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第27章 做个马上就办的智慧型员工(2)

事情似乎解决得很顺利,现代科学似乎可以轻易地解决一些自然界的问题。可是,这种改良的结果却给当地的农作物产业带来了近乎毁灭性的灾难,粮食问题不但没有得到解决,反而引发了更严重的饥荒。因为农业专家短期的观察,并无法与安第斯山脉的农民数千年经验相比。当专家们只是考虑从作物品种、土壤条件、种植方法等可控因素方面去寻求解决问题的途径时,却忽略了(或者说是没有观察到)那些不可控的因素所造成的损害。比如,当地频频发生的、意外的天然灾害,春天半夜的冻霜,夏天毛毛虫的侵害,微菌在马铃薯成形前所从事的破坏,甚至冬天太早来临,都可能影响到当年的收成。也恰恰是在这样严酷的自然环境之下,使当地的马铃薯必须发展出抵挡灾害的能力。所以农民会在灾难后,前往偏僻角落、巨石与杂草间,寻找幸存的马铃薯块茎,这些马铃薯块茎都是具有相当的抗自然灾害能力的品种。虽然当时可能会面临粮食不足的窘境,但是明年种植时却可以种植多品种马铃薯,来应付不同情境的灾害。所以多样化的产品品类,看上去并不科学的收成规划,农业专家认为没有效率的种植方式,却正是智利农民求生存的变通之道。

在很多的时候,看上去很合理很科学的解决问题的方式,往往成为我们处理现实问题的羁绊。每个企业都有每个企业的特点,每个时期都有每个时期的现实问题,如果我们试图用一种“模式”来生搬硬套的话,问题根本不可能得到解决,相反还会衍生新的问题。

问题一定有方法解决

一谈到解决问题,人们常有的第一感觉,就是巴不得立即找到好的方法解决问题。这样的想法未可厚非,但是,如果直接从方法着手,未必能够理想解决问题,甚至容易陷入陷阱。那么,该从何处着手呢?

在课堂上,爱因斯坦问学生:“有两位工人,修理老旧的烟囟,当他们从烟囟里爬出来的时候,一位很干净,另一位却满脸满身的煤灰,请问你们谁会去洗澡呢?”

一位学生说:“当然是那位满脸满身煤灰的工人会去洗澡喽!”

爱因斯坦说:“是吗?请你们注意,干净的工人看见另一位满脸满身的煤灰,他觉得从烟囟里爬出来真是骯脏。另一位看到对方很干净,就不这么想了。我现在再问你们,谁会去洗澡?”有一位学生很兴奋地发现了答案:“噢!我知道了!干净的工人看到肮脏的工人时,觉得他自己必定也是很脏的。但是肮脏的工人看到干净的工人时,却觉得自己并不脏啊!所以一定是那位干净的工人跑去洗澡了。”

爱因斯坦看了看其它的学生,所有的学生似乎都同意这个答案。

只见爱因斯坦慢条斯理地说:“这个答案是错的。两个人同时从老旧的烟囟里爬出来,怎么可能一个会是干净的,另一个会是脏的呢?这就叫做“逻辑”。

当一个人的思路受到牵绊时,往往就不能十分清明地找寻到一切事理的根源。

20世纪50年代,全世界都在研究制造晶体管的原料—锗,大家认为最大的问题是如何将锗提炼得更纯。

日本新力公司的江畸博士和助手黑田百合子就此进行了探索,但总免不了会混进一些物质,而且每次测量都显示了不同的数据。后来他们反思:研究这一问题的目的,无非是要让锗更能制造出更好的晶体管。为何一定要将问题陷在如何将锗提炼得更纯这一点呢?

于是,他们去掉原来的前提,而另辟新途,即有意地一点一点添加杂质,看它究竟能制造出怎样的锗晶体来。结果在将锗的纯度降到原来的一半时,一种最理想的晶体产生了。此项发明一举轰动世界,江畸博士和黑田百合子分别获得诺贝尔奖和民间诺贝尔奖。

有很多员工在碰到问题后,只知道就事论事,虽然他们解决问题的时间很及时,可是效果却不好,成功解决问题不仅要及时而且要掌握方法。

一宾馆在上面增添了几层,增加了房间,顾客们抱怨:电梯太慢。宾馆的经理在和下属们研究后,提出了这样一个问题:“寻找一种方法,加速电梯运转。”把电梯公司的人请来,还找来一位电梯专家,想听听他们的主意。结果是异口同声地说,没办法。

于是,经理转而提出另一个问题:“找一个地方,设计、安装另一台电梯。”为了实现他的要求,请来了建筑公司。

最后,既没有提高电梯的运转速度,也没有另外装一台电梯,而是把问题转换成:“让顾客不把思想放在等电梯上。”在每一层电梯的前面装上镜子之后,顾客忙着对镜子整容,也就不抱怨了。

