详细记录要求把发言者的所有演讲内容和过程完全记录下来，包括演讲者的正文和中间的插话，不能只记录观点和结论，演讲中的案例也要详细记录。通常状况下，写字的速度很难跟上演讲的速度，遇到这种情况有四种方法解决，第一，提前收集演讲者的报告，并且抄写在会议记录上；第二，聘请速记员，采用专业的速记方式对发言进行记录；第三，采用录音笔或者摄像的方式进行记录，在会下抄写在记录中；第四，多配备几个记录员同时进行记录，一般情况下，三到四名记录员同时记录并且相互核对，就可以完整地呈现全部的演讲稿。
那么，什么样的内容需要采用详细记录呢？一般来说，公司领导、内聘的专家和外部受邀参加会议的人的演讲和发言需要全部记录。公司领导的演讲和发言都是关于会议主题、过程、结论和决议最重要的描述，他们的观点影响着整个会议；内聘的专家是对公司和行业最了解的人，他们的话字字珠玑，一针见血，最有效用；公司在外部邀请参加会议的人常常是花费了一定的成本，他们会站在客观的角度对公司的问题进行讨论研究，这对于“只缘身在此山中”的公司内部人员来说也有重要的参考价值。
必杀技第二式：快速寻找重点
对于公司其他人员的高谈阔论，会议记录员应该迅速甄别出他们发言的重点，并且快速地记录。那么，如何快速地找到发言的重点呢？一般来说，分为以下几种情况。
（1）关于会议中心议题和围绕中心议题展开的子标题。
（2）会议讨论时，各方争论的焦点、主要见解和重要补充。
（3）影响会议进程的各类事件、发言等活动。
（4）会议开始时主持人对议题的详细介绍。
（5）会议结束前领导的总结性言论。
（6）会议产生的决议或者没有定论的决定。
（7）每个演讲者发言的前几句、后几句和罗列的条目。
会议记录员应该熟记以上条目，这样在会议需要记录重点的时候就不会殚精竭虑，疲惫不堪，重点也会记得又准确又精炼。
必杀技第三式：不可忽略的写作技巧
身为一个会议记录员，如果你不能掌握记录中的写作技巧，那绝对谈不上称职。说起记录中的写作技巧有四条需要我们谨记。
第一，快。如果你写字很慢，习惯一笔一画写，那么从现在开始就要改变这个习惯。在记录的时候，要把字写得小一些，笔尖在纸上划过要轻而飘逸，尽量使用手腕和上臂的力量，过多使用手指会让你觉得很累。
第二，要。记录要点是书写快速的要诀。对于需要记录的内容，体现出主语、谓语和宾语即可，抛弃一些不必要的形容词和修饰语句会让你感到会议记录并没有那么难记，甚至会很轻松。当然，如果遇到不确定是否记录的内容，就要采用多多益善的原则，千万不能图一时的省事而漏掉了重要的内容。
第三，省。这里的“省”不是对内容的省略，而是在记录中采用简化等方式省去复杂的写法。在引用一些成语或者俗语的时候，可以只写前几个字，后面用曲线代替。如果发言和之前记录的内容有重复的地方，可以把之前的内容用笔圈画出来，用一根带有箭头的曲线引导这个位置即可。
第四，代。在记录中遇到复杂的写法，我们可以用一些统一的符号来记录。对于人名，我们可以用姓氏代替；对于笔画多且难写的字，我们可以用简单的同音字代替；和汉字比起来，英文字母相对好写，我们可以用一些英文字母或者简短的单词代替，比如表示转折的语句可以用字母B表示，意为but（英文“但是”的意思）；举例子可以用“e.g.”，意为example（英文“例子”的意思）。更专业的做法是学习一些常见的速记符号，比如向前，可以用一个向前的箭头表示。
需要注意的是，尽管会议记录可以用简单的符号、字母进行记录，但在最终整理的时候，要把这些不规范的表述整理成规范的语言，便于会议记录的归类、存档和印发。
10.正确地结束会议是一种本事
时间一分一秒地过去，所有与会者都在等待着一刻的到来——会议马上就结束，终于可以回家了。但此时的会议主持人却五味杂陈，虽然他和其他同事一样希望会议早点结束，但这次会议是否有效果，是否能让老板满意，还是个未知数。不过好在会议马上就要搞定了，先想好怎么结束会议吧。
第一，会议要在准确的时间结束。每一个会议都应该有会议议程表，不论怎样，按照会议议程表办事是最安全有效的。除非遇到特殊情况会议延迟，否则一定要按照时间准时结束。另外，如果会议开得很顺利，很快就解决问题并且通过决议，剩下一些时间怎么办？这时就要向老板或者主管会议的领导请示，会议是否可以提前结束，按照老板或者领导的意思处理。
