如对方要找的人不在，也应向对方解释一下，最好也能给对方一些礼貌的建议，如：“他出门去了，估计明天回来，你明天再打电话来，好吗？”或“对不起，他上街去了，今上午不会回来，能让我转告你找他的原因吗？”等等。如果电话是打给上可的，接话的公关人员可以根据实际情况决定是否让对方与上司通话。比如，对方是一个陌生人，或者你不知道对方与上司是什么关系，最好不要随意说出上司是否在办公室。以免让一些无关紧要或你自己可以代上司回答的问题分散上司的注意力，浪费上司的时间。如果对方没有主动报明姓名或与受话人的关系、所要讲的事情等，一般不要主动打听。有人喜欢先止境地追问对方，比如：“你是谁？“你和××是什么关系，你找他到底有什么事？”等等，这一种刺探他人隐私的行为，是很不文明、很不礼貌的，即使纯粹出于好奇，也是应当避免的。
注意音量、语气、声调
现在大多数城市的电话都已经是电脑程序控制，电话的音质音量效果都有较大改进；但也许由于受过去老式电话的影响，许多人养成了打电话大喊大叫的习惯，一拿起话筒就像是在和谁吵架似的，这样既不文雅，又不礼貌。
无论是打电话，还是接电话，话筒都不要拿得太远或太近，一般应将受话器一端置于离嘴唇大约一厘米的位置。无论是长途还是短途通话，应以感觉听清对方的话为标准。有的人只要一打长途电话就下意识地大嚷大叫，好像他的声音不是通过电讯号传过去的，而是他大声地从电话线里喊过去似的。其实，打程控电话完全没有必要大嚷大叫，电话音量的大小，并不取决于通话距离的远近，而是取决于通话线路质量的好坏。用正常的程控电话通话，无论距离远近，应当有如在一至两米内亲切交谈的感觉。
所有打过电话的人都知道，虽然在电话上见不到对方的神态和表情，但是却完全可以听出对方的神态和表情。因此，打电话时应考虑与对方谈话时所传出的语气、表情、声调。说话应尽量轻松自然，面带微笑。日本许多公司都要求职员特别是新职员对着镜子打电话，以训练员工打电话时的神态与表情。为了让打电话的人找到自己声音的良好感觉，不妨在电话的另一端录成音带，然后放给打电话的人听，无疑也是训练礼貌地打电话的好方法。
作好记录
在办公室里工作的人，每天通常要接很多个电话，还要处理很多其它的事情，不可能凡事过耳不忘。因此，要随时准备好专用的电话记录簿，养成记录电话的良好习惯。无论帮人接电话，还是对方给自己讲一些重要事情，都应当作好记录，以免误事。
由于公务电话常常谈的是一些重要通知、重要情报、重要信息等，需要及时处理，及时决策，及时采取措施，一旦因接话人没有记录而遗忘，就可能为国家、集体和个人造成难以估量的损失。因此，接话人应集中精力、认真对待。接记电话时，应尽量避免打断对方的讲话，但为了有效的呼应，表示你的专心聆听，你应随时用“嗯”、“好”、“是的”、“对”、“知道了”这类短句作答，如没听懂对方的某句话，可请求对方重复一下。要善于从听筒里辨别对方的心态，是欢乐还是忧愁，是欣喜还是不满，是憎恨还是同情，然后采取适当的情感应答和事后处理。
记录完毕后，应将主要内容向对方复述一遍，使之准确无误。通常，办公室电话记录还应包括来话人姓名、单位、电话号码，来话时间等内容。
当对方通过电话邀请你参加一个宴会、舞会或其它重要活动，你又有可能参加时，应诚恳、礼貌、明确地予以接受。如：“好吧，能受到贵公司盛情邀请，我十分荣幸，请转达我对你们上司的谢意，我一定会准时出席酒会。”对是否应邀的答复一定要明确，不能只是说声谢谢了事，特别是在涉外活动中，你只说谢谢，对方就会很难办，而且多半以为你已表示谢意，就不会再去了，因而可能不再考虑你的席位。当你到时候又出现在宴会场地时，双方都会觉得挺难堪的。
使用手机时勿扰他人
手机即“移动电话”，是灵活、现代化的通迅工具。使用时除了应遵守电话礼仪外，还应注意一些特殊规范。例如：在宾馆大堂、会议室、洽谈室使用，则明显会打扰他人。如必须携带，则应将其关机后装进公文包或小型提包内，如急需在公共场所、正式活动过程中使用，应起身离开，找一个不影响他人的地方。如不得不当众使用，应向周围的人致歉。
空间礼仪
人际接触的环境，无论是稠密还是稀疏，都需有一定的空间范围。
每一个人都有既适合环境，也适合自己的“小世界”、“领土范围”。这个环境是随着人际疏密环境的改变而改变的，它就像一个随气压环境的改变而可大可小的气球，当外界给予它过大的压力时，它就会“暴裂”。如果他人越界，而进入属于某人在一定条件下的空间范围时，他就会局促不安，就会反抗等等。
