具有集中统一规划的数据库，是工程项目信息管理系统成熟的重要标志。工程项目的信息只有集中统一，才能成为工程项目的管理资源，能够为工程项目的各种目标规划和控制所共享。数据库本身具有功能完善的数据库管理系统，它对整个系统中数据的组织、数据的传输、数据的存取等进行统一集中的管理，使数据为多种用途服务。
工程项目信息管理系统是一个由几个功能子系统关联而合成的一体化的信息系统，它的特点是：提供统一格式的信息，简化各种项目数据的统计和收集工作，使信息成本降低；及时全面地提供不同需要、不同浓缩度的项目信息，从而可以迅速作出分析解释，及时产生正确的控制；系统地保存大量的项目信息，能方便、快速地查询和综合，为项目管理决策提供信息支持；利用模型方法处理信息，预测未来，科学地进行决策。
工程项目信息管理系统的主要功能如下。
(1)费用控制
①计划费用数据处理；
②实际费用数据处理；
③计划/实际费用比较分析；
④费用预制；
⑤资金投入控制；
⑥报表生成。
(2)进度控制
①编制项目进度计划，绘制进度计划的网络图、横道图；
②项目实际进度的统计分析；
③计划/实际进度比较分析；
④进度变化趋势预测；
⑤计划进度的调整；
⑥项目进度各类数据查询。
(3)质量控制
①项目建设的质量要求和标准的数据处理；
②材料、设备验收记录、查询；
③工程质量验收记录、查询；
④质量统计分析、评定的数据处理；
⑤质量事故处理记录；
⑥质量报告报表生成。
(4)合同管理
①合同结构模式的提供和选用；
②各类标准合同文本的提供和选择；
③合同文件、资料的登录、修改、查询和统计；
④合同执行情况的跟踪和处理过程的管理；
⑤合同实施报告报表生成；
⑥建筑法规、经济法规查询。
一个完善成熟的工程项目信息管理系统具有强大的功能，能够极有力地辅助项目管理。但是，工程项目信息管理系统同样也是一个人机器系统，信息处理的过程是由人和计算机共同进行的。建立充分发挥计算机作用的信息管理系统，问题往往并不在于计算机，而在于工程项目管理的基础工作，在于将什么数据、信息输入计算机，把什么样的信息处理交给计算机更合适。
3.工程项目信息管理系统的建立与开发
工程项目信息管理系统的开发研制是一项非常复杂的工作，它的开发周期长，耗资巨大，投入高，风险大。尤其它是以工程项目的管理系统为环境的，所涉及的相关专业多，且专业需求程度高，项目管理专业人员在研制过程中起着重要的作用。工程项目信息管理系统的设计和实现，也是对项目管理思想、组织、方法和手段的一种提升，它能深化项目管理的基本理论，强化项目管理的基础工作，改进管理组织和管理方法。
工程项目信息管理系统是在项目组织模式、项目管理流程和项目实施流程基础上建立的，它们之间互相联系又互相影响。项目信息管理系统的建立本身就是一个系统工程。
1)建立项目信息管理系统要确定的问题
项目信息管理系统的建立要确定如下几个基本问题。
(1)信息的需要
项目管理者需要哪些信息？以什么形式？何时？以什么渠道供应？这是调查和确定信息系统的输出。不同层次的管理者对信息的内容、精度、综合性有不同的要求。
管理者的信息需求是按照他在组织系统中的职责、权力、任务、目标设计的，即他要完成他的工作、行使他的权力应需要哪些信息。当然他的职责还包括他对其他方面提供信息。
(2)信息的收集和加工
项目管理者所需要的信息是由哪些原始资料、数据加工得来的？由谁负责这些原始数据的收集？这些资料、数据的内容、结构、准确程度怎样？由什么渠道(从谁处)获得这些原始数据、资料？这是信息收集需要了解的。
原始资料面广、量大，形式丰富多彩，必须经过信息加工才能得到可供决策的信息，才能符合不同层次项目管理的不同要求。信息加工过程通常如下。
①评价原始资料的置信度，评价它们来源的可靠性、数值的准确性。
②提炼。通过信息处理、数值处理、逻辑处理从原始数据中得到有特点的、符合管理需要的信息。
③编制索引。为了查询、调用的方便，建立项目文档系统，将所有信息分解、编目。
④存储。许多信息要反复使用，作为工程项目的历史资料和实施情况的证明，它们必须被妥善保存。
(3)信息的使用和传递渠道
计算机的应用大大增加了信息传输的速度和信息量。信息经过加工后必须准确的、及时的、按规定的渠道传递给信息的使用者。
信息的传递渠道是信息系统中项目各参加者之间的纽带，它使信息能够顺利地流动，并将各项目参加者沟通起来，形成项目信息管理系统。
2)项目信息管理系统的总体描述
