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第28章 达成有效的沟通(4)

与同事保持良好的沟通

同事之间,毕竟存在个人性格、职位性质、工作侧重点的差别,日常工作中发生各种小矛盾难以避免。那么在工作中怎样才能和同事沟通得顺畅愉快呢?

同事之间因为存在利益方面的冲突,会让沟通变得较为复杂,每当这种时候,要尽可能将问题转变得简单一些。沟通时,最关键的依然是搞清楚你们双方角色的关系,尤其是利益上有明显冲突而进行沟通时,你不要过多地关注自己的利益,可适当地放一放利益上的冲突。否则,沟通进程就无法继续下去。应该看到,既然利益是双方共同的关注点,那么,如果在沟通的时候,你能自觉考虑到对方的利益所在,则沟通自然可以变得顺畅起来。

要意识到,同事之间因为工作关系而汇集在一起,就应该有最起码的集体意识,以大局为重,自觉维护着已经形成的利益共同体。尤其是在与外单位人员进行交际时,头脑中要存有“团队形象”的观念,多给同事补台不拆台,不要只为个人小利而损害了集体大利,你要努力做到“家丑不外扬”。

同事之间因为经历、立场等方面的不同,对同一个问题,常常会产生差异极大的看法,以致引发激烈争论,稍不小心就容易伤了同事之间的和气。所以,跟同事相处,发生意见分歧时,不能过分争论是非对错。从客观上分析,任何人接受一种新观点都需要时间。从主观上分析,人时常都有“好面子”、“爱争强好胜”的心理,当同事之间谁也不服谁,这时若是过分争论,就非常容易激化矛盾而不利于以后工作地进行;也不要一味“以和为贵”,涉及原则问题就要坚持,不能随波逐流,刻意掩盖矛盾。如果一味忍让不坚持原则,往往就会让公司遭受一些创伤,从而影响工作前程。

面对问题,尤其是存在较大分歧时,要努力寻找共同点,争取求大同存小异。即使确实不能求得一致时,也不妨冷处理,明确表达“我难以同意你的观点,我保留我的意见”,这会使争论逐渐淡化,同时又保持了自己的立场和态度。

与同事相处要有平常心。有的人因为同事要升职或者加薪就会心生嫉妒,甚至在人背后散布流言,说一些诋毁他人的风凉话。如此既不光明正大,又于己于人都产生负面作用,所以对待升迁等问题要始终持有一颗平常心,要欣赏比自己强的同事,要主动学习,礼貌待人,这样才能与同事保持良好的沟通。

在一个单位里,要是少数几个人交往过于亲密,极易给人造成有意拉小圈子的印象,极易让别的同事产生猜疑心理,更使一些心理不太健康的人产生“是不是他们又在谈论别人是非”的糟糕想法。所以,在跟同事交往时,要注意保持适当距离,以防被卷入小圈子。与人友好,但不能故意讨好,与每个同事都保持适当距离,使彼此沟通顺畅即可。

同事之间难免时常发生一些磕磕碰碰,俗话说:“冤家宜解不宜结。”在跟同事有矛盾冲突时,要勇于主动忍让,从自身方面寻找原因,设身处地从对方的角度多为对方想想,防止矛盾激化。假如是自己错了就要勇于道歉,以诚心换诚心,实现和好,消除隔阂。这样,以后相处才能愉快,对工作也是有好处的。因为没有坏情绪,工作起来就轻松,就能提高工作效率。

工作心得

与同事沟通尤其要注意细节,注意场合与气氛,沟通的话题要与周围环境相吻合。这样沟通起来能得心应手。要善于运用非语言方式,例如运用拍拍肩、竖起大拇指等肢体语言进行沟通。沟通时要注意态度,要懂得运用“赞美”这把金钥匙,学会先说“是的”然后再解释,以共赢作为沟通的最终目标。

怎样与下属沟通

下属是我们的绩效伙伴,沟通顺畅,大家心情愉快,自然工作效率就高。在与我们的下属共事的过程中,一定要强化沟通的意识。

在与下属的沟通中,要注意使用一些礼貌用语。在与下属沟通的时候,可能会忘记使用一些礼貌用语,如:“小马,进来一下”,“小孙,把文件送去复印一下”。这样的用语会让下属有一种被呼来唤去的感觉,感觉缺少对他们起码的尊重。因此,为了改善和下属的关系,使他们感觉自己更受尊重,不妨使用一些礼貌的用语,如:“小马,请你进来一下好吗?”,“小孙,麻烦你把文件送去复印一下”。要记住,一位受人尊敬的上司,首先应该是一位懂得尊重别人的人。

