工作丰富化的工作设计方法与常规性、单一性的工作设计方法相比,虽然要增加一定的培训费用、更高的工资以及完善或扩充工作设施的费用,但却提高了对员工的激励和工作满意程度,进而对员工生产效率与产品质量的提高,以及降低员工离职率和缺勤率带来积极的影响。况且企业培训费用的支出本身就是对提高人力资源素质的一种不可缺少的投资。
若一位管理者希望通过增加工作的多样性、完整性、重要性、自主性、反馈性以丰富工作的内容,他可采取以下5个步骤:
确定自然的工作单元。这意味着尽可能让集体工作构成一个完整和有意义的整体。
工作单元可以根据地理位置产品或生产线、业务或顾客来划分。
合并任务。即尽可能把独立的和不同的工作合成一个整体。
建立和顾客之间的联系。这意味着使生产者和她或他的产品的使用者(其他生产部门、顾客、销售团体等)相联系。这样可以让生产者知道产品被判断的标准。
直接分派任务。即尽可能地给生产者计划、参与、控制自己工作的权力。这样,不需要经过其他部门专门培训,生产者的控制能力就会获得提高。这种控制能力也意味着给生产者计划工作、控制存货、预算资金和质量控制的权责。
公开信息反馈渠道。这意味着尽可能经生产者更多的有关生产结果的信息,如成本、产量、质量、组织结构、消费者的抱怨等。
3.4.4工作设计的方法
由于上述工作设计的重要性,就必须有效地进行研究工作设计。这要求通过工作分析达到对于工作的当前状态的全面了解,以及通过工作流程分析达到对该职位在整个工作流程中的位置或地位的深刻理解。只有以详尽、科学的工作分析作为工作设计的前提,再加上科学的工作设计方法的有效运用,才能够设计出适合企业组织发展的工作。正确的工作设计与再设计对企业在长期内的影响是积极的,不合理的工作设计给企业带来的损失则是无法估量的。为了提高工作设计的成功率,有必要掌握一些工作设计的方法。下面介绍几种在工作设计中经常会用到的一些基本方法。
3.4.4.1传统的科学管理方法
泰勒的科学管理原理是系统设计工作职位的最早方法之一。这种方法的思想是通过时间-动作的研究,即工程师研究和分析手、臂和身体其他部位的动作,研究工具、员工和原材料之间的物理机构关系,研究生产线和工作环节之间的最佳程序,强调通过寻找员工的身体活动、工具和任务的最佳组合,找出完成工作的“一种最好的方法”,以使生产率达到最高。它的基本方法是工作简单化和标准化,把每项工作简化成最简单的任务,然后让员工在严密的监督下完成。这样设计出来的工作优点是安全、简单和可靠,这种设计方法使得员工在工作中精神需要最小化。
如今的知识经济发展阶段并未消灭适合这种工作设计方法的适用场景,它在某些情景下应有应用价值,例如在教育水平、个人判断和决策活动要求比较少的加工制造行业应用还是比较广泛的,但机械地应用这些原理的结果是对严密的监督和僵硬的标准的过分强调。由于这种工作设计方法在实践中重点关心的是工作任务,而很少考虑工人的社会需要和个人需要,产生了很大的副作用,如工作单调乏味、令人生厌,管理者和工人之间产生隔阂与直接冲突,离职率和缺勤率上升,发生怠工等消极对抗行为,工作质量下降。这些源于科学管理的方法强调专业化而导致工作简单化的消极后果,可以通过工作扩大化方式予以改观。其优点是减少任务之间的等待时间,提高组织的灵活性,减少对支援人员的需要,避免工作过于单调给工人造成的情绪压抑。
3.4.4.2人际关系法
人际关系运动作为对科学管理运动的非人性倾向的一个否定。人际关系法强调工作对承担该工作的员工的心理影响,从员工的角度出发来考虑工作设计,要点是在按照传统方法设计出来的枯燥的工作内容中增加管理的成分,增加工作对员工的吸引力。其起点是20世纪20年代的霍桑实验。这项实验的最初的目的是研究工作条件的变化对劳动生产率的影响,而最终得出的结论却是采光、通风和温度等工作环境的变化对生产率的影响没有工人之间的社会关系重要。随着时间的推移,人们发现员工需要从工作中得到的不仅仅是经济利益的外在报酬(“经济人”假设),而且他们还需要体验表现为工作的成就感和满足感的内在报酬(“社会人”、“自我实现人”、“复杂人”假设)。内在报酬只能来自工作本身,因此工作的挑战性越强,愈发令人愉快,内在报酬也就越高。根据人际关系哲学提出的工作设计方法包括工作扩大化(Job Enlargement)、工作轮换制(Job Rotation)和工作丰富化(Job Enrichment)等内容。
