厌恶没完没了的会议,尤其厌恶那些没有实质内容的会议,因为它不仅浪费时间,而且使人身心疲惫。个把小时下来,听不到多少有新意的话,无非是安排要这样做或要那样做。有些会开几次,说的也不过是同样的内容,顶多举出几个新的例子,要求或安排却没什么变化。然而,仔细地想一想,如果不开会,还能做什么呢?就具体问题而言,到现场去处理或者个别谈话、小范围研究、发个电子邮件等,成本很低,效果一样,不能不说是务实的做法。然而,如果是很大范围的普遍问题,有些是重复一千遍之后依然存在的问题,除了开会还有什么更好的选择呢?因此,没有多少人愿意开会,又没有多少人能离开会议,会议成了工作中必备的形式,不能太多,也不能太少。
当官儿的不开会,凭着少数人私底下定事儿,这样的决策属于捏鼓出来的,因此就没有公信力,有时还会造成班子成员之间的矛盾。时间长了,会形成体制外的行政通道,使下属养成“隔着锅台上炕”的劣习,搞乱组织的运营秩序。有些领导者不习惯开会,或者觉得没必要兴师动众地开会,有人请示就直接拍板儿,即使是需要大家研究的事情也自己擅自拍板儿;有了新的想法则直接发号施令,甚至一竿子插到基层单位;解决难题靠自己冥思苦想、闭门造车,然后亲自上阵、临机处置,等等。凡此种种看起来务实,实际上是低层次的领导方式,建立在领导者个人自信或者自负的基础之上,至少背离了三项基本的领导原则:一是群策群力原则;二是分工负责原则;三是组织公信原则。
不管领导者本事有多大,总有自身的局限性,不可能什么都懂、什么都精,也很少能掌握全面的信息。遇有重大决策的时候,一定要认真听取来自基层的信息,但却不能轻易相信所有来自基层的信息。有时基层的人会缺少全局观念,往往站在基层利益的角度来考虑问题,即使看起来是正确的意见,一旦超越了基层的范围就会变得不正确了。例如在大企业,高层总有职能部门,分系统地履行着管理的职责,通常都有分管的领导,有的企业还有专门的智囊机构。如果要解决基层的问题,除了征询基层的意见之外,务必要重视职能部门的意见、专家们的意见和分管领导的意见。置身高层的机构、群体和个人,有时对基层不够了解,需要进行信息补充,但看问题的眼界往往要比基层更宽广些,这也是实事。
开个会,召集各方面的人才参加,不仅可以集中大家的智慧,而且可以发挥大家各自的专长,从而会使解决问题所依据的信息更加全面和深刻,有利于做出正确的决断。从决策执行的角度来看,开会的意义也非常重要,既可以使大家对要解决的问题了然于心,包括了解问题的重点、难点和不确定因素,也可以使分管领导掌握解决问题的方案并增强执行的责任感,使其他系统、部门和个人明确配合的责任,并便于去思考如何配合。假如主要领导单独地与少数人一起捏鼓事儿,就难免依据片面、肤浅的信息做出错误的决策。更为有害的是,由于分管领导不知道决策的问题、决策过程和决策方案,因此无法主动地领导所分管的系统去执行,相关的分管领导也不知道如何安排职能部门去配合。
不管是什么样的组织,对如何决策都是有规定的。有些事是主要领导可以决定的,有些是分管领导可以决定的。凡属于职责范围内的事情,再去开会就没有意义。凡是涉及到例外的决策,或者涉及到几个部门工作的决策,或者是问题比较复杂、存在着一定风险的决策,不开会就难以正确决策,或者不利于决策的执行。凡是需要开会的事情,无论是为了决策还是为了执行,都不能少数人捏鼓了事。问题不在于事情本身,而在于是不是有利于正确决策,是否有利于决策的执行。该开会决策的事情不开会,少数人捏鼓后再转达给他人,这样的决策就缺乏公信力,执行起来也比较困难。当需要协调的时候,由于分管领导和职能部门不知情,遇事就不好贸然表态,于是就会出现推诿和扯皮等现象。
当私下商定事情成为习惯时,开会决策就会成为例外或纯粹的形式。由于其他班子成员和专家学者很少有机会真正地参与决策,工作的积极性就会降低,主动性和创造性也就减弱了,最后变成“磨道上的驴——听喝”,让干什么就干什么,让怎么干就怎么干,“孩子哭了抱给他娘”。既然没参与决策,自然就不了解决策的内幕,所以遇事就拿不定主意,不负责任也合情合理。假如猜疑少数人的决策有见不得人的勾当,就会疑神疑鬼、消极怠工,甚至从心里进行抵抗,致使决策难以落实,给组织的利益造成损失。如果领导班子成员貌合神离,内部的凝聚力就会逐渐地消散,甚至产生矛盾和冲突,使组织系统土崩瓦解。于是,圈子取代了班子,在圈子的未必在班子,组织的行政系统会因此而变得软弱无力。
因此,开会是组织运行的重要形式,而且不仅是形式的问题,事关决策的正确与否,关系到决策能否真正地得到贯彻执行,还关系到领导班子能否保持团结和各方面人才的作用能否得到发挥。虽然开会并非是组织进行决策和贯彻决策的唯一形式,但却是目前不可能被完全取代的一种形式。信息化系统的建设,确实引发了企业经营和管理的革命,包括信息的收集和分析、决策方案的制定和选择、各种资源的调配和整合、执行过程的监控和沟通等,都可以利用信息技术,使工作效率不断提高,使工作局面发生巨变。信息影响着竞争力,而且是竞争力的倍增器,但却不是竞争力本身。任何组织的整体竞争力都具有综合性,也就是所谓的综合竞争力。除了信息化之外,传统的方式还不能完全退出历史舞台,至少在现阶段还是不可或缺的,开会就是其中的一种。所以,厌恶开会是可以理解的,减少会议也是必要的,但该开的会还是必须要召开的,这是实事求是的态度,当然也是科学的态度。