作为上司,在工作沟通中,要让下属明白工作的重要性。比如你要说:“小刘,这次市场调查很重要,它直接关系到我们公司产品投放的战略和战术,新产品上市的成败主要就靠它了。希望你能圆满完成任务,我祝你成功!”通过告诉下属这份工作的重要性,以激发下属的成就感。让他觉得:“我的上司很信任我,他看重我的能力,把这样重要的工作交给了我,我一定要努力,不让他失望。”一个下属如果内心是这样的想法,他一定会把工作做好,而且效率也很高。最值得一提的是,他会对上司的看重心怀感激,对以后上司分配的工作,也会全力以赴的。但是切不可就此不再过问事情的进展,尤其当下属遇到问题和困难,希望你协助解决时,千万不要说:“事情不是已经交给你去办了吗?”你这样问只会让他觉得他很无能,从而失去工作下去的信心。你应该意识到,他之所以是你的下属,就是因为他的阅历、工作经验还不如你。那么,这时候你应该和下属一起共同分析问题。找出问题的症结所在,尽快提出一个解决方案,以帮助他重新找回自信,渡过难关。

与下属沟通时,要善于引导下属主动思考,提高下属的工作能力。你可采取引导式的询问,比如:“小徐,关于这个策划方案,我觉得再细致一些会更好,你觉得呢?”如何再细致,就是他要思考的问题了,一旦下属提出好的意见,你采纳的同时不要忘记称赞他。你应该努力去寻找下属的优点并进行赞扬,形成一种赞美的习惯。要注意的是,赞美的态度要真诚,赞美的内容要具体,还有赞美的场合也要留心。赞美是和下属沟通的一座好桥梁。

如果下属做错事,就要适当地进行批评。批评他人是件严肃的事情,所以在批评的时候,一定要客观具体,应该就事论事。要记住批评,并不是批评对方本人,而是批评他的错误的行为。批评下属时,你可以说:“这次是你做错了,记住。”批评要言简意赅。如果他只是一次无意的过失,千万不要把错误上升到责任心和工作态度的高度去批评他。因为那样有可能会导致你们关系恶化,影响工作的正常进行。

与下属沟通好,建立良好的工作关系,是每一个管理人员必须具备的工作能力。掌握了与下属沟通的艺术,就容易和下属建立良好的工作关系,进而为工作的顺利进行打下坚实的基础,提高彼此的工作效率。

工作心得

上司与下属进行有效地沟通是非常必要的。通过良好的沟通,可以让下属更了解你要表达的信息,让下属能正确理解你的意思,从而提高工作效率。通过良好地沟通,在工作上,上司和下属能建立友好的关系,也有利于工作地顺利进行。没有良好的沟通,上司有再好的想法,再有创见的建议,再完善的计划,都是很难实现的。

会议沟通的技巧

会议沟通的成功得益于在沟通时,大家都有明确的沟通目标,并且有明确的时间限制。在沟通过程中,大家积极主动,善于倾听,注重发言者的每一个细节,都为达到目标而不断努力。只有掌握一些会议沟通技巧,才能促进会议沟通的顺利进行。

人们组织召开会议的最终目的无非是解决问题,而广泛征求每个与会人员的思想和建议则是解决问题的基础。因此,当每一位与会人员都能有效地运用会议沟通技巧,充分表达自己的想法时,会议效率将会大大提高。会议能够顺利进行,取得圆满成功,就为以后的工作打下一个良好的统一思想和策略的基础。

你在会议中,想要准确、有效、迅速地表达自己的真正意见,就要注意以下几个技巧。首先,事先收集足够的相关资料,以问题代替直接陈述,才不会阻断自己获取更多资讯的机会,也才不会招致别人的负面情绪。如果你不了解整个情况,那千万不要妄下结论。例如,千万不要说“这样做是永远都不会成功的”、“你那样的建议一点儿意义也没有”、“当时的情况不会是你说的那个样子”。你要学会有技巧地表达,你可以这样说:“我目前手上有的资料,还没有办法证明这样做会更好,你可不可以再向我多提供一点儿信息?”,“我会好好考虑你的建议的,那么对于这件事,大家还有别的不同建议吗?”,“我想我们可以把当时的情况,再细细地分析一下,是不是会更好?”用询问的语气征求别人的赞同,要比强硬地陈述压迫别人的心声好很多。你的询问既给别人面子,又给自己找了台阶;既尊重了别人,用赢得了别人的赞同。

