5.工作分解结构的作用
工作分解结构描述的是一个管理思路，是一个设计和计划的思路。这个思路协助项目经理和项目团队成员形象化地在一个系统的结构下准确地界定项目工作。工作分解结构是项目由开放管理到封闭管理的结构化框架，代表着项目经理管理结构框架的建立。WBS为各种项目计划和控制工作奠定了基础，包括：
（1）准确定义和说明项目的范围，明确产品需求和项目活动的关系。
（2）便于找到控制的最佳层次。
（3）为制定项目进度奠定了基础，并提供了测量和控制的基准。
（4）提高费用和资源需要量估算的准确度。
（5）识别项目的风险源。
（6）为项目沟通搭建平台。
（7）帮助确定项目采购工作的范围。
（8）帮助确定项目组织的结构和功能。
（9）是实施项目质量管理工作的基础。
此外，工作分解结构在项目管理的过程中，还能起到以下作用：
（1）能把项目的活动与组织的战略、项目目的、目标、客户和项目利益相关者的需求联系起来。
（2）可以清晰地显示项目与其周围环境的联系，包括各种有利的和不利的因素。
（3）帮助管理项目中的系统综合和整合协调工作。
（4）帮助把握项目的复杂逻辑关系。
（5）显示了项目工作在属性上的联系。
（6）帮助项目经理确认决策影响。
（7）能够把人员和责任很紧密地联系起来，避免项目中出现管理真空。
（8）加强对项目的执行力。
（9）提高项目的团队效率。
（10）成为组织的知识资本。可以在公司内使用标准模板，便于公司进行规范化的项目管理，提高项目管理的效率。WBS往往是公司在项目管理方面的最佳管理路线和经验总结。
6.2.3 项目范围核实阶段
1.项目范围核实的基本概念
项目范围核实是利用规范化的程序，获得项目客户和相关的项目利益相关者对项目范围和项目可交付成果的正式接受。项目范围核实一般都是在项目的各个阶段和收尾阶段对项目的可交付成果和工作结果进行审查和验收。通过对项目范围的核实，以证明项目可交付成果的交付满足了客户和项目利益相关者的需求，并被他们所接受。
2.项目范围核实的内容
在进行项目范围核实的时候，项目团队应该主要关注项目的工作结果、产品文档、需求文件、工作分解结构、项目范围说明，并结合项目计划和对项目利益相关者的分析来进行。项目范围核实的工作主要包括以下两个方面的内容。
（1）审核项目管理范围工作定义的结果。确保所需的项目工作和活动都包括在项目的工作分解结构中，而一切无关的工作和活动都排除在项目范围之外，以保证项目范围的准确。在审核项目工作范围的时候，项目团队根据项目范围基准进行审查。项目范围基准是项目范围管理计划的主要成果，其主要作用在于构成项目范围核实和监控的基线。项目范围基准包括：
1）项目范围说明书。项目范围说明书包括产品范围描述和项目可交付成果，并定义客户对产品的验收标准。
2）工作分解结构。工作分解结构定义了交付成果与工作包的逻辑关系。
3）工作分解结构词典。工作分解结构词典对每个工作包管理要素和技术规范做详细说明。
（2）审核项目产品范围产品定义的结果。对项目结束或者项目各个阶段所完成的可交付成果进行检查，以审核其是否按计划完成。在审核项目产品范围的时候，项目团队应主要根据客户需求文件进行审查。
3.项目范围核实的步骤
对项目范围进行核实的工作应当由项目团队、客户和关键的项目利益相关者来进行。项目团队应该制定并能明确地说明项目结束或项目阶段成果的文件，并且对项目范围接受的准确度和满意度做出评估。如果是在项目的各个阶段对项目的范围进行核实工作，则还要考虑如何通过项目协调来降低项目范围改变的频率，以保证项目范围的改变是有效率和适时的。项目范围核实的一般步骤如下：
（1）确定需要进行范围核实的时间。
（2）识别范围核实需要哪些投入。
（3）确定范围正式被接受的标准和要素。
（4）确定范围核实会议的组织步骤。
（5）组织范围核实会议。
6.2.4 项目范围变更计划和控制
