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第19章 外包的形式

市场经营的多样性,决定了外包种类也有很多种,在此仅对应用较广、操作性较强的外包形式予以介绍。

一、资源外包

所谓资源外包,是指用户在规定的服务水平基础上将一部分信息系统作业以固定的价格委托给服务商,由其管理并提供用户所需要的信息服务。通俗地说,也就是企业把自己的IT部门交由某个服务商进行管理。资源外包的现象早在十几年前就已经在西方发达国家出现了,它与系统集成一样属于专业服务的范畴。20世纪80年代以来,信息技术和信息产品的更新处于一个加速度的过程,一般的企业用户很难及时地了解这些新技术和新产品的特点,依靠内部人员进行信息化建设总是显得力不从心,IT部门的花费不仅常常超过预算,而且往往不能完成预定的任务。企业通过将自忆的IT部门外包给具有有专业技术的服务商,以契约的形式要求服务商为其提供高质量的服务和应用,从而有助于降低运营成本,提高企业的市场竞争力。

资源外包服务的种类很多,大体有:系统操作,网络设计、开发和管理,应用系统设计、开发和维护,系统集成,信息技术顾问,业务过程管理,用户支持,系统支援和复原服务,其他(行政管理、人事管理、耗材管理等)。不同的服务商提供不同的资源外包服务内容。但大致遵循“计算中心外包——网络管理外包——应用开发、维护外包——业务过程外包”这样的策略。比如HP公司的外包方案,就以“改进IT策略,增强竞争力,提高经济地位,平衡公司策略”为目标,多方面的服务涉及基础设施的设计、部署直到将来的管理,在既定的服务级别上_提出对IT基础设施的外包、管理和运作。

有人提出资源外包是一种“三赢”的策略:服务商通过外包开拓市场,获取效益,锻炼人才,积累人才,积累经验;对用户来说,外包可以使其减少信息化建设中的风险,集中精力处理本行业的核心业务,而不必为一些非主流的业务花费大量的人力、物力和财力;对整个社会而言,资源外包可以避免重复开发和重复劳动,是节约人力资源和社会财力的重要途径。一位美国著名的管理学者曾预言:“在10年至15年之内,任何企业中仅做后台支持而不创造营业额的工作都应该外包出去,任何不提供向高级发展的机会的活动、业务也应该采用外包形式。”本着这样的理念,美国很多大企业都采用了资源外包,调整自身的产业结构,集中力量发展优势项目。

据悉,以Motorola、TI、AMD、NS和Micron为代表的美国几大芯片生产厂家计划在未来几年内把部分业务实行外包,而IBM和HP更是以数十亿美元的价格互相外包给对方网络服务和数据库、数据中心管理业务。此消息一经传播,立即在社会上引起反响。就在我们身边,爱立信中国公司就与中国HP公司签订了价值450万美元的IT外包合同,成为中国首家采用资源外包的公司。

二、后勤服务外包

作为第三产业的重要组成部分,后勤管理服务在中国是个崭新的行业,但是增长很快。2030年3月,上海浦南医院就将其保洁、洗衣、运送、绿化、保安及设备运行与维修等后勤管理服务项目全部外包给光华服务产业(中国)有限公司,而医院只留下核心业务医疗和护理。上海浦南医院的下一举措是将司机班和仓库也交给光华公司管理。光华公司进入浦南医院当年,医院创收较1999年增长了70%。后勤服务外包使浦南医院建立了专业的后勤保障机制,使医务人员把更多精力用于临床,最终使患者受益。

作为世界500强企业的Service Master公司在中国的惟一授权特许经营商——光华服务产业(中国)有限公司日前在中国的目标主要有五个:医院、学校、上厂、商场和住宅小区(含写字楼)。中国的后勤服务市场容量无疑是个天文数字,没有人能真正计算出来,尤其加入WTO)后更不可估量。Service Master进入中国市场3年米,大有收获。截至2003年6月底,光华公司已在沪、津、粤、琼等地设立了分支机构,并与21家客户建立了合作关系,其中包括12家医院、2所学校、2座住宅小区、4幢写字楼和l家工厂。3年来,光华的员工数翻了两番,接收并安置了数以千汁的下岗职工。

目前,后勤服务外包的重要趋势是供、需双方都快速转向网络实现。在过去的几年里,供方基于网络的后勤服务迅速激增;而需求一方的那些用户们,也在忙着评价不同的服务提供商们,为他们的后勤工作寻求合适的网络服务。

虽然,后勤外包的前景十分光明,但是如果不和现有的业务过程、关系、系统相连的话,新的技术和网络后勤服务就无法生存,也毫无意义。因此,科技公司和那些后勤服务提供商问的合作,将越来越重要。

三、客户关系外包

在国外,许多企业将会把那些并非其核心生意活动或小能以较低成本自行处理的客户业务,交由外包商加以管理——即所谓的客户关系外包。这种企业外包其客户业务的主要原因是,通常情况下,企业自己的雇员往往不能及时处理客打来的电话,或难以在短时间内应付大量涌入企业的客户信息。

