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第19章 商务应酬的礼仪(4)

讨价还价会把洽谈推向高潮,双方为了各自的利益据理力争,毫不相让。这是洽谈最关键的时候,也是最应该注意礼仪的时候,洽谈中失礼的言行,大多发生在这个阶段。如果失去礼仪,也就没有洽谈的成功。在这个关键时候,有礼貌的做法是:谈话范围广阔,双方有充分的回旋余地;争执仅限于双方观点的交锋,而不要落入双方人员的冲突;诚心诚意地探讨解决问题的共同途径;一张一弛,不要认为一个冲锋就能取胜,就能轻易地逼别人就范。

【礼仪指南】

商务洽谈从正式开局到达成协议,要经过摸底、报价、磋商、成交和签约五个阶段。每个环节紧密相扣,任何一个疏忽都有可能影响洽谈的效果。在洽谈明示阶段,洽谈双方也要遵循一定要礼仪,以免留下把柄,给洽谈带来负面影响。

第146天较量与协议阶段的礼仪

如果双方在洽谈的过程中各自的想法和要求差距很大,或是各执己见,出现僵局,要有礼貌地用灵活的方式打破僵局。常用的方式有:插入几句幽默诙谐的话,使双方忘情地一笑,缓和一下气氛,放松一下情绪,而后愉快地进行谈判。大型的洽谈会,东道主可提议暂时休会或稍事休息,可以利用休会时间组织双方人员共同浏览观光,或进行娱乐活动,等等,在“业余”活动中商谈,或是等情绪转换过来之后再进行洽谈。总之,这是最需要礼仪“保驾护航”的阶段。

在洽谈过程中出现僵局或分歧,不要轻易地放弃谈判,要寻找一切途径,争取达到预期的目的。一般说来,有诚意地调整自己的目标,作些必要的妥协与让步是十分有益的。让步要有理、有利、有礼、有度,让步的幅度要对等,要同步,“来而不往非礼也”。让步的目的是为了己方最终的利益。当谈判的目标已达到,或对对方再无让步可能时,应主动地转入妥协协议,不要穷追不舍、咄咄逼人,把对方逼入死角是很不礼貌的。

坚持自己的谈判条件,不等于无礼。因为谈判者往往代表着一个组织、一个企业,甚至一个国家,因而不应当轻易地改变自己的立场,否则会损害他所代表的组织的利益。

【礼仪指南】

成功的谈判,不是指坚持了各自原来的条件,只要各方站在各自的角度认为达到了满意的结果,就应当是成功的谈判。即使生意做不成,但沟通了信息,交流了感情,认识了朋友,也应当是一种令人满意的结果。

第147天签订协约的礼仪

1、准备文本

对于即将签署的文件,事先由双方定稿并印刷、装订,双方各备一份。

2、选择场地

签约地点通常设在会议厅,厅内设专用的签字桌。我国多使用长方桌,桌上覆盖深色台布。桌子前放两把椅子,桌上摆放备好的文本和签字文具。桌子中央摆一旗架,分别悬挂签字双方的组织标志旗。在签字桌的上空还应悬挂横幅,写有“×××(单位名称或是项目名称)签字仪式”的字样。

3、签字

双方助签人打开文本,翻至应签字的一页,指明签字的地方。签字人在本方保存的文本上签字。必要时,助签人要用吸墨器吸去字迹上的水分,防止污染。然后,双方助签人互相传递文本。签字人再在对方保存的文本上签字。随后签字人双方交换文本,相互握手。签字后,可以香槟酒共同举杯祝贺,还可以留影纪念。

【礼仪指南】

商务场上的签约,意味着合作的开始,并使其具有法律效力,同时是企业与企业之间友好协作的表示。因此,签订协约应讲究一定的礼仪。

第148天开业庆典的准备

1、提前做好宣传

作为商业企业在开业前,应视情况需要,运用各种传播媒介做广告,以吸引观众的眼球。这种广告的内容一般应包括:开业典礼举行的日期、地点,企业的经营特色,开业时对顾客的馈赠和优待,顾客光临时的路线、车次等。应注意把广告设计得美观大方、醒目突出。

2、提前发送请柬

开业典礼能否成功,在很大程度上与参加典礼的宾客的身份、所在的职务部门和参加典礼的人数有直接关系。因此,应邀请上级领导、知名人士、相关职能部门的领导或代表,还应多方邀请兄弟企业、关系密切的团体、事业单位和新闻媒介方面的人士参加。请柬要精美、大方。请柬应提前几天邮寄给有关单位和个人,重要人物的请柬,最好派人直接送去。

