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第18章 交流沟通恰到好处——保证交流顺畅无阻(2)

社会心理的调查证明:对于强人、能人所表现出的亲切、随和,人们是格外感兴趣的。因为他们出色的工作业绩,已经产生了与众不同的影响,所以人们希望他们能在感情上与自己沟通,否则就会有相距甚远、不可企及的想法,或者失去努力的信心,或者与他们产生隔阂。

据说,美国前总统里根是个人缘不错的人,爱开玩笑、不摆架子。一次,记者山姆·唐纳逊夸奖里根的新西服很漂亮,里根说:不是新西服,已经穿四年了。过后,他回到白宫又打电话说,我纠正一下,不是四年,而是五年前买的。里根并不觉得为这样的琐事打电话有什么不好,而很多人恰恰从这些事做出判断,觉得里根随和、可爱、容易接近。

作为管理者,并不是每时每刻都必须考虑工作才是尽心尽职,他应该向人们展示他不同的侧面,如生活、情趣、感情等。这样,人们才能与他产生共鸣。在这些展示中,闲谈的作用是不可忽视的。再如寒暄,也是闲谈的一种,其主要作用也是传递感情信息,这是人际交往的必要手段。寒暄式的交谈也表示出对对方的关心,表示出自己愿意保持良好关系的愿望。有些人为了在寒暄中表示亲近,花费大量精力记住别人的名字,结果是很容易地得到了别人的好感。

虽然闲谈会产生一些弊病,如小道传闻、捕风捉影等,但作为一种社会互动形式,它又是必然存在的。这需要管理者合理使用、扬长避短,加以引导。闲谈如同一张巨大的信息网,会有各种组织管理、人员情绪等信息传送过来,只要我们反应敏锐,捕捉及时,对管理肯定是有益的。

要找到打开某人心锁的钥匙,是一个需要细心洞察、耐心寻找的发现过程,需要“由表及里”,根据一些现象逐步深入分析,最后找到病灶;也需要“因小见大”,通过此人的一些细微的言谈举止,去顺藤摸瓜,最后发现背后隐藏的那个“根”。

布朗定律就是要告诉管理者,了解员工在想什么,知道别人最在意什么,别人的意愿就会在你的把握之中。

作为企业的管理者,能否及时了解下属的需要,利用沟通这一有效工具,实现对员工的了解,挖掘员工的潜能、留住人才,为企业创造更好的业绩,这关乎着现代企业对人才的保护,对人力资源的占有优势,和企业的生命力与创造力的积蓄。

知道员工最在意什么,员工的意愿就会在你的把握之中。

多为员工提供同管理层交谈的机会。

彼此尊重,才能进一步与对方沟通

人与人的沟通问题上,若“我们的思想和行为能与他们的思想和行为彼此相似”这一点不能成立,那么其局限性是客观存在的。不是所有的人与人都可以达成良好的沟通。有些人,他们本来就不属于同一层次和类型,硬要实现之间的沟通,这是相当麻烦的事情,也是非常牵强附会的事情。这是为什么?就由于两个人之间没有共同语言,勉强对话,这种沟通也是强人所难的,不够自然和愉快的。

沟通难,这是大家不争的事实。沟通如果不难,那么历史上全世界也就不会争端、战事频发了。人,只可以在有限的人群范围内去争取一些沟通,而很难促成不同类型层次人群之间的沟通。因为受青睐被尊重,是沟通的前提。故此,期望在各种不同类型和层次的人群中都获得沟通是不现实的。

猫与老鼠,黄鼠狼与鸡,老鹰与蛇能够沟通吗?显然很难或者就不能,因它们是属于各自不同类型与层次的生命,很难找到共同语言。它们之间的思想和行为根本不能“彼此相似”。别说青睐、尊重对方,它们根本就是死对头、天敌。

显然我们只能有目标的去那些“思想和行为能与他们彼此相似”的群体中首先获得青睐与尊重,再去实现沟通。当然,一个人能够受到青睐,受到尊重,要进一步与对方沟通就容易了。

很多时候,当我们遇到沟通障碍的时候,往往会陷入烦恼和茫然无措之中,怀疑起人的善良、友爱和真情,乃至看破红尘”,滋生出一些敌对他人的情绪。这是不足取的,也是一种错觉,因为你沟通失败的原因自己都不能明白,沟通的规律自己都不知,对“拉吉舍夫定律”也毫无了解,你怎么能够掌握沟通的起码技巧呢?又怎能理解沟通的局限性,明白沟通最好在“思想和行为能与他们彼此相似”的群体中去实现呢?