外包关系可以是长期的,也可以是短期的。长期的外包关系,指的是企业把自己的Call Center或E-mail业务长期交给一些外包商去处理,外包商经常“驻扎”在企业内部,形成稳定的合作关系。而短期的外包关系则指当企业在某一特定的时期,进行新产品的推广或促销时,把一些有针对性的客户业务,如电话、E-mail客户调查或介绍商品等交由外包商去做,而当项目完成之后,外包关系也就随之解除。在这种外包模式下,外包商以及外包商的代理商们无需了解企业的具体经营战略,而只需代表企业向客户提交企业的产品与服务即可。

然而,随着市场竞争的日益加剧,目前这种旧式的、简单的电话推销式的外包方式已经过时,取而代之,一种新的、一对一的客户关系管理(CRM)战略,正逐步成为企业客户业务外包的主流,这一新的外包合作关系可使企业更好地了解他们的客户,以及更全面地掌握最新的市场信息。积极的企业将会把客户电话或E-mail业务的外包视为其与客户建立良好关系的重要机会。

客户关系管理一直是企业管理的核心之一,许多企业都难以想象,将这部分业务外包出去与客户将会产生怎样的疏离,然而美国的Monsanto却勇于做丁这方面的尝试,并且L取得了极好的效果。

美国芝加哥一家叫Monsanto的公司开发了一种名为Nutra Sweet的糖的替代品以及一种名为Equal的颇受人们欢迎的餐桌上的甜化剂。目前,含有这两种产品的饮料与食品正由该公司的消费食品部门向市场加以推销。为了更好地销售企业的产品,Monsanto与Affina——伊利诺伊斯州的一家客户关系公司签订了外包合同,以管理其客户服务方面的一些主要工作。当客户拨打免费电话号码以及从Equal。com和NutraSweet。com网点发送E—mail要求购买NutraSweet和Equal时,为Affina工作的代理商们将会立即加以响应。

Affina公司的这些代理商均接受过Monsanto公司的严格培训,他们能够回答各种与NutraSweet和Equal相关的问题。与此同时,这些代理商还将负责市场调查以及在Monsamo允许的情况下把打电话的用户姓名装人Monsanto的数据库中。Affina为Monsanto配备了7个专专门的代理商,其中包括一个既要回答客户电话也可可回复E-mail消息的代理商。这些代理商的服务时间从每天的上午8点至下午5点。Monsanto则使用Affina的Intelligent Call Center(智能电话中心)方案,把来自多源的数据集成到一个关系数据库中。目前,这一数据库大约包含了100万个客户的姓名。Affina使用它所维持的一个客户事务数据库中的信息,经常性地刷新Monsanto的关系数据库。通过采集多方面的客户数据,Monsanto可了解到更多关于其客户偏好、购买习惯等重要的销售信息,从而可使Monsanto根据这些信息不断调整它的市场销售战略。同时,还可使Monsanto的雇员腾出更多的时间和更多的精力,进行新产品的开发。Affina还将负责追踪和分析客户的电话、E-mail,而这些工作是Monsanto绝对没有时间和资源完成的。最初,Monsanto曾担心外包会使他们失去与客户的联系,然而实践证明,外包是一个非常好的决策,现枉Monsanto不仅没有失去客户,而且还使他们对自己的客户有了更多的了解。

四、电子商务外包

将电子商务业务交给一家在互联网技术的诸多领域处于领导地位的服务商,意味着用户可以在第一时间充分利用新技术所带来的巨大优势,音频视频流、实时客户服务、“普及运算”以及无线技术,这些还只是服务商所能提供给用户技术优势中的一部分。实际上,只有拥有各行各行业的专家和商务顾问,愿意协同IT技术专家帮助用户最大化地实现电子商务目标的公司才是最好的选择。

电子商务的倡导和领导企业应该全面支持和推动将电子商务回归其本质——商务。不仅在IT方面引领潮流,更重要的是要深刻了解企业,根据在电子商务方面的不同需求,整合全球的技术资源、智力资本、市场和销售专家以及研发人员的知识和脑力资源,给用户全面的支持,帮助用户实现业务目标。

电子商务服务公司应能为用户提供包括企业创新服务、战略外包服务、整合系统三大类服务在内的几十种信息技术服务,涵盖顾问咨询、技术支持、战略托管、系统集成等各个方面的内容,为用户提供最好的服务。

通过可信赖的电子商务基础设施可以保证数据的安全性,保证基于互联网的快速响应速度,用户应用系统的扩展能力,对大数据量传输的宽带支持,以及网络运行整体上的可靠性。同时,电子商务运营维护服务的应用系统可以根据企业客户应用需求,提供应用程序解决方案和相关咨询服务,帮助企业在网络上管理企业重要的应用程序,如客户关系管理系统(CRM)、企业资源管理系统(ERP)和人力资源/薪酬系统等。而企业从设计、实施、日常动作到维护企业电子商务领域的成本相对低廉,只需支付月租型的管理费。当企业的业务量快速成长时,企业的系统要以平滑地进行扩展,企业可以安心从事自己的核心业务,从繁杂的信息技术建设中得到解脱。

