3.3.2工作规范的编写
工作规范，又称任职说明，是一个人为了完成某种特定的工作所必须具备的知识、技能、能力及其他特征的一份目录清单。知识是指为了成功地完成某项工作任务而必须掌握的事实性或程序性信息；技能是指一个人在完成某项特定的工作任务方面所具备的熟练水平；能力是指一个人所拥有的、比较通用的具有持久性的才能；其他特征主要是指一些性格特征，例如一个人达到目标的动力或持久性等。这些特征都是不能被直接观察到的与人有关的特点，只有当一个人实际承担起工作的任务、职责和责任的时候，才有可能对这些特点进行观察。
需要注意的是，这里所说的知识、技能、能力及其他特征是对该项工作的任职者的最低要求（门槛），而不是最理想的任职者的形象。
工作规范主要包括以下方面的内容。
（1）一般要求：包括年龄、性别、学历、工作经验等。
（2）生理要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度等。
（3）心理要求：包括观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质、兴趣、爱好、态度、事业心、合作性、领导能力等。
下面是××企业人力资源部招聘专员工作规范的例子。
招聘专员的工作规范
职位名称：招聘专员
所属部门：人力资源部
直接上级职务：人力资源部经理
职务代码：XL-HR-018
工资等级：9～13
1.生理要求
年龄：23～35岁；性别：不限
身高：女性：1.55～1.70米；男性：1.60～1.85米
体重：与身高成比例，在合理的范围内即可
听力：正常；视力：矫正视力正常
健康状况：无残疾＼无传染病
外貌：无畸形，出众更佳
声音：普通话发音标准，语音和语速正常
2.知识和技能要求
（1）学历要求：本科，大专以上需从事本专业工作3年以上
（2）工作经验：3年以上大型企业工作经验
（3）专业背景要求：曾从事人力资源招聘工作2年以上
（4）英文水平：达到大学英语国家四级（CET-4）水平
（5）计算机：熟练使用Windows和MS-Office系列
3.特殊才能要求
（1）语言表达能力：能够准确、清晰、生动地向应聘者介绍企业情况，并准确、巧妙地解答应聘者提出的各种问题。
（2）文字表达能力：能够准确、快速地将希望表达的内容用文字表达出来，对文字描述很敏感。
（3）工作认真细心，能认真保管好各类招聘材料。
（4）有较强的公关能力，能准确地把握同行业的招聘情况。
4.其他要求
（1）能够随时准备出差。
（2）假期一般不可超过一个月。
工作描述和工作规范可以采用文字描述的形式，也可采用表格的形式，有时两者合并为一份“工作说明书”。
3.4工作设计
3.4.1工作设计的含义和内容
3.4.1.1工作设计的含义与作用
工作设计是根据实际工作需要，并兼顾个人的需要，科学、系统地进行工作合理配置以满足企业正常运营的需要的过程。
知识经济与传统工业经济的不同在于知识已经成为一种生产要素，知识对于经济发展的贡献率在不断增长。这种新经济要求从新的视角来看待员工——尤其是知识员工的需要，传统的工作设计更多地考虑了组织管理的方便性，是在“以事为中心”的思想的指导下对员工的工作职责与要求予以严格限定，同时也就限制了员工的职业发展，忽略了员工的高层次需要，挫伤了员工的积极性和创造性，降低了员工对工作的满意度，工作本身的激励力不足，员工的绩效水平只是维持、停滞于一定的水平上，不会有大的突破。工作再设计就是改变这种现状的有效方式。目前，实现工作丰富化成为流行的方法是“以员工为中心”的工作再设计，其特点是将组织的战略、目标、使命与员工对于工作的满意度相结合。工作设计中要充分采纳员工的意见，但是必须要求员工说明这些改变对现有组织的整体目标有哪些好处，又如何得到有效实现，从而在提高员工满意度的同时有效实现组织的发展目标。
一般而言，当组织出现以下情况时，就可以考虑工作的重新构筑或设计问题：一是建立新组织之时，二是组织变革时，三是工作设置不合理时。
