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第31章 出纳的日常管理(3)

(2)重记的查找

①总账一方重记。在试算平衡时,借贷双方发生额不平衡,出现差错;在总账与明细账核对时,会发现某一总账所属明细账的借(或贷)方发生额合计数小于该总账的借(或贷)方发生额,也出现一个差额,这两个差额正好相等,而且在总账与明细账中有与这个差额相等的发生额记录,说明总账借(或贷)方重记,借或贷方哪一方的数额大,重记就在哪一方。

②如果明细账一方重记,在总账与明细账核对时可以发现。总账已经试算平衡,与明细账核对时,某一总账借(或贷)方发生额小于其所属明细账借(或贷)方发生额之和,则可能是明细账一方重记,可对与该明细账有关的记账凭证查对。

③如果整张的记账凭证重记账,则没有明显的错误特征,只能用顺查法或逆查法逐笔查找。

(3)记反账的查找

记反账,是指在记账时把发生额的方向弄错,将借方发生额记入贷方,或者将贷方发生额记入借方。总账一方记反账,则在试算平衡时发现借贷双方发生不平衡,出现差额。这个差额是偶数,能被2整除,所得的商数则在账簿上有记录,如果借方大于贷方,则说明将贷方错记为借方;反之,则说明将借方错记为贷方。如果明细账记反了,而总账记录正确,则总账发生额试算是正确的,可用总账与明细账核对的方法查找。

(4)错记账的查找

在实际工作中,错记账是指把数字写错,常见的有两种:

①数字错位。即应记的位数不是前移就是后移,即小记大或大记小。如果是大变小,在试算平衡或者总账与明细账核对时,正确数字与错误数字的差额是一个正数,这个差额除以9后所得的商与账上错误的数额正好相等。查账时如果差额能够被9除尽,所得商恰好是账上的数,可能记错了位。如果是小变大,在试算平衡或者总账与明细账核对时,正确数与错误数的差额是一个负数,这个差额除以9后所得商数再乘以10,得到的绝对数与账上错误恰好相等。查账时应遵循:差额负数除以9,商数乘以10的数账上有,可能记错了位。

②错记。错记是在登记账簿过程中的数字误写。对于错记的查找,可根据由于错记而形成的差数,分别确定查找方法,查找时不仅要查找发生额,同时也要查找余额。

纠错的方法

出纳人员在登记现金日记账的过程中,有时可能会因为现金收、付款凭证有错而发生登账错误,或者凭证本身没错而是由于出纳人员在登账时粗心造成的现金日记账登记错误。如果发现现金日记账上有错,一经查找出就应立即更正。出纳人员应按照有关规定正确地进行修改,不能随心所欲,只图方便,为自己省事,也就是不得用涂改、挖补、刮擦或用消字液消除字迹等方法进行更正。由于差错性质不同,发现的时间有先有后,所以采用的更正方法也有所不同。常用更正错误方法主要有以下三种:

1.划线更正法

划线更正法,又称红线更正法。在填制凭证、登记账簿过程中,如发现文字或数字记错时,可采用划线更正法进行更正。即先在错误的文字或数字上划一红线,然后在划线上方填写正确的记录。在划线时,如果是文字错误,可只划销错误部分;如果是数字上错误,应将全部数字划销,不得只划销错误数字。划销时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。更正后,经办人应在划线的一端盖章,以示负责。

2.红字更正法

红字更正法,又称红字冲销法,即先用红字填制一张与原错误完全相同的记账凭证,据以用红字登记入账,冲销原有的错误记录;同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证,注明“订正××年××月××号凭证”,据以登记入账,这样就把原来的差错更正过来。应用红字更正法是为了正确反映账簿中的发生额和科目对应关系。

如,借差旅费3000元,开出现金支票支付。记账时本应贷记“银行存款”科目,而却误记“现金”科目,并已登记入账。其更正方法如下:

用红字填制一张与原错误分录相同的记账凭证,分录如下:

借:其他应收款——××3000

贷:现金3000

用蓝字填制一张正确记账凭证,其分录如下:

借:其他应收款——××3000

贷:银行存款3000

有时,根据记账凭证分别记入有关科目并无错误,但所填的金额大于应填的金额时,也可按照正确数字与错误数字的差额用红字填制一张记账凭证,据以登记入账,以冲销多记部分,并在账簿摘要栏注明“注销××年××月××号凭证多记金额”。

如,采用商业汇票结算方式,收到购货方开出并承兑的商业汇票20000元,作为销售实现。在填制记账凭证时,将金额20000元误记200000元,多记了180000元,并已入账。其误记会计分录为:

借:应收票据200000

贷:商品销售收入200000

为了更正有关账户多记的180000元,就应用红字填制一张记账凭证。其分录如下:

借:应收票据180000

贷:商品销售收入180000

根据此记账凭证登记入账后,使“应收票据”和“商品销售收入”两科目原来的错误记录都得到了更正。

3.补充登记法

所谓补充登记法,就是根据记账凭证所记录的内容记账以后,发现记账凭证中应借、应贷会计科目或记账方向都没有错误,只是所记金额小于正确的金额这种情况下应采用的方法。更正时,可将少记数额填制一张记账凭证补充登记入账,并在摘要栏注明“补充××年××月××日××号凭证少记金额”,并据以用蓝字或黑字登记入账,用以补记少记金额,更正错账。

