公关礼仪文书是给特定的公众看的，其功能是信息告知、思想感情沟通、诱导公众的态度等，为达到一定的公关目的，有很强的实用性。
公关礼仪文书在与公众沟通信息和感情，协调、转化关系时，必须实事求是，真诚真实；准确无误，完整有效；情溢于言，礼出于心；制作美观，写作合体。这使人看了以后，起认识、交流、教育、审美、鼓动的作用，留下深刻的印象。公关礼仪文书为了让公众看懂，还应该在文字上照顾他人，多通俗，少古雅；多具体，少抽象；多客观，少主观；多情感，少古板；多变化，少雷同；多有力，少无力；多简洁，少繁冗。公关礼仪文书只有透露出对公众的尊重和感情，才能有效地起到促进公共关系的作用。
不同的公共礼仪文书，有不同的特点，表现为不同的礼貌形式。
一般礼仪书信
所谓一般书信是指父母子女之间、兄弟姐妹之间、亲朋好友之间为了表达互相鼓励、祝贺、问候、寒喧、关照、托事等思想或情感而写的书信。
一般礼仪书信的基本写法一般礼仪书信需要注意的礼仪环节有称呼、问候语、结尾、信封等，下面分别予以简要介绍。
1.称呼
在通常情况下，称呼应写在信笺的第一行顶格处。平时对收信人怎么称呼，写信时就应怎样称呼。如“经理”，“董事长”，“王会计”，“小李”，“刘洁”，“五珍”等等，称呼之后应加冒号。
2.问候语
问候语一般写在正文的开始和结尾之前，写在开始的问候语可以用“您好”，“你好”，“近好”等等；写在正文结尾的问候语，是指让收信人转告他人的问候语，如“请代问你父母好”，“请代问李经理及全体同仁好”等等。在写信人与收信人关系很密切或经常通信的情况下，问候语也可以不写。
3.结尾
正文写完之后，提行顶格或空两格写一些表示祝福的、敬意的、鼓励的话。也有的是正文写完之后，提行空两格或在一行的中间先写“祝”，“敬祝”，“顺祝”，“望”等，再提行顶格写表示愿望、敬意、鼓励的词等。结尾的话可写“敬祝健康长寿”，“恭祝康乐永驻”，“此致敬礼”，“祝进步”，“祝圣诞快乐”，“祝夏安”，“即祝教安”等等。具体该祝什么，应根据与对方的关系、对方的职业、写信的季节和时日等去考虑。
4.署名和日期
祝词之后应署名。署名应写在信的正文的右下方。署名就是写上写信人的名字。必要时前面可以写上与对方的关系用语，后面写上必要的谦词。如“部下刘华”，“外孙李再东拜上”，“南翔叩上”等。署名之后，写日期。日期应写在署名的下面。可以写上年、月、日，也可以写月、日，或只写日，有的还在日期之后写上一天中写信的具体时辰。如“8月8日晚8时”，“1993年6月6日午后”，也有的在日期之后再写写信的地点，这在写于旅途中的信上比较常见。如“7月4日于杭州’’“6月6日于广州白云宾馆”，“5日于重庆宾馆”等。
5.补遗
如果正文写完，署名、日期写好之后，发现有遗漏的内容，仍可补写。补写的方法是，提行在开头处写“另外”，“另”，“又及”，“再启”，“还有”等字样，再写应补写的内容。也可以是在写完补写的内容之后再写“某某又及”。
6.信封的写法
为了使邮件投递更加迅速、准确，我国邮电部规定，除大宗信件外，普通信件必须使用标准信封，用钢笔、毛笔或圆珠笔书写。标准信封的写法比较简单。
首要的事是将收信人所在地的邮政编码写在左上角的方框内，将寄信人的邮政编码写在右下角的方框内；如不知道对方的邮政编码，可到当地邮局查询。
收信人的详细地址写在左上角的邮政编码下面，为了方便投递，一定要尽量写得详细、准确、清楚一点。
信封的中间写收信人的姓名；姓名后空两格写“同志”，“先生”，“小姐”，“经理”等字样；再接着写“收”，“启”等字样。写给亲属的信，不要在姓名后写“父”，“夫”，“儿”等称谓，以免有失雅闻。