问题出现后,许多管理人员常常按照常规(例行的)办法很快就对之做出处理。其实,一个问题往往不只一种解决办法,而常规的解决办法未必就是最好的解决办法。许多问题,以直接的方法无法解决,或者难度很大,但是,假如将问题转换,问题就很好解决了。

问题转换是一种曲线解决问题的方式,它的公式可以表述为:“A”问题实际(质)上就是“B”问题,或者要解决“A”问题,就是要解决“B”问题。

维纳是控制论发明人。还在5岁时,忽然被ab=ba的数学法则迷住了,他突发奇想,决心自己证实它。想了许久,最后用一个简单的方法把它证明了;把一个长方形转90度,长变成宽,宽变成长,面积仍不变。

这样一来,代数问题成了几何问题,类型转换了,问题就得到了很好的解决。

有的问题是一种两难问题,两难问题是所有问题中受限制最大、最难解决的问题。两难,难就难在两种可能的选择中,无论哪一种选择,都有利有弊,处于进退维艰的困境。如何解决两难问题,体现了解决问题的最高境界。

小施特劳斯是“圆舞曲之王”老施特劳斯的儿子。她母亲被父亲遗弃后,对小施特劳斯苦心栽培,使他有很大的成就。但老施特劳斯运用自己在音乐界的威势,强使维也纳各大舞厅,都把小施特劳斯拒之门外,他只好到城郊一家咖啡馆的花园里举行露天音乐会。

小施特劳斯的每一个节目都迎来热烈的掌声。其中圆舞曲《理性的诗篇》,在如痴似醉的观众要求下,竟然反复演奏了十几次之多,甚至,老施特劳斯的经纪人本来是带人来捣乱的,也忘情地鼓起掌来。

最后,施特劳斯请听众们安静下来。在他指挥下,乐队奏起了并未开列于节目单上的一曲柔和的乐章。听众们不敢相信自己的耳朵,因为:这是老施特劳斯最负盛名的圆舞曲《莱茵河畔迷人的歌声》。大家终于明白了它的深意:小施特劳斯演奏父亲的这部作品,不仅是作为子女对父辈的敬意,也是作为请父亲宽恕的一种祈求。听众们不由得热泪盈眶。

在这一事例中,小施特劳斯既很好地体现了自己的能力,即使是自己的父亲,也别想压制住,这是分;同时也表现了自己宽广的胸怀,对父亲的情感,这是合,分合结合,产生了出人意料的好效果。

问题一定有方法解决,有这样那样的问题,缺乏这样那样的条件,但是无论如何,一定会有一个完美的解决方案存在某处,真正解决问题的方法,一定简单,一定不复杂。

与其授鱼,不如训渔

每当一天工作结束时,许多经理人常会扪心自问:“今天我完成了什么工作?”“今天我帮他们解决了哪些问题?”在督导部属的时间占据下,办公桌上文件堆积如山,没看的邮件爆满电子信箱,代办事项总是过多,问题一大堆需要解决,使得工作左支右绌、停滞不前。而明天的工作随即接踵而至,势必又会一再重复今天的情形……

在上面的案例中,猴子原本在部属的背上,谈话时彼此考虑,猴子的两脚就分别搭在两人背上,当你表示要考虑一下再谈时,猴子便移转到你背上。你接下了部属的角色,而部属则变成了监督者,他会时不时地跑来问你:“那件事办得怎样了?”如果你的解决方式他不满意,他会强迫你去做这件原本他该做的事。当你一旦接收部属所该看养的猴子,他们就会以为是你自己要这些猴子的,因此,你收的愈多,他们给的问题就愈多。于是你饱受堆积如山、永远处理不完的问题所困扰,甚至没有时间照顾自己的猴子,努力将一些不该摆在第一位的事情做得更有效率,平白让自己的成效打了折扣。

经理人应该将时间投资在最重要的管理层面上,而不是养一大堆别人的猴子。身为经理人,如果你能让员工去抚养他们自己的猴子,他们就能真正地管理自己的工作,你也有足够的时间去做规划、协调、创新等重要工作,让整个单位持续良好的运作。

翁肯提出的猴子管理法则,目的在于帮助经理人确定已由适当人选在适当的时间,用正确的方法做正确的事。当然,这个法则只能运用在有生存价值的猴子身上,不该存活的猴子,就狠心把它杀了吧!

