在职场上,你的外表和穿着可以反映出你的工作态度,通过你的办公桌同样可以看出你的工作态度。你会常常收拾自己的办公桌吗?是一周收拾一次,还是每天都抽出几分钟时间来整理?你有没有把它好好经营?大部分人收拾办公桌都是为了工作起来更舒适、方便。但是,职场老人告诫你:办公桌并不是真正的私有领地,每天收拾一下办公桌,你的辛苦并不会白费,因为老板其实都看过你的办公桌,心里还会悄悄给你“加分”的。
王德明在公司的市场部工作,每天疲于奔命,桌面上的文件总是堆积如山,乱糟糟地铺成一片,每次要找文件时,都是几个女同事嘻嘻哈哈地帮他一起乱翻。但是,带他实习的前辈老提醒他,上司会私下里通过观察办工桌面来观察一个职员的作风。王德明听后,虽然还没有感觉到桌面繁乱的自己和桌面整洁的其他同事在老板那里的印象已经差了多少,但还是听从建议,开始整理自己的一亩三分地了。直到一年后王德明被提拔成经理助理,作为重点培养对象,经常陪着经理带新人的时候,那位职场前辈的一番话才让他发现办公桌面在上司眼里的重要性。
在给一批新近职员做测评时,经理看过一系列硬性指数后,照例询问王德明的意见。王德明作了评价之后。经理默默点头,然后看着这个将来也许会接自己班的下属说道:“从他们的办公桌面,你会看到一个人的做事风格。”
“办公桌就如同人的一张脸,桌面的风格就可以看出这个人的个性和对生活、工作的态度。像你们组的马丽丽,一看就是个大忙人,她出差时间多,一回来就电话不断,而桌子则长期被一层又一层的文件所覆盖。这样的桌子确实能显示出她比别人忙,但是电话那么多,说明她出差的效率并不高,只是话多而做事少,这类员工,你要注意盯紧她们的工作效率。”经理接着说道:“你带的新人小徐,平时工作确实很努力,上进,但是桌面上一直摆着他上学时的奖状、奖杯,给人的感觉是在炫耀,这种人可能是充满野心,有积极性是好事,但要预防他求成心切。而一些新人的桌面少有杂物,这些人往往是公事私事分得清楚,工作往往踏实认真。而这份分析表跟我观察办公桌得出的结论基本吻合。”王德明赞叹之情溢于言表,问道:“经理,那您当时选我,也是因为……?”经历点头道:“我观察你有一段时间了,起先充满干劲,但是忙乱有余,条例不足,相对应的你的办公桌也是杂乱无章。而后来随着你的细节逐渐完善,工作节奏也步入高效了。我不介意新员工开始时不在状态,我介意的是他们什么时候进入状态。”
一个小小的办公桌面竟然能反映一个人的性格、能力和品质,由此可见,办公桌在办公室生存中也占有不小的地位,那么怎样整理自己的办公桌才能尽如人意呢?下面就来教你一些打理办公桌的小方法。
(1)固定物品固定摆放
固定工作模式的建立,会让工作事半功倍。例如办公桌的第一层抽屉放文具,第二层抽屉放文件。这个习惯一旦养成,不但可以保持桌面清洁,更能马上掌握所有物品的位置,提高工作效率。
(2)办公桌面空无一物,才是理想状态
办公桌是你工作的平台,不是摆放物品的仓库,严格说来,非摆在桌面不可的东西,大概只有计算机跟电话,就算是当下会用到的东西,临时地摆在办公桌上,那么在工作结束后也要马上收拾干净。
(3)文件或数据只保留最终版本
相较于文具,文件或数据更容易积累,初版、修改版、再改版堆积如山,此时的整理原则大致相同,亦即“排除相同物品、保留最后一份”。像企划书这类会不断更新的文件,只需保留结案后的最终版本。此外,最好也要将资料都数字化。
(4)给自己规划出一个“自由空间”
假若有一些你暂时不知道如何分类的东西,你可以先把柜子的空置处当做一个自由空间,暂时放置,短则3天,长则1周,就得把这些东西清掉,这样桌面就清清爽爽啦。