信封的下面写寄信人的地址，如收信人经常变换地址或并不经常给对方写信，则应写得详细一些，并注上自己的姓或姓名，在姓名后可写上“谨缄”二字。写姓或姓名是为了让邮局能在收信人不在的情况下将信退寄寄信人。如果信是寄给长辈的，通常不写姓，而只写自己的名字。
托人面交的信，如捎信人知道对方的地址，可不写邮编和收信人地址，而写“请面呈”，“请转交”，“烦交”“送”等字样，再写收信人姓名。信封下面写“×××托”，“××公司×××拜托”字样。
家书
所谓家书，顾名思义，即家庭、家族成员之间来往的书信，传统上尤其指祖、父、子三代以及兄弟姐妹间的来往书信。由于家书是家庭、家族成员间的往来书信，故而在表情达意方面更加委婉别致；同时，由于传统中家的地位的重要、家礼的要求，也使得家书在礼仪表现上也十分突出。家书的内容是多方面的，通报消息是其重要的一环。对于外出的尊长来说，这固然也是情理所然，但对外出的晚辈来说，向家中的长辈通报消息就同时也是礼数的要求了。晚辈外出若不频寄家书通报消息，让长辈担心挂念，那就于礼不容了，按礼数来说，这是不孝。因此，晚辈外出应该鱼雁频传、勤加问候。不仅古代如此，现代也应该如此。除时常寄平安家书外，逢长辈的生辰寿诞或其他节日、纪念日，寄一封家信，不仅合情，亦复合理。
旧时的家书，虽说不像其他类型的书信那样有好多的客套话，但格式、规范的严苛也是颇为看重的，尤其是晚辈给长辈的书信。晚近以来的家书总体上少了些规范，但情理所致，人们仍愿意遵行旧有的规范。对于今天的年轻人来说，完全遵从旧有的格式，既不可能，也无必要。要紧的是，应该经常写信通报自己的情况，问候长辈，这样既合礼数，又符常情。用明信片、电话全然取代家信，也许仍然不该是我们的人情伦理、礼仪规范追求的目标。
情书
情书从求爱开始。求爱信可以说是情书中最不易把握的一种，因为这样的信出了毛病，就不可能有情书的继续。写求爱信首先要注意称谓，一般来说，不可太过热火，但也不能混同于一般书信的称谓。如果用了比较亲密或特别的称呼，也可在称呼后加括弧，写上“恕我冒昧，用了这样的称呼”，“不知是否可以这样称呼”等缓冲的话语。结尾的落款也可以大体把握这样的分寸。在书信正文中，表达对对方的仰慕是不会错的，但不宜庸俗肉麻；感情的表达以委婉、尊重对方为宜。求爱信的“求爱”只是对情感历程的一个概括，其具体情形必定是千差万别的，写信者亦可根据自己的情况来确定分寸。但有一条原则是通行的，那就是真诚。如果接到别人的求爱信，同意恋爱与否，都要作出及时的答复。如果不愿接受，就要写一封拒爱信，回绝对方。爱与不爱，每一个人都有自己的权利，因此写拒爱信也是正常的事情。
写拒爱信应该注意以下几点：1.是要态度明确，不可含糊不清、模棱两可，引起对方的误解。
2.要指出拒绝的理由，这样才能打消对方继续交往的念头。写理由在礼仪上有些讲究，即一般不指出别人的缺点，而是从自己的方面找原因，或是从两人性格等不涉及品质一类敏感问题的方面找原因。这样既可以达到目的，又不会伤对方的自尊心。如果并未发现对方有不能容忍的缺点，并不厌恶其为人，拒爱信应该写得尽可能婉转一些，同时可以加上一些耐心细致的分析、说服的内容，设法减轻对方因爱遭到拒绝而产生的痛苦。
3.写拒爱信千万不能嘲笑、非难对方，这是很不礼貌的；更不能将事情公之于众，在大家面前出对方的笑话，那就不仅有违礼仪规范，而且很不道德。
接受了对方的求爱，书信来往中会逐渐进入热恋，这时的情书就是所谓热恋信了。热恋信与前述求爱、拒爱信相比较少些约束，可以顺着自己爱的思路，写出自己最得意的文字。这一阶段的情书最能体现个人风格，最少通用的规范。不过，这时的情书也还是要注意，写好以后不要马上寄出，要再看一遍，从内容和形式上进一步加以斟酌，尽可能用自己的语言，不要过多地抄录名人、他人的语句；赞美对方不要过火，也不要向对方提出不适当的要求；要真诚而不是夸夸其谈，也不要允诺自己力所不及的事情。