在会议中,你要把焦点对准大家共同的目标。一般会议沟通的目的都是事先就有的,在会议进行过程中,一定要注意引导大家,不要偏离会议的主题。如果有什么分歧,你要尽快提醒大家,确认你们的目标是一致的。会议是让大家得到更好的沟通,一起总结以前的经验教训,共同预定以后的工作进程。期望以后完成工作任务的方法、形式,工作意识达成一致,以提高工作效率。要明白会议的召开不是为了招致大家更大的分歧和误会,而是要集中智慧共同解决先前出现的问题。

在你听完别人的汇报信息后,就要准备提供正面的指导反馈。积极的反馈是一种正面的强化指导,也就是一般意义上的表扬。你也要提一些建设性反馈,建设性反馈是一种劝告指导,也就是一般意义上的批评。批评要非常注意方式,既要达到反馈的目的,又不能伤害别人的自尊。

如果你要表达负面的建议,或者是一些否定的观点,那你一定要很注意沟通语言的分寸。首先,你要强调你们是站在一个阵营里的,而不是敌对的双方。然后要表达你只是善意地提醒,并没有批评怪罪的意思,也许你们只是方法、路径不同而已。例如,切忌不要说这样的话“这不是我做事的方法,我的标准很高”、“你这样做我不同意”。你可以有技巧地表达,委婉地说出你的建议:“对于这样做我有些担心,尤其可能对顾客有点儿不礼貌,我想提出另外一种做法,可以达到相同的目标。听一下我的建议好么?”在给别人提建议时,千万不要让别人误会成是你想把他挤出会议室,觉得你对他怀有偏见,你想贬低他的价值。一旦让人有这样的想法,产生了误会,那会议就很难顺利进行了。

如果你是会议的主持人,你一定要注意与其他与会人员的沟通技巧。适当地询问会引导积极地发言,但千万不要问封闭式的问题。例如,你这样询问:“小李,你同意这个观点吗?”这就是一个封闭式的问题。你这样问就等于给出了两个答案,让小李只能选择其一。如果你这样询问:“小李,你对这个问题怎么看?”就可以引导小李的积极发言了。同一个问题,这样提问,就是一个开放式的问题。

有效的会议沟通不但可以解决问题,而且能够建立一种和谐的企业文化,它可以大大降低由于沟通不畅带来的巨大的内部合作矛盾,增加企业整体的工作效率。不管你是正在成长的职场新人,还是办公室的资深前辈,重视会议沟通,学习、掌握会议沟通技巧都是很有必要的。

工作心得

工作中开会是少不了的,如何开得有效,即产生目的和结果呢?一是要认可别人的工作能力,给予必要的鼓励;二是要把握自己的语言分寸;三是要增进会议人员的信息和情感的交流,理解与会其他人员。开会是一种群体沟通,成本比较低,对解决跨部门的协调问题尤其方便。良好的会议沟通的结果会得到人们的一致赞成,具有权威性,这将进一步指导所有人提高工作效率。

如何与客户沟通

如何与客户沟通,各个行业有各个行业的特点,不可能有一个公式让你去强记,即便有也不一定对你的行业适用。但在沟通的时候,让客户意识到你是处处在为他们着想,那客户自然也不会不近人情。

我们要带着人情味与客户沟通。与客户沟通不应该是死板的公事公办,要先做朋友,后做生意。有首歌曲唱得好:“千里难寻是朋友,朋友多了路好走。”不管哪一行来说,与客户做朋友,都是与客户良好沟通的先前条件。什么工作都离不开良好的人际关系,与客户做朋友,建立良好的人际关系,以诚相待很重要。

与客户沟通,就要做到心中要有客户。要与客户沟通,首先要进行细致充分的准备工作。要研究客户,了解客户,一定要摸清客户的状况,针对对方企业的形象、品牌、行销等各方面进行初步的摸底研究。同时还要了解客户的竞争对手情况,以一个旁观者的客观立场来看客户的产品质量的好坏,有没有市场,广告促销活动的成败等等情况,客户往往对这些问题是比较感兴趣的。如果你看到了他们看不到,或看到了却忽略了的问题,他们马上会感到你确实是诚心诚意帮助他们企业。这样一旦和客户取得联系,进行沟通,客户就容易和你一拍即合,很容易就赢得与客户生意上的合作。相反,如果对客户企业的现状、产品生产情况、竞争对手、以往的广告促销活动一无所知,和客户面对面坐下来,你半天说不出个所以然,客户就会感觉你们公司对他们企业不会有太大的帮助,你没有能力让他满意,你不断地重申要求合作只是再拖延他宝贵的时间,浪费他的精力。那下面的合作洽谈就很难进行了,甚至都不需要进行了。沟通的准备、市场调查研究很重要,摸清对方的真实想法很关键。

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