5.3 制定项目建议书
5.3.1 项目建议书
项目建议书（Project Proposal）是项目启动最重要的依据之一。项目组织团队根据项目建议书或任务说明书来制定项目章程。项目建议书是由项目发起人在确定了项目需求后编写的，一个标准的项目建议书包括封面和标题、摘要、项目所要解决问题的介绍、项目目标、项目所要采用的方法、评价体系、任务分配、预算、附录等部分。在很多组织中都专门规定了项目建议书应包含的内容和格式。虽然这些不同的组织使用不同的词汇或者提出不同的框架，但在大多数组织中项目建议书需要的基本信息都是相同的。项目建议书中包含的信息应该全面并具有说服性，这是因为建议书的目的是为评估项目建议书的专家提供相关的项目信息，并说服这些专家批准项目。
制作项目建议书的目标一方面是劝说评阅项目建议书的专家批准所需要成立的项目，另一方面是使这些专家相信解决方案的适当性、可行性。项目建议书的编写要具有说服性，阐述的方式要具有逻辑性，并且要按照解决方案的步骤来解释原因。
5.3.2 项目建议书的内容
下面对项目建议书的具体内容做详细介绍。
（1）封面和标题。项目建议书的封面应该专业、精确、整洁，标题应该清晰和明确。一个好的项目建议书的封面应该包括项目的名称、项目团队的名称、提交项目建议书的时间。如果项目团队与其他团队或机构合作编写建议书，应在标题页或封面页写上合作团队或机构的名字。
一个好的项目建议书的标题也是很重要的。如果把项目建议书的标题看做一个袖珍的摘要，一个好的标题应该能够描绘出一幅简要的图画，来帮助读者抓住项目的中心思想。此外，标题应尽量只用一个句子，把不需要的词汇从标题中删去。例如，“由××公司发起的在××地方进行的××高尔夫球场的初步建设项目的项目建议书”作为标题，就不如“××高尔夫球场初步建设项目项目建议书”好。
（2）摘要。在项目建议书的开始页或封面页上，可以写一到两句项目建议书摘要。摘要的最大优点就在于可以让审议项目建议书的专家在一开始就对所建议的项目有一个比较好的了解。一个标准的摘要应该大致描述项目的目的、基本的范围、成本目标和时间目标。下面是一个标准摘要的例子：
“××项目是一个改善××号生产流程的项目，该项目耗时一年，需要投资20万元人民币。项目将在三个车间开展，内容包括流程分析、再造和培训。”
（3）简介。简介部分是确立整篇建议书的基调部分。要写好简介部分，项目团队应该在建议书编写前与项目审议者进行沟通，一个好的简介部分应该是从项目审议者的角度来介绍项目的背景和构思，并把项目审议者最感兴趣的问题和项目对资金的需求联系起来，让项目审批者认为他们正在审议的项目是能够增加价值的。一个好的项目建议书的介绍应该是“我们的项目能够为组织做些什么，而不是组织的资金能为我做些什么”。
（4）问题/需求/情况描述。项目建议书的最终目的是劝说拥有资金的一方来支持启动一个新的项目。对问题的描述主要是用来说明项目团队所建议的项目是确实能满足需求的。无论是劝说潜在的客户购买项目商品或服务，还是说服管理层投资一个项目或者执行自己发起的一个计划，其总体目标都是提供一个解决方案，以产生一定的产品来满足一定的需求。项目计划书应该明确地指出项目中提出的解决方案将如何帮助投资方满足他们的需求。项目建议书的阅读者将会通过获取他们所关心的项目信息来评价项目团队的计划，这些项目信息通常包括：现在面临的问题是什么？问题所产生的影响或后果会是什么？项目团队的建议是什么？项目团队计划怎么实现这个建议？项目团队什么时候完成这个建议？项目团队的建议将花费多少钱？……