保护自己的人际空间，尊重和爱护他人的人际空间，从而维护自己和他人的尊严、人格，是公关礼仪的重要内容之一。
人际交往的空间距离
作为公关礼仪所讲的空间，是指人们在交往时，特别是个人与个人、个体与群体，群体与群体交往时，因彼此的关系不同，周围的环境不同，而无形中感到彼此间应保持的一种特定的距离。
每个人都生活在一个有伸缩性的空间范围内，这个范围圈虽然是无形的，但它却像一个气球，不允许、不喜欢他人随意侵犯或突破。这种距离范围圈源于人的动物本能，有与生俱来的属性。
动物为了保护自己的生殖中心，保护自己的性命，本能地要求拥有一定的自由空间，并视自己占有的“地盘”为势力范围。一旦这一范围遭到异群、异类的侵犯，就必然全力以赴地把入侵者驱逐出去。
人类也是这样。人类也要通过警惕、防御、反击等方式来维护自己的空间。与动物的空间概念的不同点主要在于，人的客观空间范围与主观空间意识都有较大的可变性或可伸缩性，人的生存能力与适应能力比动物更强。
人际交往需要一定空间距离的情形是很多的。保护自己的势力范围的现象，在文明社会中也是随处可见的。例如：两个在野外步行的异性，如果他们是陌生人，那么，彼此之间至少要相距大约10米左右，才会感到安全、放心。在一间大厅里，有一排椅子，假定两个陌生人先后进入大厅，如果第一个人坐在南端，另一人紧挨第一个人坐下的话，第一个人会本能地移开，与第二个人保持一定的距离。即使在拥挤的公共汽车上，当素不相识的人的身体紧紧贴在一起的时候，人们也绝不允许他人贴近自己的脸，特别是嘴唇和眼睛。这些情况都表明，无论在何种情况下，人体周围都有一个属于自己的空间，人际交往只有在这个空间允许的限度内才会显得自然与安全。
美国体态语言学专家法斯特先生曾经讲过一个例子。他说，假如我们在餐桌上与一个朋友对面而坐时，悄悄地将桌上的菜单、杯盘、佐料瓶等向对方推过去，我们就会发现，对方一般会先把身子往后仰，以企图“躲避”，然后会不安地把身子晃来晃去；最后，他会找准机会，将桌上的东西大致放回原位，默默地表示“回击”。
以上这些都表明了美国心理学家罗伯特·索默先生讲过的一个道理：人都具有一个把自己圈住的心理上的个体空间，就像一个无形的气泡一样为自己所占有，一旦这个气泡被人侵犯，就会觉得不舒服、不安全，甚至会出现愤怒。由于空间需要的客观存在，公关人员在人际公关活动中就应当给以足够的认识，有礼貌地维护属于他人的空间范围，以保证交往活动在平等、轻松的气氛中进行。
美国人类学家、心理学家、方法意义学的创始人霍尔博士通过大量事例说明，人在文明社会中与他人交往而产生的关系，其远近亲疏是可以用界域或距离的大小来衡量的。他认为，现代社会的绝大多数人都在以下四种空间范围内交往着、活动着：
1.亲密距离。这是恋人之间，夫妻之间，父母子女之间以及至爱亲朋之间的交往距离。其中又可分为近位和远位两种。
近位亲密距离在0～15厘米之间。这是一个“亲密无间”的距离空间，在这个空间内，人们可以尽情地表现爱抚、安慰、保护等多种亲密情感。在这个空间内，人们可以彼此肌肤相触；能直接感受到对方的体温和气息。恋人之间极希望处于这样的空间，在这样的空间里，双方都会感到幸福和快慰。
远位亲密距离大约在15～46厘米之间。这是一个可以肩并肩，手挽手的空间，在这个空间里，人们可以谈论私情，说悄悄话。
在公众场合，只有至爱亲朋才能进入这一空间。在大庭广众面前，除了客观条件十分拥挤的场合以外，一般异性之间是绝不应进入这一空间的，否则，就是对对方的不尊重。即使因拥挤而被迫进入这一空间，也应尽量避免身体的任何部位触及对方，更不能将目光死盯在对方的身上。
2.私人距离。这是一个更有“分寸感”的交往空间，其中也可分为近位和远位两种。
近位私人距离大约在46～76厘米之间。在这一距离内，稍一伸手就可触及对方，双方可以亲切握手。近位私人距离在酒会的人际交往中比较常见，谈话双方会有一种亲切感。远位私人距离大约在76～122厘米之间。在这一距离内，双方都把手伸直，还有可能相互触及。由于这一距离有较大开放性，亲密朋友，熟人可随意进入这一区域。3.社交距离。这是超越亲朋、熟人关系的社交距离。这个距离体现的是一种社交性的，较正式的人际关系。可分为近位和远位两种。
近位社交距离在1.22米～2.13米之间，在工作环境中，领导对部属谈话，布置任务，交待工作，听取汇报等一般保持这个距离。在一般的社交聚会上，陌生人之间，客户之间商谈事务时也采取这一距离。