员工的思想往往是企业创新的源泉以及不断提高生产力水平的坚实后盾。让员工的建议和想法无障碍地交流并予以采纳,往往会使企业的竞争力在短时期内大幅度提高。

韦尔奇在一次业务经理会议上说:“随着市场的开放以及区域性障碍的逐渐去除,全球化不再只是个目标,而是个不得不履行的策略,单单只做到改革、组织扁平化、机械化及自上到下的评估方法这些20世纪80年代的改革模式,已跟不上90年代变化的脚步,要成为90年代的胜利者,必须营造一种文化,即让人们能够快速前进,更清楚地与别人沟通,以及让员工能够同心协力服务于多元需求的客户。”

这种文化的核心就是无界限、无阻碍沟通,无界限就是要清除各个部门,级别、地区之间的界限,直接与重要的供应商接触,使他们成为企业运营流程中的重要一环,从而打破沟通障碍,实现决策、思想与观点的畅通传递和自由流动。

尽管很多企业都明白这个道理,但在如何点燃员工的智慧火花这一点上,却总表现得平淡无奇。

在新的竞争时代,一个优秀的企业不应该支付由各种界限所导致的高额成本。如发生在营销与工程部门之间的,或在经理、正式工、小时工等不同员工之间的界限。此外,如果一个企业想变成一个真正的全球化公司,就不能容许地理上的界限阻碍沟通。

无界限、无阻碍沟通,不仅可以使组织内部的所有人自然地相互帮助,坦率地交谈,促进企业内部的沟通学习,还可以使企业拓宽眼界,从公司外部学习的主意和想法,从而更好地为客户服务。

无阻碍沟通的最终结果是实现阶段快速反应。以通用电气位于肯塔其州的家电公司为例,自从进行了无阻碍的沟通,公司迅速改善了生产流程,提高了速度,同时也提高了顾客反馈的速度与质量,削减了库存,公司从接受订单到发货本需8周,但有了无界限沟通后则缩短到了3.5周,平均库存减少了35%。

任何限制思想和学习自由交流的界限,对企业来说,都是有百害而无一利的——缺乏纵向交流的上下级之间界限,降低了决策效率,同时也浪费了太多时间。而各业务单元之间存在的界限则会导致协同效应的消失,使每个业务部门不得不单枪匹马独自应对市场竞争。所以只有打破所有界限,推行无阻碍沟通,才能使企业彻底走出沟通的困扰。

沟通是一门艺术,需要讲求技巧。讲求技巧,事半功倍;不求技巧,事倍功半。

在有效的人际沟通中,沟通者互相讨论、启发,共同思考、探索,往往能迸发出创意的火花。

建立友好氛围。没有良好的交谈氛围,员工很可能不愿意同他人分享自己的想法和意见。

坦诚面对员工之间的交流

有效地进行适当的意见交流,对一个组织的气候和生产能力会产生有益的和积极的影响。

人与人之间相互协作,人占有着重要的作用,不管是和比自己能力强的人协作,还是和自己能力相当或能力较弱的人协作,首先要学会的就是畅通无阻的交流、沟通。

对于企业管理而言,管理的主体是人。管理就是如何做人的工作,所以说,人的因素是企业成功的关键因素。所有的管理问题归根到底都是沟通的问题。通过沟通可以增强员工的信心,可以把整体的目标深入到每位成员的心中,集合每个人的力量,将之引向整个最终追求的目标。

可以这样说,有效地沟通是协作的关键因素,每个人的特点和个性都是有区别的,在没有了解别人之前,双方之间不可能找到共同点,只有进行有效地沟通和了解之后,才能充分地掌握住合作的关键因素,也就是找到互相之间的优势所在,进行资源的合理化配置,使得合作成功。

