一名优秀员工必须想尽办法，化繁为简，将牵绊工作效率的障碍果断地甩掉。
通用电气前总裁杰克·韦尔奇有一句名言：“管理效率出自于简单。”简单式管理已成为很多企业奉行的管理模式。同样，简化自己的工作也是我们高效工作的一条重要途径。
日常工作中，我们经常会遇到这样的现象：某位员工就某件事情汇报了半天，领导却不得要领，不知其主要说什么；某位员工就某件事写了一篇文字材料，洋洋数千言，可这件事到底是怎么回事，看了半天也不明白。这是效率低下的一种表现。
主要从事组织沟通管理咨询的艾森克·胡德自1992年开始至今，曾对美国企业进行了一项以“简单管理”为专题的调查研究，长期观察企业员工的工作模式，探讨造成工作过量、效率低下的原因。最初的调查对象包括了来自500家企业的2500名人士，持续至今已经扩大到800多家企业，人数达到35万，其中包括了美国银行、通用电气、迪斯尼等国际知名的大企业。
随后，艾森克将“简单”的理念运用到日常的工作实务上。根据他多年的研究调查发现，现代人工作变得复杂而没有效率的最重要的原因就是“缺乏焦点”：因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是做不必要的事情；遗漏了关键的讯息，却浪费了太多时间在不重要的讯息上；抓不到重点，必须反复沟通同样的一件事情。
职场人士往往会有这样的体会，最初创业时，只有老板（包括合伙人）和被雇佣者两个层级，那时候上下级之间的关系非常简单，工作效能也很高。然而，当发展成为大公司后，关系越来越复杂，管理也越来越困难了。这是什么原因？著名的管理大师彼得·德鲁克说过：“最好的管理是那种交响乐团式的管理，一个指挥可以管理250个乐手。”他通过调查和研究得出的结论是，对企业而言，管理的层级越少越好，层级之间的关系越简单越高效。
同样，一名优秀员工必须想尽办法，化繁为简，将牵绊工作效率的障碍果断地甩掉。“简单一些，不是让你把事情推给别人或是逃避责任，而是当你焦点集中、很清楚自己该做哪些事情时，自然就能花更少的力气，得到更好的结果。”艾森克在接受杂志记者访问时如此说道。简化问题，避免冗繁是我们简化工作的重要途径。
1.简化问题
美国威斯门豪斯电器公司董事长唐纳德·伯纳姆在《时间管理》一书中提出了自己提高效率的一项重要原则：在做每一件事情时，应该问自己三个“能不能”：
能不能取消它？
能不能把它与别的事情合并起来做？
能不能用更简便的方法来取代它？
在这三个原则的指导下，高效率人士就能把复杂的事情简明化，办事效率有很大提高，也不会迷惑于复杂纷繁的现象，处于被动忙乱的局面。无论在工作中，还是在生活中，为了提高效率，就必须下决心放弃不必要或者不太重要的部分。
简化问题是我们简化工作的一个重要原则。正确地组织安排自己的活动，首先就意味着准确地计算和支配时间，虽然客观条件使得你一时难以做到，但只要你尽力坚持按计划利用好自己的时间，并就此进行分析总结，采取相应的改进措施，你就一定能提高效率。
2.从细节开始
简化工作要从我们工作中的一些细节入手。例如可以通过有效利用办公用具达到简化工作的目的。
（1）有效利用名片简化人际管理
名片不止是记载姓名、电话的纸片而已，善用数字科技，有助于你日后的整理与搜寻，这是建构人脉网络不可或缺的基本方法。
你可以这样开始：接到一张新名片后，马上在名片上记下“小抄”充当备忘录，内容包括：会面的日期与地点、在何种场合下碰面、会谈的主题与要点、由何人介绍认识，以及双方约定的后续接触事项等。
（2）合理利用记事本
在记事本里，分为以下四项来登记：常用电话号码、待办杂务、待写文件、待办事项。事情办好之后，就可以用笔把它划掉。
如果不想弄得太复杂，记事本还可用颜色增进效率。如用红笔表示紧急事物，黑笔代表一般的事。依需要选择不同颜色，标出事情的优先顺序和重要程度，可避免事到临头一团糟。颜色总是比较抢眼的，这一点，比文字的效果好，简单明了。
（3）做好环境管理
一个人的工作次序与他所处的工作环境有很大的关系。
办公桌摆放有序，就避免了混乱，时间就不会在找这找那中溜走。加拿大知名企业家保罗·威克多说：“一个办公桌上堆满很多种文件的人，如果能把他的桌子清理一下，留下手边急于处理的一些，他就会发现工作起来将更容易，也更实在。我称之为家务料理，这是提高效率的第一步。”
的确，办公环境的杂乱常常会让一个人在烦躁中度过一个效率低下的下午。无论你是一个高层领导，还是一名普通的员工，如果不注重收拾自己的办公环境，可能在找东西上都浪费了很多时间。做到“物有其位”对于高效能人士来说，的确是一项十分有益的习惯。
即使你现在正在做一个项目，那也要在每次下班后把文件档案整理好，将目前不需要的各种书籍、文件夹、笔记和其他各类材料收到柜子里放好，为第二天继续工作作好准备。这样，你在第二天到办公室时会发现一切都井然有序。心情好，自然工作效率高。
本章小结
通过本章的学习，你应该获得以下的认识：
★简单的未必一定是最好的，但是简单的在很多时候往往是最高效的解决方法。
★做事情要抓住主要问题，只有这样做事情才有效率，如果你抓不住主要问题，那么无论你如何努力，结果都是白费力气，没有任何效率可言。
★战胜难题和压力的重要方法之一，就是善于把大难题化做小难题；将大的压力，分解为小的压力。
★专注的力量是惊人的，集中精神忘我工作，做起事来不仅轻松、有效率，而且也能把事情做得更好。
★一名优秀员工必须想尽办法，化繁为简，将牵绊工作效率的障碍毫不足惜地甩掉。