爱情出现波折是常见的事情。如果经过冷静的分析觉得再无继续的必要，就可以写一封不欲继续交往的信，也就是所谓绝交信。绝交信的原则，和拒爱信基本一致，只是双方已经有一段时间的情感历程，写来更要推心置腹。可能的话，可以通过连续的几封信逐步加重口气，达到拉开距离的目的。
业务信函
业务信函也就是公函在现代社会的运用，它极为广泛，各类业务信函已经成为邮政信函的一个重要的部分。业务信函因业务的不同而有许多种，但是，这些信函有相当的共同之处，其中最大的特点是“公”，无论是抬头、结尾，还是正文的用词，都显示着与私人信函的不同。一般要求：业务信函的内容完全取决于业务的性质，比起私人信函来，它们内容上的共同要求是清楚明白、简明扼要。提笔写信以前，最好能认真仔细地考虑一下，想清楚要说什么和怎么说，然后礼貌而又开门见山地写出来，当谈完自己要谈的事情时，即刻收笔。结尾也不宜闲言碎语、拖拖沓沓。为把握起见，这种信函最好还是先拟一草稿，反复修改再誊清或打印。
业务信函的抬头应郑重，私人信函中过分亲昵的称呼在这里是不适用的。对于相对熟悉的人，你可以称“×××先生”或“×××女士”，对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅只通信联系而从未谋面的情形。西方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的”，我国习惯上加“尊敬的”一类。如果想建立持续的业务联系，甚而发展到私人关系，可以改变称呼而试探对方的意向。比如，我国中式的，可以直接改称“××兄”，或省去姓写“××先生”。如果对方的回信也如此称呼你，说明他认可了这种关系，否则表明宁愿维持原来那样的关系。
业务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的，此时的称呼可以有以下情形：只称其为“先生”或“女士”（或“小姐”），且在前边加上“尊敬的”一类字；以职务相称，如“经理先生”、“编辑女士”、“主持人小姐”一类均是。假如以职务相称有些滑稽，如“消费投诉处理科科长先生”一类，就不如径称“尊敬的先生”。此外，这种情形下不能用太过泛泛的称谓，否则可能收不到效果，比如称“有关人士台鉴”，“有关人士”就可能觉得与己无关而搁置一边。当然，如果能够通过一些渠道打听清楚你要联系的人的姓名，要更好一些。
结尾的落款要求和抬头相对应，抬头是哪种关系程度的称呼，落款也就是相应的程度，比如称呼是连姓带名的“×××先生”，落款就是连姓带名的“×××”；称呼是不带姓的“××先生”，落款就不带姓。大企业、大单位的业务信函往往是打印的，但落款处还要有亲笔的签名。
一般的企事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的业务活动来说，对此二项也有比较严格的要求。一般来说，信笺、信封都应有单位的名称、徽志以及地址、电话，样式上应稳重而具有吸引力，质地上尽可能优良，印刷上尽可能优美，借以表明单位的实力和形象。
业务信函的礼仪主要不是表现在它们的格式、用语上，而是表现在所写情况的真实、准确、实事求是上。所介绍、证明、反映的情况越真实，就越是一种礼仪风范的表现。相反，如果所提供的情况是虚假的，或有含糊不清、模棱两可之处，就是对对方的失礼和无礼。
下面介绍几种常见业务信函的写法。
介绍信
介绍信是社会组织为了介绍到有关单位了解情况、联系工作、参观访问的人的身份的一种专用书信。内容包括被介绍人的姓名、身份；随访的人数、活动的目的、对受访单位的请求等。