项目信息管理系统是在项目管理组织、项目工作流程和项目管理工作流程基础上设计并全面反映在它们之中的信息流。所以，对项目管理组织、项目工作流程和项目管理流程的研究是建立信息管理系统的基础，而信息标准化、工作程序化、规范化则是它的前提。
项目信息管理系统可以从如下几个角度进行总体描述。
(1)项目参加者之间的信息流通
项目的信息流就是信息在项目参加者之间的流通。它通常与项目的组织模式相似，项目管理者要具体设计这些信息的内容、结构、传递时间、精确程度和其他要求。在信息系统中，每个参加者是信息系统网络上的一个节点，他们都负责具体信息的收集(输入)、传递(输出)和信息处理工作。
例如，在项目实施过程中，业主需要如下信息：项目实施情况月报，包括工程质量、成本、进度总报告；项目成本和支出报表，一般按分部工程和承包商编制成本和支出报表；供审批用的各种设计方案、计划、施工方案、施工图纸、建筑模型等；决策前所需要的专门信息、建议等；各种法律、规定、规范，以及其他与项目实施有关的资料等。
业主根据以上信息作出如下决策：各种指令，如变更工程、修改设计、变更施工顺序、选择分包商等；审批各种计划、设计方案、施工方案等；向董事会提交工程项目实施情况报告。
而项目经理通常需要：各项目管理职能人员的工作情况报表、汇报、报告、工程问题请示；业主的各种口头和书面的指令，各种批准文件；项目环境的各种信息；工程各承包商和监理人员的各种工程情况报告、汇报、工程问题的请示。
项目经理通常需要：向业主提交各种工程报表、报告；向业主提出决策用的信息和建议；向社会其他方面提交工程文件，这些通常是按法律必须提供的或为审批用的；向项目管理职能人员和专业承包商下达各种指令，答复各种请示；落实项目计划，协调各方面工作等。
(2)项目管理职能之间的信息流通
项目管理系统是一个非常复杂的系统，它由许多子系统构成，如计划子系统、合同子系统、成本子系统、质量和技术子系统等，它们共同构成项目管理系统。按照管理职能划分，可以建立各个项目信息管理子系统，如成本信息管理系统、合同信息管理系统、质量信息管理系统、材料信息管理系统等。它们是为专门职能工作服务的，用来解决专门信息的流通问题。
3)系统的开发步骤
从计算机软件工程角度出发，工程项目信息管理系统的开发由系统规划、系统分析、系统设计、系统实施与系统评价等阶段来完成。
12.3工程项目文档管理
12.3.1文档管理的任务和基本要求
在实际工程中，许多信息由文档系统给出。工程项目文档管理是指对作为信息载体的资料进行有序地收集、加工、分解、编目、存档，并为工程项目各参加者提供专用和常用信息的过程。文档系统是信息管理系统的基础，是信息管理系统有效运行的前提条件。
许多项目经理经常感叹在项目中资料太多、太繁杂，办公室到处都是文件，太零乱，没有秩序，要找到一份自己想要的文件却不知道从哪里找起。这就是项目管理中缺乏有效的文档系统的表现。实质上，一个项目的文件再多，也没有一个大图书馆的资料多，但为什么人们到一个图书馆却可以在几分钟之内找到自己要找的一本书呢？这是因为图书馆有一个功能很强的文档系统。所以，在项目管理中也要建立像图书馆一样的文档系统。
文档系统有如下要求。
①系统性，即包括与项目相关的，应进入信息系统运行的所有资料并限制它们的范围。事先要罗列各种资料并进行系统化。
②各个文档要有单一的标志，能够互相区别，通常通过编码区别。
③文档管理责任的落实，即有专门人员或部门负责资料工作。
通常，文件和资料是集中处理、保存和提供的。在项目过程中文档可能有以下3种方式：
企业保存的关于项目的资料，如项目经理提交给企业的各种报告、报表，这是上层系统需要的信息；
项目集中的文档，这是关于全项目的相关文件，必须有专门的地方并由专门人员负责；
各部门专用的文档，它仅保存本部门专门的资料。
当然这些文档在内容上可能有重复。例如，一份重要的合同文件可能复制三份，部门保存一份，项目文档一份，企业一份。
④内容正确、实用，在文档处理过程中不失真。
12.3.2项目文档资料的特点
资料是数据或信息的载体。在项目实施过程中资料上的数据有以下两种。
(1)内容性数据
它为资料的实质性内容，如施工图纸上的图、信件的正文等；它的内容丰富，形式多样，通常有一定的专业意义，其内容在项目过程中可能有变更。
(2)说明性数据
为了方便资料的编目、分解、存档、查询，对各种资料必须做出说明和解释，用一些特征以互相区别；其内容一般在项目管理中不改变，由文档管理者设计，如图标、各种文件说明、文件的索引目录等。
通常，文档按内容性数据的性质分类；而具体的文档管理，如生成、编目、分解、存档等以说明性数据为基础。
