电话不仅传递声音，也传递你的情绪、态度和风度。
在现代社会中，电话已成为商业联络的一个重要工具，在职场中正确地利用这一工具，可以给工作带来许多便利，省去许多不必要的麻烦。
（1）不能以随便的态度通话
虽然电话是通过声音交流，但你的情绪、语气和姿式都可能透过声音的变化传达给对方，所以，不能因为是电话交谈而过于随便。
（2）不要因失礼而造成误会
打电话由于没有身体及手势的帮助，确定你得到的信息是否正确不是易事，因为这将全靠听力。为了避免一知半解，遗漏信息，听电话之前要准备好笔和笔记本，以便随时摘记要点。听的时候不光要听对方说，还要注意他的说法，从声音中可以获取许多信息。
注意接电话的礼貌。职场上许多不愉快和纠纷是来自于失礼的电话应对。由于电话中不认识的双方无法看到对方的表情、手势，也无法掌握这时的气氛，因此常会导致许多误会的发生，造成不必要的困扰。
如果电话中发生了误会，应该直接见面道歉。例如接线的人忘了转达主管人员必须回的电话，客户等了好久，却始终没有接到对方打来的电话，只好再打一次，这次却刚巧是主管人接的。
如果你是主管，一旦知道对方生气的原因，应该立即前往道歉，说声：“真是对不起！秘书工作疏忽了，竟然忘了告诉我。”再加上几句：“希望你能常打电话指教，我真心欢迎您的指教！”诸如此类的话，解释清楚没回电话的原因，客户一定会谅解的。
（3）不要因粗鲁怠慢他人
接转电话其实是不见面的商谈，切不可厚此薄彼。如果你正好接了某个电话而客户要找的人又不在，应该负责转达。对待客户的态度一定要耐心细致，和蔼有礼，不可漫不经心，粗鲁无礼。电话应对太草率会使对方感到不悦。
某位客户连打了三次电话找经理，都没能联络上。客户第四次打电话进来，接电话的只是漫不经心地看了看经理的座位就回答客户说：
“去外边了！不知道什么时候回来！”
口气很粗鲁，很不耐烦。对方往往会火冒三丈：
“你们到底要我打几次电话？刚才就不在，现在又说不知道上哪儿了，又让我等着，你们到底想干什么？”
事实上，这并非完全是接电话人的错误，前三次电话并不是他接的。但是对方打前三次电话，都没有找到经理，接电话的人都没有转告经理，也未做任何处理。客户第四次打电话，又受到冷遇，认为接电话的缺乏诚意，先说经理不在，让顾客稍等，后又说不知道经理去哪儿了，客户当然生气了。
正确的方式应该为，接到电话，首先客气地问一句：
“请问哪里？”或“要不要请他给你回电话？”等表示积极负责的礼貌用语，对方定会心平气和地继续与你交谈下去。
因为电话纠纷而失去重要客户是得不偿失的。因此，每接一个电话，都应该将对方看作自己的朋友和客户，态度恳切，言语中听，使对方乐于同你交谈。如上述情况下，你确实不知经理的去向，应向客户道歉，并报出自己的职务或姓名：
“对不起，经理刚好不在，我是赵秘书，需要替您向经理转达吗？”
顾客一定会高高兴兴地回答：
“谢谢！请转告经理……”
即使迫不得已要别人等待，也必须让他知道你并没有忽视他的存在。
（4）不要对“不速之客”置之不理
通话中，当你正和对方谈得投机，这时突有另一个电话打进来，该怎么办？既不能置之不理，只顾自己的事，又不能放下正在打的电话去接另一个，真是左右为难。怎样应付最恰当呢？
公司的业务员小马正在与电话中的对方商谈重要的事情，这时刚巧身边的另一个电话机响起来。旁边另一位同事见他正忙着，替他接了电话说道：
“他正在接电话，脱不开身，请稍等！”
说完便把电话置于一旁。不管对方，干自己的事去了。顾客连声“喂、喂”，可小马正与客户谈到重要的关键时刻，无法立即挂断电话去接那一个，客户得不到回音很生气。
让顾客久等，是很不礼貌的。尤其是在事情忙的时候，往往忘了久等电话的对方，这不能不让客户生气。
这时候，小马即使再忙，也应该和正在交谈的对方表明自己另有电话：
“对不起，我另有电话打进来，请您稍等一下好吗？”或“对不起，我先挂断电话，呆会再打给您好不好？”
如果正在打的电话非常关键，实在不能挂断，最好拜托同事帮忙一下，同后打进来的电话说声对不起，请他等一会再打来。如果对方所要求的尚需要查阅资料，对方已经等了一段时间，应该在查阅的中途对对方说：“真对不起，让你久等了！不过我还要花点时间查阅。您是否愿意再等一会儿，或呆会我打给您呢？”待对方回答后，再接着查资料。
口才专家提醒您：
必须让对方等待的电话，应该让对方心理有所准备，告诉他久等的原因，让他安心。切不可因为工作忙而怠慢了客户。