常用的介绍信有两种，一种是在白纸或信笺纸上完全用手写的介绍信；另一种是统一印刷的、带有存根、编号的介绍信。基本的写法请参看下面的例子。
例一：
介绍信
鸿达电脑公司：
兹介绍我公司刘跃、邱辰两位同志前往贵公司学习商务软件制作技术，请予接洽为盼。
此致
敬礼
山川实业股份有限公司（盖章）××年×月×日
例二：
介绍信
兹介绍我厂冯萍、成琼两位女士前往贵厂学习服装裁剪技术，请接洽并给予食宿为便。
此致
标致服装厂
×市红牡丹服装厂（章）××年×月×日
例三：
介绍信存根
××字第××号
介绍×××同志等×人，前往×××××联系××××。
××年×月×日
××字第××号介绍信
××××：
兹介绍×××同志等×人，前往你处联系××××，请接洽为谢。
此致
敬礼！
×××××（公章）
××年×月×日
证明信
证明信是社会组织为证明个人的身份、履历、学历及其它事项的真实情况而使用的专用书信。
书写证明信时要慎重，除了对所证明的事实一定要准确无误外，还应注意用语明确、肯定，不得涂改，为便于查考，证明信应留底稿并进行登记。
证明信的书写格式可参考下面的例子。
例一：
证明信
××县物质局：
你局×××同志，原是我局职工，已于××年×月评为助理经济师，情况属实，特此证明。
××市机电公司（公章）××年×月×日
例二：
证明
我部×××同志，男，1978年6月15日出生，现年26岁，与你乡女青年×××，前往办理结婚登记手续。请接洽。
此致
××乡人民政府
××乡人民政府（公章）××年×月×日
例三：
证明
××县人事局：
你县×××同志曾于××年×月×日至××年×月×日在我校××系修业×年，成绩合格，获××学位。
特此证明
××大学教务处（公章）××年×月×日
邀请信
这是用于邀约的一种社交信函。邀请信一般内容都比较简单，但措词要讲究，既要诚恳，又不能让对方觉得像是要挟。收到邀请的人无论应约与否，都要及时回复。此外，邀请信的发出时间也要多加注意。
推荐信
这是单位或个人介绍某人担任某项职务或工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人，也可以是有某种关系的组织单位；收信人一般是某个组织或单位，也有私人，比如推荐某人的私人秘书、助手、合作者等。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况，实事求是，态度上也要适当，要留有余地，不可强人所难。
聘任信
前述邀请信和这里的聘任信一样，其功用都有另一种应用文样式可代替，即请柬和聘书。不过，对于单一的或特殊的对象来说，信函的样式显得更为郑重、恳切。请人任职，可以发聘书，但为了对受聘者表示器重和景仰，则可由单位的负责人发聘任信。聘任信在解放前的社交场合中曾比较流行；当今的外企、合资企业以及其他一些机构也有用聘任信的。随着我国尊重人才风气的完善和行政首长负责制的形成，聘任信会逐渐普遍起来。聘任信写来要充分体现诚意，其内容最要紧的是写明拟聘担负的职务、责任以及报偿等。
商洽信
这是单位或个人间因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是在个人间还是在组织间，无论对什么问题的商洽，都要就这一事项的缘起、目的等阐明，提出具体的意见和建议，乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函，有关数据、指标等都要明确无误。商洽函应该恳切，采取征询的口吻，不能显出强加于人的样子。
慰问信
这是表示对对方关怀所使用的书信形式。