“沟通”也成为职场上最具有代表性的一个词汇,工作中,我们经常会听到相互之间会经常这样说,要加强沟通和联系,可见沟通对于职场人士是非常重要的。它是人们之间相互了解的一种直接、有效的手段,这对于合作双方是非常必要的。因为合作一般都会分清各自工作的重点,明确好分工,但是其中又有些必要联系的环节,所以,双方有必要知道对方的想法和做事的方法,这样才能达成一个共同的协作方法。

不知道你有没有注意到,在几乎所有的招聘要求中,都少不了“有很强的沟通能力”的要求,这已成为企业在招募员工时,对其素质的重要衡量指标。团队精神是现代企业成功的必要条件之一。能够与同事进行良好的沟通,就能够把你独特的优势在工作中淋漓尽致地展现出来,也自然能够引起老板的关注,否则很难在现代职场立足,因为“独行侠”时代已经一去不复返了。

企业招聘,在谈到对当今大学毕业生印象的时候,老板们常常说,在来应聘的大学生中,有不少人成绩的确优秀,可是在与人打交道时,却明显缺乏与人沟通的能力,这样的人是高分低能的人,不堪大用。

英特尔公司中国区招聘经理陈颖琦在谈到英特尔的择才标准是什么时这样说:“择才标准,从我们的角度来说,我们在选人的过程当中,首先看在他的专业技能方面,有没有符合我们的要求;其次,从个人的技能方面,我们主要看沟通的技巧,团队合作精神,还有他做项目的一些能力,这几个方面是我们比较看重的。”

……众所周知,“专业知识”是工作通行证,可是当大家都拥有这个通行证,都同时挤向一座桥、一道门的时候,谁才能成为最先通过的那个人?

……沟通能力,正是一种能证明和让对方发现你具有社会工作能力的能力。表面上看来,它只是一种能说会道的能力,可实际上它却包罗了一个人从穿衣打扮到言谈举止等一切行为的能力。一个具有沟通能力的人,可以将自己所拥有的专业知识及专业能力进行百分之百的发挥,并能迅速地在工作中给别人留下“我最棒”、“我能行”的印象。

此外,一个人沟通能力的高低常常是决定一个人在工作中能否正常发挥的重要因素。如果你是企业主管,面对着两个同样的求职者,你是愿意要一个适应企业变化,了解办公室生存方式,知道如何和上级、同事相处的人,还是一个一问三不知,再问更摇头的人呢?

一家有影响的公司招聘高层管理人员,9名优秀应聘者经过初试,从上百人中脱颖而出,闯进了由公司老总亲自把关的复试。

老总看过这9个人详细的资料和初试成绩后,相当满意。但是此次招聘只能录取3个人,所以,老总给大家出了最后一道题。

老总把这9个人随机分成甲、乙、丙三组,指定甲组的3个人去调查本市婴儿用品市场,乙组的3个人调查妇女用品市场,丙组的3个人调查老年人用品市场。老总解释说:“我们录取的人是用来开发市场的,所以,你们必须对市场有敏锐的观察力。让大家调查这些行业,是想看看大家对一个新行业的适应能力。每个小组的成员务必全力以赴!”临走的时候,老总补充道:“为避免大家盲目开展调查,我已经叫秘书准备了一份相关行业的资料,走的时候自己到秘书那里去取!”

2天后,9个人都把自己的市场分析报告送到了老总那里。老总看完后,站起身来,走向丙组的3个人,分别与之一一握手,并祝贺道:“恭喜3位,你们已经被本公司录取了!”然后,老总看见大家疑惑的表情,呵呵一笑,说:“请大家打开我叫秘书给你们的资料,互相看看。”原来,每个人得到的资料都不一样,甲组的3个人得到的分别是本市婴儿用品市场过去、现在和将来的分析,其他两组的也类似。老总说:“丙组的3个人很聪明,互相借用了对方的资料,补全了自己的分析报告。而甲、乙两组的六个人却分别行事,抛开队友,自己做自己的。我出这样一个题目,其实最主要的目的,是想看看大家在合作中的沟通意识。甲、乙两组失败的原因在于,你们没有沟通,忽视了队友的存在!要知道,团队合作中的沟通精神才是现代企业成功的保障!”

