产指生产,包括采购、外协、储运、技术、制程、设备、基建、安全环保、品控等环节。
销指营销,包括市场调查与研究、通路规划与管理、大客户管理、营销控制、营业推广与公关、售后服务、营销人员管理与激励等环节。发指研究和发展,包括调研、项目立项、研究设计、项目管理、投资、企划等环节。人指人力资源管理,包括招聘、培训、考勤、考核、升降、异动、薪酬、档案、行政事务、保安等环节。财指财务和会计,包括会计、财务、审计等环节。
在制定管理制度的同时,应将管理的四大功能(计划、组织、领导、控制)贯穿其中,主要的计划有公司的年度策略计划,各部的年(月)工作计划。其中最核心的是年(月)销售计划,以此为前提,技术部门做出设计和材料预算,采购部门做出采购计划,财务部门做出资金计划,生产部门做出生产计划等。主要的控制手段有计划控制和预算控制及定期的报告等。
注意以上几点,就可以参照其一般的管理条例,再结合自身企业的状况,制定出较为适宜的管理制度了。
制定一部合格的管理制度应具备几个必备的附件:
组织结构图(包含管理层次和幅度等);职务说明书(包含职责和任职条件等);核准权限表(描述某事的运作由哪一级申请、立案、拟案、咨询、核准、决定及报备等);表单流程图(包含表单的填、审、核、发生周期、送发单位等);岗位责任制(以人为核心,描述岗位应做的事和做好该岗位工作的指引);标准作业书(以事为核心,描述事情如何做);操作规程(以机器为核心,描述机器如何操作);部门和员工考核办法;技术标准。
坚决抛弃法不责众的思维定式
生活中,有的管理者认为,在出现问题时,只有照多数人的意见办事才不会把事情闹大,才能和平地收拾局面。其实不然,这样不讲原则,迁就多数,势必后患无穷。
现代社会讲民主,因此,少数服从多数成了理所当然的事。如果这个多数是由知识水准很高的人组成的,当然没有问题。但是,如果这个“多数”的组成分子都是些素质不高的人,那多数人的意见就不一定是正确的。
重要的是对既定制度的维护,违反了制度就是错误的。
有些心怀叵测的人很会蒙骗群众,以“多数”做后盾而提出无理要求,这样的“多数”就无须服从。在这种情况下,管理者可能会显得孤立,但这并不可怕,这种孤立必定是暂时的。
有这样一件事,某厂有个工人盗窃了厂里的产品,数量虽然不很大,但性质肯定是偷盗。因为这人是老工人,平时找他帮忙的人很多,都与他有点交情,于是,便都为他求情,只有厂长坚持要依法处理。
有人就说:“少数服从多数嘛。”厂长理直气壮地说:“厂规是厂里大多数人通过的,要服从,就服从这个多数。”
一时间,厂长似乎有点孤立,但时间一长,理解和赞同他的人便越来越多,而偷盗厂内财物的情况也从此大为减少了。
在这件事中,如果听了大多数人的意见,不加处理,或轻加处理,不仅厂里的偷盗之风会愈演愈烈,厂规厂纪也将成为一纸空文。届时,厂长威信扫地,这才是真正的孤立呢。
不仅处理问题如此,实施新规定也应如此。
新的意见和想法一经提出,必定会有一些反对者。其中有对新意见不甚了解的人,也有为反对而反对的人。一片反对声中,管理者犹如鹤立鸡群。这种时候,也要学会不怕孤立。
对于不了解的人,要耐心地向他说明道理,使反对者变成赞成者。对于为反对而反对的人,任你怎么说,恐怕他也是不想接受的,那么就干脆不要寄希望于他的赞同。
只要真理在握,反对者越多,自信心就要越强,就要越发坚决地为贯彻目标而努力。
有家商店,店面虽然不大,地理位置却相当好,由于经营不善,连年亏本。新管理者一上任,便决意整顿。
他制定一系列规章制度,这一来就结束了营业员们逍遥自在的日子,因此遭到一片反对之声,新管理者被孤立了。但他坚持原则,说到做到。
结果不到两年,小店转亏为盈。当年终颁发奖金的时候,一个平时最爱在店堂里做手工活,因而反对新规定也最坚决的女士说:“嗯,还是这样好。过去结绒线,一个月顶多结一两件,现在这些奖金足可以买几件羊毛衫了。”
管理者以法不责众的做法求得一时的不孤立,最后只会更加孤立。假若他当时不搞改革,弄到工资也发不出的地步,他还能不孤立吗?
