第51章 领导怎样传达口头指示

作为一个领导，在传达口头指示时，不要太信任从员工那里得到的简短的“是”或点头这类回答。

领导对员工下的指示通常都是口头指示，要想把每一条命令、每一项建议都写下来是不切实际的，也是不可取的。但员工在执行以口头方式发出的简单指示、请求或意见时，经常会出现许多问题，员工经常会误解领导的意思。

有时候不论领导多么准确地表达，多么精心地措辞，员工还是会误解领导的本意。员工的教育背景、生长地域、智力与培训等等因素，都可能对他们的理解产生一定的影响。这就是为什么领导得到口头反馈十分的重要。作为一个领导，不要太信任从员工那里得到的简短的“是”或点头这一类回答。他是否完全理解了指示？指示的内容是什么？如果员工在领悟指示时“不够准确”，尔后会出现什么问题？领导会十分震惊地发现，有很多次信息是被“曲解”了。

领导对这种不良的结果感到非常失望，而员工却认为自己在忠实地遵循领导的指示行事，也因此而十分不愉快。

如何减少这种误解呢？对领导来说，首先要认识到同基层员工和高层管理者对话时必须谨慎小心。要具体而准确，任何不周密的陈述都会导致不良的结果。

仔细考虑指示的内容

领导必须认识到，自己所说的每一件事对基层员工来说，都代表着权威。管理层级或职衔越高，其所说的话就越重要。任何大公司的总裁都不会轻易发表评论。

领导不仅要思考自己打算说什么，还要考虑别人会如何获得和理解信息。甚至还要想到接受者可能做出的反应。当领导与基层员工对话时，最好之前能用下面这份心理检查表进行检查：

1.我想要说什么？

2.这一信息应该告诉给谁？多少人将会受其影响？

3.在传达信息时，我拥有可靠的事实吗？

4.如何最好地表述信息使听者能够理解？

5.他们会在第一次就获得信息吗？信息需要重复吗？

6.听者可能做出什么样的反应？他们会有不同意见吗？

7.需要对信息进行“包装”吗？

8.在下达指示时，是否还需要当场示范？为了进行这种示范需要做些什么工作？由谁来进行示范？

9.接受指示的人需要时间进行练习吗？要多长时间？

当利用这一心理检查表时，领导在向员工传达指示之前，必须先要慎重“构思”他们的口头信息与指示。

注意谈话方式和态度

谈话的方式与内容同等重要。用粗声粗气或不愉快的语气传递信息时，听者所接收到的反应几乎总是情绪性的。由此领导可以预料到听者也会以同样的方式做出反应。当你以这种方式讲话时，听者必定对你想传达给他的信息感到不快。

语调与行为举止是重要的沟通工具。指令必须传达得准确果断。对指令的执行必须毫无疑问。在传达指示时，员工应该得到一个全面的解释，要坦率，要允许提问，要聆听不同意见，不要以自己的资格而自以为是。认真思考来自员工那里的任何有意义的修改意见，以获得更理想的结果。

在传达口头指示时，领导还必须事先预料到下属可能做出的反应。他们会提出什么反对意见？如何回答这些反对意见？如何把无聊的抱怨与合理的关心区分开来？是否某个人比别人的抱怨更多？如何让这个人在会议中处于“中立状态”？

对领导来说，试图向员工灌输团队精神也很重要。在对新职工做总结时使用“我们”而不是“你”的称谓。向员工征求如何实现目标的建议。领导可以通过亲身去做一些没有人愿意干的工作来表明自己对变革的积极态度。

选择好谈话地点

在传递口头信息时应该考虑的一项重要因素是，到底应该在什么地方传递信息？领导办公室是传递信息的最安全场所。这里是领导权威的最强象征。领导者选择办公室作为交谈地点是十分恰当的：新的指示、程序的变化、需要解决的问题以及对员工进行的批评。

有时，领导到员工的办公桌前或办公室里交谈更为恰当。比如，员工可能拥有进行讨论的数据和资料，领导不希望打断员工的工作。如果你希望表扬员工或对他表现出特殊的认可，到下属的办公室里或办公桌前驻足交谈是最好的办法。

如果领导希望相互之间的交流显得更随意。在大厅或饭厅里碰到员工，也可以向他下达自己的信息或指令，就好像一切均在不经意的时候发生的。

当需要向很多员工传达指示或指令时，就需要使用会议室了。在工作区域之外举行会议意味着不希望受到干扰。