工作设计的作用：
工作设计改变了工人和职务之间的基本关系。对于这个问题，科学管理者是这样处理的：把职务的物质要求与工人的生活特征相结合，然后剔除那些不符合要求的人。行为科学家进入工业后，他们试图通过改进对工人的挑选和培训来完善这个过程。然而与科学管理者一样，他们把重点放在工作的人上，职务被看作是不可变的固定物。而工作设计打破了这个传统，它是建立在这样的假设基础上，工作本身对员工的激励、满意和生产率有强烈的影响。
工作设计推进工作的积极态度。
工作设计不是试图首先改变态度，而是假定在工作得到适当的设计后，积极的态度就会随之而来。
工作设计重新赋予工作以乐趣。
工作设计有利于改善人际关系。
工作设计使职责分明。
3.4.1.2工作设计的内容
工作设计的主要内容包括工作内容、工作职责和工作关系的设计三个方面。
（1）工作内容是工作设计的重点，一般包括工作广度、工作深度、工作的自主性、工作的完整性及工作的反馈五个方面。
（2）工作职责主要包括工作的责任、权力、方法及工作中的相互沟通和协作等方面。
（3）工作关系表现为协作关系、监督关系等各个方面。
通过以上三个方面的有效工作设计，就可为组织的人力资源管理提供依据，保证工作岗位与人力资源的优化匹配，从而得以事得其人、人尽其才、人事相宜，为员工创造更加能够发挥自身能力、提高工作效率、提供有效管理的环境保障。
3.4.2工作设计的基本原则
从整个企业的生产经营过程来看，工作设计应符合下列四项基本原则。
3.4.2.1因事设岗原则
一般来说，企业设置的任何工作岗位类型与数量都取决于该企业具体的工作职能划分和总的工作任务量，此即因事设岗。随着企业规模的逐渐扩大、职能范围的加大、生产任务的增加，当企业现有的职能岗位不能满足新的职能需求时，工作总量增加到大于现有工作职位能够承担的工作量时，企业就需要为新出现的职能和业务增加新的职位。
企业在设计每个工作职位时，应尽可能使工作量达到饱和，使有效的劳动时间得到充分利用。如果职位的工作量处于低负荷状态，必然会增加企业的运作成本，造成企业资源的浪费。但是，理想的因事设岗原则本身就涵盖了弹性冗余的理念。
3.4.2.2规范化原则
工作职位名称的表述应遵循规范化的原则。一个好的职位名称除了是一个代码，能给人一种理念上的认识外，同时还有增加人们对该职位的感性认识。企业经营性质和企业规模的多种多样带来了职位名称的千差万别，有一条却是相对稳定的：职位名称必须与该职位的任务、职责等相匹配，否则就会给具体工作造成很多不便。
3.4.2.3系统化原则
任意一个完善的组织机构都是一个相对独立的系统。职位是组织系统的基本单元，虽然每个职位都有其独特功能，但组织中任何一个职位都不是孤立存在的，各职位之间都存在着不可分割的联系，其相互配合度、支持度和协作关系极大地影响着组织系统的功能。
每个职位都应在企业中发挥积极作用，它和上下左右的其他职位间的关系应该非常协调。
3.4.2.4最低数量原则
遵循“最低数量原则”，要求以最少的职位数量来承担企业中尽可能多的工作，如此可以最大限度地节约人力成本，降低企业负担，还可减少经工作过程中信息传递的层次和缩短职位之间信息传递的时间。此外，遵循最低数量原则还可提升组织的凝聚力并有助于管理效率的提高。
3.4.3工作设计的模式
为了有效地进行工作设计，工作人员必须全面了解工作的当前状态（工作分析就可以达到该目的），以及该工作在整个组织流程中的位置或地位（通过工作流程分析来把握）。
工作设计的模式有很多，下面介绍几种常见的模式。
3.4.3.1工作轮换
工作轮换是指在不同的时间阶段，员工在不同的岗位上进行工作。此模式不要求改变工作设计本身，工作不变人要变，员工定期地从一个工作职位转换到另一个职位。如人力资源部门的“招聘主管”工作和“薪酬主管”工作，从事该项工作的员工可以一年进行一次轮换。