为了做好这项工作，项目团队必须了解评审项目建议书专家的知识水平，并且考虑到这些专家的立场。更重要的是，项目团队必须考虑到这些专家来自不同的领域，所以应该在充分理解这些因素后采用合适的词汇和方式来吸引他们。项目团队也许会需要用非技术性的或易于理解的语言来为特殊专业领域之外的人写一份执行摘要，或者提供术语表来解释建议书正文中涉及的专业术语，或者添加附录以通常能够理解的词汇解释技术信息。从项目为整个组织的战略服务的角度出发，一个具有战略意义的项目建议书还应该具体说明该项目的战略和商业需求，以及项目是如何为满足战略需求服务的。
（5）解决方案。项目团队提出来的解决方案应该成为一份项目的执行摘要。繁忙的评审专家可能只有时间阅读在项目建议书中提出用来解决问题的一个构想，而没有时间看项目建议书后面的可行性研究方案。解决方案的思路要明确、简练，只需要对一部分要点进行详细的阐述。项目的解决方案应该具备以下特征：
1）对项目所要开展的技术路线和管理流程的论证和陈述。
2）解决方案应该使得评审人理解项目开展后所应该遵循的一个逻辑框架结构和流程。
3）在解决方案中要让项目投资者意识到整个项目所有的工作都是从解决项目出资方的需求或者问题来开展的。
（6）商业论证（成本/收益分析）。好的商业论证（成本/收益分析）应该具有以下特征：
1）应该确定有形的和无形的项目收益。
2）确定项目的期初投资成本，项目的预期利润（净现值NPV）、投资回报率、投资回收期。
3）项目的盈亏平衡点及影响预期利润的显著风险。
4）建议的项目风险准备金。
（7）风险分析和机会识别。项目建议书中的风险分析应该根据预算、进度、范围和质量的要求来识别项目的初步风险，从而让项目团队能够构思一个大概的计划。项目建议书中还应该初步识别在项目的开展过程中将会导致项目成功的机会有哪些，以及为了最大化这些机会应该做些什么。
5.3.3 制定项目建议书的原则
在项目建议书编写的过程中，应当预料到评阅专家可能提出的各种问题，并从项目建议书特定的立场给出回答。项目团队在写作中应考虑到争论的所有方面，在有可能的情况下同时提供其他的解决方案。在提供几种选择方案后，还需要说明为什么项目团队推荐的方案比其他方案更加优越。编写项目建议书的一个核心问题就是：项目团队需要让资金提供者相信要解决的问题是重要的，本项目团队则是解决这方面问题的最合适人选。一个好的项目建议书应该做到；
（1）正确和无偏见。指项目建议书中提供的信息必须是客观的，陈述应该实事求是，而不是不符合客观事实的描绘。
（2）清晰。项目建议书中的内容应该很容易为所有项目利益相关者理解，对专业术语应该做出解释，避免模糊用词。
（3）有效。在制定的过程中要注意项目建议书中所含的信息应该列出在项目设计阶段做出的假设分析和制约条件分析，以供项目决策者做出是否批准项目的决定。
5.3.4 项目建议书的意义
项目建议书是为了获取组织对项目的批准而正式提交给组织中管理决策者的第一份正式的项目文件，是项目设计阶段的主要成果之一，其意义主要体现在：
（1）项目建议书可以使得组织的管理层在项目的组合和选择阶段对各种项目构思进行比较，以此来决定组织要启动哪些项目，或者说要开展哪些项目来支持组织的战略。
（2）项目建议书可以为组织的管理层提供一个对项目比较全面的理解，这些决策者可以在对项目建议书中的内容进行综合评估后，做出对项目批准与否的决定。
（3）项目建议书可以在组织内部作为模板来使用，最大的一个优点就是可以规范组织在项目设计阶段的流程和设计规范，使得组织在项目的启动决策过程中做到决策标准的一致性和决策行为的规范化。
（4）项目建议书可以使项目团队对项目产生的背景、项目的需求、项目的构思、工作的方法和项目在开展过程中可能遇到的风险有一个比较全面的了解，从而使得项目团队在执行工作中能够对项目工作有一个比较全面的了解。
（5）制定项目建议书本身就是一个小的项目，项目发起人应该为项目建议书的制定提供一定的成本预算。项目的发起人应该认识到用于项目建议书的成本在整个项目中的重要作用。提高项目建议书的质量意味着更加完善的项目构思，并且说服决策者投资项目的可能性也会得到显著提高。