3、做好物质准备

要准备好各种庆典用品、纪念礼品、各种器材、助兴节目等,如必要,还需安排庆典活动后的宴会。准备工作总的原则应该是“热烈、隆重、节俭”。

【礼仪指南】

开业庆典的准备工作是商务礼仪的一个重要组成部分。要办好开业典礼,使庆典收到预期的效果,就必须认真地做好开业前期准备工作。

第149天参加庆典的礼仪

1、注意仪表

对于出席庆典的主要来宾,男士要着正装,可穿西服或者中式服装,颜色选择不必保守,色彩鲜亮的服装更能凸显喜庆的气氛。头发应清洁,颜面应干净。不允许蓬头垢面、浑身臭汗。女士须着礼服,请发型师给头发造型,突出高贵典雅的气质,可以化较浓的妆,以示郑重。

参加庆典的员工或服务人员可着制服。无制服的单位,则应着礼仪性服装。男士应穿深色的中山装套装或穿深色西服套装,配白衬衫、素色领带、黑皮鞋。女士应穿深色西服套裙,配长筒肉色丝袜、黑色高跟鞋,或者穿深色的套裙,或是穿花色素雅的连衣裙。

2、守时

参加庆典的人都应准时到场,或是稍稍地提前到场,不得姗姗来迟、无故缺席或中途退场。如果确实有原因不能参加,应及时地通知主办方,令其早做准备。

3、举止要庄重

庆典虽是喜庆之事,但不能嬉皮笑脸、嘻嘻哈哈,愁眉苦脸、唉声叹气更是大忌。主办方人员应切实做好来宾的接待工作,对人要热情诚信,不要有意无意地作出对庆典毫无兴趣的姿态,例如看报纸、打扑克、织毛衣等。来宾应遵守主办方的安排,庆典进行时应全神贯注、聚精会神,不要交头接耳、东张西望。

【礼仪指南】

在商务活动中,商务人员参加庆典仪式的机会是很多的,既有可能奉命为本单位组织一次庆祝仪式,也有可能应邀出席外单位的某一次庆祝仪式。出席庆典的人员,必须遵守有关礼仪。

第150天庆典礼仪的程序

1、典礼开始

通常由单位负责人主持典礼,并宣布重要的嘉宾的名单。宣读时,其顺序为:先宣读出席的重要领导人的名单,再宣读知名人士的名单,然后宣读致贺电、致贺函的或个人的名单。

2、致贺词与答辞

贺词一般由领导人或知名人士宣读。答辞一般由举办单位的主要负责人宣读。贺词和答辞应简洁、热情。

3、剪彩

剪彩通常在致答辞之后进行。剪彩人由参加典礼的人员中身份最高的领导或知名人士担任。剪彩时,剪彩人站在台前中央;为协助剪彩的礼仪小姐应侧身站立于剪彩人的两侧,将彩带拉直,把彩球托起并对准剪彩人;第三位协助剪彩的小姐立于剪彩人身后,用托盘将剪刀递上;台上其余人员均应立于剪彩人身后,面向台下公众,呈横排排列。剪彩人应神态庄重、面带微笑,聚精会神地将彩带剪断。此时,台上、台下的人们应一同鼓掌,并可安排敲锣打鼓、鸣放鞭炮等助兴活动。

4、典礼结束

典礼结束,可组织公众参观,也可举行文艺演出或者宴会。

【礼仪指南】

庆典活动是商业组织对具有特定意义的事件所举行的庆贺活动。庆典活动可以是内部人员,也可以邀请政府人员、媒介公众、社区公众等参加。

第151天表彰颁奖庆贺的礼仪

表彰颁奖大会一般安排在宽敞的礼堂中进行。台上设置主席台,并覆盖白色或浅蓝色的桌布。主席台的上方悬挂表彰大会会标。主席台前方放置盆花。主席台侧位,可配有锣鼓队或乐队。大会召开前,应播放音乐,使会场洋溢热烈、愉悦的气氛。

表彰颁奖大会的受奖人员一般安排在会场的前排就座,重要宾客一般安排在主席台上。受奖人员的座位应与颁奖时的先后顺序一致。

受奖人应着装整洁、大方、端庄,仪态自然,上台受奖时要依顺序上下,不要左顾右盼,更不要忸忸怩怩。受奖时,要面带笑容,双手接奖,并表示谢意。然后转过身来,面向全场观众鞠躬行礼,并可举起奖品向观众致意,要及时走下主席台,使会议继续进行。受奖者致答辞时,要注意对各方面评价得当,防止过分谦虚,过分客套。

【礼仪指南】

表彰颁奖是社会组织利用会议对在工作中作出突出贡献或成绩的个人、部门予以表扬、奖励的庆祝活动。无论是颁奖者还是受奖者,都应该遵循相应的礼仪。

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