管理者在管人的过程中一旦形成“法不责众”的思维定式,就会束手束脚,就会丧失原则。管人者欲求大多数人的支持,创造积极的管人局面,就必须坚决抛弃这种思维定式才行。
身体力行,建立起人人遵守的工作制度
在一个公司中,管理者的行为是员工们的榜样。制度作为大家共同遵守的准则,对管理者的要求远胜普通员工。管理者只有在制度下身体力行,以身作则,才能维护自己在员工们心目中的威信,才能让下属自觉地遵守制度。
许多员工眼中的管理者,都具有某种他人所没有的特质,若你不具备某种独特的风格,就很难获得员工的尊敬。在此特质中,最重要的即在于管理者的“自我要求”。你是否对自己的要求远甚于对员工的要求呢?偶尔,你会站在客观的立场,为对方设身处地想想吗?这种态度与涵养是身为管理者必须具备的。
你们的企业在制定各种规章制度的时候是否想过,谁最应模范地遵守这些制度?如果你认为,企业的规章制度纯粹是一种约束和控制,甚至是体现管理的权威,那么,你的思想就是有问题了。这样足以使你的企业萎靡不振。如果你认为,公司的规章制度是一种全体员工和谐相处的规则,无论什么人遵守,那么你只对了一半。只有清醒地认识到,作为企业主必须比其他所有的员工更加模范地遵守一切规章制度,并且为此毫不动摇,你才具备了承担企业领导职务的基本条件,你的企业才能兴旺发达。
员工服从管理者的指导,其理由不外下列两点:
一是因管理者地位既高,权力又大,不服从则将遭受制裁。
二是因管理者对事情的想法、看法、知识、经验较自己更胜一筹。
这两个条件无论缺少哪一个,部属都将叛离而去,而其中第二点尤为重要。因此,作为一个管理者应当时刻不忘如此地反省自己:
“我的各方面能力比不比员工强?想法、看法以及做法是否比他们优秀?我应当怎样做才能更出色?”
“在要求员工做一些事情之前,我是否应先负起责任,做好管理工作呢?”
“我是否太放纵自己了?要求别人做到的,我自己有没有做到?”
优秀管理者对自己的要求远甚于员工,优秀管理者常会站在客观的立场设身处地为员工着想。一天到晚为自己打算的人,绝非一个优秀的管理者。
不过遗憾的是,相当多的管理者总是忽视或没有能力做到这个“自我要求”,发生错误时总是喜欢归咎于他人。
譬如一个公司必须开发新产品了,赶紧召开员工大会,一个无能的管理者常常是自己大脑空空,却在抱怨别人:“这些员工尽是窝囊废,竟然拿不出一个新构想!”其实,新构想不能全靠员工去构思,身为管理者应该多动动脑筋,先制定个框架,或先为员工指明个方向,然后再要求员工全力筹划,这样靠着双方的努力才能顺利达到目标。如果只是把责任全部推给员工,即使事情成功了,也会失去员工对你的信任。要知道,如果员工在心里对一个管理者没有什么信任可言,那么就别想让他们再很好地服从你的管理。
管理者要培养良好的自律性,成为员工的表率,最好能参照以下几点建议身体力行:
要乐于接受监督。据说,日本“最佳”电器株式会社社长北田先生,为了培养自己员工的自我约束能力,自己创立了一套“金鱼缸”式的管理方法。他解释说,员工的眼睛是雪亮的,管理者的一举一动,员工们都看在眼里,如果谁以权谋私,员工们知道了就会看不起你。“金鱼缸”式管理就是明确提出要提高管理工作的透明度,管理的透明度一大,把每个人置于众人监督之下,每个人自然就会加强自我约束。
要保持清廉俭朴。作为一个公司的管理者,应该清楚自己的节俭行为,不管大小,都具有很强的导向作用。管理者的言行举止是员工关注的中心和模仿的样板。中国台湾塑胶集团董事长王永庆曾说:“勤俭是我们最大的优势,放荡无度是最大的错误。”他是这样说的也是这样做的。在台塑内部,一个装文件的信封他可以连续使用30次;肥皂剩一小块,还要粘在整块肥皂上继续使用。王永庆认为:“虽是一分钱的东西,也要捡起来加以利用。这不是小气,而是一种精神,一种良好的习惯。”
只有不断地反省自己,高标准地要求自己,才能树立起被别人尊重的良好形象,并以其感染手下所有的员工,使他们产生尊敬、信赖、服从的信念,从而推动工作的发展。
管理者有威信管理才会出成效。
“善为人者能自为,善治人者能自治。”一个公司的业务能否在激烈竞争的潮流中得到发展,重点在管理者是否有正确的自律意识。管理者只有身体力行,以身作则,才能建立起人人遵守的工作制度。比如说要求下属遵守时间,管理者首先要做出榜样;要求员工对自己的行为负责,管理者也必须明白自己的职责,并对自己的行为负责。
制度是管理的一根标杆,但有了制度、按制度办事并不意味着一切问题都解决了,管理者的个人威信对管理的成效也有着举足轻重的影响。当然,树立威信不是一朝一夕的事情,需要管理者在多个方面把握好自己。