能否把握与下属说话的分寸，对上司塑造自己的威信是至关重要的。因为上司与下属之间的沟通基本上都是建立在口头上的。要想把每一条命令或建议都写下来是不切实际的，也是不可能的。要想让下属真正地领会、欣然地接受、切实地执行自己的命令或建议，上司必须得把握好说话的分寸。
具体做法有如下几点。
（1）仔细考虑说话内容
上司必须认识到，他所说的每一件事对基层员工来说，都代表着权威。管理层级或职衔越高，所说的话就越重要。任何大公司的总裁都不会轻易发表评论。
口才专家提醒您：
作为上司，不仅要思考自己打算说什么，还要考虑下属会如何获得和理解信息。甚至还要想到接受者可能做出的反应。
（2）注意说话方式和态度
说话的方式与内容同等重要。用粗声粗气或不愉快的语气传递信息时，听者所接收到的反应几乎总是情绪性的或是对立性的。由此上司可以预料到听者也会以同样的方式做出反应。
因此在发出指令时，下属应该得到一个全面的解释，要坦率，要允许提问，要聆听不同意见，不要以自己的资格而自以为是。认真思考来自下属那里的任何有意义的修改意见，以获得更理想的结果。
在下达口头指示时，上司还必须事先预料到下属可能做出的反应。他们会提出什么反对意见？如何回答这些反对意见？如何把无聊的抱怨与合理的关心区分开来？是否某个人比别人的抱怨更多？如何让这个人在会议中处于“中立状态”？
（3）选择好谈话地点
在传递口头信息时应该考虑的一项重要因素是，到底应该在什么地方传递信息？上司办公室是传递信息的最安全场所。这里是上司权威的最强象征。对于下面这些信息来说，上司选择办公室作为交谈地点是十分恰当的：新的指示、程序的变化、需要解决的问题以及对下属进行的批评。
还有很多情况下，上司到下属的办公桌前或办公室里交谈更为恰当。比如，下属可能拥有进行讨论的数据和资料，上司不希望打断下属的工作。如果你希望表扬下属或对他表现出特殊的认可，到下属的办公室或办公桌前驻足交谈也是一个好办法。
上司可能希望相互之间交流显得更随意。在大厅或饭厅里碰到下属，向他发出你的信息或指令，就好像一切均在不经意的时候发生的。
当然，在需要向很多下属传达指示或指令时，就应该使用会议室了。
（4）灵活运用说话技巧
美国前总统里根，是一个很会把握说话分寸和善于运用说话技巧的人。
里根在到达俄勒冈州波特兰时说：“我的几位辛勤工作的助手们劝我不要离开国会而风尘仆仆地到这里来。为了让他们高兴，我说：‘好吧！让我们来掷硬币，决定是去访问你们美丽的俄勒冈州，还是留在华盛顿。’你们知道吗？我不得不连续掷14次才得到使我满意的结果。”
里根迎合少数民族的手法就像他迎合不同地区的人民那样变化多端，富有吸引力。在向一群意大利血统的美国人讲话时，他说：“每当我想到意大利人的家庭时，我总是想起温暖的厨房，以及更为温暖的爱。有这么一家人住在一套稍嫌狭小的公寓房间里，他们决定迁到乡下一座大房子里去。一位朋友问这家一个12岁的儿子托尼：‘喜欢你的新居吗？’孩子回答说：‘我们喜欢，我有了自己的房间。我的兄弟也有了他自己的房间。我的姐妹们都有了自己的房间。只是可怜的妈妈，她还是和爸爸住一个房间’。”
里根总统访问加拿大，在一座城市发表演说。在演说过程中，有一群举行反美示威的人不时打断他的演说，明显地显示出反美情绪。里根是作为客人到加拿大访问的。作为加拿大的总理，皮埃尔·特鲁多对这种无理的举动感到非常尴尬。面对这种困境，里根反而面带笑容地对他说：
“这种情况在美国是经常发生的。我想这些人一定是特意从美国来到贵国的，可能他们想使我有一种宾至如归的感觉。”
听到这话，尴尬的特鲁多禁不住笑了。
中国有句谚语说：“到什么山唱什么歌，见什么人说什么话。”看来里根是深谙此道的，所以在政坛才能够左右逢源，大出风头。一个职场中的领导者，虽然不一定具备里根那么高的讲话技巧，但是，在适当的场合、对适当的人说适当的话的技巧还是应该有用的。