法则一:说明除非下一个步骤已经明确界定,否则经理人和员工都不能离开。严守这项法则可以获得三种好处:第一,如果员工知道要提出适当的下一步骤才能结束谈话,他就会在事前做更缜密的规划。第二,它可以促使员工采取行动。第三,对猴子做描述、把下一步骤说清楚,能提高员工的工作意愿,让他们跨出最具关键性的一步。

法则二:所有经理人和员工的对谈,要到每一只猴子都分配给一个人拥有之后才能结束。至于哪一只猴子该归谁管,原则上尽可能把猴子交给能照顾到它们福利的最低阶层人员去照料,因为部属总共可以投入的时间精力比高阶经理人来得多,而且经验也告诉我们,部属往往比我们所想的还要能干。把猴子送错主人,有时候是经理人自己内心的需求,想要避开管理所带来的挑战,或是以为唯有自己才做得来,有时候却是组织政策使然。这时候要替猴子找到适当的主人,就必须技巧与自制力兼施,尤其是自制力最为重要。要求部属尽力把工作做到最好,可能会遭遇部属反抗,这与为猴子找到适合主人的实务,变得有些相抵触,因为经理人会发现,有时候把猴子接过来,要比让猴子靠在适当主人背上要来得容易。但是请记住:要培养一个人的责任感,唯一的方法是给予他们责任。

法则三:保险单。在把每一只猴子放出去面对组织丛林之前,先为它们保个险。此一法则提供一系统性的方法,用以平衡员工所需的处理猴子的自由空间,与经理人对结果所负的责任。赋予员工权限和自由,经理人和员工可以互蒙其利。经理人能自由裁量时间,花在监督员工的时间及精力减少;员工也可以享受到自我管理的好处,有更高的满足感、更高昂的士气。但员工拥有自由空间时,就不免会犯错,这时候猴子的保险就要派上用场,保证他们犯的错是组织所能承担得起的。猴子保单有两个层次。第一是给予建议,然后行动。当员工犯下承担不起的错误的可能性相当高时,希望有机会否决他们的行动计划,这是一种保护措施,但却得牺牲经理人的时间及员工的自由空间。第二是行动,然后给予建议。确信员工可以自行完善料理猴子,先行动后再来报告,这让员工有很大的运作空间,也省下经理人的监督时间,但风险也较大。至于该选择哪一份保单,则视情况而定,而双方都可以行使选择权。

法则四:照料与检查企业的成功取决于猴子的健康,因此必须定期为它们做检查,维持它们的身体健康。检查猴子的目的有二:一是发现员工正在做正确的事,进而称赞他们;二是发掘问题,并在问题形成危机之前采取校正行动。猴子生病,不是由于缺乏照料、营养不良,就是因为照料不当。有时候员工不想让经理人知道猴子生病了,因为他们大都想自行解决问题,经理人应该与员工建立默契,要他们尽力照顾病猴子,如果情况没有改善,就必须把猴子交给经理人检查。相对的,如果经理人发现猴子生病,就应该把下一次检查的时间提早到猴子身体状况所能允许的时间。这里的检查着重在猴子的情况,而非员工本身,因此检查让经理人有机会发现员工正确地在进行某事、查明及纠正问题、指导员工、降低自己的焦虑,之后,就由员工自己去求表现了。

翁肯的理论让我们知道,如果我们真的想帮助他人,就必须教他们如何捕鱼,而不是送他一条鱼。剥夺他人的主控权,去喂养他人的猴子,并无法帮他们解决问题,这只是为别人做他自己可以做的事。

利用一切,解决问题

公司各个部门天天都必须作出各种决策,我们如何保证决策的正确性。科学的决策程序能保证正确决策的最大化。像GE和IBM的世界级的公司是如何建立“群策群力”的问题解决及决策的机制的?

群策群力是一种松散的、非正式的并且常常是热闹的聚会形式,目的是集中公司内外、上下各方面智慧、培植收集并实施最好的主意。其方法是提出问题、倾听、讨论、建议,然后付诸行动。“群策群力”的意义在于对经理人员来说,倾听雇员的声音是一件必不可少的工作;对雇员来说,提出自己解决问题的想法是一种权利和责任。所有人的潜力和热情都能调动起来。

1989年初,韦尔奇宣布实施“群策群力”。这是一项发动全体员工动脑筋,想办法,共同解决问题,以提高工作效率的活动,旨在调动全体员工的聪明才智,参与管理。常用的形式是,由执行部门从不同层次、不同岗位上抽出人员集中开会讨论,专找管理工作中的弊病,并提出解决问题的方案,并向大会报告其结果,各部门负责人要到会听取意见建议,并当场表态,使倾听普通员工的声音成为经理不可少的工作,同时给每个人参与企业经营的权利和责任。一名工会主席说:“我乐意接受这个方法,它使员工感到自己是公司的重要一员。”此举有效地克服了管理层的官僚主义,给公司带来明显的效益。

假设要解决是否限制电动自行车这个问题,就要请乘客、厂家、商家、交通、运管等涉及这一问题的组织成员畅所欲言,而领导一般不参与,让这些人在没有任何约束的情况下发表看法并提出解决问题的方案。然后,邀请领导参加,最后交由政府部门决策。

如此一来,公司事实上是在调动几十人、几百人的智商解决一个问题。它能给每个成员平等的发言机会,有利于上下级沟通。

要想快速成功解决问题,一个人的力量往往是不够的,这就需要借助公司一切可用的资源去帮助自己达到解决的目的。

一家公司招聘营销部经理,最后乔、杰克、约翰三人进入了由公司老板亲自主持的最后一轮考核。

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