第二，会议应该在完成各项决议和任务的时候结束。会议的目的是要解决问题，产生决议，指导下一步的工作，如果会议的任务按时保量地完成，就可以考虑正式结束会议。在很多会议中，与会人员争论不休，到最后也没产生一个完整的决议，而会议的计划时间快要结束了，这时会议组织者要及时向老板或者主管领导请示，申请保留各方的讨论意见，先不产生决议，等到会后再找时间进行讨论。一般情况下，这类请示都会得到领导的批准。
正确使用会议结束语。对于一般的小型会议来讲，会议结束语可能只是一句“今天大家辛苦了，散会”；一些大型的座谈会或者高级别的会议，就会采用一种独特的结束会议的方式；在政府机关和事业单位中，会议结束语更是常见，使用频率很高。
写好会议结束语不是一件容易的事情，主持人首先要对会议有整体的把握。不仅了解会议的议题，还要明确会议议题的意义以及这个议题对未来的工作有什么指导作用。相似的会议议题的结束语可能有很大区别，一方面，会议中可能有一些建设性的发言，这在一定程度上推动会议的发展，同时对解决问题有很大价值，都要在结束语中体现出来；另外一方面，会议的成果是多种多样的，会议总结语要根据会议的实际情况对全体与会人员进行通报，并且对大家会后的执行寄予希望。
有些会议结束语比较老套，虽然失去了出彩的部分，却也很好地总结了会议，鼓舞了与会者，因此学习这些套路是很有必要的。这种结束语通常分为三个部分。第一部分，简明概括会议的议题、意义和通过大家的努力取得的成果。如果领导在会上发表了重要讲话，在这一层应该说明，同时表达对领导的感谢。第二部分，讲述在会议中取得的阶段性成果，这些内容来自于集体的智慧，也是大家比较关心的话题。第三部分，主持人应该表达对全体与会者提出总的希望和建议，并再次对各位与会者的到来表示感谢。
王总临时出差，于是他委托小刘代他主持了公司今天的会议。小刘以前没有主持会议的经验，他生怕自己把会议弄砸了，所以做了很多准备，好在今天的会议的议程已经过大半，自己没有出现大的纰漏。小刘不经意地抬起手臂，偷偷瞄了一眼腕上的手表，长出一口气——会议马上就要结束了。
离计划散会时间还有三分钟，会议的所有议程都已经结束，会议的问题得到了解决，决议也产生了，所有与会者都在整理文件，他们端坐在自己的位置上，等着小刘宣布散会。小刘清楚地记得，王总开会的时候，在剩下的五分钟都会做一些总结，而小刘此时却犯了难，自己百密一疏，什么准备都做了，就是没有做会议总结。
沉默了十几秒，小刘终于开了腔。
“今天我们在这里召开了关于加强线上销售的会议，确定并通过了增加网络推广预算、优化公司网站和招聘网络推广专员的决议，可以预见，这对我们公司的销售会有很大的促进作用。在这里，我们要感谢赵总在会上发表的演讲，感谢王鑫组织准备这次会议，同时感谢在座的每一位同事，在会议中贡献出自己的想法，并且积极地参与讨论。功劳属于你们每一个人。”
“但我们要清醒地认识到，互联网行业时刻都在变化，我们的线上销售策略也要随着行业的变化而改动，这同样需要各位今后更加努力，为公司的经营提供更好的想法。”
“希望各位同事，尤其是负责网络运营的同事们，在未来的工作中更好地执行决议。最后，再次感谢大家参加这次会议。散会！”
会议终于结束了，小刘如释重负。这时，小张从旁边经过。
“刘，今天会议主持得不错啊，尤其会议结束语说得特别好。”
自己根本没有准备，只是把会议总结了一下作为结束语。听了小张的话，小刘哭笑不得。
我们可以看出，小刘的结束语是完全符合上述三条。即使没有准备，只要了解会议就一定能说出来。同时，这类结束语的方式适用于各种情况的会议，可谓是百试不爽。如果你能熟练应用这三个部分，并说得有层次，你会发现自己的总结也变得越来越精彩，和那些思想层次比较高的领导和主持人没有太大的区别。
但是，结束语只是结束会议的一个标志、一个环节，只是在会议成功的基础上锦上添花，并不是正确结束会议中最重要的。要正确地结束会议，主持人要保证会议中的所有环节严格按照会议议程进行，保证在规定的时间内得到了决议，解决了问题，同时没有超时，这是正确结束会议中最难的。正确地结束会议是一种本事，会议结束的方式能得到老板、领导和同事的认可更是不容易。要达到这个目标，主持人需要付出很大努力，不仅在主持艺术和公司业务上多学习，多磨炼，还要有更好地掌控会场的能力。
