所谓职场对外交往,是指职场中的有关人员(主要是领导者和管理人员)与本组织外的组织或个人,包括国外的有关组织或个人之间的交往。具体地说,职场的对外交往可分为两类,一是与国内有关组织或个人之间的信息交流、工作合作等;二是与国外有关组织或个人之间的信息交流、业务往来等。
现代社会中的任何组织,都是一个对外开放的系统,它需要不断地输出与输入各种资源与信息,需要与外部组织建立广泛的联系和进行广泛的合作。例如,任何一个企业组织,作为一个经济组织,它的原料供应、产品销售,都需要依赖外部组织和市场,从而都需要进行对外交往;同时,作为一种社会组织,企业又要与文化、教育、卫生,体育、环保、公安各部门,甚至军事部门发生往来。由此可见,对外交往是任何一个组织中的领导者和管理者的外交职责。内部与外交,是相互配合,相辅相成,缺一不可。
职场对外交往,对于做好工作有着重要作用。
(1)沟通信息,交流情报
通过对外交往,“外交”人士可以获取自己所需要的信息、情报。有时候,虽然对方是在言谈时无意中流露出,然而却是说者无意,听者有心。正因为如此,在西方国家,往往有企业的总经理在一周的某个晚上宴请各方人士,听他们随便“神聊”的做法。
(2)取长补短,交换资源
每个组织都各有其长短,各有其资源优势。这里所说的资源包括各种物质、资金、人力、技术等,也包括自己所生产的物质产品和精神产品。领导者通过对外交往,可以和外部组织签订有关协定,交换各自所缺少的资源,对于企业组织来说,通过对外交往,可以销售本组织的产品和获得生产资料,资金、技术等。
(3)建立信誉,塑造形象
在对外交往中,“外交”人士通过自己的一言一行、一举一动,为他所代表的组织塑造着外在形象。外部组织的有关人员就是通过他本人来了解其组织,通过他的言行,来认识他的组织。任何组织都需要在对外交往中有自己的信誉,而这个信誉正是通过对外交往中逐步建立起来的。
在发展社会主义市场经济、改革开放的今天,任何一个组织都需要不断地、有计划地进行对外交往。就一个企业来说,它必须面向商品经济市场,需要在高度的社会分工的基础上从事经营,从而需要扩大对外交往。因此,现代职场中的有关领导者必须具有外交家的品格和素质。目前,必须重视对现代领导者进行外交素质的培养。试想,在包括国际交往在内的对外交往不断扩大和发展的今天,如果一个领导者不懂得外交场合的礼仪要求,不懂得国际交往中的惯例,不懂得与外界人员进行信息沟通的技巧,不懂得谈判艺术,甚至不懂得怎样来谈话和交流思想,那么,他无论如何也不能完成他的外交职责。