学习目的、要求及重点内容
一、学习目的和要求
本章阐述会计凭证的填制和审核问题。学习本章,要求理解会计凭证的作用和种类;原始凭证的填制和审核;记账凭证的填制和审核;会计凭证的传递和保管;掌握填制原始凭证和记账凭证的技术和方法。
二、重点内容
(一)会计凭证的意义和种类
会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明,也是登记账簿的依据。
填制和审核会计凭证,可以反映每项经济业务的具体情况,并作为记账依据;可以对经济业务进行日常监督;可以加强经济责任制。
会计凭证按照其填制程序和用途,可分为原始凭证和记账凭证两种。
(二)会计凭证的种类
1.原始凭证
原始凭证是在经济业务发生时取得或者填制的,用以证明经济业务发生或者完成情况,并作为记账原始依据的会计凭证。
原始凭证按其取得来源,可以分为外来原始凭证和自制原始凭证;按其填制手续和方法不同又可以分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证;按其主要作用又可以分为证明凭证和计算凭证。
(1)一次凭证,是指只反映一项经济业务,或者同时反映若干项同类性质的经济业务,其填制手续是一次完成的会计凭证。如企业购进材料验收入库,由仓库保管员填制的“收料单”。
(2)累计凭证,是指在一定时期内连续记载若干项同类经济业务的会计凭证。如“限额领料单”就是累计凭证。
(3)汇总原始凭证,是指在会计核算工作中,为简化记账凭证的编制工作,将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证汇总编制一张汇总凭证,用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证。如“收料凭证汇总表”、“发料凭证汇总表”等。
(4)记账编制凭证,是根据账簿记录,把某一项经济业务加以归类、整理而重新编制的一种会计凭证。如“制造费用分配表”、“成本计算单”等。
上述分类中,有些原始凭证按不同的分类标准可分属于不同的种类,如“收料单”既是自制原始凭证,又是证明原始凭证,也是一次凭证。另外各种凭证间还有关系:外来凭证大多为一次凭证,计算凭证大多为自制凭证,累计凭证大多也为自制凭证等。
2.记账凭证
记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证填制的,用来确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额,作为登记账簿直接依据的会计凭证。
(1)记账凭证按其适用的经济业务,分为专用记账凭证和通用记账凭证两类。
专用记账凭证,是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。专用记账凭证按其所记录的经济业务与现金和银行存款的收付有无关系,又可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。
通用记账凭证的格式,不再分为收款凭证、付款凭证和转账凭证,而是以同一种格式记录全部经济业务。
(2)记账凭证按其包括的会计科目是否单一,分为复式记账凭证和单式记账凭证两类。
复式记账凭证,又叫做多科目记账凭证,要求将某项经济业务所涉及的每个会计科目集中填列在一张记账凭证上。
单式记账凭证,又叫做单科目记账凭证,要求将某项经济业务所涉及的每个会计科目,分别填制记账凭证,每张记账凭证只填列一个会计科目,其对方科目只供参考,不凭以记账。
(3)记账凭证按其是否经过汇总,可以分为汇总记账凭证和非汇总记账凭证两种。
汇总记账凭证是根据非汇总记账凭证按一定的方法汇总填制的记账凭证。汇总记账凭证按汇总方法不同,可分为分类汇总和全部汇总两种。
非汇总记账凭证,是没有经过汇总的记账凭证,前面介绍的收款凭证、付款凭证和转账凭证以及通用记账凭证都是非汇总记账凭证。
(三)原始凭证的填制和审核
1.原始凭证的内容
原始凭证的内容通常称为凭证要素,主要有:
(1)原始凭证的名称。
(2)填制原始凭证的日期和原始凭证的编号。
(3)接受原始凭证的单位名称。
(4)经济业务的主要内容,其中包括经济业务发生的金额。
(5)填制原始凭证的单位及经办人员签章。
(6)原始凭证的附件。
2.原始凭证的填制方法
一次凭证的填制手续是在经济业务发生或完成时,由经办人填制的,一般只反映一项经济业务,或者同时反映若干项同类性质的经济业务。
累计凭证是在一定时期不断重复地反映同类经济业务的完成情况,它是由经办人每次经济业务完成后在其上面重复填制而成的。
外来原始凭证是在企业同外单位发生经济业务时,由外单位的经办人填制的,用以记录经济业务发生及完成情况的书面证明。
3.填制原始凭证的要求
(1)凭证所反映的经济业务必须合法,必须符合国家有关政策、法令、规章、制度的要求。
(2)填制在凭证上的内容和数字,必须真实可靠,要符合有关经济业务的实际情况。
(3)各种凭证的内容必须逐项填写齐全,不得遗漏,必须符合手续完备的要求,经办业务的有关部门和人员要认真审查,签名盖章。
(4)各种凭证的书写要用蓝黑墨水,文字要简要,字迹要清楚,易于辨认。
(5)大小写金额数字要正确填写,符合规范。
(6)各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补,发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章。
(7)各种凭证必须连续编号,以便查考。各种凭证如果已预先印定编号,在写坏作废时,应当加盖“作废”戳记,全部保存,不得撕毁。
(8)各种凭证必须及时填制,一切原始凭证都应按照规定程序,及时送交财会部门,由财会部门加以审核,并据以编制记账凭证。
4.原始凭证的审核
原始凭证的审核,具体包括:
(1)审核原始凭证的合法性。
(2)审核原始凭证的合理性。
(3)审核原始凭证的完整性。
(4)审核原始凭证的正确性。
(5)审核原始凭证的及时性。
(四)记账凭证的填制和审核
1.记账凭证的基本内容
(1)记账凭证的名称。
(2)记账凭证的日期和编号。
(3)填制单位的名称。
(4)经济业务的内容摘要。
(5)会计科目(包括一级、二级和明细科目)的名称、记账方法和金额。
(6)所附原始凭证的张数。
(7)制证、审核、记账、会计主管等有关人员的签章,收、付款凭证还要有出纳人员的签名或盖章。
2.记账凭证的填制方法
(1)收款凭证的填制方法。收款凭证是用来记录货币资金收款业务的凭证,它是由出纳人员根据审核无误的原始凭证收款后填制的。在借贷记账法下收款凭证的设证科目是借方科目。在收款凭证左上方所填列的借方科目,应是“现金”或“银行存款”科目。在凭证内所反映的贷方科目,应填列与“现金”或“银行存款”相对应的科目。金额栏填列经济业务实际发生的数额,在凭证的右侧填写所附原始凭证张数,并在出纳及制单处签名或盖章。
(2)付款凭证的填制方法。付款凭证是用来记录货币资金付款业务的凭证,它是由出纳人员根据审核无误的原始凭证付款后填制的。在借贷记账法下,付款凭证的设证科目是贷方科目,在付款凭证左上方所填列的贷方科目,应是“现金”或“银行存款”科目。在凭证内所反映的是借方科目,应填列与“现金”
或“银行存款”相对应的科目。金额栏填列经济业务实际发生的数额,在凭证的右侧填写所附原始凭证张数,并在出纳及制单处签名或盖章。
(3)转账凭证的填制方法。转账凭证是用以记录与货币资金收付无关的转账业务的凭证,它是由会计人员根据审核无误的转账业务原始凭证填制的。在借贷记账法下,将经济业务所涉及的会计科目全部填列在凭证内,借方科目在先,贷方科目在后,将各会计科目所记应借应贷的金额填列在“借方金额”或“贷方金额”栏内。借、贷方金额合计数应该相等。制单人应在填制凭证后签名盖章,并在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数。
