现在,很多职场的领导者都会请手下的员工代接电话。这种做法通常会使人感到上司遥不可及,另外也可替上司筛选和过滤哪些电话应接,哪些没必要接,以提高上级领导者的工作效率。如果你不巧正是代接电话的人,那么你需掌握好筛选和过滤电话的技巧。
因为过滤电话的做法,可能会引起打电话者的反感,因此,你必须更圆滑老练的应付。告知他们要找的人不在或无法接听电话,若只是单纯问对方说:“你是哪位?”可能会激怒对方,你可以说:“他现在不在,是否请你留下姓名及电话号码,我会请他回电。”
如果他们要找的人正好外出,你不必向他们解释他的去处。不要让打电话来的人知道某人出差出国,除非他们两人很熟。这样做的原因有二:第一点,某人去哪里不关他们的事;第二点,你可能正在告诉一个陌生人他家正在唱空城计。
回话时也别太涉及某些个人隐私问题:“很抱歉,他现在正在洗手间”或“很抱歉,她刚生完小孩,有点手忙脚乱,可能要离开一阵子。”不要觉得好笑,事实上,这样的例子经常发生在我们的身边。
避免使用“他还没来”或“她已经离开几天”等话,这样会让对方感觉不好。
职场口才的技巧:
当你要求对方留言时,最好能包括对方姓名、电话号码、公司名称、对方职位。
当然,你应该辨认得出常打电话来的人的声音,这时候,你可以不必再问对方是谁,有什么事,只要直接告诉上司是谁打来的即可。
如果你温文有礼地请教别人问题,相信对方也会很有礼貌地回答。但偶尔也会碰上一些不礼貌的人不愿回答你的问题。遇到这种情况也不必生气,只当在做你分内的工作就好了。如果上司提示你要记录来电者的姓名时,你就有权利及义务,坚持来电者必须呈报姓名,你可以提醒他们你只是在执行任务。
假如来电者仅仅通报自己姓名而拒绝告诉你打电话的目的时,你该怎么办?他们可能会说:“他知道我要做什么。”或“和你有什么关系?”或甚至说“不要管我是谁,请他来听电话。”比较好的回答应该是“很抱歉,除非让他知道你来电的目的,否则他不会接听电话的。”