工作轮换法是为减轻对工作的厌烦感而把员工从一个岗位换到另一个岗位。这样做有几个好处：一是能使员工比日复一日地重复同样的工作更能对工作保持兴趣，而且为员工提供了一个个人行为适应总体工作流的前景；二是个人增加了对自己的最终成果的认识；三是使员工从原先只能做一项工作的专业人员转变为能做许多工作的多面手。这种方法并不改变工作设计本身，而只是使员工定期从一个工作转到另一个工作。这样，使得员工具有更强的适应能力，因而具有更大的挑战性。员工到一个新的工作职位，往往具有新鲜感，能激励员工做出更大的努力。日本的企业广泛地实行工作轮换，对于管理人员的培养发挥了很大的作用。
但它也存在一定的局限性：只能限于部分工作轮换，大多数工作是无法进行轮换的，因为很难找到双方正好都能适合对方职务资格要求的例子；而且轮换后由于需要熟悉工作，可能会使职务效率降低。
3.4.3.2工作扩大化
工作扩大化指横向和（或）纵向扩大工作范围。横向扩大化的做法是将属于分工很细的作业单位合并，由一个人负责一道工序，改为几个人共同再现几道工序；或者在单调的流水线工作中增加一些变动因素，比如从事一部分维修保养、清洗润滑之类的辅助工作；还可以采用包干负责制，由一个人或一个小组负责一件完整的工作；可以降低流水线转动的速度，延长加工周期，用多项操作代替单项担任等。纵向扩大化可将经营管理人员的部分职能转由生产者承担，工作范围沿着组织形式的方向垂直扩大。具体做法如让生产工人参与计划制订，自行决定生产目标、作业程序、操作方法、检验衡量工作数量和质量，并进行经济核算。又例如，生产工人不仅承担生产任务，还参与着产品试验、设计工艺等技术工作。工作扩大化使员工的工作责任增加，改变了他们对工作感到单调乏味的状况，从而有利于满足员工的身心需要，也有利于提高员工的工作效率。
3.4.3.3工作丰富化
工作丰富化是以员工为中心的工作再设计（employee‐centered work redesign），它是一个将公司的使命与职工对工作的满意程度联系起来的概念。它的理论基础是赫茨伯格的双因素理论。它鼓励员工参加对其工作的再设计，这对组织和员工都有益。工作设计中，员工可以提出对工作进行某种改变的建议，以使他们的工作更让人满意，但是他们还必须说明这些改变是如何更有利于实现整体目标的。运用这一方法，可使每个员工的贡献都得到认可，而与此同时，也强调了组织使命的有效完成。工作丰富化（Job Enrichment）是通过增加工作责任、工作自主权及自我控制以满足员工的心理需要，达到激励的目的。例如，美国一家公司的会计业务原来被分割成发票、审核和查询3个业务，分别由不同的部门人员完成，后改成每个会计对一笔买卖的全过程负责。工作丰富化让员工感到自己有一定的自主权和更多的责任感，因而满意度和生产率都上，以员工为中心的工作再设计工作丰富化与工作扩大化的根本区别在于，后者是扩大工作的范围，而前者是工作的深化，以改变工作的内容。工作丰富化的核心是体现激励因素的作用，因此实现工作丰富化的条件包括以下几个方面：
（1）增加员工责任。不仅要增加员工生产的责任，还要增加其控制产品质量，保持生产的计划性、连续性及节奏性的责任，使员工感到自己有责任完成一个完整工作的一个小小的组成部分。同时，增加员工责任意味着降低管理控制程度。
（2）赋予员工一定的工作自主权和自由度，给员工充分表现自己的机会。员工感到所做的依靠他的努力和控制，从而认为工作的成败与其个人职责息息相关时，工作对员工就有了重要的意义。实现这一良好工作心理状态的主要方法是给予员工工作自主权。同时工作自主权的大小也是人们选择职业的一个重要考虑因素。
（3）反馈。将有关员工工作绩效的数据及时地反馈给员工。了解员工工作绩效是形成工作满足感的重要因素，如果一个员工看不到自己的劳动成果，就很难得到高层次的满足感。反馈要来自工作本身，来自管理者、同事或顾客等。例如，销售人员可以从设备的正常运转以及生产管理人员和设备操作人员那里得到反馈。
（4）考核。报酬与奖励要决定于员工实现工作目标的程度。
（5）培训。要为员工提供学习的机会，以满足员工成长和发展的需要。
（6）成就。通过提高员工的责任心和决策的自主权，来提高其工作的成就感。