在项目实施过程中，文档资料面广量大，形式丰富。为了便于进行文档管理，首先要将它们分类。通常的分类方法如下：
重要性——必须建立文档、值得建立文档、不必存档；
资料的提供者——外部、内部；
登记责任——必须登记、存档、不必登记；
特征——书信、报告、图纸等；
产生方式——原件、拷贝；
内容范围——单项资料、资料包(综合性资料)，如综合索赔报告，招标文件等。
12.3.3文档系统的建立
资料通常按其内容性数据的性质进行划分。工程项目中要建立如下的文档：
合同文本及其附件；
合同分析资料；
信件；
会谈纪要；
各种原始工程文件，如工程日记、备忘录；
记工单、用料单；
各种工程报表，如月报、成本报表、进度报告；
索赔文件；
工程的检查验收、技术鉴定报告。
1.资料特征标识(编码)
有效的文档管理是以与用户友好和较强表达能力的资料特征(编码)为前提的。在项目实施时，应专门研究、建立该项目的文档编码体系。最简单的编码形式是用序数，但它没有较强的表达能力，不能表示资料的特征。
一般项目编码体系有如下要求：
统一的、对所有资料适用的编码系统；
能区分资料的种类和特征；
能“随便扩展”；
对人工处理和计算机处理有同样效果。
通常，项目管理中的资料编码包括如下几个部分。
(1)有效范围
说明资料的有效使用范围，如属某子项目、功能或要素。
(2)资料种类
①外部形态不同的资料，如图纸、书信、备忘录等。
②资料的特点，如技术的、商务的、行政的等。
(3)内容和对象
资料的内容和对象是编码的着重点。对一般项目，可用项目结构分解的结果作为资料的内容和对象。但有时它并不适用，因为项目结构分解是按功能、要素和活动进行的，与资料说明的对象常常不一致，在这时就要专门设计文档结构。
(4)日期或序号
相同有效范围、相同种类、相同对象的资料可通过日期或序号来表达，如对书信可用日期或序号来标识。
2.索引系统
为了使用方便，必须建立资料的索引系统，它类似于图书馆的书刊索引。
项目相关资料的索引一般可采用表格形式。在项目实施前，它就应被专门设计，表中的栏目要能反映资料的各种特征信息。不同类别的资料可以采用不同的索引表，如果需要查询或调用某种资料，即可按图索骥。例如，信件索引可以包括如下栏目：信件编码、来(回)信人、来(回)信日期、主要内容、文档号、备注等。
这里要考虑到来信和回信之间的对应关系，收到来信或回信后即可在索引表上登记，并将信件存入对应的文档中。
12.4计算机辅助项目管理
12.4.1计算机辅助项目进度控制系统
项目进度控制系统，是以计算机和网络计划技术为基础建立起来的。对于大中型工程建设项目，简单的横道图已不能满足工程进度控制的需要，也不利于计算机的处理和经常的进度计划调整，故网络计划技术已成为工程进度控制最有效、也是最基本的方法。在项目实施以前，可以利用计算机编制和优化进度计划；在项目实施过程中，可以利用计算机对工程进度执行情况进行跟踪检查和调整。
归纳起来，项目进度控制系统的主要功能应包括：
数据输入；
进度计划的编制；
进度计划的优化；
工程实际进度的统计分析；
实际进度与计划进度的动态比较；
进度偏差对后续工作影响的分析；
进度计划的调整；
工程进度的查询、增加、删除及更改；
各种图形及报表输出；
数据输出。
1.横道图进度计划的编制
利用计算机编制横道图进度计划的基本步骤如下。
①按顺序输入各工作的编号及名称。
②确定各项工作的持续时间和所需资源(可采用直接输入计算机计算或从其他模块中获得)。
③确定各工作之间的合理搭接关系。
④生成横道图表。
2.编制网络进度计划
(1)建立数据文件
由前面介绍的基本知识可知，一个网络计划是由许多工作组成的，一个工作又由若干个数据来表示，所以网络计划的时间参数计算过程很大程度上是在处理数据。为了计算上的方便，也为了便于数据的检查，有必要建立数据文件，数据文件就是用来存放原始数据的。
为了使用上的方便，建立数据文件时，不但要考虑学过计算机语言的人使用，也要考虑到没学过计算机语言的人使用，可以利用人机对话的优点，进行一问一答的信息交换。这个过程实现起来并不复杂。
(2)计算程序
网络计划技术的关键是计算时间参数。网络时间参数较多，关键是节点的最早可能开始时间和最迟可能开始时间，这两个时间参数确定之后，其余时间参数都可据此推出。
(3)输出部分
计算结果的输出也是程序设计的主要部分，首先要解决输出的表格形式。目前输出的表格形式一种是采用横道图形式；另一种是直接用表格形式，输出相应的各时间参数值。
12.4.2计算机辅助项目质量控制系统
