后,宾主一道进行现场参观、联欢、座谈等等。它是开业仪式必不可少的尾声。为使开业仪式顺利进行,在筹备之时,必须要认真草拟具体的程序,并选定好称职的仪式主持人。

开业仪式运作

各种常见的开业仪式的主要运作特征如下:

1.开幕仪式

开幕仪式仅仅是开业仪式的具体形式之一。通常它是指公司、企业、宾馆、商店、银行正式启用之前,或是各类商品的展示会、博览会、订货会正式开始之前,所正式举行的相关仪式。每当开幕仪式举行后,公司、企业、宾馆、商店、银行将正式营业,有关商品的展示会、博览会、订货会将正式接待顾客与观众。

依照常规,举行开幕式需要较为宽敞的活动空间,所以门前广场、展厅门前、室内大厅等处,均可用作开幕仪式的举行地点。

开幕仪式的主要运作程序共有六项:(1)宣布仪式开始,全体肃立,介绍来宾。

(2)邀请专人揭幕或剪彩。揭幕的具体做法是:揭幕人行至彩幕前恭立,礼仪小姐双手将开启彩幕的彩索递交对方。揭幕人随之目视彩幕,双手拉启彩索,令其展开彩幕。全场目视彩幕,鼓掌并奏乐。

(3)在主人的亲自引导下,全体到场者依次进入幕门。(4)主人致词答谢。

(5)来宾代表发言祝贺。

(6)主人陪同来宾进行参观。开始正式接待顾客或观众,对外营业或对外展览宣告开始。

2.开工仪式。开工仪式,即工厂准备正式开始生产产品、矿山准备正式开采矿石时,所专门举行的庆祝性、纪念性活动。

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