贷:商品销售收入200000

商品销售收入80000

如,通过开户银行收到某购货单位偿还的以前欠货款9800元,在填制记账凭证时,将金额误记为8900元,少记了900元,并已登记入账。更正时,应将少记的900元用蓝字填制一张记账凭证,并登记入账。其补充更正分录是:

借:银行存款900

贷:应收账款900

根据此记账凭证登记入账后,使“‘银行存款”和“应收账款”两科目的原来错误都得到了更正。

查证会计舞弊

1.查证会计舞弊的措施

(1)会计凭证舞弊

对此项错弊的查证思路和方法是:审阅或重点抽查一部分会计凭证,看其在数字书写上是否符合规定,如有不符合规范之处,应对其进一步查证。若是一般性会计错误,通过有关当事人(如制定人员)调查询问便可查证;若是会计弊端,还应通过账证、证证、账实等方面的核对,对有关问题进行鉴定、分析来查证问题。如对于在数字前后添加数字进行贪污问题,就需要对所发现的有添加数字的痕迹进行技术鉴定,从而查证问题。

对于此类错弊,可通过审阅、核对会计凭证发现疑点,查证问题。如属会计错误,只需通过审阅会计凭证的名称发现问题;如属会计弊端,则需在审阅凭证名称发现疑点后进行名称与所反映经济业务内容的分析比较,进行原始凭证与记账凭证或原始凭证之间的核对,从而查证问题。

如果会计凭证不编号,则会计舞弊的机会可能性会加大,查证这种舞弊实属不易。如果会计凭证有编号,则查弊的切入点便在于会计凭证编号的连续性,若凭证号码不连续,则应据此进行深入调查。

(2)会计账簿舞弊

对于账簿启用问题,查证只要审阅被检查单位每个账簿中扉页记录内容和账簿中所有账页数编写情况,便可查证或发现问题疑点。

对于会计账簿登记中的错弊,可按照下列方法查证:

①查阅会计账簿的登记内容,检查其有无按规定登记问题,如登记账簿时使用的笔墨正确与否,登记账簿有无跳行、隔页的情况。

②检查制账人在账簿上留下的记账标志和相关签章,明确会计责任,查找遗留问题。

③核对账证记录,检查账簿是否是根据审核无误的会计凭汪登记的,有无账证不符问题。

(3)会计报表舞弊

对于会计报表编制的舞弊,可按以下几种方法进行查证:

①核对会计报表与会计账簿中的对应数字,检查数据真实性。

②对利润表中的各个指标进行复核性计算,以评价其准确性。

③审阅报表附注,分析会计报表内容是否完整。

2.计算机舞弊的防范

(1)完善计算机安全与犯罪的法制建设

法制建设与实施是对付计算机犯罪行为的有力措施:

①要建立计算机系统本身安全的保护法律,使计算机安全措施法律化、制度化、规范化。

②建立针对计算机犯罪活动的法律,惩治违法者,保护受害者。

(2)建立健全有效的内部控制系统

使用计算机进行数据处理的单位,都应建立和健全电子数据处理内部控制系统。完善的内部控制系统应具有有效的一般控制和应用控制措施。一般控制的重点是对系统的接触控制和程序控制,应用控制的重点是输入控制。

(3)发挥审计的作用

查错防弊是审计的目的之一。审计人员通过开展计算机系统的事前审计,对内部控制系统的完善性、系统的可审性及系统的合法性作出评价,以保证系统运行后数据处理的真实、准确,防止和减少舞弊行为的发生;通过定期的对计算机内部控制系统的审查与评价,促进企业加强和完善内部控制;通过对计算机系统的事后审计,对系统的处理实施有效的监督。

(4)加强技术性防范

技术性自我保护是发现和预防计算机舞弊的有效措施。设置专门的安全控制程序,如对账目或重要文件采用读写保护或编码时间锁定,对被保护数据资源的存取操作进行详细记录和跟踪检测。

(5)提高人员素质

加强职业道德教育,严明纪律,提高使用计算机系统人员的素质,对预防计算机舞弊事件的发生有积极的作用。

会计电算化的广泛应用,给企业的财务管理带来了很大的变化,同时也给企业财务人员提出了一个新的要求,即不仅应当具备丰富的理财知识,还必须具备一定的计算机知识。

如何检查账簿

对账簿分析检查的具体方法有多种形式,大致有以下几种:

1.复核法

即对会计账簿的记录及合计进行重复的验算,以证实会计记录中计算的准确性。

2.审阅法

即以国家的方针、政策、法令、制度、规定作为依据,通过审查性过目,检查分析有关账簿资料的真实性、合法性和合规性,视其有无差错、疑点和弊端。审阅法的适用性较广,在查账工作中经常运用。该方法的运用成功与否在较大程度上取决于查账人员自身的观察能力、分析能力和判断能力,取决于其经验水平。

3.核对法

它是指对账簿记录(包括相关资料)两处或两处以上的同一数值或有关数据进行互相对照,旨在查明账账、账证、账实、账表是否相符,以便证实账簿记录是否正确,有无错账、漏账、重账,揭露营私舞弊、违法乱纪行为。核对法在查账工作中运用也十分广泛,查账人员常常用之来发现疑点,取得证据,为进一步审查查证提供线索。核对法可由两人合作进行,也可由一人单独进行。通常运用核对法分析检查的内容有:

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