一个项目的范围计划可能制定得非常好，但是在任何项目的执行过程中想不出现任何改变几乎是不可能的。项目中不可避免地会发生范围的变更，不论是在项目的计划、执行或者项目的结束阶段，都有可能发生项目范围的变更，因此对范围变更的管理是项目经理必备的管理能力之一。项目的范围发生变更并不意味着项目出现了问题，关键的是不能缺乏对项目范围变更进行管理的过程。范围变更的原因是多方面的，如客户要求增加产品功能，由于外部环境的问题导致设计方案修改而增加项目的工作内容，项目预算的增加或减少等。研究表明，目前导致项目在范围管理上失败的原因主要来自两个方面：一方面是客户对于需求表达的不明确；另一方面是项目团队没有足够的时间分析项目的性质和特征，或者由于对项目范围管理的认识不足和管理不到位。具体地可以归纳为以下几个主要原因。
（1）客户或市场对项目产品的需求不可预见的变更导致项目规模的扩大或缩小。需求变更是项目范围发生变更的一个主要原因，而需求变更常常是不可避免的。因为：
①在任何一个外界的或者内部开展的项目中，项目团队主要在定义分析阶段收集客户需求信息。在大部分情况下，客户在开始并不能确切地说明他们想要什么，而随着项目的进展，产品的逐渐成形，客户对于项目产品的需求也渐渐清晰。客户对于项目产品性能的不断认识和需求更新，会导致范围变更的出现。②“客户喜好不定”往往也是导致范围变更产生的一个主要原因。
（2）项目的技术环境发生变化而导致项目范围的变更。例如，在项目进展的过程中，产品的技术环境发生不可预见的突飞猛进，导致项目范围的大幅度变化。
（3）项目的竞争环境发生变化而导致项目设计方案的变化。例如，一个强大的竞争者突然进入市场。
1.项目范围变更管理的定义
项目范围变更管理是对项目范围的变更进行管理的过程。其主要目的是：
（1）影响造成项目变更的因素，并尽量使这些因素向有利的方面发展。
（2）判断项目范围的变更是否已经发生。
（3）一旦范围变更已经发生，如何采取实际的处理措施。范围变更管理必须与其他管理程序（时间控制、成本控制、质量控制及其他控制流程）结合在一起使用。
2.项目范围变更的控制
按照项目管理的理论，一个项目的生命周期分为启动、计划、实施、监控和收尾五个过程。对项目范围变更的控制不应该只是项目实施过程中考虑的事情，而应该是在整个项目生命周期的全过程进行项目范围变更的管理。为了将项目变更的影响降低到最小，对项目范围进行变更管理的原则之一就是在项目的任何阶段对项目范围的变更进行计划和控制，以避免项目范围发生完全性的变化。项目团队应该在尽量不影响项目进度和成本的前提下对项目实施有效的范围变更管理。成功管理项目的一个标准就是项目流程是否可控。项目经理应该在项目范围管理过程中树立一个观念——范围变更是必然的、可控的和有益的。
进行项目范围变更控制的主要依据是项目范围说明书、工作分解结构、项目范围管理计划、变更请求和提供项目执行状况信息的绩效报告。为保证对项目变更控制的有效实施，通常项目团队需要开展以下活动。
（1）在制定项目范围变更计划的时候让客户参与到设计阶段中去，遇到问题及时与客户沟通。在沟通的过程中可以使用头脑风暴法，列出各种可能的可交付成果，然后与用户反复商讨，就项目的最终可交付成果尽量形成一个形象化的描述。如果项目范围的扩大是不能避免的，需要在客户的参与下再次确定项目范围。
（2）在项目初期定义项目要求时，定义“必要的部分”和“想要的部分”，并优先考虑第一部分。在项目的各交付阶段，识别每项“必要部分”的工作风险并得到相关项目利益相关者的支持。在清单表中明确说明“必要的”条款，追踪它们在发展过程中的动态，这个过程将帮助项目团队检验可交付成果。
（3）与项目客户和相关项目利益相关者就项目的预期成果提前沟通，解释项目的预期成果是如何与客户的需求联系在一起的，争取尽早得到这些客户和项目利益相关者的同意和支持。