良好的沟通能力是贯穿协作始终的桥梁。具有良好的沟通能力可以使你很好地表达自己的思想和情感,获得别人的理解和支持,从而和上级、同事、下级保持良好的关系。沟通技巧较差的人常常会被别人误解,给别人留下不好的印象,甚至无意中对别人造成伤害。所以,我们应该架好沟通的“桥梁”,这样才能保证我们在协作时畅通无阻。

当你对有关工作、事务做出安排、指示后,下属并没有立即全力以赴地遵守、执行,而是向你诉苦,希望照顾和迁就他的个别情况。作为一名管理者谁都不愿意面对这种局面,但这又是不可避免的。这就需要你既要果断做出指令,又要注意方式方法,晓之以理,动之以情,确保工作顺利开展。

任何一名管理者,在对公司有关工作做出安排时,都无法事事、人人照顾周全。这时,如有下属诉苦,你就应从一个管理者的尊严和权威出发,坚持决定,不轻易改变,以确保政令畅通。

个别下属得知管理者的安排后,一旦自己不满意,就会产生不平的情绪,执意向管理者诉苦,这时,你可采取避其锋芒、冷静处理的策略。

管理者要防止因维护自身的权威性,而表现出武断情绪,要认真倾听下属的申诉,再对情况加以区别对待,可解释的,作必要的解释和疏导,疏误之处,作积极的调整和纠正,才更能体现群众观念。

管理者要了解下属的困难和烦恼,消除下属的后顾之忧。这样不仅可做通下属工作,而且会让下属树立搞好工作的信心和决心。身为管理者的你可以把别人克服困难、圆满完成使命的事例讲给“诉苦”者,促其从狭隘的泥淖中跳出来,努力地工作。

一个企业要实现高速运转,要让企业充满生机和活力,有赖于下情能为上知,上意迅速下达;有赖于部门之间互通信息,同甘共苦,协同作战。要做到这一点,有效的沟通渠道是必需的。

权威调查资料表明,在一个企业中,中级管理大约有60%的时间在与人沟通,高级管理则可达80%,沟通的有效性对管理力和企业发展的影响由此可见一斑。国内外事业有成的企业无不视沟通为管理的真谛。正如英特尔公司的前任CEO安迪·格鲁夫所言:“管理公司成功的方法是沟通、沟通、再沟通”。

上能通,下情可致;下不隐,下令必达。

管理者多听听员工诉苦的不同意见,为他们的诉苦原因找到一定的渠道宣泄,这有利于化解组织内部的矛盾。

如果管理者一听到诉苦的声音就大皱眉头,甚至对诉苦的员工假以辞色,不接受员工的诉苦,不理解他们的诉苦原因,员工的积极性就会受到限制。

完善沟通制度,提倡全面交流

管理是发生在人与人之间的工作,而人与人之间永远离不开沟通。有效、正确的沟通有助于管理者迅速地消除冲突和误解、解决矛盾,并增强管理者与下属、下属之间以及本部门与外单位之间的亲密度,使本部门内部更为团结,有利于管理者的成功与组织的发展。

在许多企业中,管理者和员工之间建起了厚厚的一堵墙,阻碍了他们之间的沟通交流,也阻碍了企业效率的提高和团队凝聚力、合作力的形成。一项调查表明,现代企业的管理者,70%的时间都是用在沟通上,例如开会、谈判、做报告等。但是,在企业中70%的问题又都是由于沟通障碍引起的。比如企业最常见的效率低下问题,往往是由于员工有了意见后,缺乏有效的沟通引起的。另外,企业的执行力差、管理力不高等问题,归根结底也与沟通不力有很大关系。

真诚有效的沟通,能拆除管理者与员工中间的壁垒,正确运用沟通手段,可以帮助企业建立一支以协作工作为中心的强健的员工队伍,可以增强企业的竞争力和凝聚力。

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