远位社交距离在2.13米～6.1米之间。这是正式社交场合，商业活动、国事活动等所采用的距离。采用这一距离主要在于体现交往的正式性和庄重性。在一些领导人、企业老板的办公室里，其办公桌的宽度在2米以上，设计这一宽度就在于，领导者与下属谈话时显示出距离与威严；因为即使他们坐在这样的办公桌后面与对面站着的人谈话，也不会显得低矮。
4.公众距离。这是人际接触中界域观念的最大距离，是一切人都可自由出入的空间。也有近位公众距离和远位公众距离之分。
近位公众距离在6.1米之外。这通常是小型活动的讲话人与听众之间的距离，教师讲课与学生听课之间的距离。远位公众距离在8米以外。这是大型报告会、听证会、文艺演出时报告人、演讲者、演员与听众、观众之间应当保持的距离。大人物在演讲时需要与听众之间保持这一距离，以便在增强权威感的同时，增强安全感。
不同情境下的空间距离
以上讲到的四种空间距离，只是人际交往的大致模式，并不是凝固的、刻板的。人际接触的具体空间距离是根据具体情况，特别是人的情感因素的变化而变化的。因此，具体的空间距离总是具有一定的伸缩性与可变性。
影响距离的伸缩与变化的主要因素可能有民族传统、性别差异、地位差异、年龄差异、性格差异、情绪差异、环境差异等因素。
民族文化传统不同，人们交往的空间意识会有差异。例如：相比较而言，中国人与日本人在相同关系中，日本人要求空间距离不要太大，而中国人则希望交往距离不要太小。同样是欧洲，丹麦、挪威等国，人们要求人际接触的距离应该稍大一些；其他许多欧洲国家的人则要求这种距离应当稍小一些。同是美洲，北美洲的人要求人际接触的距离应该大一些；南美洲人认为这种距离应近一些。美国传播学家施拉姆曾为此举过一个例子：如果让一个拉美人同一个美国人在一个走廊上交谈，属于接触文化的拉美人会“不自觉”地向美国人靠近，而属于非接触文化的美国人，为保持他认为适度的社交距离，则会同样“不自觉”地向后退，一段时间后，我们会发现已从走廊的一端“谈”到了走廊的另一端。性别不同，对交往需求的空间也有异。男性之间相距的空间距离比女性之间相距的空间距离要大一点。当女性与陌生男性相遇时，要求空间距离必须大一些。女性最讨厌陌生人，特别是陌生男人坐在自己的旁边，把他们视为有意识的“侵犯者”。男性则比较反感陌生人，特别是与自己同性别的人坐在自己的对面，把他们视为潜在的竞争者。互不相识、年龄相仿的男女在社交场合初识，距离宜远一些，互相熟悉并经常在一起的男女，交往的最佳距离在1.5米左右。社会地位较高的人总是有意识地与普通百姓保持较大的社交距离，以保证自己获得足够的权威感，也让对方感受到不可轻易接近和神秘感。因此，与领导、上级初识，我们不妨主动离他们稍微远一点，不要“冒犯”他们的威严与神秘。相反地，如果我们与下属、雇员等百姓打交道时，我们应该主动离他们近一点；如果让他们体会到受尊重的感觉，那他们也一定会倍加尊重我们。
年纪较大的人与年纪较小的人相处，双方都会有缩小空间距离的愿望和要求。同龄人之间则有一种要求扩大交往距离的潜在冲动。当我们与老师、家长、领导、长辈相处时，特别是我们希望得到他们的指教、帮助时，为了表达我们的诚恳与迫切，我们最好站在他们的旁边，而且距离应当尽量近一些。而当我们与同龄人，特别是初次相交的同龄人之间洽谈生意、交流信息时，我们应距他们远一些，否则，可能引起对方的反感与不快。
性格也对交往空间有影响。性格外向、开朗的人容易突破空间界限，对对方的主动“侵入”也不会太反感；因此，与外向的人打交道，距离可以近些。在交谈时，你离他们越近，他们越会对你产生好感。性格内向、孤癖的人则总是严守交往界限，绝不主动缩小空间。
因此，与内向的人打交道，距离可稍微远些，不要触犯他们的防犯心理，不要“侵犯”他们的独立性。当然，有时性格内向的人也往往会产生希望别人能主动靠近他们的愿望，特别是希望他们所喜欢的人能主动靠近他们。
人的情绪也许是影响交往空间距离的最大的、也是最易变化的因素。在人的情绪处于极度兴奋或极度压抑等状态时，可能就会完全忽略上面所讲的各种因素，采取一种不合常规的空间界限与人交往。
环境也是制约人的空间意识的重要因素。即使人从野外一下进入拥挤的公共汽车里，人的空间意识也会自然地进行调整。例如：一位女士在旷野里散步，一位陌生男士如果距她两米同行，这位女士就一定会觉得紧张不安，就会产生疑虑、谅慌；但如果是在拥挤的公共汽车土，即使这位先生离他很近，她也绝不会有什么紧张感了。