（4）在项目范围说明书中明确项目可交付成果的相关要求和具体特征，并且尽量列出那些很有可能会被误解为应该包括在项目范围内的成果。例如，应该列明项目的可交付成果不包括对客户的培训，对项目产品功能的分析报告等。
（5）对于项目的正式变更应该界定正式的变更流程，详见项目范围变更控制系统。
（6）为客户解释在变更发生后，对变更后范围的执行将会怎样影响项目的预算、时间和资源选择。
（7）分析变更请求，分析引起范围变更的因素，评估变更可能带来的风险和修改基准文件。
（8）预测项目范围变化可能导致的风险，确认这些风险发生的可能性和对项目的影响程度。
（9）为新的变更做一个成本和时间上的效益分析。
3.项目范围变更控制系统
目前组织和项目所在的环境，是一个充满变化的环境。项目产品的市场环境会改变，用户的需求会改变，产品的功能会改变，项目利益相关者的角色也有可能会改变。此外，商业的竞争、技术环境发生的变化这些外部环境因素交融在一起，就会给项目创造出一个极其不稳定的管理环境。在这种环境下，项目会面临着各种各样的机会和威胁，在这些机会和威胁中包含着大量的变更因素。对于项目团队来说，一个管理上的难题就是如何管理这些变更因素。
国外有些专家提出，在发生变更时，没有必要马上把这些变更付诸于项目工作之中。实际上，不经过认真评估就立刻实施范围变更，项目就会形成一种混乱且不稳定的氛围，进而严重破坏项目的控制和管理，并且增加不必要的管理成本。所以，对项目范围变更进行管理最重要的任务就是建立一个评估流程，对提出来的项目范围变更请求进行认真分析和评估。只有那些影响了项目成功要素实现的变更请求才能予以批准。
此外，在对项目范围变更进行管理的过程中还应该建立一个缓冲区域来控制对项目范围变更的请求。这个缓冲区域应该是处于项目的外部环境和项目工作之间的，通过缓冲区域囤积变更请求，等到确实需要进行范围变更时，才在项目中通过对变更请求的许可引入这种范围变更。这样做可以使得项目既根据变更及时地修订计划，项目的工作和节奏又不会因此而被打乱。创新性较强的项目尤其应该周期性地暂停，来吸收最新的对范围变更的评估结果，并以此来修改和进一步制定项目的各项计划。
项目范围变更管理的目的是为了保护已经达成一致的项目范围的实现。在范围变更管理计划和执行中最重要的步骤就是引入项目范围变更控制系统，严格界定和评估变更请求，并严格控制变更的实施。项目范围变更控制系统规定了项目范围变更的基本控制程序、控制方法和控制责任，包括范围文件系统、项目执行跟踪系统、偏差系统、项目范围变更申请和审批系统等。
在项目章程和项目范围说明书中已经确定了项目预期的可交付成果、相关的成本，以及所要求的时间和资源数量。项目章程的批准从本质上在有关各方之间产生了项目合同，任何要求改变合同范围的变更请求都应该遵循一个严格的流程。这个流程应该是有关各方之间协议的结果，以此保证项目的可交付成果、成本或时限的修改是经过项目客户及有关各方许可的。需要强调的是，在整个项目范围变更控制系统中，在项目的前期进行范围变更控制系统的设计是最重要的。很多失败的变更管理经验表明，如果在项目设计和项目范围定义时就出现了错误，那么项目各方在处理变更请求的时候就会发现再良好的变更控制系统也无法起到控制的作用。
只要是经过评估后应该进行变更的任何变更申请都应该列入范围变更控制系统中进行管理，再小的范围变更也要经过正规的变更管理流程，否则会积少成多。在实践中，项目团队往往不愿意为小的范围变更去执行正式的变更管理过程，认为降低了管理效率，浪费了时间。但正是由于这种观念才使得项目范围逐渐变得不可控制，从而影响项目的进度和协调等其他过程，导致项目的失败。
项目范围变更控制系统的主要任务除了对项目范围的变更实施管理外，同时也是项目的信息沟通系统，所以项目范围变更控制系统的建立应该体现不断提高的原则，并充分体现项目利益相关者对管理变更的需求。
4.项目范围变更的管理流程