今天,越来越多的客户打算外包而不是自己建设IT基础设施,这有利于企业专注于自己的核心业务,从而提高核心竞争力。电子外包(E—outsourcing)是外包的逻辑扩展,我们已经看到了Web托管、存储托管、应用服务供应、“即需计算”方案中电子外包的早期阶段,这些也许是电子外包的开始。

五、研发外包

研发外包是指企业将本来应属于自己投入大量资源的研究与开发工作交给外部在此研发领域更加专业的企业、科研组织或学校去完成。

今天的研究几乎总是需要那些在市场上非常抢手的真正专家。选择合适的外包研究伙伴的厂商可以赢得高水平的技术、经验和没备,而这些东西自己很少能够统统拥有。承接合同进行研究的机构在雇佣和留住高素质研究人员方面具有明显的优势,这足因为它们总能提供许多项目、培训的好机会。对一个公司来说。如果公司外部存在许多令人兴奋的研究机会,通常很难将高水平的研究人员留在企业内部。并且合同研究人员以前就对要研究的课题具有丰富经验和技术,这就给外包项目一种飞跃性的开始。

与每个新研究项目都雇佣研究人员的做法相比,外包的独立研究项目能够使公司在长期发展中保持优势。一般情况下,从事某一方面研究的公司要经过几个月的时间才能发现一点儿希望的苗头。

当一个公司采用外包项目后,并不需要经受终止协议并雇佣其他具有合适专业技术公司的折磨。大部分协议允许订立研究项目合同的双方在30天内取消合同。

10年前,当世界上多数国家达成协议停止生产氟里昂后,化学工业巨头杜邦公司面临严峻问题,因为公司已经投入巨资研究与制造氟里昂,它被广泛用于空气压缩机、冰箱和空调之中。公司需要尽快开发氟里昂的替代产品。为了能够找到最优途径生产氟里昂替代品,杜邦公司将任务外包给20多个组织,包括学术机构、思想库和私人公司。

这种外包研究一开始取得了很大的成功,根据杜邦公司负责华盛顿地区的计划一位主管的说法,公司自1993年就停止了氟里昂的生产——比国际规定的最后日期提前3年,并且已经在5个产品领域开始销售氟里昂替代品,这些领域包括制冷剂、推进剂以及清洁剂等。杜邦公司已经在氟里昂研究项目上投资4亿美元,其中500万美元用于业务外包而非亲自研究。通过这种做法公司节省了数十倍的经费。不过,公司考虑更多的是时间而非金钱的投入,杜邦公司不能等到禁止氟里昂的法令生效再开始研究氟里昂的替代产占品。时间是整个计划的推动力量。

许多公司正在引用杜邦公司的经验。如果没有时间或财力从内部获得专门技术和设备,那么外包的独立R&D项目对许多公司来说无疑是一个绝佳方式。那些进行了数年R&D外包活动的公司也会欣赏其灵活性,如果你意识到选错了方向,很简单,只要撤销原来的外包对象,并且选择具有你所需要的专门技术的合作伙伴即可。

六、人事外包

现代的人才市场利用其优势也在做外包方面的业务,如代为招聘、档案管理等,但只限于与人才市场打交道的业务,所以充其量是部分人事业务的代理而人事外包是渗透到企业内部的所有人事业务,包括人力资源规划、制度设计与创新,流程整合、员工满意度调查、薪资调查及方案设计、培训,工作、劳动仲裁、员工关系等方方面。人事外包的包容性大,业务精良,且机构有各方面的专业人才。因此,人事外包是企业降低人力资源投资风险的一种选择。

国内进行人事外包的企业越来越多,这是因为:一些企业老总是从国外回来的,寻找的就是这种合作模式。一些小企业觉得自己招聘人员从事人事工作,不但成本高,还不能起到应有的作用,尤其是要求比较高、难度比较大的人事业务,企业的人员很难胜任。一些IT行业的企业对人才的竞争是重头戏,他们需要专业公司全过程、全方位、高质量的维护和专家级的服务,以满足其飞速发展和扩展业务的需要。一些成熟的民营企业,他们的人事业务外包,有利于突破自己原来的管理模式,尤其是在培训和人员培养等方面得益多多。

随着社会的进步,企业业务的进一步细分,人事外包对企业的作用越来越显示出来,它也是企业竞争的武器之一。人事外包利用自身的优势,与客户建立战略联盟式的长期合作,渗透性进人企业的经营管理层面,全过程地做好人事外包业务。一般承包商都能在下列几点上满足客户的需求:

对客户的充分了解、进行周全系统的工作规划、提供个性化服务的合作方案;提供阶段性的工作安排、业务量、工作流程及质量保证措施;对客户的薪酬要求,突发性问题、疑难问题有实效性的预备措施及监控机制;通过电脑技术(如局域网、电子信箱、留言板、BBS、语言系统、密码管理、公共文件夹等),实现员工从第一天报道到离职的全过程人事管理,每天均能及时了解人事动态;建立与企业主管的沟通机制;把人事业务量化、本士化、合法化和系统化。

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