3.4.4.3工作特征模型法
工作设计的方法有多种,但其中心思想是工作丰富化,而工作丰富化的核心是激励的工作特征模型。合理的职位设计能使员工产生内在性激励,提高团队的工作效率,汉克尔曼(Hackerman)与奥德姆(Oldham)提出的工作特征模型说明了任务特性与员工激励、员工绩效和员工满意度之间的关系。这个模型用以下五个核心任务特性来描述任何工作:①技能的多样性:也就是完成一项工作涉及的范围,包括各种技能和能力;②任务的同一性:任务到完成并取得明显的成果;③任务的重要性:即自己的工作在多大程度上影响其他人的工作或生活——不论是在组织内,还是在工作环境外;④制定计划和执行计划时的自主范围;⑤反馈性:即员工能及时、明确地知道所从事的工作的绩效及其效率。根据这一模型,一个工作岗位可以让员工产生三种心理状态:感受到工作的意义、感受到工作的责任和了解到工作的结果。这些心理状态又可以影响到个人和工作的结果,即内在的工作动力、绩效水平、工作满足感、缺勤率和离职率等,从而给员工以内在的激励,使员工以自我奖励为基础的自我激励产生积极循环。工作特征模型强调的是员工与工作岗位之间的心理上的相互作用,并强调最好的工作设计应该给员工以内在的激励。
3.4.4.4工作设计的社会技术方法
工作设计的社会技术方法是把工作设计严格地视为尽可能地对工作实现专业化的另外一种选择而首次提出的。运用社会技术方法时期(从20世纪80年代开始至今)主要是在系统理论的指导下,运用工作特征模型,借助信息技术的支持对工作进行再设计。社会技术方法通过全面完善工作特征和建立组织气氛来激发员工的工作积极性,它是对人际关系法的进一步扩展。社会技术方法的实质是设计工作时应该考虑工作的技术体系和相伴随的社会体系两个方面。根据这个概念,雇主应该通过对整个工作场所的物理环境和社会环境进行整体或系统的观察来进行设计工作。因为很少有工作涉及同样的技术要求和社会环境,因此社会技术方法是应情景而定的。社会技术方法要求工作设计者仔细地考虑员工在这个社会技术体系中的职责、所要完成任务的本质和工作小组的自主权。在理想情况下,社会技术方法把组织的技术需要与决策中所涉及的员工的社会需要结合起来。下面是利用社会技术方法进行工作设计的一些指导原则。
(1)一项工作需要在条件上对个人作出合理的要求,而不是纯粹忍耐,也要提供某些变化。
(2)员工要能学会这项工作并继续学习。
(3)员工需要有可称之为“自主决策”的某种最低限度的领域。
(4)员工需要某种在工作场所中的最小限度的社会支持的认可。
(5)员工需要能够把工作内容与成果与自己的社会生活联系起来。
(6)员工需要相信这项工作能带来某种理想的未来。
工作设计的社会技术方法已被应用于许多国家,通常被冠以“自治工作小组”或“个人民主”这样的名称,以自我管理工作小组或团体为基础的现代工作设计通常是以社会技术方法为基础的。在知识经济时代,组织最重视的资源是员工的热情和忠诚。通过工作设计的社会技术方法把员工安排在相应的工作岗位上,让人与工作相匹配,满足员工各自独特的需求及技术、能力与个性要求,强化员工对工作意义的体验,增强对工作结果负责的精神,进而增加工作激励和工作满意度,有效提高个人成就和工作绩效,达到激励员工的目的,从而使员工的职业兴趣得以实现,提高了员工的工作和生活质量,增加了留住人才的机会。
3.4.4.5优秀业绩工作体系
优秀业绩工作体系,又称HP职位设计方法,是将科学管理哲学与人际关系方法结合起来的一种综合标准工作设计方法。这一模型的特点是同时强调工作社会学和最优技术安排的重要性,认为两者是相互联系、相互影响的,必须将它们有效地予以结合。