对于范围变更的管理流程应该分以下步骤。
（1）提出范围变更。在提出变更阶段，变更控制系统应该确定应该由什么样的人提出什么样的变更请求，应该明确哪些事件应该提交到变更控制系统，哪些事件不需要提交到变更控制系统中。例如，在一个软件开发的变更控制系统中，可以这样规定：
1）必须提交到变更控制系统的事件，包括客户需求发生变化的变更，要求增加费用超过项目总费用×%的变更，要求应用新技术的变更等。
2）不需要提交到变更控制系统的事件，包括要求增加费用不超过项目总费用×%的变更，应用成熟技术的变更，不影响关键路径的变更等。
用于管理变更请求的工具主要有两个：变更请求表和变更请求记录表。变更请求表用于向项目经理提出变更请求，以及记录变更请求的影响、解决方案和许可者的决定。变更请求记录表是项目管理者用来保存对变更请求状况的跟踪记录。变更请求过程主要涉及变更请求者、项目经理、项目业主和变更分析员等几方。
（2）变更评估。在项目范围变更控制系统中应该尽量保证对变更请求影响的评估是可量化的。对于项目团队提交的变更请求，在变更管理委员会经过评估后，可以对变更请求的性质做出批准、拒绝、延缓或者要求再次提出变更请求的判断。在本阶段主要做的工作有：
1）记录变更请求。任何变更，不论以后是否会被接受，都应该先记录下来。有些变更请求也许在本阶段不被接受，但是在以后的阶段能被接受。所以对于任何变更请求，都应该记录下来这是一个什么样的变更请求，是由谁提出来的。
2）对变更请求产生的原因进行分析。是由于在项目初期对需求没有明确项目范围产生的项目变更，是客户提出来的变更，还是由于外部事件的发生所产生的变更。
3）分析相应变更请求的必要性并对变更请求的可行性进行研究。
4）根据变更请求，由分析人员分析变更请求对现有项目进度、项目成本和项目质量的影响程度，并分析变更请求对相关项目利益相关者的影响，添加记录在相应的变更请求中。如果变更请求被拒绝，变更管理委员会应该向提出变更方解释为什么不批准变更的原因。
（3）实施变更。在这个阶段主要做的工作有：
1）对项目变更请求排列优先级。根据项目变更对现有项目进度、项目成本、项目质量和相关项目利益相关者的影响程度，建议对变更请求应采取的应对措施。
2）识别实施变更相关的风险和制定相应的风险应对计划。
3）在客户和项目利益相关者之间协商项目变更所造成的影响，解决实施变更所需要的条件，包括相应的费用、时间、技术支持和人员。
4）将项目变更加入现有项目的计划中，更新相应的项目文档。
5）在变更实施期间进行相应的控制和管理，记录实际项目变更所带来的影响，并总结吸取的教训。
5.项目范围变更管理的经验总结
研究和经验表明，运用变更控制系统对项目范围变更进行管理的时候，为了取得最佳的控制效果，还应该遵循以下原则：
（1）项目变更管理过程应该尽早开始，最好在项目启动阶段结束时就开始。
（2）预先确定项目经理可以控制的范围变化上限，项目经理可以批准那些对项目没有影响或者影响很小的变更。
（3）所有的变更请求都应该提交给项目经理，而且最好是以变更请求表的形式。
（4）项目经理负责协调与变更请求有关的所有活动。
（5）所有的变更请求都需要经过后果分析。
（6）项目经理应及时将这些变更通知给项目团队和相关项目利益相关者。
（7）项目团队成员不能单方面进行变更。
（8）对变更请求应做翔实的记录，以备项目经理定期总结。
（9）在项目状况报告中应简要描述变更请求对项目的影响。
（10）注意沟通的技巧。由于变更可能影响不同的项目利益相关者，作为变更管理者，项目经理需要采用各种沟通技巧来使项目利益相关者接受变更管理计划。
（11）主动监控变更请求记录表，让项目团队成员能够随时可以查询变更管理计划。
（12）在变更请求记录表中记录决定或者行动方案。
（13）确定一个争议解决的办法，以应付变更管理计划所无法解决的变更请求。
